Huishoudelijk reglement van de raad van bestuur van het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding Inleiding Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding en de uitoefening van zijn bevoegdheden en opdrachten bepaald bij de wet van 31 januari 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 bron federale overheidsdienst justitie Wet inzake de gerechtelijke opleiding en tot oprichting van het Instituut voor gerechtelijke opleiding sluiten.

Artikel 1.Algemene bepaling a) Voor de toepassing van dit reglement wordt onder "Instituut" verstaan het Instituut voor gerechtelijke opleiding, onder "raad van bestuur" de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, onder "voorzitter" de voorzitter van de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, onder "ondervoorzitter" de ondervoorzitter van de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, onder "directeur" de directeur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding en onder "adjunct-directeur" de adjunct-directeur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding.b) De raad van bestuur beslist over elk aspect van interne orde dat niet geregeld is in dit reglement.

Art. 2.Beraadslaging en stemmingen van de raad van bestuur a) De raad van bestuur beraadslaagt geldig als ten minste de helft van zijn stemgerechtigde leden aanwezig is.In het geval een mandaat van lid vacant is, wordt deze niet meegeteld in de berekening van het quorum. b) De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden behoudens bijzondere bepalingen van dit reglement.Op voorstel van de voorzitter (of diens vervanger) kunnen de aanwezige stemgerechtigde leden ook besluiten om een beslissing uit te stellen en dit nadien schriftelijk (per e-mail) af te handelen. De digitale stemmingswijze (en desgevallend de termijn) wordt bepaald ofwel tijdens de vergadering, dan wel nadien per e-mail, behoudens bezwaar van minstens een van de stemgerechtigde leden. c) De stemming gebeurt bij handopsteking, behoudens wanneer de stemming een tweederde meerderheid van de aanwezige leden vereist of wanneer een lid een geheime stemming vraagt (bv.wanneer het een persoon betreft). d) Vóór de aanwijzing van de voorzitter of in geval van zijn afwezigheid zit de ondervoorzitter de vergadering van de raad van bestuur voor, en desgevallend vóór de aanwijzing van de ondervoorzitter of bij zijn afwezigheid, het oudste aanwezige lid.

Art. 3.Verkiezing van de voorzitter en ondervoorzitter a) De directeur doet een oproep tot kandidaturen voor het voorzitterschap en/of het ondervoorzitterschap van de raad van bestuur wanneer het mandaat van voorzitter en/of ondervoorzitter vacant wordt.b) De directeur, desgevallend op verzoek van de voorzitter in functie, nodigt de leden van de raad van bestuur uit voor de vergadering van de verkiezing.c) De leden van de raad van bestuur delen hun kandidatuur mee aan de directeur uiterlijk acht werkdagen voor de vergadering waarop de verkiezing plaatsvindt.d) De directeur deelt de kandidaturen mee aan de leden van de raad van bestuur ten minste vijf werkdagen voor de voormelde vergadering.e) De raad van bestuur kiest op deze vergadering zijn voorzitter en ondervoorzitter bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.f) De voorzitter en de ondervoorzitter, die van een verschillende taalrol zijn, worden verkozen voor een termijn van twee jaar die hernieuwbaar is.

Art. 4.Het secretariaat Een lid van de administratie van het Instituut oefent het secretariaat van de raad van bestuur uit. De raad van bestuur kan oordelen dat voor bepaalde delen van de vergadering het secretariaat door één van zijn leden wordt waargenomen.

