Huishoudelijk reglement van het directiecomité van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid

Artikel 1.De voorzitter van het directiecomité (hierna "de voorzitter" genoemd) staat in voor de goede werking van het directiecomité (hierna "het comité" genoemd) van de Programmatorische federale overheidsdienst Wetenschapsbeleid (hierna "POD Wetenschapsbeleid" genoemd), doet het reglement naleven, opent, leidt en sluit de besprekingen.

Ingeval de voorzitter niet op een vergadering aanwezig kan zijn of verhinderd is, wijst hij het lid van het comité aan dat hem vervangt.

Art. 2.De opdrachten van het comité zijn die welke zijn vastgelegd in de algemene regelgeving, te weten: 1° het beheren van de federale overheidsdienst, overeenkomstig het strategisch plan;2° het formuleren van alle nuttige voorstellen met betrekking tot de werking van de POD Wetenschapsbeleid en het verzekeren van de coördinatie tussen de diensten onderling en hun activiteiten;3° het voorstellen van het begrotingsontwerp en de eventuele aanpassing hieraan;het toezicht houden op de uitvoering ervan; 4° het uitwerken van het personeelsplan van de POD Wetenschapsbeleid op basis van de ontwerpen opgesteld door de houders van een managementfunctie en het verzenden, voor akkoord, aan de Minister.Het personeelsplan bepaalt, per functie, het aantal statutaire en contractuele personeelsleden uitgedrukt in voltijdse equivalenten; 5° het uitvoeren van zijn bevoegdheden betreffende het personeel van de POD Wetenschapsbeleid, met name inzake: - bevorderingen, - tucht.

Art. 3.Het comité vergadert op uitnodiging van de voorzitter ten minste eenmaal per maand. Zo nodig kan de voorzitter het comité in buitengewone vergadering bijeenroepen, hetzij op eigen initiatief, hetzij, mits zijn akkoord, op verzoek van een van de leden.

Art. 4.§ 1. De voorzitter wijst een secretaris van elke taalrol aan onder de personeelsleden van de POD Wetenschapsbeleid: zij zijn belast met het voorbereiden van de vergaderingen, het optekenen van de beraadslagingen van het comité, het opstellen van de notulen en zijn verantwoordelijk voor het archief van het comité. Zij zijn niet stemgerechtigd. § 2. In afwijking van paragraaf 1 kan de voorzitter een secretaris en een adjunct-secretaris van een verschillende taalrol aanwijzen. In dat geval wordt de secretaris belast met de in paragraaf 1 opgesomde taken en staat de adjunct-secretaris hem bij in de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 5.De voorzitter bezorgt de leden de uitnodiging voor de vergaderingen waarop dag, datum, plaats en uur van de vergadering worden vermeld.

Behalve in uitzonderlijke gevallen, worden de schriftelijke uitnodigingen minstens zeven dagen vóór de vergadering naar de leden gestuurd. Het comité kan bijeenkomen in de POD Wetenschapsbeleid of in een van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister van Wetenschapsbeleid. Bij de uitnodiging worden de agenda en de beschikbare documenten betreffende de te bespreken punten gevoegd.

De deelname op afstand (bijvoorbeeld via elektronische weg) aan de vergadering en aan de stemming is echter mogelijk, indien de bijeenroeping dit voorziet.

Het lid dat op afstand wenst deel te nemen aan de vergadering van het comité neemt onverwijld en ten laatste de dag voor de vergadering contact op met de secretarissen om alle praktische maatregelen voor de deelname aan de vergadering op afstand te organiseren.

De Voorzitter ziet erop toe dat de ter beschikking gestelde communicatiemiddelen in staat zijn de identiteit van de leden te verifiëren door visuele en auditieve verificatie. De secretarissen zullen alle praktische modaliteiten en beveiligingsvoorschriften inzake deelname op afstand aan de vergadering en de stemming uiteenzetten. In geval van beslissing bij geheime stemming, wordt het geheim van de stemming gewaarborgd door de communicatiemiddelen die ter beschikking worden gesteld.

Het comité kan zich laten bijstaan door personen die, gelet op hun specifieke kundigheden, het op nuttige wijze kunnen inlichten over een agendapunt.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda op. Het lid dat een punt wenst toe te voegen aan de agenda, na ontvangst van de uitnodiging, deelt dat vóór de vergadering mee aan de voorzitter.

Tijdens de vergadering kan een nieuw punt dat een beslissing met zich meebrengt aan de agenda worden toegevoegd met instemming van de aanwezige leden.

