Règlement d'ordre intérieur du comité de direction du Service public fédéral de programmation Politique scientifique

Article 1er.Le Président du comité de direction (dénommé ci-après "le Président") assure le bon fonctionnement du comité de direction (dénommé ci-après "le comité") du Service public fédéral de programmation Politique scientifique (dénommé ci-après "SPP Politique scientifique"), fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'absence ou d'empêchement du Président à une réunion, celui-ci désigne le membre du comité qui le remplacera.

Art. 2.Les missions du comité sont celles qui sont prévues dans la réglementation générale, à savoir : 1° gérer le SPP Politique scientifique, conformément au plan stratégique ;2° formuler toute proposition utile relative au fonctionnement du SPP Politique scientifique et assurer la coordination de l'ensemble de ses services et de ses activités ;3° proposer le projet de budget et le projet éventuel de réajustement ;en surveiller l'exécution ; 4° élaborer le plan de personnel du SPP Politique scientifique sur base des projets établis par les titulaires des fonctions de management et le transmettre pour accord au Ministre.Le plan de personnel détermine, par fonction, le nombre de membres du personnel statutaire et contractuel exprimé en équivalent temps plein ; 5° exercer ses compétences relatives au personnel du SPP Politique scientifique, notamment en matière : - de promotion, - disciplinaire.

Art. 3.Le comité se réunit sur convocation du Président au moins une fois par mois. En cas de nécessité, le Président peut convoquer le comité en réunion extraordinaire soit d'initiative, soit moyennant son accord, à la demande d'un des membres.

Art. 4.§ 1er. Le Président désigne un secrétaire de chaque rôle linguistique parmi les agents du SPP Politique scientifique : ils sont chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du comité, de rédiger les procès-verbaux et sont responsables des archives du comité. Ils n'ont pas voix délibérative. § 2. Par dérogation au paragraphe 1er, le Président peut désigner un secrétaire et un secrétaire adjoint de rôles linguistiques différents.

Dans ce cas, le secrétaire est chargé des tâches énumérées au paragraphe 1er et le secrétaire adjoint l'assiste dans l'exercice de sa mission.

Art. 5.Le Président envoie aux membres la convocation aux réunions, en y indiquant le jour, la date, le lieu et l'heure de la réunion.

A l'exception des cas urgents, les invitations écrites sont transmises aux membres au moins sept jours avant la réunion. Le comité peut se réunir au siège du SPP Politique scientifique ou dans un des établissements scientifiques fédéraux relevant du Ministre de la Politique scientifique. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour et des documents disponibles concernant les points à discuter.

La participation à distance (par exemple par voie électronique) à la réunion et au vote est toutefois possible, à condition que la convocation le prévoie.

Le membre qui souhaite participer à distance à la réunion du comité prend contact sans délai avec les secrétaires et au plus tard la veille de la réunion afin que les mesures pratiques puissent être prises pour l'organisation de la participation à la réunion à distance.

Le Président veille à ce que les moyens de communication mis à disposition permettent de vérifier l'identité des membres au moyen d'une vérification visuelle et auditive. Les secrétaires expliqueront au début de la réunion les modalités pratiques et règles de sécurité concernant la participation à distance à la réunion et au vote. En cas de décision prise au scrutin secret, le secret du scrutin est garanti par les moyens de communication mis à disposition.

Le comité peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour.

Art. 6.Le Président établit l'ordre du jour. Le membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, après réception de la convocation, le communique au Président avant la réunion.

Pendant la réunion, un nouveau point qui implique une décision ne peut être ajouté à l'ordre du jour que moyennant l'accord des membres présents.

D'initiative ou à la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 7.Le comité ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres sont présents ou représentés.

Si le quorum n'est pas atteint, le comité peut, après une seconde convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Un membre empêché peut se faire représenter par un autre membre, moyennant remise d'une procuration écrite. Aucun représentant ne peut être porteur de plus d'une procuration.

Par dérogation à l'alinéa précédent, aucune procuration ne peut être remise pour l'examen d'une question individuelle en matière de personnel (promotion, procédure disciplinaire, ...).

Art. 8.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante. Les membres qui le souhaitent peuvent déposer une note de minorité.

Les votes ont lieu à main levée, sauf si au moins un membre demande un scrutin secret.

Les décisions à portée individuelle sont prises au scrutin secret à la majorité simple. En cas de partage des suffrages, la proposition est rejetée.

Art. 9.Lorsque le comité de direction est saisi d'un dossier disciplinaire, les membres qui sont intervenus dans la procédure à quelque titre que ce soit ne peuvent ni siéger, ni participer à la délibération et au vote du comité.

Art. 10.Entre deux réunions et en cas d'urgence, le comité peut, sur proposition du Président, prendre des décisions via procédure électronique.

Dans ce cas, les secrétaires envoient la proposition de décision sous forme électronique à tous les membres du comité en précisant un délai dans lequel une réponse est attendue.

La proposition de décision se compose toujours de deux questions : 1° l'opportunité de prendre cette décision via la procédure électronique ;2° la décision au fond. Les membres doivent répondre aux deux questions par la mention "accord", "pas d'accord" ou "abstention".

Si un membre ne répond pas dans le délai prescrit, il est présumé s'être abstenu pour les deux questions.

Afin que la décision au fond puisse être examinée, la moitié des membres au moins doit répondre par la mention "accord" à la première question.

L'article 8 alinéa 1er, est d'application à la deuxième question.

Art. 11.Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions du comité, à propos desquelles ils ont un devoir de réserve.

Les membres et toute personne impliquée dans les activités du comité sont tenus par la discrétion en ce qui concerne les débats et discussions.

Les décisions du comité ont valeur exécutive dès leur approbation.

Il est convenu à la fin de chaque réunion des décisions qui seront communiquées au personnel. Le Président assure cette diffusion après l'approbation du procès-verbal par la voie qu'il juge la plus utile.

Cette communication a lieu en néerlandais et en français.

Art. 12.Un avant-projet de procès-verbal est envoyé aux membres par voie électronique dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion.

Les membres peuvent adresser leurs remarques au Président jusqu'à la veille de la réunion suivante. Le projet de procès-verbal adapté est envoyé aux membres le plus rapidement possible et fait l'objet d'une procédure d'approbation à l'occasion de la réunion suivante.

Un exemplaire du texte définitif, signé par le Président et les secrétaires, est archivé et mis à la disposition des membres électroniquement sur un espace partagé du comité accessible sur l'infrastructure informatique du SPP Politique scientifique.

Art. 13.La convocation et l'ordre du jour sont rédigés en français et en néerlandais. Le procès-verbal est rédigé dans la langue du dossier.

Les documents soumis aux délibérations du comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Par dérogation à l'alinéa 1er, chaque décision individuelle à l'égard d'un membre du personnel est établie dans la langue du membre du personnel concerné. En cas de procédures de promotion, le procès-verbal est établi dans la langue des agents concernés.

Lorsqu'il concerne des agents qui appartiennent à des rôles linguistiques différents, le procès-verbal est établi aussi bien en français qu'en néerlandais. En cas de procédures disciplinaires, le procès-verbal est établi dans la langue de l'agent concerné.

Art. 14.Le règlement d'ordre intérieur du comité approuvé en sa séance du 24 avril 2009, est abrogé.

Art. 15.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge. Il est communiqué au Ministre de la Politique scientifique et aux membres du personnel du SPP Politique scientifique.

Version adaptée et approuvée par le comité de direction en sa séance du 24 juin 2022.