SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES

Vérification électronique de l'exemption de T.V.A. visée à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A. Vu l'article 42, § 3, alinéa 2, du Code de la T.V.A. ;

Vu les dispositions relatives à la facturation reprises dans l'article 53, § 2, 1°, et dans l'article 1er, 11 °, et dans l'article 5, § 1er, 10°, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Compte tenu de ces dispositions, le fournisseur ou prestataire de services est obligé de délivrer une facture avec T.V.A. (voir aussi point 10) au bénéficiaire de l'exemption visée à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A. Aux fins de l'application de l'exemption prévue à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 °, 2 °, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A., concernant les opérations localisées en Belgique (y compris les ventes à distance) et dans le respect de l'ensemble des conditions mentionnées ci-dessous, une firme accréditée peut rédiger un E-certificat comportant le résultat de la vérification automatique par le SPF Finances d'une demande d'exemption suite à un échange électronique de données. L'utilisation des documents 450 et 451 n'est dorénavant plus autorisée par les bénéficiaires de l'exemption visés à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1° et 2° du Code de la T.V.A., ainsi que pour l'usage personnel des diplomates d'organisations internationales visés à l'article 42, § 3, alinéa premier, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A. 1. Les missions diplomatiques, postes consulaires et leur personnel ainsi que les diplomates d'organisations internationales (ci-après dénommés bénéficiaires) visés à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1°, 2°, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A. peuvent se prévaloir de l'exemption dans les conditions et limites prévues à cet effet et sur base de la délivrance d'une facture régulière qui lui est délivrée : a) par le fournisseur ou le prestataire de service, b) ou éventuellement par un tiers qui agit au nom et pour le compte du fournisseur ou du prestataire des services susmentionné. Dans tous les cas, pour chaque opération imposable, l'identité du bénéficiaire qui revendique l'application de l'exemption doit pouvoir être démontrée. Ainsi, l'adresse indiquée sur la facture et sur le E-certificat doivent correspondre. Pour cette raison, des tickets de caisse (anonymes) sur base desquels une facture récapitulative est établie ne sont pas suffisants. L'exemption ne peut pas non plus être octroyée sur la base d'un bon de commande ou d'une facture proforma ou d'un document comparable. Un E-certificat peut seulement être établi sur la base d'une facture valable avec T.V.A. comme il est prescrit à l'article 5 de l'arrêté royal n° 1 susmentionné (voir aussi le point 10).

Sur cette facture ne peuvent être contenues qu'au maximum les opérations d'un mois calendrier ; si les opérations se sont déroulées sur une période plus longue qu'un mois, alors il doit être établi au moins une facture par période d'un mois.

Pour que l'exemption s'applique, il convient que le montant faisant l'objet d'une demande soit au minimum de 125 EUR, T.V.A. excl., pour usage officiel et de 50,00 EUR, T.V.A. excl., pour usage personnel, par livraison ou par prestation de services, réalisée le même jour auprès du même fournisseur ou prestataire de service.

Toutes les exemptions peuvent être soumises à la condition de réciprocité.

Les seuils pour usage officiel et personnel seront évalués au plus tard le 31 décembre 2018, en tenant compte des conditions économiques et budgétaires. Dans le cadre de cette évaluation, il sera examiné aussi s'il est pertinent d'introduire un plafond pour certaines catégories de produits.

Ces dispositions ne s'appliquent pas pour : - les organisations internationales pour leur usage officiel, ainsi que pour leurs fonctionnaires sans statut diplomatique, - les produits soumis aux droits d'accises ou aux droits d'accises spéciaux, Voir également les cas énumérés au point 10, troisième paragraphe, où il est précisé dans quels cas le E-certificat ne peut pas être utilisé. 2. Pour chaque demande approuvée en rapport à une opération imposable pour laquelle l'exonération de T.V.A. est invoquée en vertu de l'article 42, § 3, alinéa premier, 1 ° 2 °, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A., la firme accréditée doit traiter systématiquement les informations suivantes et les conserver (pendant la durée prescrite à l'infine des points 2, 9 et 11 ci-dessous) et doit être en mesure, à tout moment, de transmettre, par voie électronique, ces informations au service compétent du SPF Finances : a) le numéro de dossier et le nom du bénéficiaire tels qu'enregistrés auprès de la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères, accompagnés de son adresse ;b) le cas échéant, les dates de début et de fin de fonction du bénéficiaire ; c) le numéro d'identification à la T.V.A. précédé des lettres BE, la dénomination et l'adresse de l'assujetti qui a effectué l'opération imposable ; d) le numéro de dossier et le nom de la personne compétente lorsque le bénéficiaire est une mission diplomatique ou un poste consulaire enregistré par la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères ;e) la date et le numéro de la facture ;f) le numéro de vérification (qui est le résultat du contrôle électronique direct par le SPF Finances qui permet l'exemption de la transaction) et la date ; g) par opération imposable, le montant de la T.V.A. et la base d'imposition pour laquelle l'exemption a été accordée ; h) le montant total de la facture (T.V.A. incluse) ; i) une description (par les codes repris ci-dessous) de la nature des biens et/ou des services achetés, d'après la liste préalablement déterminée et établie par le service compétent du SPF Finances :

