SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

1er DECEMBRE 2022. - Circulaire n° 292 relative à l'exécution de l'article 555/11, § 4, alinéa 3, du Code Judiciaire relatif à la légalisation de la signature des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés

Le Ministre de la Justice Mesdames et messieurs les bourgmestres ;

Mesdames et messieurs les gouverneurs de province ;

Mesdames et messieurs les notaires ;

Mesdames et messieurs les traducteurs et traducteurs-interprètes jurés ;

Aux services publics fédéraux Pour information Aux associations des villes et communes flamandes, bruxelloises et wallonnes ainsi qu'aux associations d'officiers de l'état civil, Aux ministres des trois Régions ayant les administrations locales dans leurs attributions, A la Fédération Royale du Notariat belge, Au ministre des Affaires étrangères, des Affaires européennes et du Commerce extérieur, et des Institutions culturelles fédérales A mesdames et messieurs les premiers présidents des cours d'appel, A messieurs les premiers présidents des cours du travail, A messieurs les procureurs généraux près les cours d'appel, A monsieur le procureur fédéral, A mesdames et messieurs les procureurs du Roi et les auditeurs du travail, A mesdames et messieurs les greffiers en chef et greffiers adjoints, A mesdames et messieurs les Présidents et Chefs de corps des zones de polices, Aux associations professionnelles de traducteurs et traducteurs-interprètes jurés, Aux ambassades et postes consulaires en Belgique, Au Ministère de l'Enseignement de la Formation de la Communauté flamande et NARIC-Vlaanderen, A la Fédération Wallonie-Bruxelles : Direction générale de l'Enseignement et Centre Enic-Naric, Au Ministère de la Communauté germanophone.

La présente circulaire remplace la circulaire n° 284 du 1er mars 2021 relative à la légalisation de la signature des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés.

Elle vise à préciser les règles et responsabilités en matière de légalisation des traductions jurées, faites par des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés autorisés à agir à ce titre en Belgique.

Introduction Les articles 555/6 à 555/16 du Code Judiciaire déterminent qui peut et à quelles conditions porter le titre de traducteur et traducteur-interprète juré, quelles sont les obligations et devoirs qui lui incombent ainsi que les sanctions encourues en cas de manquement et précisent l'autorité de gestion compétente.

Etant donné que, sur base de cette loi : - seules les personnes valablement inscrites au registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés peuvent porter le titre de traducteur ou traducteur-interprète juré (art. 555/6 C. Jud.) ; - l'inscription au registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés relève d'une décision du ministre de la Justice ou du fonctionnaire délégué par lui, après avis d'une Commission d'agrément (art. 555/7, § 2 C. Jud.) ; - le SPF Justice a un rôle de contrôle sur la qualité de l'exécution des missions de traduction confiées aux traducteurs et traducteurs-interprètes jurés ainsi que sur le respect du code de déontologie établi par le Roi (art. 555/9, 3° C. Jud.) ; - le SPF Justice doit assurer la gestion et l'actualisation permanente du registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés (art. 555/10, § 1 C. Jud.) - les informations qui doivent être apposées à la fin de chaque traduction jurée sont précisées par la loi (art. 555/11, § 4 et art. 555/15 C. Jud.); - le SPF Justice est dépositaire de la signature des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés (art. 555/14 C. Jud.) ; - une personne qui n'est pas inscrite au registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés, peut aux conditions déterminées par la loi, être désignée pour effectuer une traduction jurée, pour autant que cette désignation soit motivée, au sens de la loi, par l'autorité requérante (art. 555/15 C. Jud.) ; - la liste des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés est rendue publique conformément à l'art. 555/10 C. Jud. et à l'arrêté Royal du 16-02-2022 (MB 18-03-2022) ;

