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Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de l'emploi Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de l'emploi
SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION
6 JUIN 2002. - Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de 6 JUIN 2002. - Circulaire n° 522 DIMONA : Déclaration immédiate de
l'emploi l'emploi
Aux services publics fédéraux, aux ministères, aux institutions Aux services publics fédéraux, aux ministères, aux institutions
scientifiques, aux organismes d'intérêt public et aux institutions scientifiques, aux organismes d'intérêt public et aux institutions
publiques de sécurité sociale publiques de sécurité sociale
Mme la Ministre, Mme la Ministre,
M. le Ministre, M. le Ministre,
M. le Secrétaire d'Etat, M. le Secrétaire d'Etat,
Dans le cadre de DIMONA - la déclaration électronique immédiate de Dans le cadre de DIMONA - la déclaration électronique immédiate de
l'emploi -, l'administration fédérale doit, en tant qu'employeur des l'emploi -, l'administration fédérale doit, en tant qu'employeur des
agents de l'Etat, déclarer immédiatement à l'Office national de agents de l'Etat, déclarer immédiatement à l'Office national de
Sécurité sociale, à partir du 1er janvier 2003, tout recrutement ou Sécurité sociale, à partir du 1er janvier 2003, tout recrutement ou
engagement et toute sortie de service. Chaque service du personnel en engagement et toute sortie de service. Chaque service du personnel en
particulier doit être lui-même responsable de la déclaration Dimona. particulier doit être lui-même responsable de la déclaration Dimona.
Le système Dimona a pour objectif de simplifier les obligations Le système Dimona a pour objectif de simplifier les obligations
administratives des employeurs. administratives des employeurs.
L'obligation de déclaration immédiate vaut tant pour le personnel L'obligation de déclaration immédiate vaut tant pour le personnel
nommé à titre définitif que pour le personnel contractuel. nommé à titre définitif que pour le personnel contractuel.
Les membres du personnel qui, en ce moment, sont déjà employés dans un Les membres du personnel qui, en ce moment, sont déjà employés dans un
service public doivent également être déclarés via le système Dimona. service public doivent également être déclarés via le système Dimona.
Pour les membres du personnel payés par le SCDF, cette première Pour les membres du personnel payés par le SCDF, cette première
déclaration sera effectuée entièrement par le SCDF. déclaration sera effectuée entièrement par le SCDF.
La déclaration doit se faire pour tous les travailleurs auxquels La déclaration doit se faire pour tous les travailleurs auxquels
s'applique la législation belge sur la sécurité sociale, qu'ils s'applique la législation belge sur la sécurité sociale, qu'ils
habitent en Belgique ou à l'étranger. habitent en Belgique ou à l'étranger.
Elle concerne non seulement les « travailleurs ordinaires » mais Elle concerne non seulement les « travailleurs ordinaires » mais
également les jeunes soumis à l'obligation scolaire à temps partiel, également les jeunes soumis à l'obligation scolaire à temps partiel,
les étudiants (y compris les étudiants qui, en raison de la durée les étudiants (y compris les étudiants qui, en raison de la durée
limitée de leurs prestations pendant les vacances d'été, ne sont limitée de leurs prestations pendant les vacances d'été, ne sont
soumis qu' à la seule cotisation de solidarité de 7,50 %) et les soumis qu' à la seule cotisation de solidarité de 7,50 %) et les
apprentis. apprentis.
Quelles données doivent être communiquées et quand ? Quelles données doivent être communiquées et quand ?
On distingue la déclaration d'entrée en service, la déclaration de On distingue la déclaration d'entrée en service, la déclaration de
sortie de service et la rectification ou l'annulation d'une sortie de service et la rectification ou l'annulation d'une
déclaration. déclaration.
Déclaration lors d'une entrée en service Déclaration lors d'une entrée en service
Pour tout travailleur nouvellement recruté ou entré en service, les Pour tout travailleur nouvellement recruté ou entré en service, les
données suivantes doivent être communiquées au plus tard au moment où données suivantes doivent être communiquées au plus tard au moment où
il/elle commence à travailler: il/elle commence à travailler:
- le numéro d'immatriculation de l'employeur à l'ONSS ou, à défaut, - le numéro d'immatriculation de l'employeur à l'ONSS ou, à défaut,
toutes les données d'identification demandées; toutes les données d'identification demandées;
- le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur - le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur
(NISS) et le numéro de sa carte SIS, ou, à défaut, l'identité (NISS) et le numéro de sa carte SIS, ou, à défaut, l'identité
complète, y compris le lieu et la date de naissance; complète, y compris le lieu et la date de naissance;
- la date d'entrée en service. - la date d'entrée en service.
Lors de l'engagement d'un étudiant pour une durée déterminée, la Lors de l'engagement d'un étudiant pour une durée déterminée, la
déclaration d'entrée en service doit mentionner non seulement le lieu déclaration d'entrée en service doit mentionner non seulement le lieu
d'occupation physique mais aussi la date de sortie de service. Ainsi, d'occupation physique mais aussi la date de sortie de service. Ainsi,
la déclaration de sortie de service ne doit plus se faire s'il n'y a la déclaration de sortie de service ne doit plus se faire s'il n'y a
plus de modification ultérieure de la durée du contrat de travail. plus de modification ultérieure de la durée du contrat de travail.
