Règlement d'ordre intérieur Approuvé par le conseil d'administration lors de sa réunion du 16 octobre 2014 TITRE 1er. - Règlement d'ordre intérieur

Article 1er.Le conseil d'administration accepte ce règlement d'ordre intérieur et le modifie à la majorité absolue des voix.

Chaque membre du conseil d'administration peut introduire une proposition de modification de ce règlement d'ordre intérieur auprès de la présidence, qui inscrit la proposition à l'ordre du jour de la prochaine réunion du conseil d'administration.

En cas de discordance entre l'AR organique et ce règlement d'ordre intérieur, c'est l'AR qui a la primauté.

TITRE 2. - Désignation du/de la président(e) et composition du bureau

Art. 2.Les membres du conseil d'administration qui souhaitent se porter candidats à la présidence se déclarent au plus tard à la réunion du conseil d'administration qui en décide.

Le conseil d'administration décide au scrutin secret. Il est procédé à autant de tours de scrutin que nécessaire pour obtenir la majorité absolue.

S'il y a plus de deux candidats à la présidence, seuls les deux candidats ayant obtenu le plus de votes participent au tour suivant.

Un(e) second(e) administrateur(trice) du rôle linguistique opposé est désigné(e) selon la même procédure prévue dans cet article et porte le titre d'administrateur(trice) membre du bureau.

Art. 3.Si le/la directeur/directrice appartient au même rôle linguistique que le/la président(e), le mandat du/de la président(e) prend fin à l'entame de la prochaine réunion du conseil d'administration qui suit la nomination du/de la directeur/directrice.

A cette réunion du conseil d'administration, la désignation d'un(e) nouveau/elle président(e) doit être abordée au premier point. La désignation du nouveau/de la nouvelle président(e) se déroule selon la procédure décrite à l'article 2 de ce règlement d'ordre intérieur, étant entendu que seuls les candidats d'un autre rôle linguistique que le/la directeur/directrice peuvent être désignés comme président(e).

Art. 4.Le/la président(e), l'administrateur/l'administratrice membre du bureau et le/la directeur/directrice composent ensemble le bureau.

Ils se réunissent aussi souvent que nécessaire. Lors de ces réunions, ils délibèrent de la gestion quotidienne, préparent l'ordre du jour des réunions du conseil d'administration et organisent l'exécution des décisions du conseil d'administration.

TITRE 3. - Membres effectifs, membres suppléants, experts et code de déontologie

Art. 5.Chaque membre effectif a un(e) suppléant(e).

Si l'AR de nomination ne le prévoit pas explicitement, il appartient au conseil d'administration de déterminer qui sera le/la suppléant(e) de chaque membre effectif.

Tout membre effectif empêché de participer à une réunion du conseil d'administration est représenté par la personne qu'il désigne parmi les membres suppléants nommés dans son rôle linguistique. Il en informe le secrétariat. A défaut de désignation d'un suppléant, ou en l'absence du membre suppléant désigné, un suppléant est désigné en suivant l'ordre prévu au paragraphe ci-dessous. Le secrétariat en informe ledit suppléant.

Au sein de chaque rôle linguistique, la place sur la liste telle que publiée au Moniteur belge détermine l'identité du suppléant de chaque membre effectif, compte tenu de leur sexe. Au sein d'un même rôle linguistique, la première femme sur la liste des membres suppléants remplace la première femme sur la liste des membres effectifs, et la même règle s'applique pour les hommes.

Le membre suppléant n'assiste à la réunion que si le membre effectif est absent.

Les jetons de présence prévus à l'article 2 de l'AR organique reviennent au membre qui participe effectivement à la réunion.

Art. 6.Le mandat de membre du conseil d'administration prend fin sur démission écrite adressée par le membre concerné au ministre compétent avec une copie écrite ou électronique au/à la président(e) du conseil d'administration.

Le mandat de membre du conseil d'administration prend également fin en cas de décès ou d'incapacité de l'administrateur concerné ou à l'échéance du délai pour lequel l'administrateur concerné a été nommé.

