Centre interfédéral pour l'égalité de chances et la lutte contre le racisme et les discriminations - (ci-après Unia) Règlement d'ordre intérieur pris en exécution de l'article 10 § 3 de l'accord de coopération du 12 juin 2013 Approuvé par le conseil d'administration lors de sa réunion du 17/03/2022.

TITRE 1er. - Règlement d'ordre intérieur

Article 1er.Le conseil d'administration accepte ce règlement d'ordre intérieur et le modifie à la majorité absolue des voix.

Chaque membre du conseil d'administration peut introduire une proposition de modification de ce règlement d'ordre intérieur auprès de la présidence, qui inscrit la proposition à l'ordre du jour de la prochaine réunion du conseil d'administration.

En cas de discordance entre l'accord de coopération du 12 juin 2013 et ce règlement d'ordre intérieur, c'est l'accord de coopération qui a la primauté.

TITRE 2. - Désignation des co-présidents et composition du bureau

Art. 2.Les membres du conseil d'administration qui souhaitent se porter candidats à la co-présidence se déclarent au plus tard à la réunion du conseil d'administration qui en décide. Ils peuvent se présenter en duo compte tenu de l'exigence de la parité de genre et linguistique.

Le conseil d'administration décide, par collège électoral conformément à l'article 8 § 4 de l'accord de coopération, au scrutin secret. Il est procédé à autant de tours de scrutin que nécessaire pour obtenir la majorité absolue.

A chaque étape de la procédure, le conseil d'administration interfédéral vérifie si les critères énoncés à l'article 8 § 4 de l'accord de coopération sont susceptibles d'être réunis.

Au sein d'un collège électoral, s'il y a plus de deux candidats à la co-présidence, seuls les deux candidats ayant obtenu le plus de votes participent au tour suivant.

La présidence alterne à chaque année civile. Le choix de celui qui va présider le premier se fait en concertation mutuelle. En cas de désaccord, il sera tiré au sort.

Art. 3.Les co-présidents et le collège des co-directeurs (ci-après collège) composent ensemble le bureau. Ils se réunissent aussi souvent que nécessaire. Lors de ces réunions, ils délibèrent de la gestion quotidienne, préparent l'ordre du jour des réunions du conseil d'administration et organisent l'exécution des décisions du conseil d'administration.

TITRE 3. - Membres effectifs, membres suppléants, experts et code de déontologie

Art. 4.Chaque membre effectif a un(e) suppléant(e).

Tous les membres, effectifs et suppléants, sont invités aux réunions du conseil d'administration. Le membre suppléant n'a voix délibérative qu'en cas d'absence du membre effectif qu'il supplée.

Tous les membres présents aux réunions du conseil d'administration interfédéral reçoivent un jeton de présence.

Art. 5.Le mandat de membre du conseil d'administration prend fin sur démission écrite, au sens de l'article 2281 du code civil, adressée par le membre concerné à la présidence de l'assemblée qui l'a désigné avec une copie écrite ou électronique à la co-présidence du conseil d'administration.

Le mandat de membre du conseil d'administration prend également fin en cas de décès ou d'incapacité de l'administrateur concerné. Par ailleurs, le mandat de membre du conseil d'administration effectif ou suppléant prend automatiquement fin dès lors que ce membre du conseil d'administration exerce un mandat incompatible avec son siège au conseil d'administration, comme stipulé à l'article 8 § 7 de l'accord de coopération du 12 juin 2013.

En cas de démission ou d'interruption anticipée de mandat d'un membre effectif, son suppléant devient membre effectif.

Art. 6.Les réunions du conseil d'administration sont réservées aux seuls membres du conseil.

Le collège est d'office invité à participer aux réunions, sans droit de vote.

La direction de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes ainsi que le/la président(e) de la Commission d'accompagnement mise en place dans le cadre de la mise en oeuvre de l'article 33.2 de la Convention ONU relative aux droits des personnes handicapées sont invités à toutes les réunions à titre consultatif.

Le conseil peut décider de tenir tout ou partie de ses réunions à huis-clos.

Le collège peut proposer d'inviter des collaborateurs/collaboratrices d'Unia à tout ou partie de la réunion du conseil d'administration. Le bureau décide sur ces propositions.

Pour certains points de l'ordre du jour, le bureau peut, par ailleurs, inviter des personnes externes dont la présence ou l'avis est souhaité. Tant les collaborateurs/collaboratrices que ces personnes externes assistent à la réunion avec voix consultative. L'invitation de personnes externes figure à l'ordre du jour de la réunion.