Code A

OFFICIEEL GEBRUIK Categorie

Code B

PERSOONLIJK GEBRUIK Categorie

Code A

Usage Officiel Catégorie

Code B

Usage personnel Catégorie

1

TV & audio

1

Kleding

1

TV & audio

1

Vêtements

2

Electro (wasmachine, koelkast ...)

2

Schoenen

2

Electro (machine à laver, Frigos...)

2

Chaussures

3

Multimedia (computer, ...), alsook de software

3

Kinderartikelen

3

Multimedia (computer, ...) aussi le software

re

Articles pour enfants

4

Telefonie (telefoon, gsm, smartphone...)

4

Juwelen en horloges

4

Téléphonie (téléphone, gsm, smartphone...)

4

Bijoux et horloges

5

Meubels en inrichting

5

Tassen, koffers & accessoires

5

Meubles et aménagement

5

Sacs, valises et accessoires

6

Alarminstallatie (roerend blijvend)

6

Cosmetica en parfum

6

Système d'alarme mobile

6

Cosmétiques et parfum

7

Huishoudartikelen

7

TV & audio

7

Articles ménagers

7

TV & audio

8

Bureauartikelen

8

Electro (wasmachine, koelkast ...)

8

Articles de bureau

8

Electro (machine à laver, Frigos...)

9

Boeken en tijdschriften

9

Multimedia (computer, ...), alsook de software

9

Livres et périodiques

9

Multimedia (computer, ...) aussi le software mais à l'exception des prestations de télécommunication

10

Vervoermiddelen (indien geen inschrijving DIV vereist)

10

Telefonie (telefoon, gsm, smartphone... met uitsluiting van de communicatiediensten)

10

Moyens de transport (si l'inscription à la DIV n'est pas obligatoire)

10

Téléphonie (téléphone, gsm, smartphone..., à l'exclusion des prestations de télécommunication)

11

Wisselstukken vrijgestelde goederen

11

Meubels en inrichting

11

Pièces de rechange pour des biens exemptés

11

Meubles et aménagement

12

Gereedschap en tuingerei

12

Alarminstallatie (mobiel)

12

Outils et matériel de jardinage

12

Système d'alarme mobile

13

Diensten m.b.t. vrijgestelde goederen

13

Huishoudartikelen

13

Services en rapport à des biens exemptés

13

Articles ménagers

14

Diensten - verhuis

14

Bureauartikelen

14

Service de déménagement

14

Articles de bureaux

15

Diensten - werken aan officiële gebouwen(*)

15

Boeken en tijdschriften

15

Services - travaux pour des adresses officielles (*)

15

Livres et périodiques

16

Transportdiensten met uitzondering van het openbaar vervoer

16

Vervoermiddelen (indien geen inschrijving DIV vereist)

16

Services de transport à l'exception des transports en commun

16

Moyens de transport (si l'inscription à la DIV n'est pas obligatoire)

17

Diensten - sociaal secretariaat

17

Wisselstukken vrijgestelde goederen

17

Services de secrétariat social

17

Pièces de rechange pour des biens exemptés

18

Diensten van vertalers en tolken

18

Optiek (monturen, glazen op sterkte, lenzen, verrekijkers etc. en onderhoudsproducten)

18

Services des interprètes et traducteurs

18

Optique (montures, verres de lunettes sur mesure, lentilles, jumelles, etc., et produits d'entretien)

19

Administratieve diensten van oa raadgevende personen, adviesbureaus, ...m.b.t. vrijgestelde goederen en diensten

19

Gereedschap en tuingerei

19

Services administratifs de conseillers, consultants, etc... en ce qui concerne les biens et services exemptés

19

Outils et matériel de jardinage

20

Diensten - opleiding

20

Sport en vrije tijd

20

Services de formation

20

Sport et loisirs

21

Deelname aan seminaries

21

Diensten m.b.t. vrijgestelde goederen

21

Participation à des séminaires

21

Services en rapport à des biens exemptés

22

Diensten - ter beschikkingstelling van personeel (interimkantoren ...)

