Huishoudelijk reglement Goedgekeurd door de raad van bestuur tijdens zijn vergadering van 16 oktober 2014.

TITEL 1. - Huishoudelijk reglement

Artikel 1.De raad van bestuur neemt dit huishoudelijk reglement aan en wijzigt het met absolute meerderheid van stemmen.

Elk lid van de raad van bestuur kan een voorstel van wijziging van dit huishoudelijk reglement indienen bij de voorzit(s)ter, die het voorstel agendeert op de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur.

In geval van discrepantie tussen het organiek KB en dit huishoudelijk reglement, zal het KB voorrang hebben.

TITEL 2. - Aanduiding van de voorzit(s)ter en samenstelling van het bureau

Art. 2.De leden van de raad van bestuur die zich kandidaat willen stellen voor het voorzitterschap, maken dit ten laatste bekend op de vergadering van de raad van bestuur die daarover beslist.

De raad van bestuur beslist per geheime stemming. Er worden zoveel stemrondes gehouden als nodig om tot een absolute meerderheid te komen.

Indien er meer dan twee kandidaat-voorzitters zijn, zullen de twee kandidaten met het hoogste aantal behaalde stemmen doorgaan naar de volgende stemronde.

Een tweede bestuurslid van de andere taalrol wordt aangeduid op dezelfde wijze als voorzien in dit artikel, en draagt de titel van bestuurslid-lid van het bureau.

Art. 3.Indien de directeur/directrice tot eenzelfde taalrol behoort als de voorzit(s)ter, eindigt het mandaat van de voorzit(s)ter bij aanvang van de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur die volgt op de aanduiding van de directeur/directrice. Op deze eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur moet de aanduiding van een nieuwe voorzit(s)ter als eerste punt geagendeerd worden. De aanduiding van de nieuwe voorzit(s)ter gebeurt volgens de procedure zoals in artikel 2 van dit huishoudelijk reglement, met dien verstande dat enkel kandidaten van een andere taalrol dan de directeur/directrice kunnen worden aangeduid als voorzit(s)ter.

Art. 4.De voorzit(s)ter, het bestuurslid-lid van het bureau en de directeur/directrice vormen samen het bureau. Ze vergaderen zo vaak als nodig. Tijdens deze bijeenkomsten bespreken zij de dagelijkse werking, bereiden zij de agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur voor en maken zij afspraken over de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur.

TITEL 3. - Effectieve leden, plaatsvervangende leden, experten en deontologische code

Art. 5.Elk effectief lid heeft een plaatsvervang(st)er.

Indien het benoemings-KB dit niet expliciet voorziet, komt het aan de raad van bestuur toe om te bepalen wie de plaatsvervanger is van elk effectief lid.

Elk effectief lid dat verhinderd is om aan een vergadering van de raad van bestuur deel te nemen wordt vertegenwoordigd door de persoon die hij/zij aanduidt uit de lijst van plaatsvervangers van zijn/haar taalrol. Hij/zij verwittigt het secretariaat daarvan. Is er geen plaatsvervanger aangeduid, of is de aangeduide plaatsvervanger afwezig, dan wordt een plaatsvervanger aangeduid volgens de volgorde in de paragraaf hieronder. Het secretariaat brengt deze plaatsvervanger daarvan op de hoogte.

Binnen elke taalrol bepaalt de plaats op de lijst, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, wie de plaatsvervanger is van elk effectief lid, rekening houdend met het geslacht. Binnen eenzelfde taalrol vervangt de eerste vrouw op de lijst van de plaatsvervangers de eerste vrouw op de lijst van de effectieve leden, en hetzelfde geldt voor de mannen.

De plaatsvervanger woont enkel de vergadering bij wanneer het effectief lid afwezig is.

De zitpenningen, bedoeld in artikel 2 van het organiek KB, komen toe aan het lid dat daadwerkelijk de vergadering bijwoont.

Art. 6.Het mandaat van lid van de raad van bestuur eindigt door de schriftelijke ontslagneming van het betrokken lid, gericht aan de bevoegde minister met een schriftelijke of elektronische kopie aan de voorzit(s)ter van de raad van bestuur.

Het mandaat van bestuurslid eindigt eveneens door overlijden, door onbekwaamheid van de betrokken bestuurder of door de afloop van de termijn waarvoor de betrokken bestuurder benoemd is.

Het mandaat van effectief of plaatsvervangend bestuurslid eindigt eveneens op het moment dat dit bestuurslid een mandaat opneemt dat onverenigbaar is met het lidmaatschap van de raad van bestuur, zoals bepaald in het artikel 8 § 7 van het samenwerkingsakkoord van 12 juni 2013 van het Interfederaal Centrum voor gelijke kansen en de bestrijding van discriminatie en racisme.