Par ailleurs, le mandat de membre du conseil d'administration effectif ou suppléant prend automatiquement fin dès lors que ce membre du conseil d'administration exerce un mandat incompatible avec son siège au conseil d'administration, comme stipulé à l'article 8 § 7 de l'accord de coopération du 12 juin 2013 du Centre interfédéral pour l'égalité des chances et la lutte contre le racisme et les discriminations.

Le mandat de membre effectif ou suppléant est incompatible avec : - le mandat de membre du Parlement européen, des chambres fédérales, ou des parlements régionaux ou communautaires; - le mandat de membre d'un gouvernement fédéral, régional ou communautaire ou de secrétaire d'Etat; - la fonction de directeur/directrice ou de membre du personnel du Centre; - la fonction de membre d'un cabinet ministériel ou d'une cellule stratégique.

En cas de démission ou de fin de mandat d'un membre effectif, son suppléant devient membre effectif conformément à l'article 5 alinéa 4.

Art. 7.Chaque trimestre, le bureau organise une réunion de réflexion et de débat à destination de tous les membres du conseil d'administration, effectifs et suppléants.

Ces réunions ne sont pas considérées, formellement, comme des réunions du conseil d'administration. Aucun jeton de présence n'est accordé pour ces réunions.

Art. 8.Les réunions du conseil d'administration se tiennent à huis-clos et sont réservées aux seuls membres du conseil. Le/la directeur/directrice est de plein droit invité(e) à participer aux réunions.

Le/la directeur/directrice peut proposer d'inviter des collaborateurs/collaboratrices du Centre à tout ou partie de la réunion du conseil d'administration. Le bureau décide sur ces propositions.

Pour certains points de l'ordre du jour, le bureau peut, par ailleurs, - en concertation avec le/la directeur/directrice -, inviter des personnes externes dont la présence ou l'avis est souhaité. Tant les collaborateurs/collaboratrices que ces personnes externes assistent à la réunion avec voix consultative. L'invitation de personnes externes figure à l'ordre du jour de la réunion.

Art. 9.En cas de confusion ou de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du conseil, le membre concerné ne prend part ni aux délibérations ni au vote sur ce point.

En cas de confusion ou de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du conseil, le directeur/la directrice quitte la réunion ainsi que les éventuels collaborateurs qui prennent part à cette réunion.

Art. 10.Les membres du conseil d'administration et toutes les personnes qui participent aux réunions sont tenus au secret des données relatives aux personnes physiques et morales, dont ils ont eu connaissance à l'occasion de la réunion en ce compris les documents envoyés.

Ils s'engagent également à garantir la confidentialité des données jusqu'à la parution des rapports annuels et des éventuelles autres publications chiffrées.

Art. 11.Si un membre du conseil d'administration prend connaissance de dysfonctionnements dans l'activité du conseil d'administration ou de la direction, il en informera le/la président(e) et l'administrateur membre du bureau.

Art. 12.Le conseil d'administration se réunit au moins huit fois par an sur convocation du/de la président(e). En novembre au plus tard, le bureau soumet au conseil d'administration un planning reprenant les dates de l'année suivante.

Tous les documents et toutes les informations sont systématiquement envoyés aux membres effectifs et suppléants.

TITRE 4. - Réunions

Art. 13.Le conseil d'administration se réunit également à la demande d'au moins quatre membres effectifs du conseil, qui adressent à cet effet une demande écrite ou électronique au/à la président(e) en énumérant et justifiant le(s) point(s) à l'ordre du jour qu'ils souhaitent inscrire. Dans ce cas, le/la président(e) convoque une réunion qui doit avoir lieu dans les 15 jours calendrier de la réception de la demande.

Art. 14.Sauf cas urgents, les invitations sont envoyées au moins six jours ouvrables avant la réunion, jour d'envoi et jour de réunion non inclus. L'envoi se fait de manière électronique sauf décision contraire du conseil d'administration. Les invitations mentionnent le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Sauf cas urgents, les pièces préparatoires sont mises à disposition au même moment.

Art. 15.Le/La président(e) et l'administrateur membre du bureau déterminent l'ordre du jour des réunions du conseil d'administration en concertation avec le/la directeur/directrice. L'ordre du jour contiendra au minimum l'approbation du rapport de décision de la réunion précédente; l'approbation de l'ordre du jour; les points à l'ordre du jour en indiquant s'ils y sont inscrits à titre informatif, pour discussion ou pour approbation, ainsi que les personnes externes invitées pour chacun des points de l'ordre du jour. Les décisions prises en urgence sont inscrites d'office à l'ordre du jour.

