Règlement d'ordre intérieur de l'Institut fédéral pour la Protection et la Promotion des Droits humains TITRE 1er. - Préambule

Article 1er.Pour l'application du règlement d'ordre intérieur, il y a lieu d'entendre par : - « L'Institut » : l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains ; - « Les Principes de Paris » : les principes concernant le statut des institutions nationales de défense et de promotion des droits de l'Homme, figurant à l'annexe II de la résolution 48/138 de l'assemblée générale des Nations unies du 20 décembre 1993 ; - « La loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer » : la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains ; - « Le Conseil » : le Conseil d'administration ; - « Le Bureau » : le Bureau est composé du/de la Président.e, du/de la Vice-Président.e, et de la Direction ; - « La Présidence » : le/la Président.e et le/la Vice-Président.e.

Art. 2.Le présent règlement est établi conformément à loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer et aux Principes de Paris.

Il porte, conformément à l'article 10, § 3, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer, sur l'organisation interne du Conseil d'administration.

Le Conseil d'administration adopte le règlement d'ordre intérieur et le modifie à la majorité absolue des voix émises par les membres présents.

Ce règlement d'ordre intérieur et ses modifications éventuelles sont publiés au Moniteur belge.

Tout membre nouvellement nommé prend connaissance du présent règlement et y adhère d'office.

Chaque membre du Conseil d'administration peut introduire une proposition de modification de ce règlement d'ordre intérieur auprès de la Présidence, qui inscrit la proposition à l'ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil.

TITRE 2. - Désignation des président.e et vice-président.e et composition du Bureau

Art. 3.Les membres du Conseil d'administration qui souhaitent se porter candidats à la Présidence ou à la Vice-Présidence se déclarent au plus tard à la réunion du Conseil d'administration qui en décide.

Compte tenu des articles 11, § 4 et 21, § 2, al. 3, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer, le Conseil élit un.e Président.e et un.e Vice-Président.e, pour une période de deux ans. Au terme de la première année, conformément à la loi, le ou la Président.e cède la place au ou à la Vice-Président.e. Le renouvellement de la Présidence et de la Vice-Présidence se fait tous les deux ans, avec une alternance entre les deux chaque année.

Le Conseil décide au scrutin secret conformément à l'article 12, § 3, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer. Il est procédé à autant de tours de scrutin que nécessaire pour obtenir la majorité absolue.

S'il y a plus de deux candidatures à la Présidence et/ou à la Vice-Présidence, seules les deux candidatures ayant obtenu le plus de votes participent au tour suivant.

Art. 4.Les Président.e et Vice-Président.e et la Direction composent ensemble le Bureau. Ils se réunissent aussi souvent que nécessaire.

Lors de ces réunions, ils délibèrent de la gestion quotidienne, préparent l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration et organisent l'exécution des décisions du Conseil. La gestion quotidienne revient à la Direction, selon la description de fonction à adopter par le Conseil d'administration.

Le Conseil d'administration peut désigner parmi ses membres des greffiers ou des secrétaires chargés de suivre un aspect particulier de la gestion avec la Direction et d'assister, sur invitation, aux réunions du Bureau, par exemple sur des questions de ressources humaines, financières ou administratives.

TITRE 3. - Membres effectifs, membres suppléants, experts et code de déontologie

Art. 5.Conformément à l'article 11, § 7, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer, chaque membre effectif a un.e suppléant.e qui le/la remplace en cas d'absence.

Si l'acte de nomination ne le prévoit pas explicitement, le Conseil d'administration détermine qui sera le/la suppléant.e de chaque membre effectif selon les modalités prévues aux deux alinéa ci-dessous.

Tout membre effectif empêché de participer à une réunion du Conseil d'administration est représenté par la personne qu'il/elle désigne parmi les membres suppléants dans son rôle linguistique. Il en informe la Présidence.

A défaut de désignation d'un suppléant, ou en l'absence du membre suppléant désigné, un suppléant provenant du même rôle linguistique et de préférence du même sexe, est désigné par la Présidence sur la liste des suppléants.