Het mandaat van een effectief lid of van een plaatsvervangend lid kan, meer bepaald, niet worden verenigd met : - het mandaat van lid van het Europees Parlement, de federale Kamers, of van een gemeenschaps- of gewestparlement; - het mandaat van lid van de federale regering, van een gemeenschaps- of gewestregering of van staatssecretaris; - de hoedanigheid van directeur of personeelslid van het Centrum; - de hoedanigheid van lid van een ministerieel kabinet of beleidscel.

In geval van ontslagneming of beëindiging van het mandaat van een effectief lid, wordt diens plaatsvervangende lid, overeenkomstig artikel 5 alinea 4, effectief lid.

Art. 7.Het bureau organiseert elk trimester een reflectie- en debatvergadering die openstaat voor alle effectieve en plaatsvervangende leden van de raad van bestuur.

Deze vergaderingen zijn formeel gezien geen vergaderingen van de raad van bestuur. Er worden voor deze vergaderingen geen zitpenningen toegekend.

Art. 8.De vergaderingen van de raad van bestuur hebben een besloten karakter en staan in beginsel slechts open voor leden van de raad van bestuur. De directeur/directrice wordt ambtshalve uitgenodigd om de vergadering bij te wonen.

De directeur/directrice kan voorstellen om medewerk(st)ers van het Centrum uit te nodigen voor het geheel van de vergadering van de raad van bestuur, dan wel voor specifieke agendapunten. Het bureau beslist over deze voorstellen.

Daarnaast kan het bureau - in overleg met de directeur/directrice - voor bepaalde punten van de agenda externe personen uitnodigen wier aanwezigheid of advies gewenst is. Zowel de medewerk(st)ers als de externe personen wonen de vergadering bij met raadgevende stem. De uitnodiging van externe personen wordt op de agenda van de vergadering vermeld.

Art. 9.In geval van mogelijke belangenvermenging of van een mogelijk belangenconflict, bij eender welk punt op de agenda van de raad van bestuur, neemt het betrokken lid geen deel aan de beraadslagingen en stemmingen over dit punt.

In geval van mogelijke belangenvermenging of van een mogelijk belangenconflict, bij eender welk punt op de agenda van de raad van bestuur, verlaat de directeur/directrice de vergadering, net als de eventuele medewerk(st)ers die aan deze vergadering deelnemen.

Art. 10.De leden van de raad van bestuur en alle personen die deelnemen aan de vergaderingen zijn gehouden tot geheimhouding inzake gegevens aangaande natuurlijke personen en rechtspersonen waarover zij naar aanleiding van de vergadering kennis hebben gekregen, met inbegrip van toegezonden documentatie.

Zij engageren er zich eveneens toe om de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren tot op het moment van de verschijning van jaarverslagen en van eventuele andere publicaties met cijfergegevens.

Art. 11.Wanneer een lid van de raad van bestuur kennis krijgt van dysfuncties binnen de werking van de raad van bestuur of van de directeur/directrice, zal het de voorzit(s)ter en het bestuurslid-lid van het bureau daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen.

Art. 12.De raad van bestuur vergadert ten minste acht maal per jaar op bijeenroeping van de voorzit(s)ter. Ten laatste in november legt het bureau aan de raad van bestuur een planning voor met data voor het daaropvolgende jaar.

Alle documenten en alle informatie wordt systematisch naar de effectieve en plaatsvervangende leden verstuurd.

TITEL 4. - Vergaderingen

Art. 13.De raad van bestuur komt tevens samen op verzoek van ten minste vier leden van de raad, die daartoe een schriftelijke of elektronische vraag richten tot de voorzit(s)ter met omschrijving en verantwoording van agendapunt(en) die zij op de dagorde willen plaatsen. In dat geval belegt de voorzit(s)ter een vergadering die binnen de 15 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek moet plaatshebben.

Art. 14.Behoudens spoedeisende gevallen worden de uitnodigingen ten minste zes werkdagen voor de vergadering, dag van de verzending en dag van de vergadering niet inbegrepen, verzonden. De zending gebeurt elektronisch, behoudens afwijkende beslissing van de raad van bestuur.

De uitnodigingen vermelden de plaats, de dag, het uur en de agenda van de vergadering. De voorbereidende stukken worden behoudens in spoedeisende gevallen op hetzelfde moment ter beschikking gesteld.

Art. 15.De voorzit(s)ter en het bestuurslid-lid van het bureau bepalen de agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur, in overleg met de directeur/directrice. De agenda omvat minstens de goedkeuring van het besluitenverslag van de vorige vergadering; de goedkeuring van de agenda; de agendapunten met aanduiding of ze gebracht worden ter informatie, voor bespreking of voor goedkeuring; en per agendapunt de uitgenodigde externe personen. De beslissingen genomen bij hoogdringendheid worden ambtshalve op de agenda geplaatst.

