Règlement d'ordre intérieur du Conseil de Direction de Sciensano

Article 1er.Le Conseil de Direction de Sciensano (ci-après « Conseil ») est composé du Directeur général et des directeurs scientifiques temporaires et/ou définitifs.

Outre les membres précités, les directeurs des directions d'encadrement participent également aux réunions du Conseil. Il en est de même pour le secrétariat de la direction qui assure la rédaction des procès-verbaux des réunions et pour le chef de service chargé de la stratégie des services du directeur général et du soutien à la stratégie et positionnement externe. Ces membres additionnels ont une fonction purement consultative et ne disposent dès lors d'aucun droit de vote.

Le Directeur général de Sciensano préside le Conseil, en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement d'ordre intérieur, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'absence ou d'empêchement temporaire du Président du Conseil (ci-après « Président »), celui-ci désigne le membre du Conseil qui le remplace. Si le remplaçant désigné est lui-même absent ou empêché, les fonctions du Président sont exercées par le directeur scientifique dont l'ancienneté de grade, ou, le cas échéant, l'ancienneté de service est la plus élevée.

En cas d'absence ou d'empêchement d'une durée de plus de six mois, le Président est remplacé par la personne désignée pour le remplacer, conformément à l'alinéa précédent, ou, en cas d'absence ou d'empêchement de cette dernière, par le directeur scientifique dont l'ancienneté de grade, ou, le cas échéant, l'ancienneté de service est la plus élevée, et ce, jusqu'à la désignation d'un nouveau directeur général pour Sciensano.

Art. 2.Le Conseil assiste le Directeur général dans la gestion journalière de Sciensano, formule tout avis utile relatif au bon fonctionnement de Sciensano et assure la coordination de l'ensemble des services et des activités de Sciensano.

Art. 3.Le Conseil se réunit, sur convocation du Président, au moins une fois par mois, sauf durant les mois de juillet et août. Le Président peut, en outre, convoquer les membres du Conseil en vue d'une réunion supplémentaire, soit d'initiative personnelle, soit à la demande écrite ou électronique d'au moins deux membres.

Les membres s'engagent à assister autant que possible à chaque réunion du Conseil. Le membre qu'un motif impérieux empêche d'assister à la réunion, en informe le Président avant la réunion. Il ne peut se faire remplacer que par une personne désignée officiellement et temporairement à la même fonction, en remplacement du directeur scientifique absent.

Art. 4.Le Président désigne un secrétaire, et éventuellement un secrétaire adjoint de l'autre rôle linguistique, chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Conseil et de rédiger les procès- verbaux.

Art. 5.Le secrétaire et l'éventuel secrétaire adjoint préparent l'ordre du jour de chaque réunion, sur base des points proposés par le Président, et le communiquent aux membres du Conseil par l'intermédiaire du serveur spécialement réservé au Conseil. Le secrétaire et l'éventuel secrétaire adjoint veillent à y joindre les documents utiles relatifs aux points repris à l'ordre du jour au moins deux jours ouvrables avant la réunion. En outre, le secrétaire envoie, par voie électronique, la convocation à chaque réunion du Conseil aux membres du Conseil et ce, au moins deux jours ouvrables avant la date de réunion. Un document ne peut être distribué en séance plénière qu'à l'unanimité des membres votants présents.

Le Conseil peut, à la demande d'un de ses membres et avec accord du Président ou de deux de ses membres, se faire assister par des personnes avec voix consultative qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point repris à l'ordre du jour. La présence de ces personnes sans voix délibérative est limitée au traitement du point pour lequel elles sont entendues, et elles ne participent, en aucun cas, aux délibérations ou aux votes sur des dossiers individuels.

Art. 6.Le Président entérine l'ordre du jour. Chaque membre peut demander, par écrit, jusqu'à un jour ouvrable avant la réunion, d'ajouter un point à l'ordre du jour.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'accord de l'unanimité des membres votant présents.

Aucun point de l'ordre du jour qui aurait une incidence sur la gestion de l'infrastructure, du budget, du personnel, de l'informatique ou de la sécurité et qui concerne spécifiquement une certaine direction d'encadrement ou une direction scientifique dont le membre est empêché, ne peut être ni maintenu ni ajouté, excepté en cas d'absence prolongée dudit membre.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 7.Le Conseil ne peut valablement délibérer que si au moins le président (ou son remplaçant) et la moitié des membres ayant droit de vote sont présents.

Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Toutefois, il ne peut en aucun cas être délibéré sur des points donnant lieu à une prise de décision à portée individuelle en matière de personnel, si le directeur scientifique ou le directeur d'encadrement lié à ce membre du personnel est absent du Conseil. Il est dérogé à cette exigence si le directeur concerné est absent pour une durée prolongée ou se trouve dans une possible situation de conflit d'intérêts, notamment lorsque le directeur concerné a déjà participé à la procédure en cause, par exemple en intervenant dans le cadre de la procédure disciplinaire et/ou en émettant une proposition de suspension dans l'intérêt du service.

Art. 8.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Le vote se fera à main levée, mais si au moins un membre votant en fait la demande, le vote sera secret. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante.

Tous les membres sont tenus d'exécuter collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Conseil.

Art. 9.Le projet de procès-verbal est envoyé par voie électronique à tous les membres du Conseil au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. Si aucune remarque écrite n'est adressée au Président dans les cinq jours ouvrables qui suivent cet envoi, le procès-verbal est considéré comme approuvé. En cas de remarque d'un des membres, le procès-verbal est adapté après avis du Président. Les procès-verbaux qui sont repris comme étant confidentiels sont traités comme tel par les membres du Conseil.

La version définitive est mise à disposition des membres sur le serveur du Conseil. Un exemplaire du texte définitif, signé par le Président et le secrétaire, est conservé par le secrétaire.

Art. 10.Un communiqué avec les décisions les plus importantes du Conseil est mis à disposition des membres du personnel de Sciensano, en français et en néerlandais dans les dix jours ouvrables suivant l'approbation du rapport par le Conseil.

Art. 11.La convocation, l'ordre du jour et les documents soumis aux délibérations du Conseil peuvent être rédigés en anglais, français ou néerlandais.

Le procès-verbal est rédigé en français ou en néerlandais à l'exception des points qui concernent un membre du personnel en particulier, ceux-ci sont toujours rédigés dans le rôle linguistique du membre du personnel concerné.

Art. 12.Des documents envoyés par courrier électronique sont équivalents aux documents sur papier.

Approuvé par le Conseil de direction en sa séance du 21/09/2020 et modifié pour la dernière fois en sa séance du 28/03/2022.

Le Président