SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

Appel C2 projets 2021 pour l'accueil 1. INTRODUCTION L'agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile (Fedasil) est un organisme d'intérêt public.Fedasil est placée sous la tutelle de la Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique, et de l'Asile et la Migration.

Fedasil est chargée de garantir l'octroi d'une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et à d'autres catégories d'étrangers ayant également droit à l'accueil. Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité et veille aussi à l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). L'Agence coordonne également les programmes de retour volontaire et, enfin, contribue à la conception et la préparation d'une politique d'accueil cohérente. 2. CADRE GENERAL En vertu de l'art.62 de loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers, « L'Agence peut confier à des partenaires la mission d'octroyer aux bénéficiaires de l'accueil le bénéfice de l'aide matérielle telle que décrite dans la présente loi. (...) A cette fin, l'Agence conclut des conventions ».

Le présent appel à projets s'inscrit dans le cadre des dispositions relatives à l'aide matérielle octroyée aux bénéficiaires de l'accueil prévues dans ladite loi et des objectifs fixés dans la note de politique générale sur l'accueil des demandeurs d'asile et autres bénéficiaires de l'accueil.

Les projets introduits doivent répondre aux besoins actuels du réseau d'accueil et à la vision de l'Agence à propos de son financement de projets national. La priorité de l'Agence sera accordée aux projets qui permettent d'adapter le réseau d'accueil aux besoins et aux vulnérabilités des bénéficiaires, d'augmenter la qualité et la flexibilité du réseau d'accueil et de favoriser des initiatives ciblées en vue d'améliorer le vivre ensemble au sein et en dehors de la structure d'accueil (y compris des actions visant la préparation à l'intégration et la transition).

La conclusion de conventions portant sur des projets découlant de cet appel à projets ne peut se faire que moyennant l'approbation formelle des différentes instances impliquées.

Le Comité de sélection détermine les projets financés par Fedasil dans les limites des budgets accordés à cet effet pour l'année 2021 et sous réserve de l'approbation du budget 2021 de Fedasil.