Art. 6.Le mandat de membre du Conseil d'administration prend fin sur démission écrite, au sens de l'article 2281 du code civil, adressée par le membre concerné au Président de la Chambre des Représentants avec une copie écrite ou électronique à la Présidence du Conseil d'administration.

Le mandat de membre du Conseil d'administration prend également fin en cas de décès ou d'incapacité au sens des articles 488/1 et suivant du code civil de l'administrateur concerné ou à l'échéance du délai pour lequel l'administrateur concerné a été nommé.

Par ailleurs, le mandat de membre du Conseil d'administration effectif ou suppléant prend automatiquement fin dès lors que ce membre du Conseil d'administration exerce un mandat incompatible avec son siège au Conseil d'administration, comme stipulé à l'article 11, § 8, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer.

En cas de démission ou de fin de mandat d'un membre effectif, son suppléant devient membre effectif. Si l'acte de nomination ne prévoit pas qui est suppléant de quel effectif, il sera procédé conformément à l'article 5 alinéa 4 de ce règlement.

Art. 7.Les réunions du Conseil d'administration sont réservées aux seuls membres du Conseil et aux personnes qu'il invite. Le Conseil peut décider de tenir tout ou partie de ses réunions à huis-clos.

Conformément à l'article 12, § 1er, al. 4 de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer, la Direction assiste, avec une voix consultative, aux délibérations du Conseil d'administration, sauf lorsque celles-ci portent sur sa fonction.

La Direction peut proposer d'inviter des collaborateurs/collaboratrices de l'Institut à tout ou partie de la réunion du Conseil d'administration. Le Bureau décide sur ces propositions.

Pour certains points de l'ordre du jour, le Bureau peut, par ailleurs, inviter des personnes externes dont la présence ou l'avis est souhaité. Tant les collaborateurs/collaboratrices que ces personnes externes assistent à la réunion avec voix consultative. L'invitation de personnes externes figure à l'ordre du jour de la réunion.

Le Conseil d'administration peut constituer en son sein des groupes de travail dont il détermine les missions, conformément à l'article 12, § 5, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer. Ces groupes de travail soumettent au Conseil un rapport de leurs travaux. Les membres du Conseil d'administration peuvent toujours prendre part aux travaux des groupes de travail. Les groupes de travail sont présidés par un membre désigné par le Conseil d'administration.

Art. 8.Tous les membres du Conseil d'administration siègent à titre individuel, conformément à l'article 11, § 5, de la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer.

En cas de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du Conseil, le membre concerné ne prend part ni aux délibérations ni au vote sur ce point.

En cas de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du Conseil, les collaborateurs/collaboratrices et les personnes invitées quittent la réunion du Conseil d'administration.

Art. 9.Les membres du Conseil d'administration sont tenus à la confidentialité des informations et des échanges et au secret des données relatives aux personnes physiques et morales, dont ils ont connaissance dans le cadre de l'exercice de leur mandat.

La même obligation s'applique à toutes les personnes qui participent aux réunions du Conseil d'administration.

Un enregistrement audio de la réunion peut être réalisé pour les besoins du rapportage et est ensuite immédiatement détruit après approbation du procès-verbal de la réunion.

Art. 10.Si un membre du Conseil d'administration prend connaissance de dysfonctionnements dans l'activité du Conseil d'administration ou de la Direction, il en informe la Présidence immédiatement.

TITRE 4. - Réunions

Art. 11.Le Conseil d'administration se réunit au siège de l'Institut à 1000 Bruxelles, FORUM, rue de Louvain, 48.

Dans des cas exceptionnels, le Conseil peut être convoqué à un autre endroit.

Art. 12.Fonctionnement du Conseil d'administration Le Conseil d'administration se réunit une fois par mois sur convocation de la Présidence. En novembre au plus tard, le Conseil d'Administration fixe un planning reprenant les dates de l'année suivante.

Le/la Président.e ouvre et lève la séance, maintient le bon ordre des délibérations, accorde la parole, formule les points sur lesquels le Conseil doit se prononcer et proclame le résultat des votes.