Daarenboven kan de raad van bestuur, op de zitting zelf en op vraag van vier aanwezige bestuursleden, beslissen om een punt aan de dagorde toe te voegen. In die gevallen kan er alleen een geldige beslissing genomen worden bij eenparigheid van stemmen. Is er geen eenparigheid van stemmen, dan wordt het punt in elk geval ingeschreven op de dagorde van de volgende vergadering van de raad van bestuur.

Art. 16.Wanneer effectieve of plaatsvervangende leden een punt wensen te agenderen, dan moeten ze dit 15 kalenderdagen voor de vergadering schriftelijk of elektronisch ter kennis brengen aan de voorzit(s)ter.

Het bureau beslist om het punt al of niet op te nemen. Bij weigering van een agendapunt zal de voorzit(s)ter dit motiveren en als informatiepunt op de agenda van deze vergadering plaatsen.

Art. 17.Tijdens de vergaderingen staat het elk effectief en elk plaatsvervangend lid vrij om zich in de officiële landstaal van zijn/haar keuze uit te drukken.

Art. 18.De raad van bestuur kan, bij meerderheid van stemmen, beslissen om te vergaderen door middel van telefoon- of videoconferentie.

Art. 19.De besluiten van de raad van bestuur kunnen, in uitzonderlijke gemotiveerde gevallen van hoogdringendheid en in het belang van het Centrum, genomen worden via een elektronische procedure bij de effectieve leden van de raad van bestuur. In dat geval - en alleen in dat geval - is het besluit pas aanvaard wanneer er geen uitdrukkelijke tegenstemmen zijn binnen de drie kalenderdagen.

Art. 20.Een effectief of plaatsvervangend lid van de raad van bestuur kan afzien van zijn/haar zitpenningen en/of verplaatsingskosten, en stelt daartoe de voorzit(s)ter schriftelijk in kennis.

TITEL 5. - Directeur/directrice

Art. 21.De directeur/directrice vertegenwoordigt het Centrum rechtsgeldig ten aanzien van derden, behoudens in die gevallen bepaald door de raad van bestuur.

Art. 22.De directeur/directrice legt elk jaar ten laatste tegen eind april de rekeningen van het voorgaande jaar ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur. Hij/zij legt eveneens elk jaar ten laatste tegen eind april een ontwerp van begroting voor het daaropvolgende jaar voor.

Art. 23.De raad van bestuur keurt het ontwerp van jaarverslag goed.

Art. 24.De directeur/directrice verzekert het secretariaat van de raad van bestuur. Hij/zij zorgt voor het ter beschikking stellen van de uitnodiging en de bijbehorende stukken, evenals voor de opmaak van het ontwerp van besluitenverslag van elke vergadering. Dit ontwerp van besluitenverslag bevat een beknopte samenvatting van de besprekingen en de genomen beslissingen; het wordt in beginsel mee verstuurd met de uitnodiging voor de volgende vergadering waarop het ter goedkeuring voorligt. Het besluitenverslag wordt evenwel ten laatste verstuurd vijf werkdagen na de vergadering waarvan het een verslag vormt. Het goedgekeurde besluitenverslag wordt ondertekend door de voorzit(s)ter en de directeur/directrice.

Zowel de agenda voor de vergaderingen als het ontwerp van besluitenverslag worden in het Nederlands en het Frans opgesteld. De bij de agenda horende stukken zijn in principe beschikbaar in beide talen. Zij kunnen uitzonderlijk in één taal zijn opgesteld, maar dit kan niet voor het ontwerp van strategisch plan, jaarlijks actieplan, jaarverslag, rekeningen en budget.

Art. 25.De directeur/directrice wordt belast met het verzorgen van de publicatie van dit huishoudelijk reglement en van elke wijziging ervan in het Belgisch Staatsblad.

Bijlage Tabel van de vervangingen in uitvoering van artikel 5 alinea 4

Effectieve leden Membres effectifs

Plaatsvervangende leden Membres suppléants

Serge LIPSZYC

Louis-Léon CHRISTIANS

Sotieta NGO

Maïté DE RUE

Christine Nina NIYONSAVYE

Christine KULAKOWSKI

Bernadette RENAULD

Claire GODDING

Thierry DELAVAL

Patrick WAUTELET

Shaireen AFTAB

Naima CHARKAOUI

Paolo DE FRANCESCO

Yves AERTS

Els SCHELFHOUT

Jacqueline GOEGEBEUR

Herman VAN GOETHEM

Bernard HUBEAU

Jogchum VRIELINK

Jesse STROOBANTS