Seuls sont éligibles les projets qui répondent aux conditions énoncées ci-dessous. 3. PRIORITES DE L'APPEL A PROJETS 2021 Les priorités suivantes ont été approuvées par le Comité de Direction et le Secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration. Thématique 1 : Adapter le réseau d'accueil aux besoins et aux vulnérabilités des bénéficiaires 1. Suivi scolaire par les parents : renforcer la participation des parents dans le suivi scolaire de leurs enfants et l'aide aux devoirs, notamment dans des situations « d'école à distance et en ligne », en développant une méthodologie et des outils permettant aux parents d'aider leurs enfants, même sans connaissance de la langue d'enseignement ou de la matière. 2. Site web mobile pour les demandeurs de protection internationale : évaluer la manière dont le premier site web mobile www.fedasilinfo.be de l'Agence pour les demandeurs de protection internationale, est perçu par les demandeurs de protection internationale et pourrait être amélioré pour les prochaines années. 3. Accompagnement et accueil des mineurs « en transit » : offrir un accompagnement pour les jeunes « en transit » qui sont particulièrement méfiants à l'égard des institutions et qui, par conséquent, abandonnent souvent l'offre d'accueil régulière et réfléchir, ensemble avec l'Agence, à l'organisation d'un processus d'accueil accessible et encourageant pour ce public.4. Besoins des personnes souffrant de déficiences auditives et/ ou visuelles : développer un projet permettant de mettre en place une procédure visant à identifier les déficiences auditives et/ou visuelles et le profil de ces personnes et d'y apporter une réponse adaptée tout au long de l'accueil.5. Evaluation des projets précédents « groupes vulnérables »: évaluer les projets nationaux et AMIF concernant les groupes cibles vulnérables mis en oeuvre par l'Agence sur les 5 dernières années (faire la cartographie de l'ensemble des projets, analyser leur impact et proposer des actions permettant d'assurer leur durabilité). Thématique 2 : Augmenter la qualité et la flexibilité du réseau d'accueil 6. Interprétariat : développer un projet de recherche-action visant à analyser les défis existants dans le réseau d'accueil quant à l'interprétariat à distance et proposer et tester au travers d'un projet pilote (2 ou 3 centres par région) des solutions innovantes d'interprétariat à distance permettant de répondre aux défis et besoins soulevés par l'analyse.Les actions proposées devraient se développer en concertation avec les structures d'interprétariat spécialisées pour les demandeurs de protection international. 7. Règlement d'ordre intérieur : améliorer la compréhension du sens, des enjeux et du contenu du règlement d'ordre intérieur dans les centres via la création d'un outil pédagogique et visuel, pour un respect et une mobilisation accrue de la part des équipes et des résidents. 8. Ecologie : renforcer la prise en compte des questions en lien avec l'écologie dans le réseau d'accueil via le développement de projets innovants visant d'une part à rendre les centres plus écologiques et d'autre part à sensibiliser les résidents à cette thématique (ex : développement de potagers, de toits verts, etc.) 9. Procédures en centres d'observation et d'orientation (COO) : renforcer l'adaptabilité des COO via la rédaction d'un plan d'accompagnement permettant aux COO de répondre de manière adaptée aux besoins d'accueil en tenant compte de la pression fluctuante exercée sur le réseau d'accueil et ceci en collaboration renforcée avec la Cellule MENA et après enquête de terrain. Thématique 3 : Favoriser des initiatives ciblées en vue d'améliorer le vivre ensemble au sein et en dehors de la structure d'accueil (y compris des actions visant la préparation à l'intégration et la transition) : 10. Répondre à la polarisation et aux discours de haine sur les médias sociaux : mener une étude et formuler des recommandations sur la manière dont Fedasil, en tant qu'institution gouvernementale, peut faire face à la polarisation, à l'extrémisme et aux fausses nouvelles sur ses propres canaux de médias sociaux et sur les médias sociaux en général.11. Intégration des jeunes via l'offre de loisirs : renforcer et encourager la participation des jeunes (mineurs accompagnés ou non) à des activités de jour existantes et flexibles, organisées par des structures de la jeunesse, permettant aux jeunes d'élargir leur réseau et ainsi de faciliter leur intégration.La structure devrait proposer un projet pilote sur une zone limitée (2 ou 3 centres maximum) et développer une approche permettant d'inscrire cette offre au-delà du financement du projet. 12. Accès au marché du travail : développer une approche innovante visant à favoriser l'accès au marché du travail des demandeurs de protection internationale, en partenariat avec les instances habilitées (VDAB et Forem).13. Analyse de la phase de transition : développer une étude visant à analyser les succès et défis pour les bénéficiaires de protection internationale à s'installer dans leur environnement local (pourcentage de BPI qui s'installent dans la localité de leur ILA/qui la quittent ;qui y trouvent un emploi, un logement, etc.) 4. CONDITIONS POUR L'OCTROI DE SUBSIDES ->Fedasil finance des activités, et non des organisations.Les demandes ayant pour but exclusif de renforcer le fonctionnement de l'organisation seront considérées comme structurelles et, dès lors, non prises en considération ; -> Sont exclues de l'appel à projets les organisations candidates : o qui exploitent une société à des fins lucratives ; o qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de règlement amiable de dettes, de liquidation, de cessation d'activité ou se trouvent dans toute situation analogue ; o qui ont fait l'objet d'un jugement qui est passé en force de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité, pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Etat ; o qui ne sont pas en règle vis-à-vis de leurs obligations sociales et fiscales selon les dispositions légales en vigueur ; o qui, dans le cadre d'une autre procédure d'octroi de subvention, ont été déclarées en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles ; o qui, dans le cadre de la présente demande de subvention, sont confrontées à un conflit d'intérêts. -> Pour être recevable, le projet soumis par l'organisation candidate doit répondre aux conditions suivantes : o participer à la réalisation des priorités mentionnées ci-dessus ; o viser les bénéficiaires de l'accueil tels que définis par l'article 2, 54 et 58 de la loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers ; o être développé en Belgique ; o avoir un caractère non lucratif. Le budget doit reprendre les revenus éventuels générés lors de l'exécution d'un projet subventionné. En principe, dans le cas présent, cela vise les recettes générées pendant la période de la convention (vente, location, fourniture de services, dépenses d'inscriptions,...). -> Pour être recevable, le dossier de candidature soumis par l'organisation candidate doit répondre aux conditions suivantes : o être introduit dans le délai fixé et dans la forme prescrite par le présent appel à projets ; o être introduit au moyen du formulaire type de demande pour l'octroi d'une subvention établi par Fedasil (annexe A formulaire de demande); o comprendre toutes les informations requises (contexte, réalisation, financement, résultats attendus, méthode d'évaluation, ...) et les documents demandés. A défaut, leur absence doit être justifiée ; o être daté et signé par la personne légalement habilitée à signer au nom de l'organisation candidate. -> L'organisation candidate est tenue de décrire son projet de manière détaillée dans son dossier de candidature. La description du projet doit permettre de se faire une idée précise du public visé, des objectifs, du contenu et de la mise en oeuvre du projet ainsi que de sa pertinence et de sa cohérence. -> Le budget demandé ne peut pas dépasser €100.000. -> Le budget doit être complet et ne peut mentionner des dépenses qui ne seraient pas subventionnelles. A ce niveau, il est primordial de consulter les lignes directrices financières et budgétaires (annexe B budget 2021) ; -> Le budget doit toujours être en équilibre. Autrement dit, les totaux des dépenses et des revenus (plan financier) doivent être identiques et être repris clairement dans le budget. En outre, une ventilation claire et une identification des frais par source financière doivent être fournies. -> Le projet ne peut pas faire l'objet d'un double financement.