L'obligation d'envoyer une copie du contrat de travail aux services L'obligation d'envoyer une copie du contrat de travail aux services
d'inspection du Ministère de l'Emploi et du Travail disparaît d'inspection du Ministère de l'Emploi et du Travail disparaît
également. également.
L'ONSS envoie immédiatement à l'expéditeur un accusé de réception sous L'ONSS envoie immédiatement à l'expéditeur un accusé de réception sous
forme d'un numéro Dimona et confirme les données reçues au plus tard forme d'un numéro Dimona et confirme les données reçues au plus tard
dans un délai de dix jours ouvrables au moyen de l'avis Dimona. dans un délai de dix jours ouvrables au moyen de l'avis Dimona.
Déclaration d'une sortie de service Déclaration d'une sortie de service
La date de sortie de service doit être communiquée à l'ONSS au plus La date de sortie de service doit être communiquée à l'ONSS au plus
tard le jour ouvrable suivant. tard le jour ouvrable suivant.
Si le travailleur reste encore en service pendant le délai de préavis, Si le travailleur reste encore en service pendant le délai de préavis,
la sortie de service doit alors être communiquée à la fin de cette la sortie de service doit alors être communiquée à la fin de cette
période de préavis. période de préavis.
L'expéditeur reçoit immédiatement un accusé de réception de cette L'expéditeur reçoit immédiatement un accusé de réception de cette
déclaration et un avis dans un délai de dix jours ouvrables. déclaration et un avis dans un délai de dix jours ouvrables.
Annulation ou rectification d'une déclaration Annulation ou rectification d'une déclaration
Dans le cas d'une déclaration d'entrée en service où le travailleur Dans le cas d'une déclaration d'entrée en service où le travailleur
n'a pas commencé à travailler à la date prévue, la déclaration doit n'a pas commencé à travailler à la date prévue, la déclaration doit
être annulée au plus tard à la date d'entrée en service communiquée. être annulée au plus tard à la date d'entrée en service communiquée.
Dans le cas d'une déclaration d'un contrat de travail à durée Dans le cas d'une déclaration d'un contrat de travail à durée
déterminée où la date de sortie de service a déjà été mentionnée mais déterminée où la date de sortie de service a déjà été mentionnée mais
où cette date est avancée, il y aura lieu d'introduire une déclaration où cette date est avancée, il y aura lieu d'introduire une déclaration
modificative de la déclaration initiale. modificative de la déclaration initiale.
Si la date de sortie de service est retardée, il est établi une Si la date de sortie de service est retardée, il est établi une
nouvelle entrée en service pour le même travailleur, avec comme date nouvelle entrée en service pour le même travailleur, avec comme date
d'entrée le premier jour qui suit la date de sortie de service d'entrée le premier jour qui suit la date de sortie de service
(erronée) précédemment communiquée. (erronée) précédemment communiquée.
Les erreurs lors de la transmission de données d'identification de Les erreurs lors de la transmission de données d'identification de
l'employeur ou du travailleur doivent être communiquées le plus l'employeur ou du travailleur doivent être communiquées le plus
rapidement possible par téléphone ou par fax à l'ONSS. rapidement possible par téléphone ou par fax à l'ONSS.
L'ONSS confirmera les données reçues dans un délai de dix jours L'ONSS confirmera les données reçues dans un délai de dix jours
ouvrables à compter de la réception de chaque déclaration et proposera ouvrables à compter de la réception de chaque déclaration et proposera
aussi éventuellement certains ajouts et/ou rectifications. aussi éventuellement certains ajouts et/ou rectifications.
Un délai de cinq jours ouvrables est prévu pour contester les données Un délai de cinq jours ouvrables est prévu pour contester les données
mentionnées dans cet avis. mentionnées dans cet avis.
Modalités pratiques : Modalités pratiques :
a) Déclaration. a) Déclaration.
Ces déclarations se font électroniquement via le site portail Ces déclarations se font électroniquement via le site portail
www.securitesociale.be www.securitesociale.be
Il suffit d'aller dans l'application Dimona. Il suffit d'aller dans l'application Dimona.
On arrive ainsi au formulaire électronique de déclaration de l'emploi. On arrive ainsi au formulaire électronique de déclaration de l'emploi.
Les organismes affiliés au SCDF sans numéro ONSS propre indiquent ici Les organismes affiliés au SCDF sans numéro ONSS propre indiquent ici
dans les champs réservés à cet effet le numéro ONSS de l'Etat belge dans les champs réservés à cet effet le numéro ONSS de l'Etat belge
(pour les membres du personnel néerlandophones code 0100500034, pour (pour les membres du personnel néerlandophones code 0100500034, pour
les membres du personnel francophones code 0100100006) et le code les membres du personnel francophones code 0100100006) et le code
spécifique par organisme, département ou site - que l'on peut spécifique par organisme, département ou site - que l'on peut
retrouver à l'annexe. Les organismes dont le numéro est suivi d'une * retrouver à l'annexe. Les organismes dont le numéro est suivi d'une *
sont des organismes en possession d'un numéro ONSS propre. sont des organismes en possession d'un numéro ONSS propre.