En cas d'absence ou d'empêchement, les missions du/de la Président.e sont assurées par le/la Vice-Président.e.

Conformément à la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer, le Conseil d'administration ne peut valablement prendre de décision que si la majorité des membres est présente, tel que défini ci-après : § 1er. Le Conseil d'administration ne peut valablement prendre de décision que si la majorité des membres est présente.

Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil d'administration peut délibérer et statuer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents, dans un délai qu'il fixe lui-même mais qui ne peut être inférieur à septante-deux heures. La convocation précisera la nature de cette réunion. Les décisions du Conseil d'administration sont alors prises à la majorité absolue des voix émises par les membres présents. Par voix émises, il y a lieu d'entendre les votes pour et contre, à l'exclusion des abstentions.

En cas d'égalité des votes, la voix du président est prépondérante.

Le directeur ou la directrice de l'Institut assiste, avec une voix consultative, aux délibérations du Conseil d'administration, sauf lorsque celles-ci portent sur sa fonction.

Le vote par procuration ou par lettre n'est pas admis. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée.

Art. 13.Le Conseil d'administration se réunit également à la demande d'au moins six membres effectifs du Conseil, qui adressent à cet effet une demande écrite ou électronique à la Présidence en énumérant et justifiant le(s) point(s) à l'ordre du jour qu'ils souhaitent inscrire. Dans ce cas, la Présidence convoque une réunion qui doit avoir lieu dans les 15 jours calendrier de la réception de la demande.

Art. 14.Sauf cas urgents, les invitations sont envoyées au moins six jours ouvrables avant la réunion, jour d'envoi et jour de réunion non inclus. L'envoi se fait de manière électronique sauf décision contraire du Conseil d'administration. Les invitations mentionnent le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Sauf cas urgents, les pièces préparatoires sont mises à disposition au même moment sur la plate-forme électronique. Le secrétariat fournit à tous les membres les codes nécessaires pour y accéder.

Tous les membres du Conseil d'administration, effectifs et suppléants, reçoivent la convocation, l'ordre du jour et les annexes.

Art. 15.La Présidence et la Vice-Présidence déterminent l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration en concertation avec la Direction. L'ordre du jour contiendra au minimum l'approbation du rapport de décision de la réunion précédente, l'approbation de l'ordre du jour, les points à l'ordre du jour en indiquant s'ils y sont inscrits à titre informatif, pour discussion ou pour décision, ainsi que les personnes externes invitées pour chacun des points de l'ordre du jour. Les décisions prises en urgence par la Direction, qui excèdent la gestion quotidienne, sont inscrites à l'ordre du jour, conformément à l'article 22.

En outre, le Conseil d'administration peut, en séance et à la demande de quatre membres présents, décider d'ajouter un point à l'ordre du jour. Dans ce cas, une décision ne peut être prise valablement qu'à l'unanimité des voix. A défaut d'unanimité, le point est d'office inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante.

Art. 16.Si un membre effectif ou le suppléant qui le remplace souhaite inscrire un point à l'ordre du jour, il doit en aviser la Présidence par écrit ou par voie électronique 15 jours calendrier avant la réunion. Le Bureau décide d'inscrire ou non ce(s) point(s) à l'ordre du jour. En cas de refus, la Présidence motive ce refus et inscrira le point à titre informatif à l'ordre du jour de cette réunion.

Art. 17.Au cours des réunions, chaque membre est libre de s'exprimer dans la langue nationale officielle de son choix.

Art. 18.Le Conseil d'administration peut, à la majorité des voix, décider de se réunir par voie de conférence téléphonique ou de vidéoconférence.

Un membre du Conseil qui, en raison de circonstances exceptionnelles, ne peut être physiquement présent à une réunion peut demander, au minimum 24 heures avant la réunion, de participer par vidéoconférence.

Art. 19.Les décisions du Conseil d'administration peuvent, dans des cas exceptionnels et motivés par l'urgence et dans l'intérêt de l'Institut, être prises par voie de procédure électronique auprès des membres effectifs ou leur suppléant du Conseil d'administration.