L'Agence n'attribuera pas de subvention à des projets qui sont déjà financés d'une manière ou d'une autre par l'Agence ou par une autre instance. En outre, le projet ne peut également pas faire office d'instrument de cofinancement dans un projet FAMI (Fonds Asile, Migration et Intégration). -> La réalisation des actions dans le cadre du projet doit être entièrement conforme à la description qui en est faite dans le dossier de candidature et ce, pendant toute la durée de la convention. -> L'organisation candidate doit être capable de mettre en oeuvre, dans les délais requis, les moyens humains, matériels et techniques pour réaliser le projet tel que défini dans le dossier de candidature.

Dans cette perspective, les personnes affectées à la réalisation du projet visé par la candidature disposent des compétences nécessaires et suffisantes pour accompagner le public-cible selon la méthodologie proposée et ne font pas l'objet d'une interdiction judiciaire.

L'organisation candidate dispose également de locaux suffisants et du matériel adéquat pour réaliser le projet. -> L'organisation candidate doit être en mesure de porter le projet dans le respect des règles de gestion imposées par Fedasil. Dans ce contexte, des rapports intermédiaires et un rapport final sur la réalisation du projet sont fournis par l'organisation aux dates fixées par Fedasil. En particulier, ces rapports contiennent notamment une description quantitative et qualitative des actions et résultats réalisés au cours de l'année de référence, dans le cadre du projet et en application des objectifs fixés et des missions assignées. -> Un enregistrement objectif et vérifiable du groupe-cible doit être effectué durant toute la réalisation du projet. Cet enregistrement doit permettre de faire une distinction claire entre le groupe-cible de l'organisation et celui du projet. Le non-respect de la délimitation des groupes-cibles aura pour conséquence un remboursement de la subvention octroyée ; -> Les indicateurs quantitatifs et qualitatifs de prestation et de résultats sont fixés dans la convention sur base des propositions de l'organisation candidate et des négociations qui peuvent être menées par Fedasil. Ceux-ci doivent, au minimum, inclure le nombre de bénéficiaires et leurs caractéristiques. -> En cas de partenariat avec une autre organisation, c'est l'organisation qui a introduit le projet qui est le seul interlocuteur de Fedasil. Cette organisation coordonne le projet et sera responsable de la communication de toute information demandée par Fedasil. Les partenariats doivent faire l'objet d'une convention prévoyant de manière précise les droits et obligations des partenaires ou, en d'autres termes, les modalités de partenariat tant financières qu'organisationnelles ainsi que celles visant le conten -> La période d'éligibilité des dépenses pour les projets sélectionnés dans le cadre de cet appel à projets s'étend du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021. 5. CRITERES DE SELECTION DES PROJETS ET PROCEDURE Les dossiers de candidature seront impérativement introduits par voie électronique, à l'aide du formulaire-type de demande pour l'octroi d'une subvention établi par Fedasil (annexe A, formulaire de demande). Ce formulaire, dûment complété, daté et signé doit être envoyé, ainsi que les annexes demandées, à l'adresse mail suivante : Agence Fédérale pour l'Accueil des Demandeurs d'Asile - Fedasil Direction Services Opérationnels Cellule de coordination E-Mail : projets.coordination@fedasil.be cc : audrey.blistein@fedasil.be -> Annexes demandées:

1

Juridisch

1

Juridique

1.1

Statuten

1.1

Statuts

1.2

Organigram van de organisatie (met naam en functiebeschrijving per persoon)

1.2

Organigramme de l'organisation (y inclus nom et description de fonction par personne)

1.3

Organigram van het project (met naam en functiebeschrijving per persoon)

1.3

Organigramme du projet (y inclus nom et description de fonction par personne)

2

Operationeel

2

Opérationnel

2.1

Gedetailleerde activiteiten en kalender van het project (bijlage C)

2.1

Activités et Calendrier détaillés du projet (annexe C)

2.2

Jaarverslag van het vorige jaar

2.2

Rapport annuel de l'année précédente

3

Financiën

3

Finances

3.1

Geraamd budget van het project of de activiteit (bijlage B)

3.1

Estimation budgétaire du projet/de l'activité (annexe B)

3.2

Goedgekeurde jaarrekeningen van het laatste financiële boekingsjaar

3.2

Comptes annuels approuvés du dernier exercice comptable

-> Délai d'introduction La date limite pour l'introduction des projets est le 30 octobre 2020. -> Examen des demandes de subvention L'examen des dossiers est réalisé sur la base du dossier de candidature introduit par l'organisation candidate et de toutes informations utiles sur l'organisation candidate et le projet proposé dont Fedasil seraient en possession, en ce compris, les évaluations portant sur la réalisation des projets pour lesquels une subvention a précédemment été accordée par Fedasil.

