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| Circulaire nr. 645. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016 | Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 |
|---|---|
| SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC | FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE |
| FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION | OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE |
| 12 MAI 2015. - Circulaire nr. 645. - Information relative au | 12 MEI 2015. - Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale |
| monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel | monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten |
| en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016 | in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 |
| Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de | Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale |
| programmation, aux organismes d'intérêt public, aux institutions | overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut, de openbare |
| publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux. | instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. |
| Madame la Ministre, | Mevrouw de Minister, |
| Monsieur le Ministre, | Mijnheer de Minister, |
| Madame la Secrétaire d'Etat, | Mevrouw de Staatssecretaris, |
| Monsieur le Secrétaire d'Etat, | Mijnheer de Staatssecretaris, |
| Madame la Présidente, | Mevrouw de Voorzitter, |
| Monsieur le Président, | Mijnheer de Voorzitter, |
| Madame l'Administratrice générale, | Mevrouw de Administrateur-generaal, |
| Monsieur l'Administrateur général, | Mijnheer de Administrateur-generaal, |
| 1. Contexte | 1. Context |
| Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des | In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de |
| ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie | Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de |
| linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque | personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 |
| année de 2016 à 2019. | % in elk van de jaren 2016 tot 2019. |
| Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&CG | Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven |
| d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique | een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met |
| fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). | inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren. |
| La présente circulaire contient des informations relatives au | Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het |
| monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015 | risico op overschrijding van de kredieten in 2015 en 2016 en legt de |
| et 2016 et fixe les enveloppes de personnel 2015 et 2016. | personeelsenveloppes 2015 en 2016 vast. |
| 2. Task Force | 2. Task Force |
| Une Task Force est instaurée pour suivre l'évolution des dépenses et | Er wordt een Task Force opgericht voor de opvolging van de evolutie |
| des crédits de personnel et pour établir et valider la méthodologie en | van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van |
| la matière. | de methodologie dienaangaande. |
| Dans cette Task Force siègent des représentants du ministre de la | In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van |
| Fonction publique et du ministre du Budget ainsi que des SPF P&O et | Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B. |
| B&CG. 3. Principes de base d'une analyse du risque | 3. Basisprincipes van een analyse van het risico |
| - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est | - De monitoring van het risico op overschrijding van de |
| un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. | personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij |
| Ce processus doit pouvoir être audité. | elke federale entiteit. Dit proces moet auditeerbaar zijn. |
| - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut | - De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan |
| demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base | elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse |
| desquelles le risque est calculé. | van het risico is berekend. |
| - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque trois fois par an | - Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren |
| conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. | conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten. |
| L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence janvier, | De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en |
| mai et septembre. | september. |
| - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données | - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de |
| de paie individuelles et sur la détection des événements connus ou | individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene |
| prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement. | evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. |
| - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est | - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt |
| strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de | toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te |
| chaque décision générant un impact structurel sur les frais de | evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de |
| personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. | personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te |
| - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le | verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de |
| délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service | afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de |
| avant de remettre un avis. | dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven. |
| Dans la présente circulaire les termes « avis préalable » réfèrent aux | In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies" |
| autorités de contrôle : inspecteur des Finances, commissaire du | naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën, |
| gouvernement du budget (pour les IPSS), délégué du ministre du Budget. | regeringscommissaris van het budget (voor de OISZ), afgevaardigde van |
| de minister van begroting. | |
| A défaut la demande de l'avis sera adressée au chef de corps de | Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de |