Op eigen initiatief of op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de voorzitter beslissen het onderzoek van een of meerdere punten te verdagen.

Art. 7.Het comité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Als het quorum niet bereikt wordt, kan het comité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Een lid dat verhinderd is, kan zich laten vertegenwoordigen door een ander lid mits afgifte van een schriftelijke volmacht. Geen enkele vertegenwoordiger mag over meer dan één volmacht beschikken.

In afwijking van het vorige lid kan geen volmacht worden verleend voor de behandeling van individuele personeelsaangelegenheden (bevorderingen, tuchtprocedures, ...).

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij gebreke daaraan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter. De leden die dat wensen kunnen een minderheidsnota indienen.

De stemmingen hebben plaats bij handopsteking, behalve indien minstens een lid een geheime stemming vraagt.

De beslissingen over individuele personen worden bij geheime stemming bij gewone meerderheid genomen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel verworpen.

Art. 9.Wanneer aan het directiecomité een tuchtdossier wordt voorgelegd, mogen de leden die in de procedure zijn tussenbeide gekomen in enige hoedanigheid geen zitting houden noch deelnemen aan de beraadslaging en de stemming van het comité.

Art. 10.Tussen twee vergaderingen en in spoedeisende gevallen kan het directiecomité, op voorstel van de voorzitter, beslissingen nemen via elektronische procedure.

In dit geval sturen de secretarissen het voorstel van beslissing onder elektronische vorm naar alle leden waarbij een termijn vastgesteld wordt binnen dewelke een antwoord verwacht wordt.

Het voorstel van beslissing bestaat steeds uit twee vragen: 1° de wenselijkheid om deze beslissing te nemen via de elektronische procedure;2° de beslissing ten gronde. De leden moeten op beide vragen antwoorden met de vermelding "akkoord", "niet akkoord" of "onthouding".

Indien een lid niet antwoordt binnen de vastgestelde termijn, wordt hij geacht zich te onthouden voor beide vragen.

Opdat de beslissing ten gronde kan worden onderzocht, dient minstens de helft van de leden met de vermelding "akkoord" te antwoorden op de eerste vraag.

Artikel 8, eerste lid is van toepassing op de tweede vraag.

Art. 11.Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen van het comité, ten aanzien waarvan zij een discretieplicht hebben, collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

De leden en iedereen die deelneemt aan de activiteiten van het comité zijn tot geheimhouding verplicht wat betreft de gedachtewisselingen en besprekingen.

De beslissingen van het comité zijn uitvoerbaar zodra zij zijn goedgekeurd.

Op het einde van elke vergadering wordt afgesproken welke beslissingen aan het personeel worden meegedeeld. De voorzitter zorgt daarvoor na de goedkeuring van het proces-verbaal langs de weg die hem het best lijkt. Deze communicatie gebeurt in het Nederlands en het Frans.

Art. 12.Een voorontwerp van notulen wordt binnen vijf werkdagen na de vergadering via e-mail naar de leden gestuurd. De leden kunnen tot de dag voor de volgende vergadering hun opmerkingen naar de voorzitter sturen. Het ontwerp van aangepaste notulen wordt zo vlug mogelijk naar de leden gestuurd en is het voorwerp van een goedkeuringsprocedure tijdens de volgende vergadering.

Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de voorzitter en de secretarissen, wordt elektronisch gearchiveerd en ter beschikking gesteld op de netwerkschijf van het comité, toegankelijk op de IT-infrastructuur van de POD Wetenschapsbeleid.

Art. 13.De uitnodiging en de agenda worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De notulen worden opgemaakt in de taal van het dossier. De documenten waarover het comité beraadslaagt, zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

In afwijking van het eerste lid, wordt elke individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid opgesteld in de taal van het betrokken personeelslid. Bij bevorderingsprocedures wordt het proces-verbaal opgesteld in de taal van de betrokken ambtenaren. Wanneer het ambtenaren betreft die tot verschillende taalrollen behoren, wordt het proces-verbaal zowel in het Frans als in het Nederlands opgesteld. Bij tuchtprocedures wordt het proces-verbaal in de taal van de betrokken ambtenaar opgesteld.

Art. 14.Het huishoudelijk reglement van het comité, goedgekeurd in zijn zitting van 24 april 2009, wordt opgeheven.

Art. 15.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. Het wordt meegedeeld aan de Minister van Wetenschapsbeleid en aan de personeelsleden van de POD Wetenschapsbeleid.

Aangepaste versie die door het directiecomité werd goedgekeurd in zijn zitting van 24 juni 2022.