Fedasil vérifie d'abord la recevabilité des projets (cf. `Conditions pour l'octroi de subsides') et émet ensuite un avis sur chacun des projets recevables à destination du Comité de sélection et ce, sur base des 5 critères suivants : l'efficacité, la cohérence avec la vision de Fedasil, l'adaptabilité du projet, la qualité du projet et la qualité de l'organisation. 1) Le premier critère de sélection est la réponse effective, offerte par le projet introduit, aux besoins actuels du terrain (efficacité). De préférence, le projet devra répondre à l'une des priorités de projet proposées par l'Agence (cf. supra). Sera également vérifié la possibilité, pour l'organisation porteuse du projet, de s'appuyer sur une efficacité prouvée dans un autre secteur ou bien à l'étranger (bonnes pratiques). 2) Ensuite sera vérifié le degré de concordance avec la vision de l'Agence quant au financement de projets national.Pour rappel, un projet est pris en considération s'il offre: a. soit une certaine expertise que l'Agence ne possède pas au sein de son réseau d'accueil et qu'elle n'est pas en mesure d'acquérir dans un délai raisonnable.Les projets concernés doivent alors pouvoir démontrer clairement leur impact significatif pour le terrain. b. soit une approche innovante pour répondre à un problème spécifique. Cette approche devra, d'une part, être testée pour voir dans quelle mesure elle peut atteindre ses objectifs et, d'autre part, devra se concentrer sur le développement d'une méthodologie claire pouvant être appliquée dans un autre contexte (ailleurs ou autre groupe-cible). A noter qu'une attention particulière sera accordée aux projets pouvant proposer une vision pour l'année 2, sans pour autant garantir le financement en année 2. Les projets proposés sont financés pour une durée d'un an, potentiellement renouvelable un an (soit une durée maximale de 2 ans). Le renouvellement du projet n'est pas garanti et est soumis à conditions. Si l'organisation le souhaite, une prolongation ne pourra être envisagée que suite à une évaluation rigoureuse des projets (quant aux objectifs, résultats, activités et dépenses des projets) à la fin de l'année 1 et après accord des autorités responsables. Les projets qui seront évalués positivement et dont la prolongation pourrait objectivement être bénéfique au réseau d'accueil se verraient alors financés pour une deuxième année. A l'issue du projet (un an ou deux ans en cas de renouvellement), la méthodologie du projet devrait pouvoir être repris par les structures d'accueil elles-mêmes ou bien le projet devrait pouvoir poursuivre ses activités indépendamment du financement de l'Agence. 3) Le troisième critère concerne l'adaptabilité du projet.L'année 2020 a fait preuve d'une crise sanitaire sans précédent impactant fortement la faisabilité des projets financés par l'Agence. Afin de limiter tant que possible l'impact d'une nouvelle crise sanitaire sur les projets, le projet doit proposer des activités alternatives pouvant se mettre en oeuvre rapidement (dans un délai de deux semaines maximum) en cas de mesures sanitaires limitant ou supprimant les possibilités de rencontres physiques et d'accès aux centres et ceci afin d'assurer la continuité du projet et l'atteinte des résultats. 4) Les quatrième et ciquième critères concernent la qualité du projet et de l'organisation.Il est important, d'une part, que l'organisation dispose d'une expertise manifeste et pertinente et, d'autre part, que le projet suive la méthode SMART: un projet à durée déterminée (en principe maximum 2 ans) avec des objectifs ainsi que des engagements de résultats spécifiques, mesurables et réalistes. Pouvoir vérifier dans quelle mesure les résultats resteront visibles et tangibles après la fin du projet est également important (durabilité).

Une attention particulière sera également accordée aux organisations disposant d'un large réseau et d'une capacité opérationnelle en adéquation avec le travail proposé (objectifs annoncés). Ceci dans le but de s'assurer que la réalisation des objectifs annoncés puisse se faire dans les temps impartis.

Au terme de l'évaluation, basée sur ces critères de fond, une évaluation financière de chaque projet sera réalisée.

Le Comité de sélection, composé de représentants de Fedasil et de la Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique, et de l'Asile et la Migration, déterminera ensuite les projets financés par Fedasil, dans les limites des budgets accordés à cet effet pour l'année 2021.

Ses décisions sont souveraines.

L'Agence prévoit, à l'issue de la décision prise par le Comité de sélection, une réunion avec tous les soumissionnaires de projet sélectionnés afin d'affiner la portée, les objectifs et le budget disponible et, le cas échéant, de les ajuster. Ceci afin d'accroître l'efficacité et la plus-value de chaque projet sélectionné.

Les organisations candidates sont informées par écrit des décisions motivées de refus de la subvention prises, le cas échéant, par le Comité de sélection. Les projets retenus font, quant à eux, l'objet d'un avis de l'Inspection des Finances. Lorsque celle-ci émet un avis positif, Fedasil notifie par écrit, aux organisations candidates, la décision d'octroi d'une subvention. Les conventions sont ensuite signées pour une durée comprise dans la période d'éligibilité des dépenses fixée dans le présent appel à projets.

Pour plus d'informations, vous pouvez vous adresser à la cellule Coordination et au service Budget et Contrôle des Conventions de l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile : Pour les questions concernant le contenu : Cellule Coordination projets.coordination@fedasil.be Pour les questions concernant les finances : Audrey Blistein - Service Budget et Contrôle des conventions Audrey.blistein@fedasil.be Les documents mentionnés dans le présent appel à projets sont disponibles sur: www.fedasil.be