| l'inspection des Finances qui désignera l'inspecteur des Finances | korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde inspecteur |
| compétent pour traiter la demande. | van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen. |
| 4. Disposition transitoire concernant les décisions en matière de | 4. Overgangsbepaling inzake human resources-beslissingen |
| ressources humaines | |
| Dans l'attente de l'évaluation du risque de dépassement sur la base du | In afwachting van de evaluatie van het risico op overschrijding op |
| mois de référence mai 2015, les entités reprises dans le tableau en | basis van de referentiemaand mei 2015 kunnen de entiteiten opgenomen |
| annexe peuvent, après un avis favorable de l'inspecteur des Finances, | in de tabel in bijlage, na gunstig advies van de inspecteur van |
| du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget, | Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister |
| exécuter des décisions RH pour autant qu'elles démontrent que l'impact | van begroting, HR-beslissingen uitvoeren in zoverre zij aantonen dat |
| sur les crédits 2015 et 2016 n'excèdent pas plus de 12 mois. | de impact op de kredieten 2015 en 2016 niet meer dan 12 maanden |
| overschrijdt. | |
| 5. KPI pour l'analyse du risque | 5. KPI's voor analyse van het risico |
| Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base | Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van |
| et KPI suivants : | volgende basisindicatoren en KPI's : |
| Indicateurs de base : | Basisindicatoren : |
| - le nombre d'ETP par mois; | - het aantal VTE's per maand; |
| - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois; | - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden; |
| - le nombre de départs définitifs sur 12 mois; | - het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden; |
| - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs | - de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de |
| définitifs. | definitieve vertrekken. |
| KPI 1 : exprime le rapport entre les charges totales corrigées des 12 | KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten |
| derniers mois et le budget. | van de laatste 12 maanden en het budget. |
| KPI 1bis : exprime le rapport entre les charges totales calculées de | KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten |
| l'année en cours et le budget. | van het lopende jaar en het budget. |
| KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. | KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget. |
| KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris | KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief |
| l'impact des événements irréversibles, et le budget. | de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. |
| Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. | Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. |
| L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. | De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. |
| Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge | De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor |
| pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. | de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke. |
| KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les | KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de |
| décisions opérationnelles. | operationele beslissingen. |
| KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises | KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene |
| dans la marge décisionnelle disponible. | beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. |
| De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de | |
| La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 644 qui définit | omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert. |
| également les concepts de base. | |
| 6. Champ d'application et implémentation | 6. Toepassingsgebied en implementatie |
| 6.1. Champ d'application | 6.1. Toepassingsgebied |
| Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du | De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale |
| monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe. | monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage. |
| Le principe de la confection de cette liste est l'extension du | Het uitgangspunt bij de opmaak van deze lijst is de uitbreiding van |
| mécanisme de l'enveloppe à un nombre maximal d'entités dans une | het mechanisme van de enveloppe naar een zo groot mogelijk aantal |
| perspective de transparence, d'autonomie et de responsabilité du | entiteiten in het perspectief van transparantie, autonomie en |
| management. | verantwoordelijkheid van het management. |
| La répartition en groupes est la suivante : | De indeling in groepen is als volgt : |
| - 1. les enveloppes de personnel : | - 1. de personeelsenveloppes : |
| o 1.1. les enveloppes pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des | o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige |
| données de paie complètes | loonkostgegevens beschikt |
| o 1.2. les enveloppes des institutions publiques de sécurité sociale | o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale zekerheid |
| - 2. les services qui utilisent leur propre système d'évaluation du | - 2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico |
| risque : | hanteren : |
| o 2.1. Défense | o 2.1. Defensie |
| o 2.2. Police | o 2.2. Politie |
| o 2.3. le personnel des Affaires étrangères qui ne relève pas de | o 2.3. het personeel van Buitenlandse zaken dat niet tot de |
| l'enveloppe de personnel | personeelsenveloppe behoort |
| - 3. les autres entités. | - 3. de andere entiteiten. |
| Le tableau donne, par entité : | De tabel geeft, per entiteit : |
| - le code de l'entité; | - de code van de entiteit; |
| - la dénomination de l'entité; | - de benaming van de entiteit; |
| - le nombre d'ETP du monitoring du risque de janvier 2015 à titre | - het aantal VTE's van de monitoring van het risico van januari 2015 |
| d'information; | ter informatie; |
| - la limite d'engagement 2015 (colonne 5); | - de vastleggingslimiet 2015 (kolom 5); |
| - la limite d'engagement 2016 (colonne 6) : c'est la limite | - de vastleggingslimiet 2016 (kolom 6) : dit is de vastleggingslimiet |
| d'engagement 2015 après application de l'économie de 2%. | 2015 na toepassing van de besparing van 2 %. |
| Pour les entités pour lesquelles c'est pertinent, les colonnes donnent | Voor de entiteiten waarvoor dit pertinent is omvatten de kolommen |
