Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction

Article 1er.La fixation des réunions Le Comité de direction se réunit sur invitation du Président et ce au moins une fois par mois, sauf durant le mois d'août.

Art. 2.

Les convocations Les convocations pour les réunions du Comité de direction doivent être en possession des membres au moins deux jours ouvrables avant les réunions.

En cas d'absolue nécessité, le Président peut déroger à l'alinéa 1er.

Les convocations sont rédigées en français et en néerlandais. Elles sont adressées par courrier électronique.

Art. 3.L'ordre du jour L'ordre du jour de la réunion est joint à la convocation.

Sauf en cas d'application de l'article 2, alinéa 2, tous les documents relatifs aux points de l'ordre du jour doivent être en possession des membres au moins deux jours ouvrables avant les réunions. Les documents sont accessibles sur le disque commun des membres du Comité de direction « Leden DirCom ».

Chaque membre du Comité de direction peut transmettre au Président une requête en vue de mettre des points à l'ordre du jour avec les documents y afférents.

Le Comité de direction peut, par voie de consensus, ajouter un point supplémentaire à l'ordre du jour.

Au cas où un ou plusieurs points figurant à l'ordre du jour ne peuvent pas être traités lors de la réunion du Comité de direction, ils sont inscrits à l'ordre du jour d'une prochaine réunion.

Le Président et les membres du Comité de direction fournissent à ce dernier toutes les informations utiles à l'examen des points à l'ordre du jour.

Art. 4.La présidence Le Président ouvre et clôt les réunions du Comité de direction. Il dirige les débats et dispose de tous les pouvoirs nécessaires à cet effet.

En cas d'absence ou d'empêchement du Président, celui-ci désigne le membre du Comité de direction qui le remplace.

Art. 5.Les réunions § 1er. Les réunions du Comité de direction ne sont pas publiques. Le Comité de direction peut toutefois demander à certaines personnes qui, en raison de leurs compétences, peuvent fournir ou recevoir des explications utiles sur un point à l'ordre du jour, de participer, sans voix ni délibérative ni consultative, à la totalité ou à une partie de la réunion et ceci à l'exclusion des délibérations concernant des dossiers individuels. § 2. En vue d'accomplir les missions qui lui sont attribuées par l'article 5, alinéas 1er et 2 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, le Comité de direction tient des réunions stratégiques par thèmes.

En vue d'accomplir les missions qui lui sont attribuées par l'article 5, alinéas 3 et 4 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 précité et pour l'application des dispositions statutaires, le Comité de direction tient des réunions ordinaires. § 3. Lorsqu'une réunion physique n'est pas recommandée ou est impossible, le Président peut décider que la réunion se tiendra par téléconférence ou vidéoconférence.

Art. 6.

Le quorum Le Comité de direction ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres est présente.

Art. 7.Les décisions § 1er. Le Comité de direction décide par voie de consensus. En l'absence de consensus, les décisions sont prises à la majorité simple des voix, les abstentions n'étant pas prises en compte. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante, à l'exception des scrutins secrets. § 2. Le vote a lieu à main levée.

Lorsque la décision concerne un agent individuel, le Président peut opter pour une prise de décision au scrutin secret. § 3. Le vote ne peut avoir lieu qu'une fois que les personnes assistant, le cas échéant, au Comité de direction en application de l'article 5, se sont retirées, § 4. Quand le Comité de direction intervient à titre consultatif, les avis émis par les membres sont consignés au procès-verbal et joints aux propositions soumises aux autorités compétentes.

Art. 8 Le secrétariat § 1er. Le Président désigne deux secrétaires qui se répartissent le travail et se suppléent mutuellement en cas de nécessité § 2. Les secrétaires remplissent leur mission sous l'autorité du Président. § 3. Les secrétaires assurent la gestion journalière du Comité de direction, ils veillent à la rédaction des procès-verbaux des séances et transmettent les avis et décisions du Comité de direction aux autorités compétentes. Ils sont responsables des archives du Comité de direction. § 4. Le secrétariat est installé à l'adresse suivante : Service public fédéral Economie, P.M.E., Classes moyennes, et Energie, secrétariat du Comité de direction, Bureau du Président, Rue du Progrès 50, 1210 Bruxelles.

Art. 9.Les notifications Après la séance, pour chaque décision du Comité de direction à l'exception des dossiers individuels, une notification succincte de la décision est adressée à tous les membres du Comité. Le désaccord d'un membre sur le contenu d'une notification doit être signalé sans délai au secrétariat.

Art. 10.Le procès-verbal § 1er. Le projet de procès-verbal est soumis à l'approbation des membres soit lors d'une réunion suivante, soit par procédure écrite. § 2. La version définitive du procès-verbal est signée électroniquement par le Président et au moins un des secrétaires, après son approbation par le Comité de direction. Le procès-verbal signé est mis à la disposition de tous les membres. § 3. Sans préjudice de l'application de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration, et, dans le cadre des promotions dans le niveau A, de l'article 26bis de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat, les procès-verbaux et leurs extraits sont confidentiels, sauf décision contraire du Comité de direction.

Art. 11.

Les groupes de travail du Comité de direction Des groupes de travail peuvent être créés par décision du Comité de direction. Ils accomplissent leur mandat sous l'autorité et le contrôle du Comité de direction, par l'intermédiaire du président du groupe de travail.

Le président du groupe de travail convoque le groupe de travail et organise ses activités. Il informe régulièrement le Comité de direction de l'état d'avancement de ses travaux. Il peut faire appel au secrétariat pour l'assister.

Art. 12.Le secret Le Président, les membres et toute personne associée aux activités du Comité de direction sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et les délibérations, ainsi que pour toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Art. 13.

Consultation des pièces Les membres du Comité de direction peuvent en tout temps demander au secrétariat une copie d'un document archivé, ainsi que les pièces des dossiers administratifs au sujet desquels ils doivent se prononcer.

Art. 14.L'exécution des décisions du Comité de direction au sein des directions Le Comité de direction peut désigner un ou plusieurs de ses membres pour assurer l'exécution de l'une de ses décisions.

Art. 15.

Entrée en vigueur Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le 8 février 2022. Il remplace le précédent. Approuvé par le Comité de direction en sa séance du 8 février 2022.

La Présidente du Comité de Direction, S. WATERBLEY