22

Diensten - persoonlijke verzorging

22

Services-mise à disposition de personnel (bureaux intérim...)

22

Services de soins personnels

23

Financiële diensten

23

Diensten - verhuis

23

Services financiers

23

Services de déménagement

24

Leveringen van roerende goederen die op zodanige manier worden geplaatst in officiële gebouwen dat ze onroerend worden (*)

24

Administratieve diensten van o.a. raadgevende personen, adviesbureaus, ... m.b.t. vrijgestelde goederen en diensten

24

Livraisons de biens meubles placés dans des bâtiments officiels de telle sorte qu'ils deviennent immeubles (*)

24

Services administratifs de conseillers, consultants, etc... en ce qui concerne les biens et services exemptés

25

Kosten organisatie verkiezingen

25

Diensten - opleiding

25

Coûts d'organisation des élections

25

Services de formation

26

Ophalen van afval

26

Muziekinstrumenten

26

Collecte des déchets

26

Instruments de musique

27

Online kranten, tijdschriften, persagentschappen, beheer en gebruik van websites

27

Huur van roerende goederen met uitzondering van vervoermiddelen en uitgesloten goederen

27

Journaux en ligne, magazines, agences de presse, gestion et utilisation de sites web

27

Location de biens mobiliers à l'exception des moyens de transport et des biens exclus

28

Diensten - bewaking van officiële gebouwen (*)

28

Services - surveillance des bâtiments officiels (*)

(*) dans la mesure où les biens et les prestations de service sont en rapport avec un immeuble officiel reconnu comme tel par la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères et pour autant que la base d'imposition totale du (des) bien(s) livré(s) ou du (des) service(s) presté(s) relatifs à une opération déterminée (toutes factures ensemble pour cette opération ne dépasse pas le montant de 2.500,00 euros H.T.V.A. Le service compétent du SPF Finances doit avoir, à tout moment, un accès électronique et direct au système informatique de la firme accréditée, dans lequel les données mentionnées ci-dessus sont traitées et stockées, pendant une période de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la période imposable à laquelle ces données se rapportent.

En cas de force majeure, en particulier dans le cas où le système informatique de la firme accréditée ne permettrait pas au service compétent du SPF Finances à titre exceptionnel et temporaire l'accès électronique et direct de l'information susmentionnée, alors les informations demandées doivent pouvoir être transmises par cette firme accréditée sur demande du SPF Finances, dans un format texte lisible au plus tard dans les 7 jours ouvrables suivant la date de chaque demande. Cette demande peut être faite oralement, par écrit ou par courriel.

Pour l'archivage électronique des factures traitées et des E-certificats remis, il est requis une période de conservation de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission. 3. Dans le système informatique de la firme accréditée doivent être intégrés au moins les contrôles directs et les fonctionnalités suivants : a) vérification automatique et systématique si le bénéficiaire est enregistré comme tel par la Direction du Protocole du SPF Affaires étrangères et s'il peut ainsi se prévaloir de l'exemption de T.V.A. (entre autres par la comparaison avec la liste des bénéficiaires, qui à la demande du SPF Finances, ont été bloqués) ; b) vérification automatique et systématique de la validité de la structure du n° d'identification à la T.V.A. ; c) la vérification automatique et systématique des limites établies de l'exemption, avec entre autres la nécessité d'avoir une facture régulière ; d) la détection de signaux d'alerte possibles, comme l'incompatibilité entre la base d'imposition et le montant de la T.V.A., une fréquence anormale des opérations imposables par le bénéficiaire dans un court laps de temps, des montants importants mentionnés sur les factures, la double utilisation de pièces justificatives aux fins de l'obtention d'un double remboursement injustifié, (pour cette raison la firme accréditée apposera sur la facture une indication précise comme quoi la T.V.A. a été remboursée) ; 4. Les missions diplomatiques et postes consulaires visés à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1°, sont informés par la firme accréditée à propos de toutes les affiliations pour les besoins de l'usage officiel ou personnel de leur mission elle-même et/ou de leur personnel.Les organisations internationales visées à l'article 42, § 3, alinéa premier, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A. sont informés par la firme accréditée à propos de toutes les affiliations pour les besoins de l'usage personnel de leurs diplomates.

Le bénéficiaire autorise, suite à la conclusion d'un accord de coopération, une firme accréditée de son choix à établir les E-certificats et à récupérer la T.V.A. payée du fournisseur ou du prestataire de service et ce pour les opérations pour lesquelles un E-Certificat peut être demandé.

Dans le cadre de la présente, les parties déterminent de concert quels services l'accord de collaboration contient, étant entendu que la délivrance d'un E-Certificat et que le remboursement des montants de T.V.A. revenant au bénéficiaire font partie d'un service de base que chaque firme accréditée fournit gratuitement.

Afin d'éviter un éventuel double emploi, il ne peut être conclu à la fois qu'un seul accord de coopération entre un bénéficiaire et une firme accréditée. Si un bénéficiaire veut changer de firme accréditée, alors il devra respecter une période transitoire de deux mois suivant le mois au cours duquel la notification de sa renonciation est donnée à la firme accréditée que le bénéficiaire souhaite quitter.

Après l'expiration des deux mois, toutes les opérations, quelle que soit leur date de réalisation, seront traitées par la nouvelle firme accréditée choisie.

Chaque firme accréditée est tenue d'informer l'Administration sans délai de : - toute renonciation de l'accord de coopération par un bénéficiaire, - tout nouvel accord conclu avec un bénéficiaire.

L'intervention simultanée éventuelle de plusieurs firmes accréditées pour un même bénéficiaire a pour effet que l'exonération prévue à l'article 42, § 3, alinéa premier, 1°, 2 °, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A. ne peut pas être appliquée. Dans ce cas, l'autorité compétente décidera quelle firme accréditée peut agir pour le bénéficiaire sur la base des accords de coopération.