| l'information suivante : | volgende informatie : |
| - colonne 1 : les crédits initiaux 2015; | - kolom 1 : de initiële kredieten 2015; |
| - colonne 2 : les amendements dans le cadre de la régionalisation; | - kolom 2 : de amendementen in het kader van de regionalisering; |
| - colonne 3 : les décisions du contrôle budgétaire 2015; | - kolom 3 : de beslissingen van de begrotingscontrole 2015; |
| - colonne 4 : le droit de tirage maximal 2015 et 2016 sur la provision | - kolom 4 : het maximum trekkingsrecht 2015 en 2016 op de |
| interdépartementale Optifed. | interdepartementale provisie Optifed. |
| 6.2. Implémentation | 6.2. Implementatie |
| 6.2.1. Les enveloppes de personnel | 6.2.1. De personeelsenveloppes |
| A. Fixation des enveloppes | A. Vastlegging van de enveloppes |
| Aux limites d'engagement fixées pour les enveloppes reprises dans le | |
| point 1 du tableau en annexe, peuvent être ajoutés les droits de | Aan de vastleggingslimieten die voor de enveloppes in punt 1 van de |
| tabel in bijlage zijn vastgelegd, kunnen de trekkingsrechten op de | |
| tirage sur la provision interdépartementale pour couvrir le paiement | interdepartementale provisie worden toegevoegd om de betaling te |
| des arriérés des primes de développement des compétences sur base de | dekken van de achterstallen van de premies voor |
| l'évaluation des coûts observés par la plateforme Sepp. | competentieontwikkeling op basis van de evaluatie van de door het |
| Sepp-platform geobserveerde kosten. | |
| Cette limite d'engagement peut être, le cas échéant, mise à jour au | Deze vastleggingslimiet kan, waar nodig, geactualiseerd worden op |
| même rythme que le monitoring de risque. | hetzelfde ritme als de monitoring van het risico. |
| B. Les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données | B. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige |
| de paie complètes | loonkostgegevens beschikt |
| Les KPI 2 et 3 sont calculés via la plateforme Sepp sur la base des | De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de |
| données communiquées par les enveloppes de personnel et les providers | gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe |
| externes. | providers. |
| Les enveloppes de personnel fournissent chaque mois, au plus tard le | De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e |
| 15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, les données suivantes : | werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens : |
| - les OUT définitifs actualisés; | - de geactualiseerde definitieve OUT; |
| - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE; | - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE; |
| - les dépenses propres actualisées, uniquement pour les entités qui ne | - de geactualiseerde eigen uitgaven, enkel voor de entiteiten die niet |
| sont pas enregistrées dans Fedcom. | geregistreerd zijn in Fedcom. |
| Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de | De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau |
| qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec | van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O |
| le service. | met de dienst afsluit. |
| Le service peut disposer dans l'enveloppe de personnel d'une marge | De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een |
| décisionnelle pour : | beslissingsmarge voor : |
| - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont | |
| l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la | - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 |
| maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele | |
| marge structurelle T+1 ; | marge T+1; |
| - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions | - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de |
| dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir | impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash |
| être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash | flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen |
| flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice | we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende |
| en cours et l'exercice suivant. | boekjaar en het volgende boekjaar. |
| Evaluation et utilisation de la marge décisionnelle | Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge |
| Pour évaluez la marge décisionnelle potentielle, le service suit les | Om de beslissingen te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen : |
| étapes suivantes : | |
| - Il évalue les marges disponibles conformément au KPI 4 sur la base | - Hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een |
| d'un modèle de rapport standard fourni par la plateforme Sepp et dans | model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd |
| lequel : | en waarin hij : |
| o il peut adapter l'évaluation des paramètres standard `dépenses | o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en |
| propres' et `évolution naturelle de la masse salariale' en fonction | `natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van |
| des paramètres de gestion propres ; | de eigen beheersparameters; |
| o il peut prévoir des corrections des charges pour l'enveloppe spécifiquement ; | o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe; |
| o il intègre l'impact évalué des décisions qui sont formellement en | o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde |
| cours d'exécution. | beslissingen integreert. |
| - Il évalue l'impact des décisions structurelles qu'il souhaite | - Hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij |
| prévoir, sur la base des indicateurs de coût fournis et publiés par le | wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en |
| SPF P&O, et les intègre dans le rapport conformément au KPI 5. | gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform |
| - Il soumet le rapport à l'avis de l'inspecteur des Finances, du | KPI 5. - Hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van |
| commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget. | Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister |
| - Il exécute les décisions approuvées après les avoir communiquées au | van begroting. - Hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te |
| ministre compétent et aux ministres du Budget et de la Fonction | hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en |
| publique via la Task Force. Il utilise pour ce faire un formulaire | van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een |
