Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Omzendbrief van 12/05/2015
← Terug naar "Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 "
Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016
FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE
OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE
12 MEI 2015. - Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale 12 MEI 2015. - Omzendbrief nr. 645. - Informatie inzake de federale
monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten
in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016
Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale
overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut, de openbare overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut, de openbare
instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen.
Mevrouw de Minister, Mevrouw de Minister,
Mijnheer de Minister, Mijnheer de Minister,
Mevrouw de Staatssecretaris, Mevrouw de Staatssecretaris,
Mijnheer de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris,
Mevrouw de Voorzitter, Mevrouw de Voorzitter,
Mijnheer de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter,
Mevrouw de Administrateur-generaal, Mevrouw de Administrateur-generaal,
Mijnheer de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal,
1. Context 1. Context
In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de
Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de
personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2
% in elk van de jaren 2016 tot 2019. % in elk van de jaren 2016 tot 2019.
Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven
een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met
inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren. inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren.
Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het
risico op overschrijding van de kredieten in 2015 en 2016 en legt de risico op overschrijding van de kredieten in 2015 en 2016 en legt de
personeelsenveloppes 2015 en 2016 vast. personeelsenveloppes 2015 en 2016 vast.
2. Task Force 2. Task Force
Er wordt een Task Force opgericht voor de opvolging van de evolutie Er wordt een Task Force opgericht voor de opvolging van de evolutie
van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van
de methodologie dienaangaande. de methodologie dienaangaande.
In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van
Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B. Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B.
3. Basisprincipes van een analyse van het risico 3. Basisprincipes van een analyse van het risico
- De monitoring van het risico op overschrijding van de - De monitoring van het risico op overschrijding van de
personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij
elke federale entiteit. Dit proces moet auditeerbaar zijn. elke federale entiteit. Dit proces moet auditeerbaar zijn.
- De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan - De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan
elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse
van het risico is berekend. van het risico is berekend.
- Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren - Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren
conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten. conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten.
De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en
september. september.
- De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de
individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene
evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen.
- Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt
toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te
evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de
personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te
verbinden. verbinden.
- De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de
afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de
dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven. dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven.
In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies" In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies"
naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën, naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën,
regeringscommissaris van het budget (voor de OISZ), afgevaardigde van regeringscommissaris van het budget (voor de OISZ), afgevaardigde van
de minister van begroting. de minister van begroting.
Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de
korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde inspecteur korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde inspecteur
van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen. van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen.
4. Overgangsbepaling inzake human resources-beslissingen 4. Overgangsbepaling inzake human resources-beslissingen
In afwachting van de evaluatie van het risico op overschrijding op In afwachting van de evaluatie van het risico op overschrijding op
basis van de referentiemaand mei 2015 kunnen de entiteiten opgenomen basis van de referentiemaand mei 2015 kunnen de entiteiten opgenomen
in de tabel in bijlage, na gunstig advies van de inspecteur van in de tabel in bijlage, na gunstig advies van de inspecteur van
Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister
van begroting, HR-beslissingen uitvoeren in zoverre zij aantonen dat van begroting, HR-beslissingen uitvoeren in zoverre zij aantonen dat
de impact op de kredieten 2015 en 2016 niet meer dan 12 maanden de impact op de kredieten 2015 en 2016 niet meer dan 12 maanden
overschrijdt. overschrijdt.
5. KPI's voor analyse van het risico 5. KPI's voor analyse van het risico
Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van
volgende basisindicatoren en KPI's : volgende basisindicatoren en KPI's :
Basisindicatoren : Basisindicatoren :
- het aantal VTE's per maand; - het aantal VTE's per maand;
- de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden; - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden;
- het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden; - het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden;
- de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de - de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de
definitieve vertrekken. definitieve vertrekken.
KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten
van de laatste 12 maanden en het budget. van de laatste 12 maanden en het budget.
KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten
van het lopende jaar en het budget. van het lopende jaar en het budget.
KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het
budget. budget.
KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief
de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget.
Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten.