En outre, le conseil d'administration peut, en séance et à la demande de quatre membres présents, décider d'ajouter un point à l'ordre du jour. Dans ce cas, une décision ne peut être prise valablement qu'à l'unanimité. A défaut d'unanimité, le point est d'office inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante.

Art. 16.Si des membres effectifs ou suppléants souhaitent inscrire un point à l'ordre du jour, ils doivent en aviser le/la président(e) par écrit ou par voie électronique 15 jours calendrier avant la réunion.

Le bureau décide d'inscrire ou non ce(s) point(s) à l'ordre du jour.

En cas de refus, le/la président(e) motivera ce refus et inscrira le point à titre informatif à l'ordre du jour de cette réunion.

Art. 17.Au cours des réunions, chaque membre effectif et chaque membre suppléant est libre de s'exprimer dans la langue nationale officielle de son choix.

Art. 18.Le conseil d'administration peut, à la majorité des voix, décider de se réunir par voie de conférence téléphonique ou de vidéoconférence.

Art. 19.Les décisions du conseil d'administration peuvent, dans des cas exceptionnels et motivés par l'urgence et dans l'intérêt du Centre, être prises par voie de procédure électronique auprès des membres effectifs du conseil d'administration. Dans ce cas - et uniquement dans ce cas -, la décision n'est acceptée qu'en l'absence de voix contre exprimées explicitement dans les trois jours calendrier.

Art. 20.Un membre effectif ou suppléant du conseil d'administration peut renoncer à ses jetons de présence et/ou à ses frais de parcours, auquel cas il en avise le/la président(e) par écrit.

TITRE 5. - Directeur/directrice

Art. 21.Le/la directeur/directrice représente de plein droit le Centre devant les tiers à l'exception des cas décidés par le conseil d'administration.

Art. 22.Chaque année avant fin avril au plus tard, le/la directeur/directrice soumet les comptes de l'année précédente au conseil d'administration pour approbation. Il/Elle lui soumet également, chaque année avant fin avril au plus tard, un projet de budget pour l'année suivante.

Art. 23.Le conseil d'administration approuve le projet de rapport annuel.

Art. 24.Le/La directeur/directrice assure le secrétariat du conseil d'administration. Il/elle assure la mise à disposition de l'invitation et des pièces y afférentes, ainsi que la rédaction du projet de rapport de chaque réunion. Ce projet de rapport comporte un résumé succinct des discussions et des décisions prises; il est envoyé en principe en même temps que l'invitation à la prochaine réunion, à laquelle il sera soumis pour approbation. Le rapport est également envoyé au plus tard cinq jours ouvrables après la réunion. Le rapport de décision approuvé est signé par le/la président(e) et le/la directeur/directrice.

L'ordre du jour des réunions et le projet de rapport sont tous deux rédigés en français et en néerlandais. Les pièces afférentes à l'ordre du jour sont en principe disponibles dans les deux langues. Elles peuvent exceptionnellement être unilingues sauf lorsqu'il s'agit des projets de plan stratégique, de plan d'action annuel, de rapport annuel, des comptes et des budgets.

Art. 25.Le/la directeur/directrice est chargé(e) d'assurer la publication au Moniteur belge de ce règlement d'ordre intérieur et de toute modification qui y est apportée.

Annexe Tableau des suppléances en exécution de l'article 5 alinéa 4

Effectieve leden Membres effectifs

Plaatsvervangende leden Membres suppléants

Serge LIPSZYC

Louis-Léon CHRISTIANS

Sotieta NGO

Maïté DE RUE

Christine Nina NIYONSAVYE

Christine KULAKOWSKI

Bernadette RENAULD

Claire GODDING

Thierry DELAVAL

Patrick WAUTELET

Shaireen AFTAB

Naima CHARKAOUI

Paolo DE FRANCESCO

Yves AERTS

Els SCHELFHOUT

Jacqueline GOEGEBEUR

Herman VAN GOETHEM

Bernard HUBEAU

Jogchum VRIELINK

Jesse STROOBANTS