| standard publié par le SPF P&O dans lequel un ID unique est donné à | standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke |
| chaque décision, faisant référence à l'avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget. - Le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget dans un rapport ad hoc dont le modèle a été convenu au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. - Une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget. - A défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique | beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting. - De dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting voorafgaandelijk is overlegd. - Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting is voorgelegd. - Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van |
| et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le | Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich |
| recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception | hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na |
| du recours. | ontvangst van het beroep. |
| C. Les institutions publiques de sécurité sociale | C. De openbare instellingen van sociale zekerheid |
| Les institutions publiques de sécurité sociale fournissent chaque | De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks, |
| mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de | ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, |
| paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est | aan de FOD P&O volgende gegevens in een formaat dat door de FOD P&O |
| publié par le SPF P&O : | wordt gepubliceerd : |
| - le nombre d'ETP payés; | - het aantal betaalde VTE's; |
| - les charges totales. | - de totale lasten. |
| Compte tenu du fait que ces institutions disposent d'un système de | Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen |
| données salariales propre, la Task Force, en collaboration avec le | systeem van loongegevens beschikken zal de Task Force, in samenwerking |
| collège des institutions publiques de sécurité sociale, réalisera à | met het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid, op |
| court terme une évaluation transitoire des KPI 2 et 3. | korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken. |
| A partir de 2016, un instrument de monitoring des crédits de personnel | Vanaf 2016 zal door de OISZ een monitoringsinstrument van de |
| sera appliqué par les IPSS, dont les principes sont repris au contrat | personeelskredieten worden toegepast waarvan de principes in de |
| d'administration. La Task Force approuve, ensemble avec les ministres | bestuursovereenkomst worden opgenomen. De Task Force keurt samen met |
| de tutelle et le collège des IPSS, la méthodologie qui s'inspire des | de voogdijministers en het college van de OISZ, de methodologie goed |
| principes de la méthodologie Sepp et qui doit être transparente et | die geïnspireerd op de principes van de Sepp methodologie en die |
| auditable. | transparant en auditeerbaar moet zijn. |
| Durant cette période transitoire, les IPSS ne peuvent prendre aucune | Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing |
| décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu | nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de |
| l'accord du commissaire du gouvernement du budget sur la base d'une | regeringscommissaris van het budget op basis van een gemotiveerde |
| demande motivée. | aanvraag |
| D. Processus pilote | D. Pilootproces |
| Les enveloppes peuvent prendre contact avec le SPF P&O pour réaliser | De enveloppes kunnen contact opnemen met de FOD P&O om een evaluatie |
| une évaluation de la marge décisionnelle sur la base d'un processus | van de beslissingsmarge op basis van een pilootproces op te maken |
| pilote sans attendre les données de référence de mai 2015. | zonder de referentiegegevens van mei 2015 af te wachten. |
| 6.2.2. Entités disposant de leur propre système d'évaluation | 6.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem |
| Les entités concernées bénéficient d'une période transitoire pour | De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te |
| pouvoir évoluer vers un système d'évaluation commun. | kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem. |
| Défense | Defensie |
| Les entités de la Défense reprises au point 2.1. du tableau en annexe | De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in |
| fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois | bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand |
| suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le | volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's |
| format qui est publié par le SPF P&O. | in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. |
| Vu le fait que la Défense mène sa politique de ressources humaines | Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale |
| dans le cadre d'une enveloppe globale Défense, un groupe de travail, | enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep onder toezicht van de Task Force : |
| sous la surveillance de la Task Force, se chargera de : | - de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen; |
| - définir le périmètre des entités à monitorer; | - de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI |
| - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp. Durant cette période transitoire, la Défense ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. Police Les entités de la Police reprises au point 2.2. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. | 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie. Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. Politie De entiteiten van de Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's |
| Etant donné que la Police mène sa politique de ressources humaines | in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. |
| dans le cadre d'une limite d'engagement en matière de charges de | Gezien de Politie zijn HR-beleid voert binnen een vastleggingslimiet |
| personnel, un groupe de travail, sous la surveillance de la Task | inzake personeelslasten, zal een werkgroep onder toezicht van de Task |
| Force, se chargera de : | Force : |
| - déterminer les entités à monitorer; | - de te monitoren entiteiten vastleggen; |
| - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et | - de basis van een methodologie voor de productie van de KPI 2 en KPI |
| KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp; | 3 uitwerken gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie; |
| - isoler les flux de personnel spécifiques. | - de specifieke personeelsstromen isoleren. |
| Durant cette période transitoire, la Police ne peut prendre aucune | Tijdens deze overgangsperiode kan de Politie geen enkele HR-beslissing |
| décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu | nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de |
| l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. | inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. |
| Personnel du SPF Affaires étrangères qui ne relève pas de l'enveloppe | Personeel van de FOD Buitenlandse Zaken dat niet onder de |
| de personnel | personeelsenveloppe valt |
| Les entités du SPF Affaires étrangères reprises au point 2.3. du | De entiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken opgenomen in punt 2.3. van |
| tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour | de tabel in bijlage, leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag |
| ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre | van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal |
| d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. | betaalde VTE's in het format dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. |
| Un groupe de travail composé par le SPF Affaires étrangères réalisera, | Een werkgroep samengesteld door de FOD Buitenlandse Zaken zal, in |
| en collaboration avec la Task Force, à court terme une évaluation | samenwerking met de Task Force, voor de diplomaten en het Agentschap |
| transitoire des KPI 2 et 3 pour les diplomates et l'Agence du Commerce | voor Buitenlandse Handel op korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken. |
| Extérieur. Ce groupe de travail élaborera ensuite une méthodologie pour la | In tweede instantie zal deze werkgroep een methodologie uitwerken voor |
| production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la | de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de |
| méthodologie Sepp. | Sepp-methodologie. |
| Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle | Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren |
| potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les | en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B |
| entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie | voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige |
| complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec | loonkostgegevens beschikt. Zij gebruikt een rapport ad hoc |
| l'inspecteur des Finances. | voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën. |
| Vu la spécificité du personnel engagé localement, le groupe de travail | Gelet op de specificiteit van het personeel dat lokaal wordt |
| susmentionné soumettra pour validation à la Task Force une proposition | aangeworven zal voornoemde werkgroep een voorstel ter validatie aan de |
| pour évaluer efficacement le risque de dépassement . En attendant | Task Force voorleggen om het risico op overschrijding efficiënt te |
| cette proposition et son approbation, aucune décision RH augmentant | evalueren. In afwachting van dit voorstel en zijn validatie kan geen |
| les charges de personnel ne peut être prise sans avoir obtenu l'accord | enkele HR-beslissing genomen worden die de personeelslasten verhoogt |
| de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. | dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een |
| gemotiveerde aanvraag. | |
| 6.2.3. Autres entités | 6.2.3. Andere entiteiten |
| Les entités reprises au point 3.1. du tableau en annexe fournissent | De entiteiten opgenomen in punt 3.1. van de tabel in bijlage, leveren |
| chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois | maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de |
| de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est | betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat |
| publié par le SPF P&O : | door de FOD P&O wordt gepubliceerd : |
| - le nombre d'ETP; | - het aantal VTE's; |
| - les charges totales. | - de totale lasten. |
| Elles calculent elles-mêmes leurs KPI 2 et KPI 3 sur la base d'une | Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie |
| méthodologie qui repose sur les principes de la méthodologie Sepp et | die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die |
| qui a été validée par l'inspecteur des Finances, le commissaire du | voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de |
| gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. Elles communiquent | regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van |
| au SPF P&O les KPI validés par l'inspecteur des Finances, le | begroting. Zij delen de door de Inspecteur, de regeringscommissaris of |
| commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. | de afgevaardigde van de minister van begroting gevalideerde KPI's mee |
| Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle | aan de FOD P&O. Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren |
| potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les | en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B |
| entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie | voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige |
| complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec | loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc |
| l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le | voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de |
| délégué du ministre du Budget. | regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting |
| Cependant, elles ne rapportent à l'inspecteur des Finances, au | Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de |
| commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du Budget | regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting |
| qu'après avoir communiqué au SPF P&O le nombre d'ETP payés et les | nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari |
| charges totales depuis janvier 2014. | 2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld. |
| 6.3. Obligations des providers externes | 6.3. Verplichtingen van de externe providers |
| Les providers mentionnés ci-après fournissent les données demandées en | De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde |
| respectant le timing précisé. | gegevens binnen de gestelde termijn. |