De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's.
De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor
de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke. de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke.
KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de
operationele beslissingen. operationele beslissingen.
KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene
beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge.
De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de
omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert. omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert.
6. Toepassingsgebied en implementatie 6. Toepassingsgebied en implementatie
6.1. Toepassingsgebied 6.1. Toepassingsgebied
De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale
monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage. monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage.
Het uitgangspunt bij de opmaak van deze lijst is de uitbreiding van Het uitgangspunt bij de opmaak van deze lijst is de uitbreiding van
het mechanisme van de enveloppe naar een zo groot mogelijk aantal het mechanisme van de enveloppe naar een zo groot mogelijk aantal
entiteiten in het perspectief van transparantie, autonomie en entiteiten in het perspectief van transparantie, autonomie en
verantwoordelijkheid van het management. verantwoordelijkheid van het management.
De indeling in groepen is als volgt : De indeling in groepen is als volgt :
- 1. de personeelsenveloppes : - 1. de personeelsenveloppes :
o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige
loonkostgegevens beschikt loonkostgegevens beschikt
o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale
zekerheid zekerheid
- 2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico - 2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico
hanteren : hanteren :
o 2.1. Defensie o 2.1. Defensie
o 2.2. Politie o 2.2. Politie
o 2.3. het personeel van Buitenlandse zaken dat niet tot de o 2.3. het personeel van Buitenlandse zaken dat niet tot de
personeelsenveloppe behoort personeelsenveloppe behoort
- 3. de andere entiteiten. - 3. de andere entiteiten.
De tabel geeft, per entiteit : De tabel geeft, per entiteit :
- de code van de entiteit; - de code van de entiteit;
- de benaming van de entiteit; - de benaming van de entiteit;
- het aantal VTE's van de monitoring van het risico van januari 2015 - het aantal VTE's van de monitoring van het risico van januari 2015
ter informatie; ter informatie;
- de vastleggingslimiet 2015 (kolom 5); - de vastleggingslimiet 2015 (kolom 5);
- de vastleggingslimiet 2016 (kolom 6) : dit is de vastleggingslimiet - de vastleggingslimiet 2016 (kolom 6) : dit is de vastleggingslimiet
2015 na toepassing van de besparing van 2 %. 2015 na toepassing van de besparing van 2 %.
Voor de entiteiten waarvoor dit pertinent is omvatten de kolommen Voor de entiteiten waarvoor dit pertinent is omvatten de kolommen
volgende informatie : volgende informatie :
- kolom 1 : de initiële kredieten 2015; - kolom 1 : de initiële kredieten 2015;
- kolom 2 : de amendementen in het kader van de regionalisering; - kolom 2 : de amendementen in het kader van de regionalisering;
- kolom 3 : de beslissingen van de begrotingscontrole 2015; - kolom 3 : de beslissingen van de begrotingscontrole 2015;
- kolom 4 : het maximum trekkingsrecht 2015 en 2016 op de - kolom 4 : het maximum trekkingsrecht 2015 en 2016 op de
interdepartementale provisie Optifed. interdepartementale provisie Optifed.
6.2. Implementatie 6.2. Implementatie
6.2.1. De personeelsenveloppes 6.2.1. De personeelsenveloppes
A. Vastlegging van de enveloppes A. Vastlegging van de enveloppes
Aan de vastleggingslimieten die voor de enveloppes in punt 1 van de Aan de vastleggingslimieten die voor de enveloppes in punt 1 van de
tabel in bijlage zijn vastgelegd, kunnen de trekkingsrechten op de tabel in bijlage zijn vastgelegd, kunnen de trekkingsrechten op de
interdepartementale provisie worden toegevoegd om de betaling te interdepartementale provisie worden toegevoegd om de betaling te
dekken van de achterstallen van de premies voor dekken van de achterstallen van de premies voor
competentieontwikkeling op basis van de evaluatie van de door het competentieontwikkeling op basis van de evaluatie van de door het
Sepp-platform geobserveerde kosten. Sepp-platform geobserveerde kosten.
Deze vastleggingslimiet kan, waar nodig, geactualiseerd worden op Deze vastleggingslimiet kan, waar nodig, geactualiseerd worden op
hetzelfde ritme als de monitoring van het risico. hetzelfde ritme als de monitoring van het risico.
B. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige B. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige
loonkostgegevens beschikt loonkostgegevens beschikt
De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de
gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe
providers. providers.
De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e
werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens : werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens :
- de geactualiseerde definitieve OUT; - de geactualiseerde definitieve OUT;
- de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE; - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE;
- de geactualiseerde eigen uitgaven, enkel voor de entiteiten die niet - de geactualiseerde eigen uitgaven, enkel voor de entiteiten die niet
geregistreerd zijn in Fedcom. geregistreerd zijn in Fedcom.
De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau
van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O
met de dienst afsluit. met de dienst afsluit.
De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een
beslissingsmarge voor : beslissingsmarge voor :
- structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12
maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele
marge T+1; marge T+1;
- en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de
impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash
flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen
we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende
boekjaar en het volgende boekjaar. boekjaar en het volgende boekjaar.
Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge
Om de beslissingen te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen : Om de beslissingen te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen :
- Hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een - Hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een
model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd
en waarin hij : en waarin hij :
o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en
`natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van `natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van
de eigen beheersparameters; de eigen beheersparameters;
o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe; o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe;
o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde
beslissingen integreert. beslissingen integreert.
- Hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij - Hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij
wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en
gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform
KPI 5. KPI 5.
- Hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van - Hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van
Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister
van begroting. van begroting.
- Hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te - Hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te
hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en
van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een
standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke
beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig
advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de
afgevaardigde van de minister van begroting. afgevaardigde van de minister van begroting.
- De dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. - De dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb.
vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij
wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan
de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de
afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc
waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting
voorafgaandelijk is overlegd. voorafgaandelijk is overlegd.
- Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel - Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel
worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze
niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën, niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën,
de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van
begroting is voorgelegd. begroting is voorgelegd.
- Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, - Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën,
de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van
begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van
Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich
hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na
ontvangst van het beroep. ontvangst van het beroep.
C. De openbare instellingen van sociale zekerheid C. De openbare instellingen van sociale zekerheid
De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks, De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks,
ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand,
aan de FOD P&O volgende gegevens in een formaat dat door de FOD P&O aan de FOD P&O volgende gegevens in een formaat dat door de FOD P&O
wordt gepubliceerd : wordt gepubliceerd :
- het aantal betaalde VTE's; - het aantal betaalde VTE's;
- de totale lasten. - de totale lasten.
Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen
systeem van loongegevens beschikken zal de Task Force, in samenwerking systeem van loongegevens beschikken zal de Task Force, in samenwerking
met het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid, op met het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid, op
korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken. korte termijn een overgangsevaluatie van de KPI's 2 en 3 opmaken.
Vanaf 2016 zal door de OISZ een monitoringsinstrument van de Vanaf 2016 zal door de OISZ een monitoringsinstrument van de
personeelskredieten worden toegepast waarvan de principes in de personeelskredieten worden toegepast waarvan de principes in de
bestuursovereenkomst worden opgenomen. De Task Force keurt samen met bestuursovereenkomst worden opgenomen. De Task Force keurt samen met
de voogdijministers en het college van de OISZ, de methodologie goed de voogdijministers en het college van de OISZ, de methodologie goed
die geïnspireerd op de principes van de Sepp methodologie en die die geïnspireerd op de principes van de Sepp methodologie en die
transparant en auditeerbaar moet zijn. transparant en auditeerbaar moet zijn.
Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing
nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de
regeringscommissaris van het budget op basis van een gemotiveerde regeringscommissaris van het budget op basis van een gemotiveerde
aanvraag aanvraag
D. Pilootproces D. Pilootproces
De enveloppes kunnen contact opnemen met de FOD P&O om een evaluatie De enveloppes kunnen contact opnemen met de FOD P&O om een evaluatie
van de beslissingsmarge op basis van een pilootproces op te maken van de beslissingsmarge op basis van een pilootproces op te maken
zonder de referentiegegevens van mei 2015 af te wachten. zonder de referentiegegevens van mei 2015 af te wachten.