Art. 5.Vergadering van de raad van bestuur a) De raad van bestuur komt ten minste eenmaal per trimester bijeen na oproeping door de voorzitter.b) De oproeping met de dagorde wordt vergezeld van de nodige stukken en documenten, en uiterlijk vijf werkdagen vóór de vergadering, aan de leden bezorgd met elektronische post.c) Indien ten minste vier stemgerechtigde leden de voorzitter daarom verzoeken, roept de voorzitter de raad van bestuur bijeen uiterlijk binnen de drie weken volgend op het verzoek, behoudens wanneer de verzoekers ermee instemmen de vergadering op een later tijdstip te houden.d) De oproeping en de dagorde worden, samen met de bijlagen, eveneens per elektronische post tegelijk met de oproeping aan de leden toegezonden aan de regeringscommissarissen.e) De leden van de raad van bestuur kunnen de voorzitter schriftelijk (per e-mail aan het secretariaat) vragen punten aan de dagorde toe te voegen, en dit ten laatste drie werkdagen vóór de vergadering.f) In spoedeisende gevallen kunnen tijdens de vergadering van de raad van bestuur nieuwe punten aan de dagorde worden toegevoegd.In dat geval worden de punten onmiddellijk behandeld indien ten minste twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden hiermee instemmen, zo niet worden de punten verdaagd naar de eerstvolgende vergadering. g) De vergaderingen worden in principe georganiseerd in de lokalen van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, waarbij tevens de mogelijkheid wordt geboden om van op afstand deel te nemen, tenzij anders beslist door de voorzitter (of diens vervanger).Wanneer bijzondere omstandigheden dit zouden vereisen of indien de voorzitter (of diens vervanger) dit om andere redenen opportuun zou achten, kunnen de vergaderingen ook volledig digitaal georganiseerd worden. h) De ontwerpen van processen-verbaal van de vergaderingen van de raad van bestuur worden aan de leden toegestuurd ten laatste met de oproeping voor de volgende vergadering.Na goedkeuring door de raad van bestuur worden de processen-verbaal van de vergadering (desgevallend elektronisch) ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de vergadering. Ze worden bewaard door het Instituut. i) De oproepingen, de dagorde, de processen-verbaal en het jaarlijks actieplan, het personeelsplan en het ontwerp van begroting worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans.De andere documenten worden meegedeeld in de taal van de opsteller en, indien mogelijk, met een vertaling in de andere taal.

Art. 6.Deontologie De leden van de raad van bestuur zien erop toe dat hun handelingen, woorden of geschriften geen afbreuk doen aan de goede werking van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, noch aan zijn onafhankelijkheid.

Art. 7.Evaluatie van de directeur en van de adjunct-directeur a) Met het oog op de uitvoering van de evaluatieopdracht bedoeld in artikel 23 van de wet van 31 januari 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 bron federale overheidsdienst justitie Wet inzake de gerechtelijke opleiding en tot oprichting van het Instituut voor gerechtelijke opleiding sluiten, worden de voorzitter en de ondervoorzitter van de raad van bestuur aangewezen als eerste evaluatoren, elk voor zijn taalrol.b) De raad van bestuur verkiest intern, bij gewone meerderheid, de effectieve tweede evaluatoren en twee plaatsvervangende evaluatoren voor beide taalrollen.De oproep tot kandidaturen gebeurt met de uitnodiging voor de vergadering van de raad van bestuur waarop de verkiezing zal doorgaan. c) Iedere plaatsvervangende evaluator kan een van de effectieve evaluatoren die tot dezelfde taalrol behoort, vervangen wanneer die verhinderd is of door het betrokken directielid wordt gewraakt.d) De evaluatie wordt uitgevoerd door twee evaluatoren die tot dezelfde taalrol als het betrokken directielid behoren.e) Afhankelijk van de noodwendigheden kunnen functioneringsgesprekken tijdens elke evaluatiecyclus plaatsvinden, op initiatief van het directielid of van een van de evaluatoren.f) Het evaluatiegesprek handelt over het competentieprofiel zoals vastgesteld door de Minister van Justitie op advies van de Hoge Raad voor de Justitie voor de functies van de directie en onder meer over : - Uitrol van vormingsbeleid zowel wat competentiebeheer als kennisbeheer betreft; - Wijze van beheer van het instituut; - Wijze van de ontwikkeling van het personeel, de stages binnen de magistratuur en de vorming van het personeel van de rechterlijke orde; - Communicatie; - Collegialiteit en teamgeest; - Wijze van representatie van het Instituut. g) De plaats en het tijdstip van het evaluatiegesprek worden per mail meegedeeld aan het directielid, uiterlijk een maand vóór de datum van dat gesprek. Ten minste vijftien werkdagen vóór de vastgelegde datum van het evaluatiegesprek, zendt het directielid de evaluatoren een schriftelijke zelfevaluatie.

Het directielid stelt een schriftelijk verslag op van het gesprek en maakt het over aan de evaluatoren binnen de vijf werkdagen. De evaluatoren keuren het verslag goed en ondertekenen het. Het verslag wordt binnen de vijftien werkdagen bij het evaluatiedossier gevoegd.

Een afschrift van het verslag wordt binnen dezelfde termijn overgemaakt aan het directielid.