| Le SPF B&CG, service Assistance à l'élaboration du Budget, fournit et | De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de |
| valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice | budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar |
| et après chaque adaptation budgétaire. | en na elke aanpassing van de begrotings. |
| Le SPF B&CG, Federal Accoutant, fournit deux fois par mois, au plus | De FOD B&B, Federal Accoutant levert tweemaal per maand, ten laatste |
| tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e | de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag |
| jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB | van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA |
| 12.XX.48, AB 12.XX.99 : | 12.XX.99 : |
| o la consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL; | o het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; |
| o le crédit de liquidation par AB, année; | o het vereffeningskrediet per BA, jaar; |
| o le crédit d'engagement par AB, année; | o het vastleggingskrediet per BA, jaar; |
| o la consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. | o het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. |
| Le SCDF fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les | De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de |
| données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP. | analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP. |
| Le SPF P&O, service IFA fournit, par service public et pour chaque | De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon |
| personne inscrite à au moins une formation certifiée, la ou les dates | ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken |
| spoc concernées via la source ITMA. | spocdatum/data via de bron ITMA. |
| Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de | De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau |
| qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec | van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O |
| chaque provider concerné. | afsluit met elke betrokken provider. |
| 7. Rapport de monitoring du risque | 7. Rapport van monitoring van het risico |
| Les données consolidées concernant les indicateurs de base et les KPI | De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1, |
| 1, 2 et 3 sont communiquées par le SPF P&O à chaque service et aux | 2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar |
| inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du | de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of |
| ministre du Budget concernés et intégrées dans un rapport qu'il | afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een |
| transmet à la Task Force. | rapport dat hij overmaakt aan de Task Force. |
| Après validation par la Task Force, le rapport est communiqué aux | Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan : |
| instances suivantes : - le ministre de la Fonction publique et le ministre du Budget qui le | - de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het |
| soumettent au Conseil des ministres ; | voorleggen aan de Ministerraad; |
| - le collège des présidents des services publics fédéraux et de | - het college van voorzitters van de federale en programmatorische |
| programmation ; | overheidsdiensten ; |
| - le collège des institutions publiques de sécurité sociale et leurs | - het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en |
| Ministres compétents ; | hun bevoegde Ministers; |
| - les fonctionnaires dirigeants des organismes d'intérêt public ; | - de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut; |
| - le chef de corps de l'inspection des Finances. | - de korpschef van de inspectie van Financiën. |
| En fin d'exercice et au plus tard préalablement au monitoring de | Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de |
| janvier de l'exercice suivant, une analyse du rapport | monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force |
| réalisations/moyens budgétaires (KPI 1bis) est effectuée pour toutes | een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire middelen (KPI |
| les entités par la Task Force. Les entités pour lesquelles un | 1bis) voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een overschrijding |
| dépassement a été observé devront en tous cas le documenter. La Task | is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren. De Task Force |
| Force fera rapport au Conseil des ministres des cas de dépassement. | zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de Ministerraad. |
| 8. Nouvelle mesure de gel | 8. Nieuwe maatregel van bevriezing |
| Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après | De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies |
| avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou | van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of |
| du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des | de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de |
| ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui | HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit |
| auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas | die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het |
| d'une gestion insuffisante du risque par le service. | geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. |
| 9. Abrogation de circulaires | 9. Opheffing van omzendbrieven |
| Les circulaires suivantes sont abrogées : | Volgende omzendbrieven worden opgeheven : |
| - la circulaire n° 602 du 14 avril 2010 portant sur les informations | - de omzendbrief nr. 602 van 14 april 2010 met informatie inzake de |
| relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, | monitoring van het personeel en de personeelskredieten, gewijzigd door |
| modifiée par les circulaires n° 602bis du 10 décembre 2010, n° 602ter | de omzendbrieven nr. 602bis van 10 december 2010, nr. 602ter van 13 |
| du 13 février 2012 et n° 602quater du 20 juillet 2012; | februari 2012 en nr. 602quater van 20 juli 2012; |
| - la circulaire du 18 décembre 2014 contenant des mesures en matière | - de omzendbrief van 18 december 2014 met maatregelen aangaande de |
| de monitoring du personnel fédéral. | federale personeelsmonitoring. |
| Le Ministre du Budget, | De Minister van Begroting, |
| H. JAMAR | H. JAMAR |
| Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, | De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, |
| S. VANDEPUT | S. VANDEPUT |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |