Huishoudelijk reglement van de Directieraad van Sciensano

Artikel 1.De Directieraad van Sciensano (hierna "Raad" genoemd) is samengesteld uit de Algemeen directeur en de tijdelijke en/of definitieve wetenschappelijke directeurs.

Naast de voornoemde leden wonen tevens de directeurs van de stafdirecties de vergaderingen van de Raad bij. Dit geldt ook voor het directiesecretariaat, dat instaat voor de notulen, en voor het diensthoofd belast met de strategie van de diensten van de algemeen directeur en met de ondersteuning van de strategie en externe positionering. Deze bijkomende leden hebben een louter raadgevende functie en hebben dus geen stemrecht.

De Algemeen directeur van Sciensano zit de Raad voor en staat in voor de goede werking ervan; hij zorgt er ook voor dat het huishoudelijk reglement wordt nageleefd en hij opent, leidt en sluit de besprekingen.

Wanneer de Voorzitter van de Raad (hierna "Voorzitter" genoemd) tijdelijk afwezig of verhinderd is, duidt hij het lid van de Raad aan dat hem vervangt. Wanneer de aangewezen plaatsvervanger zelf afwezig of verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door de wetenschappelijk directeur met de hoogste graadanciënniteit of, in voorkomend geval, met de hoogste dienstanciënniteit.

Wanneer de Voorzitter langer dan zes maanden afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door de persoon die is aangewezen om hem, overeenkomstig de voorgaande alinea, te vervangen, of, wanneer laatstgenoemde afwezig of verhinderd is, door de wetenschappelijk directeur met de hoogste graadanciënniteit of, in voorkomend geval, met de hoogste dienstanciënniteit, en dit totdat een nieuwe algemeen directeur voor Sciensano is benoemd.

Art. 2.De Raad staat de Algemeen directeur bij in het dagelijks beheer van Sciensano, en formuleert elk nuttig advies met betrekking tot de goede werking van Sciensano en verzekert de coördinatie van al de diensten en activiteiten van Sciensano.

Art. 3.De Raad vergadert op uitnodiging van de Voorzitter ten minste éénmaal per maand, behalve in de maanden juli en augustus. Bovendien kan de Voorzitter op eigen initiatief of op schriftelijke of elektronische aanvraag van minstens twee leden de Raad voor een bijkomende vergadering samenroepen.

De leden verbinden er zich toe voor zover het mogelijk is elke vergadering van de Raad bij te wonen. Het lid dat om dwingende redenen verhinderd is om de vergadering bij te wonen, brengt de Voorzitter hiervan op de hoogte vóór de vergadering. Het lid mag zich alleen laten vervangen door een persoon die officieel en tijdelijk voor dezelfde functie is aangewezen, ter vervanging van de afwezige wetenschappelijk directeur.

Art. 4.De Voorzitter duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast worden met de voorbereiding van de vergaderingen, het akte nemen van de beraadslagingen van de Raad en het opstellen van de notulen.

Art. 5.De secretaris en de eventuele adjunct-secretaris bereiden op basis van de punten aangebracht door de Voorzitter een dagorde voor en delen deze mee aan de leden van de Raad via de speciaal voor de Raad bestemde server. De secretaris en de eventuele adjunct-secretaris zorgen ervoor dat alle nuttige documenten met betrekking tot de agendapunten ten minste twee werkdagen vóór de vergadering worden bijgevoegd. Bovendien stuurt de secretaris de uitnodiging, ten minste twee werkdagen vóór de datum van elke vergadering, via elektronische weg naar de leden van de Raad. Enkel bij éénparigheid van de aanwezige stemgerechtigde leden kan een document tijdens de zitting worden uitgedeeld.

De Raad kan, op vraag van één van zijn leden en mits akkoord van de Voorzitter of twee van zijn leden, zich laten bijstaan door personen met raadgevende stem die, omwille van hun bijzondere bevoegdheden, nuttige inlichtingen kunnen geven over een punt van de agenda. De aanwezigheid van deze personen zonder beslissende stem wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord en in geen geval nemen zij deel aan de beraadslagingen of stemming over individuele dossiers.

Art. 6.De Voorzitter bekrachtigt de agenda. Elk lid kan, tot één werkdag voor de vergadering, schriftelijk vragen om een punt aan de agenda toe te voegen.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij éénparigheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Geen enkel punt van de dagorde dat invloed kan hebben op het beheer van de infrastructuur, de begroting, het personeel, de informatica of de veiligheid en dat specifiek betrekking heeft op een bepaalde stafdirectie of wetenschappelijke directie, waarvan het lid verhinderd is, mag behouden noch toegevoegd worden, behalve in geval van langdurige afwezigheid van dit lid.

Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de Voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Art. 7.De Raad kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de Voorzitter (of zijn plaatsvervanger) en de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

Indien dit quorum niet bereikt wordt, kan de Raad, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Nochtans kan in geen geval over punten beraadslaagd worden die aanleiding geven tot het nemen van individuele beslissingen inzake personeelszaken, als de wetenschappelijk directeur of de stafdirecteur verbonden aan dat personeelslid de Raad niet bijwoont. Er wordt afgeweken van deze voorwaarde indien de betrokken directeur gedurende een langere tijd afwezig is of zich in een mogelijke toestand van belangenconflict bevindt, met name wanneer de betrokken directeur reeds is tussengekomen in de betrokken procedure, bijvoorbeeld door een tussenkomst in kader van de tuchtprocedure en/of door een voorstel tot schorsing in het belang van de dienst te formuleren.

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. De stemming wordt uitgebracht via handopsteking, maar indien ten minste één stemgerechtigd lid erom verzoekt, is de stemming geheim. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen de Raad, collegiaal en loyaal uit te voeren.

Art. 9.Het ontwerp van de notulen wordt elektronisch aan alle leden van de Raad toegezonden ten laatste binnen vijf werkdagen na de vergadering. Indien geen enkele schriftelijke opmerking aan de Voorzitter wordt toegestuurd binnen vijf werkdagen die op deze toezending volgen, worden de notulen als aanvaard beschouwd. In geval van opmerkingen van een van de leden, wordt het verslag aangepast na advies van de Voorzitter. De notulen die als vertrouwelijk worden aangeduid, moeten dienovereenkomstig te worden behandeld door de leden van de Raad.

De definitieve versie wordt ter beschikking gesteld van de leden op de server van de Raad. Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, wordt bewaard door de secretaris.

Art. 10.Een communiqué met de belangrijkste beslissingen van de Raad wordt in het Nederlands en in het Frans ter beschikking gesteld van de personeelsleden van Sciensano, binnen de tien werkdagen na de goedkeuring van het verslag door de Raad.

Art. 11.De uitnodiging, de agenda en de documenten die voor beraadslaging aan de Raad worden voorgelegd kunnen opgesteld worden in het Nederlands, het Frans of het Engels.

De notulen worden in het Nederlands of het Frans opgemaakt met uitzondering van de punten die één bepaald personeelslid betreffen, deze worden steeds opgesteld in de taalrol van het betrokken personeelslid.

Art. 12.Documenten verzonden per elektronische post zijn evenwaardig aan verzendingen op papier.

Goedgekeurd door de Directieraad tijdens zijn zitting van 21/09/2020 en laatst gewijzigd tijdens de zitting van 28/03/2022.

De Voorzitter