Règlement d'ordre intérieur du conseil d'administration de la Structure de Coordination de l'information patrimoniale SECTION I. - DEFINITIONS ET MISSION

Article 1er.Les définitions utilisées dans le présent règlement d'ordre intérieur sont celles qui figurent à l'article premier de l' accord de coopération du 18 avril 2014Documents pertinents retrouvés type accord de coopération prom. 18/04/2014 pub. 25/09/2014 numac 2014205552 source service public federal chancellerie du premier ministre Accord de coopération entre l'Etat fédéral, la Région flamande, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale concernant la Structure de Coordination de l'information patrimoniale fermer portant création de la Structure de Coordination de l'information patrimoniale (l'accord).

Comme le stipule l'article 2 de l'accord, la Structure de Coordination de l'information patrimoniale a pour mission d'organiser l'échange coordonné et intégré des informations patrimoniales entre l'autorité fédérale et les Régions, et entre les Régions entre-elles et d'obtenir l'engagement des parties à contribuer à la mise à jour des informations patrimoniales.

SECTION II COMPOSITION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Art. 2.Comme le stipule l'article 11 de l'accord, le conseil d'administration se compose de huit membres effectifs, à savoir : -deux membres désignés par l'Etat fédéral, appartenant à un rôle linguistique différent; - deux membres désignés par la Région flamande; - deux membres désignés par la Région wallonne; et - deux membres désignés par la Région de Bruxelles-Capitale, appartenant à un rôle linguistique différent.

Chaque partie désigne également deux remplaçants.

Art. 3.Conformément à ce même article 11, al. 4 de l'accord, la désignation en qualité de membre du conseil d'administration n'est pas compatible avec : 1° le mandat de membre du Parlement européen, des Chambres fédérales ou d'un Parlement communautaire ou régional;2° le mandat de membre du gouvernement fédéral, d'un gouvernement communautaire ou régional ou de secrétaire d'Etat régional;3° la qualité de membre du personnel de la SCIP. SECTION III. - LE PRESIDENT

Art. 4.Le président préside les réunions du conseil d'administration, dirige les débats et veille au bon déroulement des réunions. L'ordre du jour des réunions est soumis à sa validation.

Art. 5.Le président assure l'application du présent règlement d'ordre intérieur.

Art. 6.Comme le stipule l'article 11 de l'accord, la présidence du conseil de l'administration est exercée en alternance tous les deux ans par un des représentants d'une autre partie.

Art. 7.Le président du conseil d'administration représente la SCIP dans les actes judiciaires et extrajudiciaires.

Le coordinateur assiste le président du conseil d'administration dans l'exercice de ses missions.

SECTION IV. - LE SECRETARIAT

Art. 8.Comme le stipule l'article 15, § 2 de l'accord, le conseil d'administration désigne un coordinateur parmi les membres du secrétariat pour une période qui coïncide avec le mandat du président du conseil d'administration. Le coordinateur appartient à un autre rôle linguistique que le président du conseil d'administration.

Le coordinateur est chargé de la gestion quotidienne de la SCIP et assiste aux réunions du conseil d'administration avec le droit de prendre la parole, sans toutefois pouvoir exercer les autres droits des membres effectifs du conseil d'administration.

Art. 9.Le coordinateur désigné par le conseil d'administration dirige le secrétariat et gère les tâches quotidiennes du secrétariat.

Art. 10.Comme le stipule l'article 14 de l'accord, le secrétariat est chargé de : - préparer et exécuter toutes les décisions du conseil d'administration; - se charger du secrétariat du conseil d'administration et du forum; - établir les projets du plan stratégique triennal, du plan opérationnel annuel, du budget, des comptes ainsi que du rapport relatif au fonctionnement de l'exercice budgétaire précédent qui sont soumis au conseil d'administration.

Art. 11.En cas d'absence du coordinateur, celui-ci désigne un représentant parmi les membres du secrétariat.

SECTION V. - FREQUENCE DES REUNIONS

Art. 12.Le conseil d'administration se réunit régulièrement sur convocation du président et à chaque fois que les intérêts de la SCIP ou d'une des parties à la SCIP l'exigent.

SECTION VI CONVOCATIONS ET LIEU DE REUNION

Art. 13.Le président fixe la date et l'heure des réunions. Les convocations sont adressées aux membres du Conseil d'administration, par le secrétariat, au moins 10 jours ouvrables avant la séance. Ce délai peut être écourté en cas de convocation d'urgence.

Les convocations et l'ordre du jour des séances sont rédigés en français et en néerlandais.

Les convocations, ainsi que l'ordre du jour, sont envoyés par courrier électronique. Les convocations ainsi que les pièces nécessaires à l'examen des points à l'ordre du jour sont également transmises dans les 10 jours ouvrables, pour information, aux membres du conseil d'administration.

Art. 14.Le conseil d'administration se réunit à Bruxelles dans les locaux de la SCIP. Dans des cas exceptionnels, il peut se réunir en un autre lieu.

SECTION VII. - ORDRE DU JOUR

Art. 15.L'ordre du jour des réunions est établi en concertation entre le conseil d'administration et le secrétariat. Il est soumis à la validation du président qui le communique aux membres du conseil d'administration.

Art. 16.Les membres du conseil d'administration peuvent faire parvenir au président, dans les 5 jours ouvrables avant la prochaine réunion, une proposition écrite des points supplémentaires à examiner.

Le président soumet ces propositions au conseil d'administration en vue soit de les traiter immédiatement ou de prévoir leur inscription éventuelle à l'ordre du jour d'une prochaine réunion du conseil d'administration.

