Règlement d'ordre intérieur du comité de direction

Article 1er.Outre les membres qui en font légalement partie, les directeurs généraux de l'ISP et du CERVA, ainsi que le fonctionnaire dirigeant du MEDEX, participent également aux réunions du comité. Ces derniers ne disposent pas du droit de vote, mais ont une fonction consultative.

Art. 2.Le président du comité de direction en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats. En cas d'empêchement du président, celui-ci désigne le membre du comité qui le remplace.

Art. 3.Le comité se réunit sur convocation du président, au moins deux fois par mois, sauf en juillet et août. Le président peut en outre convoquer une réunion supplémentaire soit d'initiative, soit à la demande d'au moins la moitié des membres.

Art. 4.Au plus tard 24 heures avant la réunion, la convocation du président, l'ordre du jour et les documents concernant les points à discuter sont disponibles à l'adresse URL suivante : https://ecommunities.belgium.be/ En cas d'urgence, le président peut déroger aux dispositions de l'alinéa précédent.

Art. 5.Le comité peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour. La présence de ces personnes, sans voix délibérative ni consultative, est limitée au traitement du point pour lequel elles sont entendues, et elles ne participent, en aucun cas, aux délibérations sur des dossiers individuels.

Art. 6.Le président établit l'ordre du jour. Chaque membre peut demander, au plus tard 48 heures avant la réunion, d'ajouter un point à l'ordre du jour.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'assentiment unanime des membres présents.

A la demande motivée d'un membre, le président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 7.Le comité ne peut délibérer valablement que si au moins la moitié des membres ayant droit de vote sont présents.

Si ce quorum n'est pas atteint, le comité peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre des membres présents.

Toutefois on ne peut en aucun cas délibérer sur des points où il faut prendre une décision sur des dossiers individuels de personnel, si le membre concerné du comité de direction est absent.

Art. 8.Le comité ne peut délibérer sur des cas individuels que si au moins un membre de chaque rôle linguistique et soit un membre bilingue soit un adjoint bilingue sont présents.

Art. 9.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de parité des voix, celle du président est prépondérante.

Le vote ne peut avoir lieu qu'une fois que les personnes assistant, le cas échéant, au comité en application de l'article 5, se sont retirées.

Art. 10.Le président désigne un (des) secrétaire(s) chargé(s) de préparer les réunions, de prendre acte des délibérations et de rédiger les procès-verbaux.

Pour les cas individuels, le dossier est préparé par le service d'encadrement « Personnel et Organisation » dans la langue de l'intéressé.

Art. 11.Le projet de procès-verbal est disponible à l'adresse URL citée à l'article 4 du présent règlement au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion et son approbation inscrite à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Si le bon fonctionnement du SPF l'exige, le président peut décider, à titre exceptionnel toutefois, d'appliquer une procédure accélerée pour l'approbation du procès-verbal.

Art. 12.Un exemplaire papier de chaque procès-verbal est signé par le président et le secrétaire et archivé par ce dernier.

Art. 13.Le ministre ou son délégué a accès au procès-verbal et aux documents annexes à l'adresse URL citée à l'article 4 du présent règlement. A sa demande, le président lui fournit éventuellement toute précision utile concernant la portée des décisions prises.

Art. 14.Il est convenu à la fin de chaque réunion des modalités de communication des décisions au personnel.

Art. 15.Tous les membres sont tenus d'exécuter collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du comité. A cette fin, une liste d'actions à entreprendre est disponible après chaque réunion à l'adresse URL précitée.

Approuvé par le comité de direction en sa séance du 13 mars 2009.

Le président, D. CUYPERS