Les organismes affiliés au SCDF et les organismes ne travaillant pas Les organismes affiliés au SCDF et les organismes ne travaillant pas
via le SCDF qui disposent bien d'un numéro ONSS propre indiquent via le SCDF qui disposent bien d'un numéro ONSS propre indiquent
uniquement ce numéro ONSS dans le champ destiné à cet effet. uniquement ce numéro ONSS dans le champ destiné à cet effet.
Ensuite, on indique par nouveau travailleur toutes les données Ensuite, on indique par nouveau travailleur toutes les données
disponibles et on envoie le formulaire électronique à l'ONSS. On disponibles et on envoie le formulaire électronique à l'ONSS. On
reçoit immédiatement une confirmation de la déclaration par un code reçoit immédiatement une confirmation de la déclaration par un code
Dimona et dans un délai de dix jours ouvrables la confirmation par Dimona et dans un délai de dix jours ouvrables la confirmation par
l'avis Dimona. l'avis Dimona.
Pour les organismes qui travaillent d'une manière ou d'une autre avec Pour les organismes qui travaillent d'une manière ou d'une autre avec
le SCDF, l'avis Dimona est envoyé au SCDF. le SCDF, l'avis Dimona est envoyé au SCDF.
b) Consultation. b) Consultation.
Les données traitées et vérifiées sont toujours accessibles (même Les données traitées et vérifiées sont toujours accessibles (même
lorsqu'elles n'ont pas encore été traitées) à des fins de consultation lorsqu'elles n'ont pas encore été traitées) à des fins de consultation
pour les services du personnel qui ont fait la déclaration et, le cas pour les services du personnel qui ont fait la déclaration et, le cas
échéant, également pour le SCDF. On a accès à ces données via un user échéant, également pour le SCDF. On a accès à ces données via un user
id et un code attribués sur demande par l'ONSS. Les services du id et un code attribués sur demande par l'ONSS. Les services du
personnel doivent toutefois désigner à cet effet un gestionnaire local personnel doivent toutefois désigner à cet effet un gestionnaire local
qui est alors responsable des déclarations. qui est alors responsable des déclarations.
c) Généralités. c) Généralités.
Afin de permettre tout ce processus, chaque service du personnel doit Afin de permettre tout ce processus, chaque service du personnel doit
disposer d'un accès à internet qui lui permet de faire la déclaration disposer d'un accès à internet qui lui permet de faire la déclaration
électronique. électronique.
Enfin, je désire encore attirer votre attention sur le fait qu'à Enfin, je désire encore attirer votre attention sur le fait qu'à
partir du 1er trimestre 2003, la nouvelle déclaration ONSS partir du 1er trimestre 2003, la nouvelle déclaration ONSS
trimestrielle électronique et multifonctionnelle sera introduite et trimestrielle électronique et multifonctionnelle sera introduite et
qu'entre 2003 et 2005, les différentes déclarations de risques sociaux qu'entre 2003 et 2005, les différentes déclarations de risques sociaux
deviendront possibles par voie électronique. deviendront possibles par voie électronique.
Les démarches nécessaires à cet effet doivent également être Les démarches nécessaires à cet effet doivent également être
entreprises par les différents services eux-mêmes. Au cours de cette entreprises par les différents services eux-mêmes. Au cours de cette
période de transition, les formulaires papier peuvent toutefois encore période de transition, les formulaires papier peuvent toutefois encore
être utilisés pour la déclaration de risques sociaux. être utilisés pour la déclaration de risques sociaux.
Pour obtenir des renseignements complémentaires au sujet de la Pour obtenir des renseignements complémentaires au sujet de la
déclaration Dimona ou en ce qui concerne des questions spécifiques, déclaration Dimona ou en ce qui concerne des questions spécifiques,
vous pouvez toujours vous adresser au centre de contact Eranova, par vous pouvez toujours vous adresser au centre de contact Eranova, par
téléphone (02-511 51 51) ou via e-mail (contactcenter@eranova.fgov.be) téléphone (02-511 51 51) ou via e-mail (contactcenter@eranova.fgov.be)
et sur le site web www.securitesociale.be et sur le site web www.securitesociale.be
Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de
l'administration, l'administration,
L. VAN DEN BOSSCHE L. VAN DEN BOSSCHE
Annexe à la circulaire de 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA Annexe à la circulaire de 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA
Déclaration immédiate de l'emploi. Déclaration immédiate de l'emploi.
Pour la consultation du tableau, voir image Pour la consultation du tableau, voir image
Vu pour être annexé à la Circulaire du 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA - Vu pour être annexé à la Circulaire du 6 juin 2002 n° 522 - DIMONA -
Déclaration immédiate de l'emploi. Déclaration immédiate de l'emploi.
Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de
l'administration, l'administration,
L. VAN DEN BOSSCHE L. VAN DEN BOSSCHE
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