Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction

Article 1er.Le Conseil de direction se compose du directeur général, du directeur général adjoint et des directeurs.

Il peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour.

Art. 2.Le Conseil de direction est présidé par le directeur général ou, s'il est empêché, par le directeur général adjoint.

Le Conseil de direction se réunit aussi souvent que les intérêts de l'Agence l'exigent et au moins six fois par an, sur convocation du président. La convocation indique le lieu, la date et l'heure de la réunion, qui sont fixés par le président.

Les questions à examiner par le Conseil de direction sont inscrites à l'ordre du jour par le président.

Chaque point inscrit à l'ordre du jour fait l'objet d'une note introductive rédigée dans la langue de son auteur.

Art. 3.Sauf cas d'urgence, la convocation du Conseil de direction, l'ordre du jour et les notes introductives y afférentes doivent être envoyés aux membres au moins deux jours ouvrables avant la réunion.

Art. 4.Dès la réception des documents introductifs, les membres peuvent consulter au secrétariat du Conseil de direction les éléments des dossiers sur lesquels ils doivent se prononcer.

Art. 5.Le secrétariat est assuré par le directeur chargé des R.H.

Art. 6.Le secrétariat se charge de la rédaction du procès-verbal.

Celui-ci est envoyé aux membres au plus tard dix jours ouvrables après la réunion. Les membres font parvenir leurs remarques écrites au secrétariat dans les cinq jours ouvrables suivant la réception. Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Conseil de direction au cours de la séance qui suit cet envoi. Il est rédigé en français et en néerlandais.

Art. 7.Le secrétariat a la garde des archives du Conseil de direction.

Art. 8.Le président ouvre, suspend et lève les séances ; il dirige les débats et veille au déroulement régulier et correct des réunions.

Art. 9.Les documents émanant du Conseil de direction, ses délibérations et procès-verbaux sont confidentiels.

Quiconque participe aux travaux de Conseil de direction et n'observe pas le secret des délibérations se rend coupable d'une faute grave.

Art. 10.Le Conseil de direction ne peut délibérer valablement que si tous les membres sont présents.

Si le quorum n'est pas atteint, le Conseil de direction peut délibérer valablement sur le même ordre du jour, lors de sa prochaine réunion tenue au plus tôt après trois jours ouvrables et pour autant que les conditions de l'alinéa 3 de l'article 16 soient respectées. L'exigence de ce délai de trois jours ouvrables tombe lorsqu'il s'agit d'appliquer l'article 7.2 du règlement de travail.

Tous les membres prennent part à la discussion et au vote d'une proposition, à l'exception de ceux qui y ont un intérêt personnel, familial ou matériel.

Art. 11.Les décisions sont prises à l'unanimité. Si l'unanimité n'est pas atteinte, la décision est reportée à une prochaine réunion tenue conformément à l'article 10. Dans ce cas, le Conseil de Direction décide par vote à main levée . En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Il n'est pas possible de s'abstenir.

Art. 12.Par dérogation à l'article 11, toute décision individuelle à l'égard d'un membre du personnel est prise au vote secret, après une délibération.

En cas de parité lors d'une procédure disciplinaire, une mesure plus favorable pour le membre du personnel est proposée et fait l'objet d'un nouveau vote. Si la parité persiste à la fin de cette procédure, la mesure la plus favorable pour le membre du personnel est adoptée.

Art. 13.§ 1 - Lorsque le Conseil de direction doit émettre un avis motivé en vue de conférer un emploi, il procède comme suit: 1° il prend connaissance, le cas échéant, de la description de fonction qui a été établie concernant l'emploi vacant ;2° il examine les lettres de candidature, les curriculums vitae et les titres, mérites et aptitudes de tous les candidats.3° après une discussion générale, il indique par vote secret, le classement de cinq candidats au maximum qui lui semblent les plus aptes à exercer l'emploi vacant. Le vote a lieu sur une liste spécialement établie à cet effet, mentionnant les noms de tous les candidats. Les membres notent leur classement en regard de chaque nom. § 2 - Les candidats non retenus reçoivent après la fin de la procédure, un avis motivé sur le rejet de leur candidature.

Art. 14.Lorsqu'une procédure de recrutement est confiée à une organisation externe, le Conseil de direction est informé de toutes les étapes de la procédure et il approuve, rejette ou modifie le classement final des candidats.

Art. 15.Le Conseil de direction peut entendre des membres du personnel.

Art. 16.En matière de procédure disciplinaire, le Conseil de direction appelle à comparaître le membre du personnel dont le dossier est discuté. Le membre du personnel convoqué peut se faire assister par une personne de son choix.

La présence à la réunion de la personne convoquée se limite au point pour lequel elle est entendue.

Le membre du personnel comparaissant devant le Conseil de direction est entendu et interrogé en tenant compte de son rôle linguistique

Art. 17.A la fin de chaque réunion, il est le cas échéant, convenu de la communication des décisions au personnel.

Le Président du Conseil d'Administration reçoit un exemplaire de chaque procès verbal approuvé.

Art. 18.Le présent règlement d'ordre intérieur a été approuvé par le Conseil de direction en sa séance du 15 mai 2007 et par le Conseil d'Administration dans sa réunion du 7 juin 2007.

Il entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Le Président, Le Secrétaire, Marc Bogaerts. Luc Langbeen.