6.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem 6.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem
De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te
kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem. kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem.
Defensie Defensie
De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in
bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand
volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's
in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.
Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale
enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep onder toezicht van de Task enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep onder toezicht van de Task
Force : Force :
- de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen; - de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen;
- de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI - de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI
2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie. 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie.
Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing
nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de
inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag.
Politie Politie
De entiteiten van de Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in De entiteiten van de Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in
bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand
volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's
in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.
Gezien de Politie zijn HR-beleid voert binnen een vastleggingslimiet Gezien de Politie zijn HR-beleid voert binnen een vastleggingslimiet
inzake personeelslasten, zal een werkgroep onder toezicht van de Task inzake personeelslasten, zal een werkgroep onder toezicht van de Task
Force : Force :
- de te monitoren entiteiten vastleggen; - de te monitoren entiteiten vastleggen;
- de basis van een methodologie voor de productie van de KPI 2 en KPI - de basis van een methodologie voor de productie van de KPI 2 en KPI
3 uitwerken gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie; 3 uitwerken gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie;
- de specifieke personeelsstromen isoleren. - de specifieke personeelsstromen isoleren.
Tijdens deze overgangsperiode kan de Politie geen enkele HR-beslissing Tijdens deze overgangsperiode kan de Politie geen enkele HR-beslissing
nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de
inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag.
Personeel van de FOD Buitenlandse Zaken dat niet onder de Personeel van de FOD Buitenlandse Zaken dat niet onder de
personeelsenveloppe valt personeelsenveloppe valt
De entiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken opgenomen in punt 2.3. van De entiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken opgenomen in punt 2.3. van
de tabel in bijlage, leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag de tabel in bijlage, leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag
van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal
betaalde VTE's in het format dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. betaalde VTE's in het format dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.
Een werkgroep samengesteld door de FOD Buitenlandse Zaken zal, in Een werkgroep samengesteld door de FOD Buitenlandse Zaken zal, in
samenwerking met de Task Force, voor de diplomaten en het Agentschap samenwerking met de Task Force, voor de diplomaten en het Agentschap
voor Buitenlandse Handel op korte termijn een overgangsevaluatie van voor Buitenlandse Handel op korte termijn een overgangsevaluatie van
de KPI's 2 en 3 opmaken. de KPI's 2 en 3 opmaken.
In tweede instantie zal deze werkgroep een methodologie uitwerken voor In tweede instantie zal deze werkgroep een methodologie uitwerken voor
de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de
Sepp-methodologie. Sepp-methodologie.
Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren
en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B
voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige
loonkostgegevens beschikt. Zij gebruikt een rapport ad hoc loonkostgegevens beschikt. Zij gebruikt een rapport ad hoc
voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën. voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën.
Gelet op de specificiteit van het personeel dat lokaal wordt Gelet op de specificiteit van het personeel dat lokaal wordt
aangeworven zal voornoemde werkgroep een voorstel ter validatie aan de aangeworven zal voornoemde werkgroep een voorstel ter validatie aan de
Task Force voorleggen om het risico op overschrijding efficiënt te Task Force voorleggen om het risico op overschrijding efficiënt te
evalueren. In afwachting van dit voorstel en zijn validatie kan geen evalueren. In afwachting van dit voorstel en zijn validatie kan geen
enkele HR-beslissing genomen worden die de personeelslasten verhoogt enkele HR-beslissing genomen worden die de personeelslasten verhoogt
dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een
gemotiveerde aanvraag. gemotiveerde aanvraag.