La décision demandée doit être clairement définie, dans un document préparatoire et accompagnée d'une argumentation démontrant l'extrême urgence. Pour enclencher cette procédure électronique, la majorité des membres doit donner son accord, soit en réunion, soit par un courriel de la Présidence ou du Bureau exécutif, auquel il doit être répondu dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la demande de procédure électronique. Si la majorité des membres a répondu positivement, la procédure électronique est lancée automatiquement.

Dans le cas contraire, le point de décision est mis à l'agenda de la prochaine séance ordinaire du Conseil d'administration.

Les membres du Conseil d'administration disposent de trois jours ouvrables pour approuver la proposition de décision. La décision proposée est approuvée avec une majorité absolue conformément à l'article 12, à condition que la majorité des membres du Conseil ait exprimé son vote.

Le résultat de la procédure électronique est communiqué à l'ensemble des membres par courrier électronique et repris dans un procès-verbal lors de la séance suivante du Conseil.

En cas de parité des voix, le point de décision est mis à l'ordre du jour de la prochaine séance du Conseil.

Art. 20.Rémunération des membres du Conseil d'administration § 1 Jetons de présence Le montant des jetons de présence est fixé à 75 euros par heure pour les réunions du Conseil d'administration, du Bureau, ainsi que pour les autres réunions et communications (réunions en ligne, téléphonie, etc.) auxquelles le membre participe avec un mandat du Conseil ou qui sont spécifiques à la fonction du membre au sein du Conseil (président, vice-président, secrétaire ou greffier). Ce montant est lié à l'indice central 138,01.

Ce montant est doublé pour la présidence.

Le temps consacré à la rédaction des procès-verbaux des réunions et des commissions d'examen et à la correction des épreuves écrites d'examen, est pris en compte.

La participation à des congrès, conférences, cours de formation et présentations à la demande de l'Institut, est indemnisée comme des prestations exceptionnelles telles que mentionnées ci-dessous au § 4.

Uniquement le temps de prise de parole est indemnisé. § 2 Temps passé non remboursable Le travail de préparation, d'étude ou de rédaction qui consiste en la préparation ou l'achèvement normal des réunions des conseils et des bureaux ou d'autres réunions de travail, ne sont pas remboursés.

Le temps de déplacement n'est pas remboursable. § 3 Remboursement des frais de voyage et de logement Les déplacements en voiture privée ou en transports publics du domicile au siège de l'Institut ou sur d'autres trajets sont remboursés au taux applicable aux membres du personnel de la fonction publique fédérale (arrêté royal du 13 juillet 2017).

Les voyages en train ou autres transports publics, en taxi et en avion ou en bateau sont remboursés au prix coûtant, selon le tarif d'un billet de 2e classe.

Les frais d'hébergement sont remboursés au prix coûtant.

Le voyage et l'hébergement de l'Institut sont préparés et autant que possible payés ou avancés par le secrétariat de l'Institut. § 4 Prestations exceptionnelles Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil peut accorder une indemnité pour des services spécifiques et justifiés. Il s'agit de services qui ne font pas partie des tâches normales d'un membre du Conseil ou du Bureau. Cette indemnité est déterminée par le Conseil. § 5 Dépenses exceptionnelles Les dépenses exceptionnelles engagées par un membre en fonction de l'Institut sont remboursées après approbation du Conseil d'administration. § 6 Indemnité forfaitaire pour l'utilisation de l'équipement personnel et du matériel de bureau Chaque membre du Conseil a droit à une indemnité mensuelle fixe pour l'utilisation d'équipements personnels tels que le matériel informatique, les téléphones et les fournitures de bureau. Ce montant est estimé à un forfait de 15 euros par mois. Pour les membres du Bureau, ce montant est estimé à 25 euros par mois. § 7 Modalités Chaque membre ne sera remboursé que dans la mesure de la durée pour laquelle la prestation, la dépense ou le coût est déclaré. Cette demande mentionne la date et la durée de la prestation. Les dépenses et les frais sont justifiés par des tickets, une preuve de paiement, une facture ou par une déclaration sur l'honneur s'il s'agit d'une dépense pour laquelle aucun justificatif n'est fourni par le prestataire ou le fournisseur. La demande de paiement ou de remboursement est effectuée dans le mois qui suit la prestation ou la demande. Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises au secrétariat avant la fin du mois de janvier suivant l'année au cours de laquelle le service a été rendu ou la dépense effectuée, sous peine d'être non valides.