Art. 7.En cas de confusion ou de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du conseil, le membre concerné ne prend part ni aux délibérations ni au vote sur ce point. Il n'a pas non plus accès aux pièces relevant du dossier pour lequel il y a conflit ou confusion d'intérêt.

En cas de confusion ou de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du conseil, le codirecteur et/ou la codirectrice quittent la réunion ainsi que les éventuels collaborateurs qui prennent part à cette réunion.

La même règle s'applique pour les personnes invitées aux réunions du conseil.

Art. 8.Les membres du conseil d'administration sont tenus à la confidentialité des informations et des échanges et des délibérations lors des réunions du conseil d'administration. Ils sont également tenus au secret des données relatives aux personnes physiques et morales, dont ils ont connaissance dans le cadre de l'exercice de leur mandat.

La même obligation est à charge de toutes les personnes qui participent aux réunions du conseil d'administration.

Les réunions du bureau sont soumises aux mêmes règles de confidentialité.

Art. 9.Si un membre du conseil d'administration prend connaissance de dysfonctionnements dans l'activité du conseil d'administration du collège ou d'un de leur membre, il en informera la co-présidence immédiatement.

Si un membre du conseil d'administration a connaissance de dysfonctionnements du personnel au sein de l'organisation, il en informera immédiatement le bureau.

Art. 10.Au moins deux membres du conseil d'administration sont nommées personnes de confiance compte tenu de la parité de langue et de genre Ces personnes de confiance sont chargées de traiter les signalements du personnel à l'encontre du collège ou de l'un ou l'autre des codirecteurs. Elles traitent ces signalements de manière précise et confidentielle.

Les personnes de confiance peuvent assister le personnel d'Unia, le cas échéant en servant d'intermédiaire pour faire un signalement aux co-présidents.

Les personnes de confiance font rapport une fois par an au conseil d'administration sur les observations générales et sur les éventuelles mesures à prendre.

Les coordonnées des personnes de confiance sont communiquées au personnel d'Unia.

TITRE 4. - Réunions

Art. 11.Le conseil d'administration se réunit au moins huit fois par an sur convocation de la co-présidence. En novembre au plus tard, le bureau soumet au conseil d'administration un planning reprenant les dates de l'année suivante.

Art. 12.Le conseil d'administration se réunit également à la demande d'au moins six membres effectifs du conseil, qui adressent à cet effet une demande écrite ou électronique à la co-présidence en énumérant et justifiant le(s) point(s) à l'ordre du jour qu'ils souhaitent inscrire. Dans ce cas, la co-présidence convoque une réunion qui doit avoir lieu dans les 15 jours calendrier de la réception de la demande.

Art. 13.Sauf cas urgents, les invitations sont envoyées au moins cinq jours ouvrables avant la réunion, jour d'envoi et jour de réunion non inclus. L'envoi se fait de manière électronique sauf décision contraire du conseil d'administration. Les invitations mentionnent le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Sauf cas urgents, les pièces préparatoires sont mises à disposition au même moment.

Tous les membres du conseil d'administration, effectifs et suppléants, reçoivent la convocation, l'ordre du jour et les annexes quelle que soit la chambre à laquelle ils appartiennent.

Art. 14.La co-présidence détermine l'ordre du jour des réunions du conseil d'administration en concertation avec le collège. L'ordre du jour contient au minimum l'approbation du rapport de décision de la réunion précédente ; l'approbation de l'ordre du jour ; les points à l'ordre du jour en indiquant s'ils y sont inscrits à titre informatif, pour discussion ou pour décision, ainsi que les personnes externes invitées pour chacun des points de l'ordre du jour. Les décisions prises en urgence par le collège sont inscrites d'office à l'ordre du jour.

L'ordre du jour reprend également les points qui sont spécifiques à une des chambres.

Art. 15.Une information résumée des propositions des actions en justice est mise à disposition des membres du conseil d'administration en français et en néerlandais une semaine avant la réunion. Cette information est toujours anonymisée. Elle est strictement confidentielle et ne peut en aucun cas être transmise à des tiers.

Une copie des pièces informatives, des échanges de courriers, ... est consultable, dans les bureaux de la direction, par les membres du conseil qui peuvent en prendre connaissance une heure avant chaque réunion ou à un autre moment à convenir avec la direction. S'il y a des questions, celles-ci seront posées durant la réunion au moment où le point sera abordé.

Art. 16.Si des membres effectifs ou suppléants souhaitent inscrire un point à l'ordre du jour, ils doivent en aviser la co-présidence par écrit ou par voie électronique 15 jours calendrier avant la réunion.