Indien de evaluatoren niet akkoord gaan met het verslag, maken zij hun opmerkingen over aan het directielid binnen de vijftien werkdagen vanaf ontvangst van het verslag. Het verslag wordt samen met deze opmerkingen bij het evaluatiedossier gevoegd. h) Het directielid kan om een van de redenen opgesomd in artikel 928 van het Gerechtelijk Wetboek, een van de evaluatoren wraken, bij een met redenen omkleed verzoekschrift aan de raad van bestuur ten minste vijftien werkdagen vóór de datum van het evaluatiegesprek.De raad van bestuur spreekt zich bij gewone meerderheid uit over de wraking, na het betrokken lid te hebben gehoord en buiten diens aanwezigheid. Als het verzoek tot wraking gegrond is, wordt de gewraakte evaluator vervangen door de plaatsvervangende evaluator van dezelfde taalrol.

Wanneer het verzoek tot wraking ongegrond wordt verklaard, wordt de evaluatieprocedure verdergezet. i) Het evaluatiedossier van alle directieleden wordt bewaard op het secretariaat van de raad van bestuur.Het secretariaat neemt de nodige maatregelen om de vertrouwelijkheid ervan veilig te stellen.

Dat evaluatiedossier bevat : - de akte van benoeming; - de schriftelijke verslagen van de evaluatiegesprekken; - de eventuele opmerkingen van de evaluatoren op het verslag; - de briefwisseling tussen de evaluatoren en het directielid; - de zelfevaluaties; - de eindevaluatie.

Art. 8.Tuchtstelsel voor de directie a) Met toepassing van de artikelen 10, 4° en 24 van de wet van 31 januari 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 bron federale overheidsdienst justitie Wet inzake de gerechtelijke opleiding en tot oprichting van het Instituut voor gerechtelijke opleiding sluiten wijst de raad van bestuur, wanneer hij kennis neemt van één of diverse feiten die een ernstige tekortkoming kunnen uitmaken waardoor elke professionele samenwerking tussen een directielid en het Instituut definitief onmogelijk wordt, binnen de zes maanden na die kennisneming van de feiten intern een verslaggever aan die tot dezelfde taalrol behoort als het betrokken directielid.De raad van bestuur geeft hem de opdracht om alle nodige taken te verrichten om te bepalen of de aangegeven feiten reëel en ernstig zijn en om het betrokken directielid te horen. b) De verslaggever legt het onderzoeksdossier aan voor de onder a) bedoelde feiten en noteert elk verhoor of elk ander resultaat van zijn onderzoekshandelingen.Hij voegt bij dat dossier ieder document dat nuttig is om de waarheid aan het licht te brengen. c) De verslaggever roept het directielid op per elektronische post om te worden gehoord.Die oproeping geeft aan om welke reden zij wordt verstuurd. Ten minste vijftien werkdagen vóór het verhoor wordt het dossier ter beschikking gesteld van het betrokken directielid en van de persoon die hem bijstaat. d) Tijdens zijn verhoor kan het betrokken directielid zich laten bijstaan door de persoon van zijn keuze.De verslaggever hoort het directielid en bij ieder verhoor stelt de verslaggever een proces-verbaal op waarvan het directielid een kopie krijgt. e) Binnen de kortst mogelijke termijn na het afsluiten van het dossier bezorgt de verslaggever zijn verslag aan de raad van bestuur.f) De raad van bestuur kan de verslaggever vragen om aanvullende onderzoekshandelingen te verrichten.g) De raad van bestuur gaat over tot het verhoor van het betrokken directielid.De gemotiveerde oproeping daartoe gebeurt ten minste vijftien werkdagen vóór de hoordatum. Het directielid kan zich laten bijstaan door de persoon van zijn keuze. h) De raad van bestuur beslist vervolgens, bij tweederdemeerderheid en bij geheime schriftelijke stemming, of al dan niet aan de Minister van Justitie wordt voorgesteld om het mandaat van het directielid vroegtijdig te beëindigen.Van de met redenen omklede beslissing van de raad van bestuur wordt bij aangetekende brief kennisgegeven aan het directielid tegen ontvangstbewijs of bij elk ander communicatiemiddel met gewaarborgde ontvangst door de geadresseerde.

Wanneer de raad van bestuur besluit om het dossier over te maken aan de Minister van Justitie, zendt hij een gemotiveerd voorstel en het dossier, binnen de vijftien werkdagen na het verhoor van het directielid, aan de Minister. Een eensluidend afschrift van dit dossier wordt bewaard op het secretariaat van de raad van bestuur, dat de vertrouwelijkheid waarborgt.