Etant donné qu'un arrêté ministériel, daté du 15 Juin 2018, accorde délégation de pouvoir en matière de registre national des experts judiciaires, des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés à certains agents du SPF Justice, Etant donné l'art. 34 de la loi du 16 décembre 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/12/2022 pub. 27/12/2022 numac 2022206777 source service public federal securite sociale Loi relevant le plafond ONSS dans l'article 17quater de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs type loi prom. 16/12/2022 pub. 23/12/2022 numac 2022034818 source agence federale de controle nucleaire Adaptation des montants des taxes figurant à l'article 30bis/4 de la loi du 15 avril 1994 relative à la protection de la population et de l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire - année 2023 fermer visant à rendre la justice plus humaine, plus rapide et plus ferme IIbis ;

Etant donné que les traductions jurées de documents officiels destinés à l'étranger doivent, sauf exemption de légalisation, être légalisées par le SPF Affaires étrangères.

Pour plus d'infos : https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_ documents;

Etant donné qu'un accord de collaboration a été signé entre le SPF Justice et les SPF Affaires étrangères pour faciliter la légalisation par voie électronique des traductions jurées destinées à l'étranger et organiser l'accès des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés à la plateforme eLegalisation du SPF Affaires étrangères ;

Etant donné que depuis le 1er mars 2022, la liste des personnes autorisées à faire des traductions jurées est accessible à tous les citoyens via le site Just-on-web du SPF Justice (https://justsearch.just.fgov.be/national-registry-search/translator?lang=fr) et qu'il est possible de vérifier, en consultant ce site, les langues pour lesquelles une personne est autorisée à agir comme traducteur ou traducteur-interprète juré.

Il est établi ce qui suit en matière de légalisation Dispositions générales Conformément à l'article 555/11, § 4 du Code Judiciaire, les traducteurs ou traducteurs-interprètes jurés doivent terminer leurs traductions en indiquant les informations suivantes (dans l'ordre indiqué) : 1. "Pour traduction conforme et ne varietur de la langue ... vers la langue ... Fait à ..., le ...."; 2. leur numéro d'identification (numéro commençant par VTI ......) ; 3. leur signature manuscrite ou l'image de celle-ci;4. leurs prénom et nom ;5. leur titre de traducteur juré ou traducteur-interprète juré ;6. leur signature électronique qualifiée ; Les personnes qui sont exceptionnellement requises « hors registre » par une autorité judiciaire sur base de l'article 555/15 du Code Judiciaire, doivent sous peine de nullité terminer leur traduction, en faisant précéder leur signature du serment écrit suivant: "Je jure avoir rempli ma mission en honneur et conscience, avec exactitude et probité.".

La personne ainsi requise ne peut porter le titre de traducteur juré que pour la mission qui lui a été confiée.

Les traducteurs jurés qui disposent d'une carte eID électronique doivent dorénavant apposer leur signature électronique qualifiée sur leur traduction jurée.

Depuis le 1er mars 2021, la légalisation de documents officiels destinés à être utilisés en Belgique peut directement se faire par le traducteur ou le traducteur-interprète juré, par l'apposition de son cachet physique officiel.

A partir du 1er décembre 2022, le cachet physique officiel est remplacé par la signature électronique qualifiée du traducteur ou du traducteur-interprète juré.

Un traducteur ou traducteur-interprète juré ne peut légaliser lui-même sa traduction que pour les combinaisons linguistiques pour lesquelles il est inscrit au registre national.

Si un traducteur ou traducteur-interprète juré légalise une traduction de ou vers une langue pour laquelle il n'est pas validé au registre national, il peut, conformément à l'article 555/12, § 1 du Code Judiciaire, être sanctionné, notamment par la suspension ou la radiation du registre national.

Tant les clients que les autorités auxquelles les traductions sont destinées peuvent vérifier en consultant le registre public qu'un traducteur ou traducteur-interprète est bien autorisé à effectuer des traductions jurées et pour quelles langues.

Ce site permet de faire une recherche sur base du nom et/ou du numéro d'identification.

