Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction

Article 1er.Le Comité de direction a à sa tête le Président. Y siègent également le (les) directeur(s) de la (des) cellule(s) stratégique(s) concerné(s) ou le (les) responsable(s) du (des) noyau(x) stratégique concerné(s), les directeurs généraux de toutes les directions générales ainsi que le directeur du service d'encadrement.

Afin d'assurer la continuité et le bon suivi des décisions les membres sont invités à siéger en personne. Il n'est donc pas prévu de désigner des membres suppléants, sauf dans des cas exceptionnels.

En outre, des experts seront invités en séance s`ils peuvent éclairer utilement sur un ou plusieurs points de l'ordre du jour.

Le Président du Comité de direction en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats.

Art. 2.Le Président désigne un secrétariat, chargé de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Comité de direction et de rédiger les procès-verbaux.

Le secrétariat remplit sa mission sous l'autorité et la direction du Président. Il est responsable des archives du Comité de direction.

Art. 3.Le Comité de direction se réunit au moins une fois par mois sur convocation du Président. Le Président convoque en outre le Comité de direction soit d'initiative, soit à la demande d'au moins la moitié des membres.

Si nécessaire, et/ou en cas d'urgence, un Comité de direction peut se tenir par voie électronique et/ou par vidéo-conférence.

Art. 4.Le Président envoie aux membres la convocation.

Le membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, doit le communiquer au secrétariat.

Le Président établit l'ordre du jour quatre jours ouvrables (96 h) avant la réunion. Il communique l'ordre du jour et les documents aux membres par voie électronique, trois jours ouvrables (72 h) avant la réunion.

On distingue trois catégories de points à l'ordre du jour : ceux soumis pour décision, discussion ou information.

Chaque point fait l'objet d'une note introductive rédigée dans la langue de son auteur dans laquelle il sera précisé à laquelle des catégories il appartient.

Tout document soumis pour décision du Comité de direction devra contenir une proposition de décision et, le cas échéant, un projet de communication.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que par le Président.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Les ordres du jour, documents et procès-verbaux des réunions sont digitalisés et de la même façon mis à disposition des membres du Comité de direction par le secrétariat.

Art. 5.La convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents soumis aux délibérations du Comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 6.Le Comité de direction ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié de ses membres est présente.

Art. 7.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas d'égalité des voix, celle du Président est prépondérante.

Tous les participants sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Comité de direction.

Art. 8.Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres du Comité de direction au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. L'approbation du procès-verbal est mise à l'ordre du jour de la plus prochaine séance.

Le procès-verbal définitif est mis à disposition des membres du Comité de direction dans les deux langues nationales. Il est ensuite communiqué aux membres du personnel via l'Intranet.

Art. 9.Le règlement intérieur du 9 juillet 2019, tel que publié au Moniteur belge du 19 juillet 2019, est abrogé.

Art. 10.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le premier jour suivant sa publication au Moniteur belge.

Approuvé par le Comité de direction en sa séance du 24 mars 2022.