Le bureau décide d'inscrire ou non ce(s) point(s) à l'ordre du jour.

En cas de refus, la co-présidence motivera ce refus et inscrira le point à titre informatif à l'ordre du jour de cette réunion.

Art. 17.Au cours des réunions, chaque membre est libre de s'exprimer dans la langue nationale officielle de son choix.

Le Conseil d'administration peut recourir à une interprétation simultanée.

Art. 18.Les réunions du Conseil d'administration sont organisées sous une forme hybride. Les membres sont libres de participer en présentiel ou par vidéoconférence.

En cas de circonstances exceptionnelles, le collège peut organiser la réunion exclusivement par vidéoconférence.

Art. 19.Les décisions du conseil d'administration peuvent, dans des cas exceptionnels et motivés par l'urgence et dans l'intérêt d'Unia, être prises par voie de procédure électronique auprès des membres effectifs, ou, en cas d'impossibilité pour un membre de prendre part à la procédure, de son suppléant. Dans ce cas - et uniquement dans ce cas -, la décision n'est acceptée qu'en l'absence de voix contre exprimée explicitement dans les trois jours calendrier.

Les votes qui doivent avoir lieu au scrutin secret sont exprimés via un logiciel adapté.

Art. 20.Le montant des jetons de présence est fixé à 100 euros par séance avec un plafond de 1.500 euros par an. Ce montant est doublé pour les co-présidents.

Un membre effectif ou suppléant du conseil d'administration peut renoncer à ses jetons de présence et/ou à ses frais de déplacement, auquel cas il en avise la co-présidence par écrit.

TITRE 5. - Les chambres (article 8 § 3 de l'accord de coopération)

Art. 21.Les points relevant de la compétence d'une des chambres sont mis à l'ordre du jour de la réunion du conseil d'administration interfédéral qui valide la compétence exclusive d'une des chambres.

Lorsqu'une décision doit être prise, en vertu de l'alinéa précédent, par une chambre en raison de sa compétence exclusive, celle-ci en détermine les modalités.

Cette décision peut être prise au cours de la réunion du conseil d'administration interfédéral étant entendu que seuls les membres de la chambre concernée ont le droit de vote.

La chambre peut également décider de se réunir consécutivement à la réunion du conseil d'administration interfédéral.

TITRE 5. - Le collège

Art. 22.Dans toutes les relations avec les tiers, y compris poser un acte juridique et participer à des procédures judiciaires ou administratives, la signature conjointe des membres du collège suffit à l'exception des cas décidés par le conseil d'administration.

Art. 23.Le conseil d'administration peut déléguer certains pouvoirs au collège.

Ces délégations sont limitées dans le temps et peuvent être retirées à tout moment par le conseil d'administration.

En cas d'urgence, le collège peut prendre toute décision qui s'avère nécessaire dans le cadre des missions et du fonctionnement d'Unia.

Cette décision doit faire l'objet d'une communication écrite dans les cinq jours à l'ensemble du CA et est inscrite d'office à l'ordre du jour du prochain conseil d'administration.

Art. 24.Chaque année avant fin février au plus tard, le collège soumet les comptes de l'année précédente au conseil d'administration pour approbation. Il lui soumet également, chaque année avant fin avril au plus tard, un projet de budget pour l'année suivante.

Art. 25.Le conseil d'administration approuve le projet de rapport annuel.

Art. 26.Le collège assure le secrétariat du conseil d'administration.

Il assure la mise à disposition de l'invitation et des pièces y afférentes, ainsi que la rédaction du projet de rapport de chaque réunion. Ce projet de rapport comporte un résumé succinct des discussions et des décisions prises ; il est envoyé en principe en même temps que l'invitation à la prochaine réunion, à laquelle il sera soumis pour approbation. Le rapport de décision approuvé est signé par tous les membres du bureau.

L'ordre du jour des réunions et le projet de rapport sont tous deux rédigés en français et en néerlandais. Les pièces afférentes à l'ordre du jour sont en principe disponibles dans les deux langues. Elles peuvent exceptionnellement être unilingues sauf lorsqu'il s'agit des projets de plan stratégique, de plan d'action annuel, de rapport annuel, des comptes et des budgets.

Art. 27.Le collège est chargé d'assurer la publication au Moniteur belge de ce règlement d'ordre intérieur et de toute modification qui y est apportée.

Il est également chargé d'en assurer la traduction en allemand et la publication au Moniteur belge. f