SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

12 MAI 2015. - Circulaire nr. 645. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque année de 2016 à 2019. Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&CG d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS).

La présente circulaire contient des informations relatives au monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015 et 2016 et fixe les enveloppes de personnel 2015 et 2016. 2. Task Force Une Task Force est instaurée pour suivre l'évolution des dépenses et des crédits de personnel et pour établir et valider la méthodologie en la matière. Dans cette Task Force siègent des représentants du ministre de la Fonction publique et du ministre du Budget ainsi que des SPF P&O et B&CG. 3. Principes de base d'une analyse du risque - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. Ce processus doit pouvoir être audité. - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base desquelles le risque est calculé. - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque trois fois par an conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges.

L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence janvier, mai et septembre. - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données de paie individuelles et sur la détection des événements connus ou prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement. - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de chaque décision générant un impact structurel sur les frais de personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis.

Dans la présente circulaire les termes « avis préalable » réfèrent aux autorités de contrôle : inspecteur des Finances, commissaire du gouvernement du budget (pour les IPSS), délégué du ministre du Budget.

A défaut la demande de l'avis sera adressée au chef de corps de l'inspection des Finances qui désignera l'inspecteur des Finances compétent pour traiter la demande. 4. Disposition transitoire concernant les décisions en matière de ressources humaines Dans l'attente de l'évaluation du risque de dépassement sur la base du mois de référence mai 2015, les entités reprises dans le tableau en annexe peuvent, après un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget, exécuter des décisions RH pour autant qu'elles démontrent que l'impact sur les crédits 2015 et 2016 n'excèdent pas plus de 12 mois.5. KPI pour l'analyse du risque Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base et KPI suivants : Indicateurs de base : - le nombre d'ETP par mois; - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois; - le nombre de départs définitifs sur 12 mois; - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs définitifs.

KPI 1 : exprime le rapport entre les charges totales corrigées des 12 derniers mois et le budget.

KPI 1bis : exprime le rapport entre les charges totales calculées de l'année en cours et le budget.

KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget.

KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris l'impact des événements irréversibles, et le budget.

Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures.

L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel.

KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les décisions opérationnelles.

KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises dans la marge décisionnelle disponible.

La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 644 qui définit également les concepts de base. 6. Champ d'application et implémentation 6.1. Champ d'application Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe.

Le principe de la confection de cette liste est l'extension du mécanisme de l'enveloppe à un nombre maximal d'entités dans une perspective de transparence, d'autonomie et de responsabilité du management.

La répartition en groupes est la suivante : - 1. les enveloppes de personnel : o 1.1. les enveloppes pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes o 1.2. les enveloppes des institutions publiques de sécurité sociale - 2. les services qui utilisent leur propre système d'évaluation du risque : o 2.1. Défense o 2.2. Police o 2.3. le personnel des Affaires étrangères qui ne relève pas de l'enveloppe de personnel - 3. les autres entités.

Le tableau donne, par entité : - le code de l'entité; - la dénomination de l'entité; - le nombre d'ETP du monitoring du risque de janvier 2015 à titre d'information; - la limite d'engagement 2015 (colonne 5); - la limite d'engagement 2016 (colonne 6) : c'est la limite d'engagement 2015 après application de l'économie de 2%.

Pour les entités pour lesquelles c'est pertinent, les colonnes donnent l'information suivante : - colonne 1 : les crédits initiaux 2015; - colonne 2 : les amendements dans le cadre de la régionalisation; - colonne 3 : les décisions du contrôle budgétaire 2015; - colonne 4 : le droit de tirage maximal 2015 et 2016 sur la provision interdépartementale Optifed. 6.2. Implémentation 6.2.1. Les enveloppes de personnel A. Fixation des enveloppes Aux limites d'engagement fixées pour les enveloppes reprises dans le point 1 du tableau en annexe, peuvent être ajoutés les droits de tirage sur la provision interdépartementale pour couvrir le paiement des arriérés des primes de développement des compétences sur base de l'évaluation des coûts observés par la plateforme Sepp.