6.2.3. Andere entiteiten 6.2.3. Andere entiteiten
De entiteiten opgenomen in punt 3.1. van de tabel in bijlage, leveren De entiteiten opgenomen in punt 3.1. van de tabel in bijlage, leveren
maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de
betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat
door de FOD P&O wordt gepubliceerd : door de FOD P&O wordt gepubliceerd :
- het aantal VTE's; - het aantal VTE's;
- de totale lasten. - de totale lasten.
Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie
die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die
voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van
begroting. Zij delen de door de Inspecteur, de regeringscommissaris of begroting. Zij delen de door de Inspecteur, de regeringscommissaris of
de afgevaardigde van de minister van begroting gevalideerde KPI's mee de afgevaardigde van de minister van begroting gevalideerde KPI's mee
aan de FOD P&O. aan de FOD P&O.
Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren
en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B
voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige
loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc
voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting
Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting
nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari
2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld. 2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld.
6.3. Verplichtingen van de externe providers 6.3. Verplichtingen van de externe providers
De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde
gegevens binnen de gestelde termijn. gegevens binnen de gestelde termijn.
De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de
budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar
en na elke aanpassing van de begrotings. en na elke aanpassing van de begrotings.
De FOD B&B, Federal Accoutant levert tweemaal per maand, ten laatste De FOD B&B, Federal Accoutant levert tweemaal per maand, ten laatste
de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag
van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA
12.XX.99 : 12.XX.99 :
o het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; o het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL;
o het vereffeningskrediet per BA, jaar; o het vereffeningskrediet per BA, jaar;
o het vastleggingskrediet per BA, jaar; o het vastleggingskrediet per BA, jaar;
o het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. o het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL.
De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de
analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP. analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP.
De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon
ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken
spocdatum/data via de bron ITMA. spocdatum/data via de bron ITMA.
De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau
van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O
afsluit met elke betrokken provider. afsluit met elke betrokken provider.
7. Rapport van monitoring van het risico 7. Rapport van monitoring van het risico
De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1, De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1,
2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar 2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar
de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of
afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een
rapport dat hij overmaakt aan de Task Force. rapport dat hij overmaakt aan de Task Force.
Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan : Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan :
- de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het - de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het
voorleggen aan de Ministerraad; voorleggen aan de Ministerraad;
- het college van voorzitters van de federale en programmatorische - het college van voorzitters van de federale en programmatorische
overheidsdiensten ; overheidsdiensten ;
- het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en - het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en
hun bevoegde Ministers; hun bevoegde Ministers;
- de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut; - de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut;
- de korpschef van de inspectie van Financiën. - de korpschef van de inspectie van Financiën.
Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de
monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force
een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire middelen (KPI een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire middelen (KPI
1bis) voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een overschrijding 1bis) voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een overschrijding
is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren. De Task Force is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren. De Task Force
zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de Ministerraad. zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de Ministerraad.
8. Nieuwe maatregel van bevriezing 8. Nieuwe maatregel van bevriezing
De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies
van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of
de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de
HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit
die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het
geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst.
9. Opheffing van omzendbrieven 9. Opheffing van omzendbrieven
Volgende omzendbrieven worden opgeheven : Volgende omzendbrieven worden opgeheven :
- de omzendbrief nr. 602 van 14 april 2010 met informatie inzake de - de omzendbrief nr. 602 van 14 april 2010 met informatie inzake de
monitoring van het personeel en de personeelskredieten, gewijzigd door monitoring van het personeel en de personeelskredieten, gewijzigd door
de omzendbrieven nr. 602bis van 10 december 2010, nr. 602ter van 13 de omzendbrieven nr. 602bis van 10 december 2010, nr. 602ter van 13
februari 2012 en nr. 602quater van 20 juli 2012; februari 2012 en nr. 602quater van 20 juli 2012;
- de omzendbrief van 18 december 2014 met maatregelen aangaande de - de omzendbrief van 18 december 2014 met maatregelen aangaande de
federale personeelsmonitoring. federale personeelsmonitoring.
De Minister van Begroting, De Minister van Begroting,
H. JAMAR H. JAMAR
De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken,
S. VANDEPUT S. VANDEPUT
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
^