14 JANVIER 2019. - Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction du Ministère de la Défense, arrêté par le Conseil de direction en sa réunion du 11 janvier 2019, en application de l'article 2 de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 réglant la composition et le fonctionnement du Conseil de direction du Ministère de la Défense

Composition et présidence

Article 1er.La composition du Conseil de direction, ci-après dénommé « Conseil », est déterminée par l'article 1er de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 réglant la composition et le fonctionnement du Conseil de direction du Ministère de la Défense, ci-après dénommé « AR ».

Comme défini dans l'article 4 de cet AR, le Conseil est présidé par le membre le mieux classé selon les dispositions qui gouvernent le classement des agents de l'Etat.

En cas d'absence ou d'empêchement du président, le Conseil est présidé par le membre qui occupe la place suivante dans le classement.

Fonctionnement

Art. 2.Le Conseil se réunit au moins quatre fois par an.

Art. 3.Le Conseil se réunit à l'initiative du président ou à la demande d'un ou de plusieurs membres.

Le président fixe la date et l'ordre du jour de la réunion. Les membres du Conseil, ci-après dénommés « membres », peuvent proposer des points à ajouter à l'ordre du jour.

Les convocations émanent du président.

Les pièces à traiter sont envoyées aux membres, en annexe à la convocation.

Les membres doivent être en possession de la convocation et des annexes au moins une semaine avant la réunion, excepté en cas d'urgence.

Art. 4.Les membres peuvent en tout temps consulter les archives du Conseil et prendre connaissance des pièces des dossiers administratifs sur lesquels ils doivent se prononcer.

Art. 5.Le Conseil peut faire appel à des experts et à toutes personnes dont la collaboration est jugée nécessaire pour la présentation et l'examen de dossiers et affaires dont le Conseil est saisi.

Les experts et autres personnes appelées à prêter leur concours au Conseil ne prennent pas part au vote.

S'il n'est pas membre du Conseil en vertu de l'article 1er, alinéa 1er de l'AR, l'agent de l'Etat qui dirige le service du personnel compétent pour le personnel civil participe, sans droit de vote, aux réunions du Conseil en qualité d'expert permanent.

Art. 6.Les membres du Conseil ne peuvent se faire remplacer ou représenter en cas d'absence ou d'empêchement.

Art. 7.Le président ouvre et clôt les séances, dirige les débats et délibérations et assure le bon déroulement des réunions.

Art. 8.Le Conseil ne peut délibérer valablement qu'en présence d'au moins la majorité des membres. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut, après une deuxième convocation, délibérer sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 9.Le président, les membres et toute personne associée aux activités du Conseil sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et délibérations, ainsi que pour toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Les décisions qui concernent tout le personnel civil de la Défense sont communiquées par le président ou par l'autorité compétente, désignée par le Conseil.

Art. 10.Dans des cas exceptionnels et/ou d'urgence et sur requête du président, le Conseil peut prendre des décisions par voie écrite et/ou électronique.

Scrutin

Art. 11.Les décisions sont prises à la majorité simple des voix, les abstentions n'étant pas prises en compte.

En matière disciplinaire, le membre qui a pris part à la procédure, ne peut pas participer aux délibérations ni au vote concernant la proposition de peine.

Quand le Conseil intervient à titre consultatif, les avis émis par les membres sont consignés dans le procès-verbal et joints aux propositions soumises aux autorités compétentes.

Art. 12.Toute décision individuelle, prise à l'égard d'un agent, a lieu au scrutin secret, comme défini dans l'article 5 de l'AR. Chaque fois qu'il y a lieu d'établir un classement entre plusieurs candidats dans une procédure de promotion, il est procédé à autant de scrutins qu'il y a d'emplois à pourvoir.

En cas de partage des voix, un nouveau tour de scrutin à lieu. Si, à l'issue celui-ci, les candidats sont classés ex aequo ou le restent, la proposition adressée à l'autorité investie du pouvoir de nomination en fait état.

Art. 13.Chaque membre se récusera lorsqu'il estime que sa présence et son implication dans certaines affaires peuvent donner lieu à violation du principe d'impartialité et/ou du principe d'indépendance.

Le président peut également proposer une telle mesure si cela s'avère nécessaire.

Secrétariat

Art. 14.Le secrétariat du Conseil est confié à un membre du personnel civil de la Défense que le président désigne.

Le secrétaire remplit sa mission sous l'autorité et la direction du président.

Le secrétaire assure la gestion journalière du Conseil, il rédige les procès-verbaux des séances et transmet les avis et décisions du Conseil aux autorités compétentes, sous la signature du président.

Art. 15.Un projet de procès-verbal de chaque réunion est transmis aux membres dans les deux semaines après la séance. Dans les deux semaines à compter de la date de réception du projet, les membres ayant assisté à la séance y marquent leur accord ou transmettent leurs remarques. En cas d'absence de réponse dans le terme fixé, le membre est présumé approuver le projet. En cas de remarques, le président décide de l'adaptation éventuelle du procès-verbal.

Art. 16.Le procès-verbal définitif de la séance est signé par le président et le secrétaire.

Art. 17.La convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal des réunions sont rédigés en français et en néerlandais. Les annexes et autres documents peuvent être unilingues.

Art. 18.Le président est responsable des archives du Conseil.

Les avis émis par le Conseil, sont communiqués aux membres et, si nécessaire, à tout le personnel civil.

Le Conseil traite les données personnelles dans le respect des dispositions légales assurant la protection de la vie privée.

Art. 19.Le présent règlement abroge le règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction du Ministère de la Défense du 28 août 2008.

Art. 20.Comme défini dans l'article 2 de l'AR, le présent règlement est communiqué à tous les membres du personnel civil de la Défense par l'autorité compétente, désignée par le Conseil.

Art. 21.Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au « Moniteur belge ».

Le président du Conseil de direction, Christian GOSSIAUX