Chaque membre peut demander au secrétariat de calculer la rémunération sur la base des rapports du Conseil d'administration et du Bureau.

Cette demande dispense le membre de présenter une demande spécifique de participation à ces réunions.

Ces demandes sont vérifiées et résumées par le secrétariat et soumises au Conseil pour approbation. Après l'approbation et l'enregistrement des frais, ceux-ci sont transférés par le secrétariat à PersoPoint pour la suite du traitement et le paiement.

Chaque membre s'engage à remplir et si nécessaire à compléter la fiche de renseignements de PersoPoint afin de pouvoir procéder à un calcul et à un paiement corrects du précompte professionnel et de la rémunération nette.

Un membre du Conseil d'administration peut renoncer à ses jetons de présence et/ou à ses frais de voyage et/ou à d'autres dépenses.

TITRE 5. - Direction

Art. 21.Dans toutes les relations avec les tiers, y compris pour poser un acte juridique sauf entamer ou participer à des procédures judiciaires ou administratives, la signature de la Direction suffit, à l'exception des cas décidés par le Conseil d'administration.

Art. 22.Le Conseil d'administration peut déléguer certains pouvoirs à la Direction.

Ces délégations sont limitées dans le temps et peuvent être retirées à tout moment par le Conseil d'administration.

En cas d'urgence, la Direction peut prendre toute décision qui excède la gestion quotidienne et qui s'avère nécessaire dans le cadre des missions et du fonctionnement de l'Institut. Cette décision doit faire l'objet d'une communication écrite dans les cinq jours à la présidence, et est inscrite d'office à l'ordre du jour du prochain Conseil d'administration.

Art. 23.Chaque année avant fin avril au plus tard, la Direction soumet les comptes de l'année précédente au Conseil d'administration pour approbation. Elle lui soumet également, chaque année avant fin avril au plus tard, un projet de budget pour l'année suivante.

Art. 24.Le Conseil d'administration approuve le projet de rapport annuel.

Art. 25.La Direction assure le secrétariat du Conseil d'administration. Elle assure la mise à disposition de l'invitation et des pièces y afférentes, ainsi que la rédaction du projet de rapport de chaque réunion. Ce projet de rapport comporte un résumé succinct des discussions et des décisions prises; il est envoyé en principe en même temps que l'invitation à la prochaine réunion, à laquelle il sera soumis pour approbation. L'ordre du jour des réunions et le projet de rapport sont tous deux rédigés en français ou en néerlandais. Les pièces afférentes à l'ordre du jour sont disponibles dans les deux langues lorsque c'est possible. Elles peuvent être unilingues, sauf lorsqu'il s'agit des projets de plan stratégique, de plan d'action annuel, de rapport annuel (qui doit être publié dans les trois langues), des comptes et des budgets.

Art. 26.La Direction est chargée d'assurer la publication au Moniteur belge de ce règlement d'ordre intérieur et de toute modification qui y est apportée.

Elle est également chargée d'en assurer la traduction en allemand et la publication au Moniteur belge.

TITRE 6. - Divers

Art. 27.Tout problème ou toute question d'ordre intérieur non prévue au règlement ou dans la loi du 12 mai 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/05/2019 pub. 21/06/2019 numac 2019012931 source service public federal justice Loi portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains fermer est tranchée à la majorité absolue des voix des membres présents. Ce vote n'a d'effet que pour le cas considéré.

Toute modification du règlement d'ordre intérieur doit être adoptée selon les modalités prévues à l'article 2 de ce texte et après inscription de ce point à l'ordre du jour.