Les firmes accréditées fournissent au service compétent du SPF Finances, un fichier avec les bénéficiaires qui leur sont affiliés et la date de démarrage de l'accord de coopération conclu avec eux. La date de démarrage de l'accord ne peut pas précéder la date de la première accréditation. 5. Pour chaque demande approuvée, - la firme accréditée doit fournir le E-certificat au fournisseur ou au prestataire de services à l'appui de son facturier de sortie et doit mettre en oeuvre les corrections comptables nécessaires pour justifier le non-paiement de la T.V.A. ainsi que la demande de remboursement. Ce n'est que si le fournisseur de biens ou le prestataire de services est d'accord que les certificats électroniques peuvent être mis en ligne. - la firme accréditée informe le bénéficiaire que le certificat a été remis au fournisseur ou au prestataire de services concerné Les firmes accréditées traitent les certificats électroniques reçus par l'intermédiaire d'une autre firme accréditée de la même manière et dans le même délai que les certificats électroniques qu'elles ont elles-mêmes établis. Cela doit garantir un traitement égal du bénéficiaire, quel que soit la firme accréditée auquel il est affilié ou quel que soit le fournisseur ou le prestataire de service concerné où il achète. 6. Le E-certificat contient au moins les informations suivantes : a.A1 - Code de vérification + date, b. B11 - Nom du bénéficiaire, c.B12 - Numéro de dossier, d. B13 - Rue, numéro, code postal, commune, e.B21 - Nom du fournisseur ou du prestataire de services, f. B22 - Numéro de T.V.A. du fournisseur ou du prestataire de services précédé des lettres BE, g. B23 - Rue, numéro, code postal, commune, h.C1 - Mention de la catégorie des biens et/ou services achetés (voir point 2.i), i. C2 - Date de la facture, j.C3 - Numéro de la facture, k. C4 - Base d'imposition des biens et services qui peuvent être pris en considération pour l'exemption, l.C5 - Montant de T.V.A., relatif aux biens et services qui peuvent être pris en considération pour l'exemption, m. Nom de la firme accréditée, ainsi que le numéro et la date de l'accréditation, n.adresse internet où l'authenticité du document peut être vérifiée au moyen du code de vérification, o. données de contact du service compétent du SPF Finances. 7. Le E-certificat stipule que : a) le document est l'un des documents prescrits qui formalisent une demande d'exonération de la T.V.A. ; b) le fournisseur ou prestataire de services mentionné au B21 doit vérifier sur le E-certificat si : - les produits et/ou prestations de services peuvent être pris en considération pour l'application de l'exemption de la T.V.A. (voir la liste des biens et services exclus) ; - le destinataire de la facture correspond au bénéficiaire mentionné dans le B11 et est aussi l'acheteur réel ; - les données de l'adresse renseignée au B13 correspondent aux données renseignées sur la facture et le cas échéant aussi avec l'adresse de livraison ; - relativement à l'entretien, la réparation ou aux accessoires pour un véhicule à moteur, lequel doit obligatoirement être immatriculé à la DIV, une copie du certificat d'immatriculation indiquant que le véhicule est enregistré sous une plaque d'immatriculation de type CD. 8. En concluant un accord de coopération pour le traitement de la procédure d'exemption, la firme accréditée a, en toutes les hypothèses, qu'elle intervienne dans le cadre d'un service de base dont question au point 4, troisième alinéa, de la présente, ou non, une grande responsabilité envers le bénéficiaire et envers le fournisseur ou le prestataire de services en ce qui concerne la vérification de l'intégrité et de l'exactitude du contenu du E-certificat en vérifiant l'opération taxable et la facture en conséquence émise dans le respect des exigences légales.S'il est constaté que la firme accréditée fait systématiquement des erreurs, son accréditation peut, le cas échéant, être retirée pour une durée indéterminée. L'article 70, § 4, deuxième alinéa, première phrase, du code de la T.V.A. prévoit que `'Les personnes qui ne sont pas tenues au paiement de la taxe, mais auxquelles des obligations sont imposées par les articles 39 à 42, 52 à 54bis et 58 ou par les arrêtés pris en exécution de ces articles, sont en outre, en cas d'infraction constatée à leur charge, solidairement responsables du paiement de la taxe, des intérêts et des amendes encourues''.

Les données concernant les bénéficiaires et leurs achats, obtenues par la firme accréditée dans le cadre de l'exécution des procédures pour créer un E-certificat, ne peuvent être utilisées que dans ce contexte. (voir aussi le point 12, g). 9. La firme accréditée remet pour chaque fournisseur ou prestataire de services, et ce par bénéficiaire un aperçu des montants de T.V.A. reçus du fournisseur ou du prestataire de services et remboursés au bénéficiaire en relation avec des références de E-certificats correspondants . Elle lui remet également un aperçu des E-Certificats pour lesquels aucun remboursement à la firme accréditée n'a été effectué.

Cet aperçu est transmis mensuellement et au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant celui au cours duquel la facture a été reçue par la firme accréditée directement au fournisseur ou prestataire de services respectif. Seul le E-certificat avec preuve de paiement de la taxe versée à la firme accréditée peut en effet être utilisé par le fournisseur pour démontrer l'exonération de la T.V.A., à l'exception des situations visées à l'article 10, second alinéa.

La firme accréditée envoie au bénéficiaire, mensuellement et au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant celui au cours duquel le E-certificat a été délivré, un aperçu des opérations pour lesquelles elle est intervenue pour la rédaction d'un E-certificat avec mention selon laquelle la T.V.A. a, le cas échéant, été déjà remboursée. Ces données peuvent être mises à disposition on line.

Le service compétent du SPF Finances sera aussi informé des renseignements susmentionnés dans les mêmes délais.

Ces pièces justificatives doivent également être soumises à la période de conservation qui est de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission. 10. Les montants de T.V.A. reçus par les fournisseurs et/ou prestataires de services en rapport aux transactions donnant lieu à l'application de l'exemption prévue à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 1 °, 2 °, 3°, 4° et 8°, du Code de la T.V.A., au moyen de la remise d'un E-certificat doivent être reversés aux firmes accréditées sur un compte bancaire à son nom au plus tard à la fin du mois suivant le mois au cours duquel a eu lieu la remise du E certificat.