SECTION VIII. - PRESENCE AUX REUNIONS

Art. 17.Les membres effectifs et leurs remplaçants sont invités aux réunions. La présence des parties aux réunions est obligatoire. Chaque partie doit se faire représenter par au moins une personne. Chaque partie informe le président quant aux membres qui seront présents. En cas d'empêchement du président, ses attributions sont exercées par l'autre membre effectif représentant de la même partie.

SECTION IX. - DEROULEMENT DES REUNIONS

Art. 18.Par rapport à un point spécifique à l'ordre du jour, les membres du conseil d'administration qui souhaitent se faire assister par des experts extérieurs au conseil d'administration, doivent en informer le président par courrier électronique avant la réunion.

Art. 19.Les experts extérieurs au conseil d'administration visés à l'article 18 ont une fonction consultative et n'ont donc aucun pouvoir de décision. Ils interviennent lors des débats portant sur un point spécifique à l'ordre du jour et sont tenus au respect du caractère confidentiel de ces débats.

Le conseil d'administration, le président ou le coordinateur peuvent demander d'organiser des réunions des groupes de travail spécifiques.

Les rapports produits par ces groupes de travail sont mis à disposition des membres du conseil d'administration.

Art. 20.Les réunions ne sont pas publiques. Chaque partie assure la communication des décisions prises par la SCIP auprès des instances intéressées (personnes physiques ou morales).

SECTION X. - BUDGET

Art. 21.Conformément à l'article 17 § 1 de l'accord, le conseil d'administration établit, chaque année avant le 15 juin, le budget de l'exercice budgétaire suivant avec le relevé de toutes les recettes et toutes les dépenses. L'exercice budgétaire coïncide avec l'année calendrier.

Dans les deux mois qui suivent l'approbation par le conseil d'administration, le budget est soumis à l'approbation du Ministre fédéral du Budget et à tous les Ministres régionaux qui ont le budget dans leurs attributions.

Lorsque le budget n'est pas approuvé avant le 1er janvier de l'exercice concerné, le budget de l'exercice précédent est prolongé sous le système des douzièmes provisoires.

Art. 22.Comme le stipule l'article 17 § 2 de l'accord, le conseil d'administration approuve, chaque année avant le 1er avril, les comptes de l'exercice budgétaire précédent et il rédige un rapport sur les travaux et la situation financière de la SCIP. Dans les deux mois suivant l'approbation par le conseil d'administration, les comptes et le rapport sont transmis au Ministre fédéral du Budget et à chaque ministre régional qui a le budget dans ses attributions.

SECTION XI MODALITES DE PRISE DES DECISIONS

Art. 23.Comme le stipule l'alinéa 2 de l'article 2 de l' accord de coopération du 18 avril 2014Documents pertinents retrouvés type accord de coopération prom. 18/04/2014 pub. 25/09/2014 numac 2014205552 source service public federal chancellerie du premier ministre Accord de coopération entre l'Etat fédéral, la Région flamande, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale concernant la Structure de Coordination de l'information patrimoniale fermer portant création de la Structure de Coordination de l'information patrimoniale, il vise en outre à faciliter la mise à disposition des informations patrimoniales aux utilisateurs et de créer la possibilité de conclure des accords spécifiques entre certaines parties permettant la gestion commune et l'échange des informations patrimoniales bien définies.

Conformément à l'article 12 de l'accord, le conseil d'administration décide par consensus de tous ses membres, sans préjudice du droit de certaines parties de conclure des accords spécifiques tels que visés ci-dessus.

Art. 24.Comme le stipule ce même article 12 de l'accord, à défaut de consensus, un rapport circonstancié à ce propos exposant les points de vue de toutes les parties, est dressé et chaque partie peut quant à cette matière saisir le Comité de Concertation.

Art. 25.La personne représentant la partie dispose du pouvoir de décision. Si un membre effectif est présent, le suppléant qui est également présent ne dispose pas du pouvoir de décision.

SECTION XII. - EXECUTION DES DECISIONS

Art. 26.Le projet de procès-verbal est établi dans un délai de 10 jours ouvrables par le secrétariat et est visé par le président. Ce projet est alors transmis pour approbation aux membres du conseil d'administration pour leur permettre de formuler leurs remarques qui seront alors consignées dans le PV.

Art. 27.Après approbation par le conseil d'administration, le procès-verbal est signé par le président au nom des membres du conseil d'administration. Il est communiqué par le secrétariat aux parties concernées. Un exemplaire original dûment signé est conservé par le secrétariat.

SECTION XIII. - LE FORUM

Art. 28.Conformément à l'article 16 de l'accord, le conseil d'administration crée un forum composé de représentants de toutes les personnes intéressées à l'accès aux informations patrimoniales et la réutilisation de celles-ci et en règle la composition et le fonctionnement.

Le forum peut donner tous les avis et toutes les recommandations au conseil d'administration, afin d'améliorer l'accès aux informations patrimoniales et la réutilisation de celles-ci.

Le conseil d'administration peut offrir la possibilité au forum de fournir des avis quant aux projets du plan stratégique triennal et du plan opérationnel annuel. Le conseil d'administration peut décider que le délégué du forum soit invité à ses réunions avec le droit de prendre la parole, sans toutefois pouvoir exercer les autres droits des membres effectifs du conseil d'administration.

SECTION XIV. - DISPOSITIONS GENERALES

Art. 29.La correspondance destinée à la SCIP doit être envoyée par courrier ou par mail. Ces adresses seront communiquées via le futur Portail internet de la SCIP.

Art. 30.Le conseil d'administration peut apporter des modifications au présent règlement par consensus de ses membres. Il délibère à ce propos au cours de la réunion qui suit l'introduction de la demande de modification.

Art. 31.Le présent règlement a été approuvé par le conseil d'administration lors de la réunion du 7 mars 2016 et entre en vigueur le jour de la publication au Moniteur belge. .