Les demandeurs ou les autorités qui constatent des irrégularités ou des lacunes dans la légalisation des traductions jurées doivent les signaler au registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés, par courrier électronique à l'adresse NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be.

Le nom, le prénom et le numéro d'identification (VTI...) du traducteur ou du traducteur-interprète juré doivent figurer dans la plainte.

Les traductions jurées destinées à être utilisées à l'étranger doivent encore, sauf dispositions contraires, être légalisées par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

Tout traducteur ou traducteur-interprète juré disposant d'une carte eID belge pourra dorénavant directement envoyer ses traductions jurées au SPF Affaires étrangères aux conditions et modalités décrites dans la présente circulaire. Il aura pour ce faire accès à la plateforme e-légalisation du SPF Affaires étrangères. Les accès sont gérés par le SPF Justice.

Tous les traducteurs et traducteurs-interprètes jurés ne disposent pas d'une signature électronique qualifiée. Par conséquent, cette circulaire fait une distinction entre la légalisation des traductions avec et sans signature électronique qualifiée.

Les traducteurs ou traducteurs-interprètes jurés qui n'ont pas accès à une signature électronique qualifiée doivent faire légaliser leur traduction par le SPF Justice.

Cette règle s'applique aux traductions qui sont destinées à être utilisées en Belgique comme à l'étranger. Cette disposition s'applique également aux personnes qui ne sont pas inscrites au registre national et qui sont exceptionnellement requises par une autorité judiciaire pour traduire un document sur base de l'article 555/15 du Code Judiciaire, et ce, même si elles peuvent apposer leur signature électronique qualifiée sur leur traduction Avant de légaliser une traduction, le SPF Justice vérifie si les mentions figurant à la fin de la traduction sont conformes à l'article 555/11, § 4 du Code Judiciaire ou à l'article 555/15 du Code Judiciaire en cas de désignation "hors registre".

La légalisation faite par le SPF Justice prouve que la personne qui a signé la traduction était autorisée à effectuer la traduction jurée pour les langues sources et cibles concernées.

Les demandes de légalisation peuvent être envoyées au SPF Justice par voie électronique ou par courrier.

Le SPF Justice peut légaliser les documents envoyés par voie électronique au moyen d'une signature numérique.

La procédure de légalisation électronique doit être privilégiée.

Procédure de légalisation des traductions effectuées par un traducteur ou un traducteur-interprète juré 1. Procédure de légalisation des traductions jurées destinées à être utilisées en Belgique a) Traductions jurées légalisées avec la signature électronique qualifiée du traducteur ou du traducteur-interprète juré Les traductions jurées qui sont numériquement signées avec l'eID du traducteur ou du traducteur-interprète juré ont valeur de traduction jurée pour leur utilisation en Belgique. Pour que cette légalisation soit valable, le traducteur ou traducteur-interprète juré doit avoir correctement terminé sa traduction conformément à l'article 555/11, § 4 du Code Judiciaire (voir disposition générale).

Le traducteur ou traducteur-interprète juré est autorisé à apposer un scan de sa signature physique sur la traduction qui est utilisée dans sa version électronique.

Le traducteur ou traducteur-interprète juré doit imprimer et signer sa traduction de manière manuscrite pour une utilisation papier de sa traduction. b) Traductions jurées qui doivent être légalisées par le SPF Justice Les traducteurs ou traducteurs-interprètes jurés qui n'ont pas accès à une signature électronique, doivent faire légaliser leurs traductions par le SPF Justice. Ils doivent avoir correctement terminé leurs traductions conformément à l'article 555/11, § 4 du Code Judiciaire Les traductions à légaliser peuvent être transmises au SPF Justice par voie électronique ou par courrier.

Le SPF justice pourra légaliser les traductions reçues, de manière digitale, pour leur utilisation électronique.