En concertation entre la firme accréditée et le fournisseur / prestataire de services, des procédures ou workflows peuvent être convenus, le cas échéant, en vertu desquels l'exonération peut être appliquée immédiatement au moment de l'opération imposable si à ce moment il y a au moins un contrôle immédiat ; - du statut de l'ayant droit, - de la nature des biens et des prestations de services achetés, - du montant minimum.

Nonobstant l'existence de cet accord de coopération, la T.V.A. peut être remboursée directement par le fournisseur ou par le prestataire de services au bénéficiaire dans les cas où l'exonération est soumise à la validation du certificat d'exonération de la T.V.A. et/ou droits d'accise par l'administration fiscale compétente et le E-Certificat ne peut pas être utilisé. Tel est le cas pour : - Achat de véhicules, location à long terme (usage officiel seulement) si le véhicule est immatriculé auprès de la DIV au nom de la mission diplomatique ou du poste consulaire. - Achat de bâtiments officiels neufs, acquisition de droits réels et les travaux immobiliers aux bâtiments, ou d'autres services (y compris la surveillance, le stationnement) en ce qui concerne les biens immobiliers officiels, les livraisons de biens meubles placés dans des bâtiments officiels de telle sorte qu'ils deviennent immeubles, si la valeur totale des fournitures ou des travaux dépasse 2.500 EUR htva. - Livraisons continues d'eau, de gaz, d'électricité et de télécommunications et de télédistribution, (procédure de livraisons continues contenue dans la décision ET 111330 du 29.01.2014), - Fourniture de biens et services liés aux événements officiels ainsi que les fournitures de nourriture et boissons et les services de restaurants et de catering, ainsi que les services de lounge à l'aéroport, - T.V.A. sur des charges communes de bâtiments officiels et travaux immobiliers pour autant que l'assujetti agisse comme un syndic d'immeuble sans droit à déduction pour les charges susmentionnées (décision ET 75.574 du 06.06.1999), - Livraison de biens et prestation de services qui apparemment ne peuvent être pris en considération pour l'usage officiel (par ex. des vêtements), - Livraisons de biens et prestations des services pour l'usage officiel des consulats honoraires (décision ET 82.321 du 12.04.2007). 11. La firme accréditée qui offre des services autres que le service de base conformément à l'accord de coopération tel que décrit au point 4, troisième alinéa, du présent avis, restitue à son tour la T.V.A. reçue du fournisseur ou du prestataire dans les sept (7) jours ouvrables après réception intégralement au bénéficiaire, sans déduction de frais de quelque nature que ce soit.

La firme accréditée qui offre des services autres que le service de base conformément à l'accord de coopération tel que décrit au point 4, troisième alinéa, du présent avis, restitue à son tour la T.V.A. reçue du fournisseur ou du prestataire dans les 6 mois après réception intégralement au bénéficiaire, sans déduction de frais de quelque nature que ce soit.

Ce remboursement se fait sur le compte bancaire au nom du bénéficiaire. Seulement si par l'application des règlementations nationales ou internationales, le bénéficiaire ne sait pas ouvrir un compte bancaire en Belgique, le remboursement peut se faire par assignation postale ou par chèque bancaire mais en aucun cas en espèce.

Si la firme accréditée facture des frais au bénéficiaire, ceux-ci doivent faire l'objet d'une facture distincte. Pour ces coûts, le seuil minimal mentionné au point 1 ne s'applique pas.

S'il est constaté que la firme accréditée dépasse régulièrement ce délai, son accréditation peut, le cas échéant, être retirée temporairement.

Les E-certificats et les remboursements qui en découlent ne peuvent se référer qu'à des opérations de l'année en cours et de l'année précédente.

Concernant ces deux types d'opérations, les pièces justificatives doivent être conservées dans le chef du fournisseur ou du prestataire de service et de la firme accréditée pendant une période de sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission. 12. Les firmes qui souhaitent obtenir le statut de firme accréditée peuvent soumettre une demande d'autorisation à l'autorité compétente suivante au sein du SPF Finances : SPF Finances Administration générale de la Fiscalité Services centraux Expertise opérationnelle et Support Services Relations internationales North Galaxy A24 Boulevard du Roi Albert II 33 boîte 25 1030 BRUXELLES vat.diplomat@minfin.fed.be La demande doit être introduite au moins trois mois avant la période pour laquelle l'accréditation est demandée.