Cette limite d'engagement peut être, le cas échéant, mise à jour au même rythme que le monitoring de risque.

B. Les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes Les KPI 2 et 3 sont calculés via la plateforme Sepp sur la base des données communiquées par les enveloppes de personnel et les providers externes.

Les enveloppes de personnel fournissent chaque mois, au plus tard le 15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, les données suivantes : - les OUT définitifs actualisés; - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE; - les dépenses propres actualisées, uniquement pour les entités qui ne sont pas enregistrées dans Fedcom.

Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec le service.

Le service peut disposer dans l'enveloppe de personnel d'une marge décisionnelle pour : - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la marge structurelle T+1 ; - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice en cours et l'exercice suivant.

Evaluation et utilisation de la marge décisionnelle Pour évaluez la marge décisionnelle potentielle, le service suit les étapes suivantes : - Il évalue les marges disponibles conformément au KPI 4 sur la base d'un modèle de rapport standard fourni par la plateforme Sepp et dans lequel : o il peut adapter l'évaluation des paramètres standard `dépenses propres' et `évolution naturelle de la masse salariale' en fonction des paramètres de gestion propres ; o il peut prévoir des corrections des charges pour l'enveloppe spécifiquement ; o il intègre l'impact évalué des décisions qui sont formellement en cours d'exécution. - Il évalue l'impact des décisions structurelles qu'il souhaite prévoir, sur la base des indicateurs de coût fournis et publiés par le SPF P&O, et les intègre dans le rapport conformément au KPI 5. - Il soumet le rapport à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget. - Il exécute les décisions approuvées après les avoir communiquées au ministre compétent et aux ministres du Budget et de la Fonction publique via la Task Force. Il utilise pour ce faire un formulaire standard publié par le SPF P&O dans lequel un ID unique est donné à chaque décision, faisant référence à l'avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget. - Le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget dans un rapport ad hoc dont le modèle a été convenu au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. - Une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget. - A défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception du recours.

C. Les institutions publiques de sécurité sociale Les institutions publiques de sécurité sociale fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est publié par le SPF P&O : - le nombre d'ETP payés; - les charges totales.

Compte tenu du fait que ces institutions disposent d'un système de données salariales propre, la Task Force, en collaboration avec le collège des institutions publiques de sécurité sociale, réalisera à court terme une évaluation transitoire des KPI 2 et 3.

A partir de 2016, un instrument de monitoring des crédits de personnel sera appliqué par les IPSS, dont les principes sont repris au contrat d'administration. La Task Force approuve, ensemble avec les ministres de tutelle et le collège des IPSS, la méthodologie qui s'inspire des principes de la méthodologie Sepp et qui doit être transparente et auditable.

Durant cette période transitoire, les IPSS ne peuvent prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord du commissaire du gouvernement du budget sur la base d'une demande motivée.

D. Processus pilote Les enveloppes peuvent prendre contact avec le SPF P&O pour réaliser une évaluation de la marge décisionnelle sur la base d'un processus pilote sans attendre les données de référence de mai 2015. 6.2.2. Entités disposant de leur propre système d'évaluation Les entités concernées bénéficient d'une période transitoire pour pouvoir évoluer vers un système d'évaluation commun.

Défense Les entités de la Défense reprises au point 2.1. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. Vu le fait que la Défense mène sa politique de ressources humaines dans le cadre d'une enveloppe globale Défense, un groupe de travail, sous la surveillance de la Task Force, se chargera de : - définir le périmètre des entités à monitorer; - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp.

Durant cette période transitoire, la Défense ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée.

Police Les entités de la Police reprises au point 2.2. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. Etant donné que la Police mène sa politique de ressources humaines dans le cadre d'une limite d'engagement en matière de charges de personnel, un groupe de travail, sous la surveillance de la Task Force, se chargera de : - déterminer les entités à monitorer; - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp; - isoler les flux de personnel spécifiques.

Durant cette période transitoire, la Police ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée.

Personnel du SPF Affaires étrangères qui ne relève pas de l'enveloppe de personnel Les entités du SPF Affaires étrangères reprises au point 2.3. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. Un groupe de travail composé par le SPF Affaires étrangères réalisera, en collaboration avec la Task Force, à court terme une évaluation transitoire des KPI 2 et 3 pour les diplomates et l'Agence du Commerce Extérieur.

Ce groupe de travail élaborera ensuite une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp.

Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec l'inspecteur des Finances.

Vu la spécificité du personnel engagé localement, le groupe de travail susmentionné soumettra pour validation à la Task Force une proposition pour évaluer efficacement le risque de dépassement . En attendant cette proposition et son approbation, aucune décision RH augmentant les charges de personnel ne peut être prise sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. 6.2.3. Autres entités Les entités reprises au point 3.1. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est publié par le SPF P&O : - le nombre d'ETP; - les charges totales.

Elles calculent elles-mêmes leurs KPI 2 et KPI 3 sur la base d'une méthodologie qui repose sur les principes de la méthodologie Sepp et qui a été validée par l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. Elles communiquent au SPF P&O les KPI validés par l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget.

Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget.

Cependant, elles ne rapportent à l'inspecteur des Finances, au commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du Budget qu'après avoir communiqué au SPF P&O le nombre d'ETP payés et les charges totales depuis janvier 2014. 6.3. Obligations des providers externes Les providers mentionnés ci-après fournissent les données demandées en respectant le timing précisé.

Le SPF B&CG, service Assistance à l'élaboration du Budget, fournit et valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après chaque adaptation budgétaire.

Le SPF B&CG, Federal Accoutant, fournit deux fois par mois, au plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB 12.XX.48, AB 12.XX.99 : o la consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL; o le crédit de liquidation par AB, année; o le crédit d'engagement par AB, année; o la consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. Le SCDF fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP. Le SPF P&O, service IFA fournit, par service public et pour chaque personne inscrite à au moins une formation certifiée, la ou les dates spoc concernées via la source ITMA. Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec chaque provider concerné. 7. Rapport de monitoring du risque Les données consolidées concernant les indicateurs de base et les KPI 1, 2 et 3 sont communiquées par le SPF P&O à chaque service et aux inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du Budget concernés et intégrées dans un rapport qu'il transmet à la Task Force. Après validation par la Task Force, le rapport est communiqué aux instances suivantes : - le ministre de la Fonction publique et le ministre du Budget qui le soumettent au Conseil des ministres ; - le collège des présidents des services publics fédéraux et de programmation ; - le collège des institutions publiques de sécurité sociale et leurs Ministres compétents ; - les fonctionnaires dirigeants des organismes d'intérêt public ; - le chef de corps de l'inspection des Finances.

En fin d'exercice et au plus tard préalablement au monitoring de janvier de l'exercice suivant, une analyse du rapport réalisations/moyens budgétaires (KPI 1bis) est effectuée pour toutes les entités par la Task Force. Les entités pour lesquelles un dépassement a été observé devront en tous cas le documenter. La Task Force fera rapport au Conseil des ministres des cas de dépassement. 8. Nouvelle mesure de gel Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du risque par le service.9. Abrogation de circulaires Les circulaires suivantes sont abrogées : - la circulaire n° 602 du 14 avril 2010 portant sur les informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, modifiée par les circulaires n° 602bis du 10 décembre 2010, n° 602ter du 13 février 2012 et n° 602quater du 20 juillet 2012; - la circulaire du 18 décembre 2014 contenant des mesures en matière de monitoring du personnel fédéral.

Le Ministre du Budget, H. JAMAR Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT

Pour la consultation du tableau, voir image