La signature électronique du SPF Justice remplace la signature électronique du traducteur juré. La traduction jurée qui est légalisée électroniquement par le SPF Justice peut être imprimée et signée manuellement par le traducteur ou traducteur-interprète juré pour son utilisation papier en Belgique.

Des demandes de légalisation papier peuvent être transmises par courrier.

Les traducteurs ou traducteurs-interprètes qui sont requis « hors registre » sur base de l'article 555/15 du Code Judiciaire doivent faire légaliser leur traduction par le SPF justice.

Ils doivent avoir correctement terminé leurs traductions conformément à l'article 555/15 du Code judiciaire Les traductions à légaliser peuvent être transmises au SPF Justice par voie électronique ou par courrier.

Le SPF Justice pourra légaliser les traductions reçues, de manière digitale, pour leur utilisation électronique.

Les demandes de légalisation papier doivent être transmises par courrier.

Légalisation des traductions jurées par voie électronique La demande de légalisation électronique doit être envoyée à l'adresse mail : Pour les néerlandophones: NRBVT-legalisatie@just.fgov.be avec la communication " Voor legalisatie " Pour les francophones: RNTIJ-legalisation@just.fgov.be avec la communication : « Pour légalisation ».

Pour les allemands: NRVUD-legalisation@just.fgov.be avec la communication "Zur Legalisierung ".

La traduction qui est envoyée par mail au SPF Justice par un traducteur requis « hors registre » doit avoir été préalablement imprimée et signée physiquement par le traducteur.

La traduction qui est envoyée par mail par un traducteur ou traducteur-interprète juré peut comporter le scan de la signature du traducteur ou traducteur-interprète juré.

Les demandes de légalisation électronique doivent être envoyées par le traducteur ou le traducteur- interprète juré.

Le SPF Justice légalisera sous forme PDF les documents qui lui sont envoyés par voie digitale au moyen d'une signature numérique.

Les traductions numériquement légalisées par le SPF Justice seront renvoyées par mail à son destinataire.

Légalisation physique des traductions envoyées par courrier A la demande du traducteur, du traducteur-interprète juré ou de son client, le SPF Justice légalisera physiquement les versions papiers des traductions jurées qui lui sont envoyées par courrier.

La traduction qui est envoyée en version papier doit comporter l'original de la signature du traducteur juré.

Les documents à légaliser doivent être envoyés ou déposés à l'adresse suivante : SPF Justice Registre national des experts judiciaires, des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés (légalisation) Boulevard de Waterloo 80, 1000 Bruxelles Une enveloppe timbrée indiquant clairement le nom du destinataire et l'adresse de retour doit être jointe au document à légaliser La traduction ainsi légalisée sera renvoyée par courrier, avec l'enveloppe timbrée, au traducteur juré ou à son client. 2. Procédure de légalisation des traductions jurées destinées à l'étranger Les traductions jurées destinées à être utilisées à l'étranger doivent encore être légalisées par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement. Pour obtenir la légalisation du SPF Affaires étrangères, la traduction à légaliser doit toujours être accompagnée de l'original ou d'une copie du texte source. Pour plus d'information, vous pouvez contacter le SPF Affaires étrangères, par mail, à l'adresse : elegalisation@diplomatie.fed.be Le SPF Affaires étrangères apposera une légalisation électronique sur un document électronique ou sur une version scannée d'un document papier, s'ils sont signés électroniquement.

Le SPF Affaires étrangères apposera une légalisation physique sur l'original d'une traduction jurée ou sur la copie de l'original d`une traduction jurée qui aura préalablement été légalisée par le SPF Justice. a. Demande de légalisation des traductions jurées légalisées avec la signature électronique qualifiée du traducteur ou du traducteur-interprète juré Le traducteur ou le traducteur-interprète juré qui a, conformément au point 1 a., signé sa traduction jurée avec sa carte d'identité, peut s'il en a été autorisé par le SPF justice, télécharger lui-même sa traduction jurée, sous forme de PDF sur la plateforme électronique e-légalisation du SPF Affaires étrangères. (https://elegalisation.diplomatie.be/).