Le service compétent du SPF Finances vérifie si le requérant satisfait aux conditions et qualifications susmentionnées. Dans tous les cas, il est requis du candidat pour devenir une firme accréditée de répondre aux conditions suivantes (liste non exhaustive) : a. être établi en UE, b.avoir un n° d'identification à la T.V.A. qui contient les lettres BE pour l'application de la présente décision en rapport aux échanges électroniques de données pour l'exemption de la T.V.A. visée à l'article 42, § 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 3, 4° ou 8°, du Code de la T.V.A., c. être en ordre avec la législation fiscale, d.n'avoir aucun membre du personnel qui est en possession d'une carte d'identité spéciale délivrée par la Direction du Protocole du SPF Affaires Etrangères, e. disposer d'un n° de compte bancaire en Belgique au nom de l'assujetti à qui le n° de T.V.A. susmentionné a été attribué, f. les administrateurs ne peuvent pas être en faillite ou être en état d'insolvabilité.La firme accréditée doit présenter avec la demande un registre des actionnaires ou la liste des bénéficiaires effectifs (registre UBO) au minimum des 5 dernières années ou les présenter à la simple demande de l'Administration. Les actionnaires de la firme accréditée ne peuvent pas avoir encouru une condamnation correctionnelle et /ou une interdiction d'exercer leur profession ou avoir été concernés par une faillite ou une procédure d'insolvabilité g. les accords de coopération doivent être établis conformément à la présente décision et au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données en abrogeant la directive 95/46/CE et indiquent que les données collectées ne seront utilisées que pour l'application de l'exemption et ne seront en aucun cas revendues ou mises à la disposition de tiers.h. le E-certificat est rédigé selon le modèle que l'autorité compétente a mis à disposition, i.la firme candidate doit disposer des équipements nécessaires pour : * établir les aperçus mensuels, * communiquer à l'autorité compétente les noms des clients avec qui ils ont un accord de coopération et les modifications, * sécuriser vis-à-vis de tiers toutes informations dont il dispose.

L'accréditation est donnée, le cas échéant, pour une période maximale de six années calendrier consécutives, et sera répartie sur trois approbations consécutives : - 2 ans pour la première accréditation avec une validité maximale jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle de la première autorisation, - 4 ans pour la seconde accréditation valable jusqu'au 31 décembre de la 4e année qui suit celle de sa délivrance, - 6 ans pour la troisième accréditation valable jusqu'au 31 décembre de la 6e année qui suit celle de sa délivrance.

La procédure de renouvellement de l'accréditation est la même que celle applicable pour la première demande d'accréditation.

Après la troisième accréditation, la reconnaissance est attribuée, le cas échéant, pour une période chaque fois de 6 ans.

L'autorité compétente au sein du SPF Finances peut, à tout moment, exprimer l'intention motivée de retirer l'accréditation lors du changement profond parmi les éléments de la demande d'accréditation ou lorsque une ou plusieurs des qualifications et conditions d'agrément fixées ne sont plus remplies. L'autorité compétente au sein du SPF Finances signifie, dans ce cas, son intention motivée de retirer l'autorisation par lettre recommandée à la firme accréditée. Si la firme accréditée ne donne pas une suite satisfaisante aux remarques formulées l'autorité compétente au sein du SPF Finances peut par lettre recommandée retirer l'autorisation temporairement ou définitivement.

L'autorité compétente au sein du SPF Finances peut aussi mettre un terme à l'accréditation à la demande de la firme accréditée. Si tel est le cas, alors il faut que cette demande se fasse par lettre recommandée au moins deux mois avant la date de cessation effective auprès de l'autorité compétente au sein du SPF Finances. Jusqu'à la date effective de cessation, la firme accréditée doit assurer la continuité de son service.

A partir du 1er janvier 2018, les documents 450 et 451 ne constituent plus des documents valables pour l'application de l'exemption visée à l'article 42, § 3, premier alinéa, 1 ° et 2° du Code.

Les diplomates des organisations internationales visés à l'article 42, § 3, premier alinéa, 3°, 4° et 8° du Code doivent passer à ce régime au plus tard le 31 août 2018. A cette date, le document 451 ne sera plus un justificatif valable pour l'application de l'exemption prévue à l'article 42, § 3, du Code.

Cette communication remplace à partir du 1er juillet 2018 celle publiée dans le Moniteur belge du 19 juillet 2017.