Huishoudelijk reglement van de Directieraad

Artikel 1.De Directieraad is samengesteld uit de directeur-generaal, de adjunct-directeur-generaal en de directeurs.

Hij kan zich laten bijstaan door personen die omwille van hun bijzondere bevoegdheden, hem nuttig kunnen inlichten over een punt van de agenda.

Art. 2.De Raad wordt voorgezeten door de directeur-generaal of, als die verhinderd is, door de adjunct-directeur-generaal.

De Directieraad vergadert zo dikwijls als de belangen van het Agentschap dat vergen en minstens zesmaal per jaar, na daartoe door de voorzitter samengeroepen te zijn. De oproeping vermeldt plaats, dag en uur van de vergadering die door de voorzitter worden bepaald.

De kwesties die de Directieraad moet onderzoeken worden door de voorzitter op de agenda geplaatst.

Over alle punten van de agenda wordt een inleidende nota opgemaakt, in de taal van de auteur.

Art. 3.De oproeping voor de Directieraad, de agenda en de desbetreffende inleidende nota's moeten, behoudens dringende gevallen, minstens twee werkdagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden.

Art. 4.Vanaf de ontvangst van de inleidende documenten kunnen de leden op het secretariaat van de Directieraad de stukken inkijken van de dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.

Art. 5.Het secretariaat wordt waargenomen door de directeur belast met de H.R.

Art. 6.Het secretariaat staat in voor het opstellen van de notulen.

Die worden uiterlijk tien werkdagen na de vergadering aan de leden toegezonden. De leden bezorgen binnen vijf werkdagen na ontvangst ervan hun schriftelijke opmerkingen aan het secretariaat. De notulen worden in de loop van de zitting die volgt op de zending ervan ter goedkeuring aan de Directieraad voorgelegd. Zij worden in het Nederlands en het Frans opgesteld

Art. 7.Het secretariaat bewaart het archief van de Directieraad.

Art. 8.De voorzitter opent, schorst en heft de vergaderingen op, hij leidt de debatten en ziet toe op het reglementair en ordelijk verloop van de vergaderingen.

Art. 9.De documenten uitgaande van de Directieraad, zijn beraadslagingen en de notulen zijn vertrouwelijk.

Wie deelneemt aan de werkzaamheden van de Directieraad en die de geheimhouding van de beraadslagingen niet in acht neemt, maakt zich schuldig aan een zware fout.

Art. 10.De Directieraad kan maar geldig beraadslagen als alle leden aanwezig zijn.

Als het quorum niet wordt bereikt, kan de Directieraad in zijn volgende vergadering die ten vroegste drie werkdagen na de vorige kan worden bijeengeroepen, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agendapunten op voorwaarde dat lid 3 van artikel 16 kan worden gerespecteerd. Wanneer het gaat over de toepassing van het artikel 7.2 van het arbeidsreglement, vervalt de opgelegde termijn van drie werkdagen.

Alle leden nemen deel aan de bespreking en de stemming van een voorstel, behoudens zij die een persoonlijk, familiaal of materieel belang hebben.

Art. 11.De beslissingen worden bij unanimiteit genomen.Indien de unanimiteit niet wordt bereikt, wordt de beslissing verschoven naar de volgende vergadering die gehouden wordt zoals bepaald in artikel 10.

In dit geval beslist de Directieraad na stemming bij handopsteken.

Ingeval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Zich onthouden is niet mogelijk.

Art. 12.In afwijking van art. 11 wordt elke individuele beslissing jegens een personeelslid na algemene bespreking genomen bij geheime stemming.

Inzake tuchtprocedure wordt bij staking van stemmen een voor het personeelslid gunstiger maatregel voorgesteld waarover opnieuw wordt gestemd. Indien er na deze procedure nog steeds staking van stemmen is, wordt de voor het personeelslid meest gunstige maatregel genomen.

Art. 13.§ 1 - Wanneer de Directieraad een met redenen omkleed advies moet uitbrengen met het oog op het begeven van een betrekking, gaat hij als volgt te werk: 1° hij neemt eventueel kennis van de functiebeschrijving die met betrekking tot de vacante betrekking werd opgemaakt;2° hij onderzoekt de sollicitatiebrieven, de curriculum vitae, de aanspraken, verdiensten en bekwaamheden van alle sollicitanten.3° na een algemene bespreking rangschikt hij, bij geheime stemming, ten hoogste 5 sollicitanten die hem het meest geschikt lijken voor de vakante betrekking Er wordt gestemd op een speciaal daarvoor gemaakte lijst met de namen van alle sollicitanten.De leden noteren naast elke naam hun rangschikking. § 2 - De afgewezen sollicitanten krijgen na afloop van de procedure een gemotiveerde beslissing over de afwijzing van hun kandidatuur.

Art. 14.Indien een wervingsprocedure aan een externe organisatie wordt toevertrouwd, krijgt de directieraad kennis van alle stappen van de procedure en dient hij de uiteindelijke rangschikking van de kandidaten goed te keuren, ze te verwerpen of aan te passen.

Art. 15.De Directieraad kan personeelsleden horen.

Art. 16.Inzake tuchtprocedure roept de Directieraad het personeelslid van wie het dossier wordt besproken voor verschijning op. De opgeroepene mag zich door een persoon van eigen keuze laten bijstaan.

De aanwezigheid op de vergadering van de opgeroepene blijft beperkt tot het punt waarvoor hij wordt gehoord.

Het voor de Directieraad verschijnende personeelslid wordt gehoord en ondervraagd met inachtneming van zijn taalrol.

Art. 17.Op het einde van elke vergadering wordt, in voorkomend geval, afgesproken over de communicatie van de beslissingen aan het personeel.

De Voorzitter van de Raad van Bestuur krijgt een afschrift van alle goedgekeurde notulen.

Art. 18.Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Directieraad op zijn vergadering van 15 mei 2007 en door de Raad van Bestuur in zijn vergadering van 7 juni 2007.

Het treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

De Voorzitter, De Secretaris, Marc Bogaerts Luc Langbeen.