La traduction jurée doit être téléchargée avec une copie de l'original du document traduit.

Ces 2 documents doivent être téléchargés dans un fichier séparé. Il faut télécharger un PDF avec la traduction signée numériquement et un PDF avec le scan de l'original du document traduit.

Chaque traduction téléchargée par un traducteur ou un traducteur-interprète juré sur cette plateforme, est considérée comme validée par le SPF Justice.

Le traducteur ou traducteur-interprète juré n'est autorisé à télécharger sur le site e-légalisation des Affaires étrangères que les traductions jurées qu'il a lui-même signé avec sa carte d'identité.

Tout autre document sera refusé par le SPF Affaires étrangères.

Les traducteurs ou traducteurs-interprètes jurés qui n'ont pas encore reçu, l'information du SPF justice qu'ils peuvent télécharger eux-mêmes leurs traductions sur la plateforme e-légalisation du SPF Affaires étrangères doivent s'adresser au service du Registre national. b. Traductions jurées qui doivent être préalablement légalisées par le SPF justice Les traducteurs ou interprètes jurés qui ne peuvent signer leurs traductions jurées par voie électronique doivent préalablement faire légaliser celles-ci par le SPF justice. Demande de légalisation des traductions jurés par voie électronique Les traducteurs ou traducteurs-interprètes jurés qui ne disposent pas d'une signature électronique qualifiée peuvent demander au SPF justice de légaliser leur document de manière électronique et de l'introduire pour eux sur la plateforme e-légalisation du SPF Affaires étrangères.

La demande de légalisation électronique doit être envoyée à l'adresse mail : Pour les néerlandophones: NRBVT-legalisatie@just.fgov.be avec la communication " Voor legalisatie door Buitenlandse Zaken" Pour les francophones: RNTIJ-legalisation@just.fgov.be avec la communication : « Pour légalisation par les Affaires étrangères ».

Pour les allemands: NRVUD-legalisation@just.fgov.be avec la communication "Zur Legalisierung durch das Außenministerium" La traduction qui est envoyée par mail au SPF justice doit avoir été préalablement imprimée et signée physiquement par le traducteur.

Un scan du texte source doit être joint à l'original de la traduction.

Ces deux documents doivent être transmis séparément.

Légalisation physique des traductions envoyées par courrier Les traducteurs ou traducteurs-interprètes jurés ou leurs clients peuvent à leur demande obtenir une légalisation physique des traductions jurées destinées à l'étranger Comme indiqué au point 1) b., la demande de légalisation papier doit être envoyée ou déposée à l'adresse suivante : SPF Justice Registre national des experts judiciaires, des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés (légalisation) Boulevard de Waterloo 80, 1000 Bruxelles Une enveloppe timbrée indiquant clairement le nom du destinataire et l'adresse de retour doit être jointe au document à légaliser.

La traduction jurée qui est envoyée en version papier doit comporter l'original de la signature du traducteur juré.

La traduction ainsi légalisée sera renvoyée par courrier, avec l'enveloppe timbrée, au traducteur juré ou à son client.

Pour obtenir la légalisation d'une version papier d'une traduction jurée par le SPF Affaires étrangères, les personnes concernées devront suivre les directives indiquées sur le site du SPF Affaires étrangères : https://diplomatie.belgium.be/fr/legalisation-de-documents Toute question concernant la mise en application de cette circulaire peut être adressée au Service du Registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés : - par mail à l'adresse mail : NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be - par téléphone de 9h00 à 16h00 : Pour les francophones : 02/552 25 07 Pour les néerlandophones : 02/552 28 40 Pour les germanophones : 02/552 28 40 La présente circulaire est d'application immédiate à partir du 1er décembre 2022.

Pour le ministre de la Justice, M. LAMHASNI, Directeur Général de l'Organisation judiciaire