COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE BRUXELLES-CAPITALE

Circulaire relative à l'élaboration du budget de l'exercice 2014 des Centres publics d'Action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestres et Echevins A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs 1. Généralités 1.1. Préliminaire 1.2. Transmission des documents et des annexes 1.2.1. Générale 1.2.2. Documents obligatoires en ce qui concerne le budget 1.2.3. Documents obligatoires en ce qui concerne les modifications budgétaires 1.3. Loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale type loi prom. 26/05/2002 pub. 26/11/2003 numac 2002015108 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord entre l'Union économique belgo-luxembourgeoise et l'Etat du Koweit concernant l'encouragement et la protection réciproques des investissements, faits à Bruxelles le 28 septembre 2000 fermer concernant le droit à l'intégration sociale et la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS 2. Directives d'élaboration du budget 2.1. Dispositions générales 2.2. Groupe technique 2.3. Service d'exploitation 2.3.1. Recettes 2.3.1.1. Le Fonds spécial de l'aide sociale 2.3.1.2. La dotation communale 2.3.2. Dépenses 2.3.2.1. Personnel 2.3.2.2. Dépenses de fonctionnement 2.3.2.3. Dépenses de redistribution 2.4. Service d'investissement 2.5. Dette 2. 6.Trésorerie 2.7. Divers 2.7.1 Conventions en application de l'article 61 de la loi organique 2.7.2. Services prestés 2.7.3. Commission des normes comptables 2.7.4. Programme de politique générale/ plan triennal 3. Dispositions finales 1.Généralités 1.1. Préliminaire La présente circulaire a pour objet l'élaboration des budgets des centres publics d'action sociale pour l'exercice 2014. La présente circulaire constitue un document complet qui remplace les circulaires budgétaires précédentes.

A cet effet, et pour votre facilité, nous transcrivons en gras les quelques ajouts et/ou commentaires par rapport à la circulaire du Collège réuni du 10 août 2012 relative à l'élaboration des budgets de l'exercice 2013 là où cela s'impose. 1.2. Transmission des documents et des annexes 1.2.1. Générale ? En vertu de l'article 88 de la loi organique, les conseils de l'action sociale doivent soumettre leur budget avant le 15 septembre de l'année précédant l'exercice, à l'approbation du conseil communal, accompagné des documents visés à cet article ainsi que de ceux énumérés ci-dessous dans la présente circulaire. Il est transmis en même temps au Collège réuni. Il est impératif que ce délai soit scrupuleusement respecté. A cet effet, il peut être utile de rappeler que cette précocité s'imposait au législateur afin de permettre à la commune subsidiante d'établir son budget en tenant compte de la dotation au CPAS. ? Le budget est la traduction chiffrée de la politique sociale que mène le CPAS et des moyens dont celui-ci dispose pour les réaliser. ? Un exemplaire du budget et de ses annexes (voir infra) sera communiqué à la Direction de la tutelle des CPAS du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à l'adresse suivante : Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale Direction de la Tutelle sur les CPAS 20, Boulevard du Jardin Botanique 1035 Bruxelles ? En cas d'improbation ou de réformation du budget du centre par le conseil communal, le dossier complet sera communiqué par le centre dans les 40 jours à l'approbation du Collège réuni. ? Dans les autres cas, le dossier complet sera envoyé au Collège réuni par le centre dans les 15 jours suivant la réception de la décision du conseil communal approuvant le budget ou l'expiration du délai de 40 jours emportant approbation tacite. ? En raison du délai extrêmement court dont nous disposons pour exercer la tutelle générale à l'égard du budget (au pire nos services ne pourraient être avertis de la nature de la tutelle à appliquer que 5 jours avant l'expiration du délai de 60 jours), nos services prendront la liberté de s'adresser aux vôtres à l'expiration du délai de 40 jours à compter de la date à laquelle le document nous a été communiqué conformément à l'article 88, § 1er alinéa 2 précité. ? La date de réception du dossier complet constituera le point de départ du délai respectivement visé aux articles 88, 110 et 111 de la loi organique. ? Si les annexes obligatoires au budget ne sont pas systématiquement transmises, l'absence totale ou partielle de ces documents pourra entraîner une mesure contraignante de l'autorité de tutelle. Le Conseil d'Etat estime en effet que le délai dont dispose l'autorité de tutelle ne commence à courir qu'à partir du moment où une décision qui est soumise à son contrôle lui est correctement notifiée, ce qui signifie que le dossier doit être complet. (C.E. n° 38894 du 3 mars 1992) 1.2.2. Documents obligatoires en ce qui concerne le budget :

BUDGET - Liste des documents obligatoires

1

Le budget 2014, conforme au modèle, fixé par l'arrêté du Collège réuni du 25 février 1999, modifié par l'arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007

2

La délibération in extenso du conseil de l'action sociale

3

La note de politique générale telle que prescrite par l'article 88, § 1er de la loi organique (cf. annexe 1)

4

Le rapport visé à l'article 26bis, § 5 de la loi organique

5

Le procès-verbal de la réunion du comité de concertation tel que prévu à l'article 26bis, § 4 de la loi organique

6

Le cas échéant, le budget 2014 des éventuels services et établissements à gestion distincte

7

l'Avis du groupe technique prévu à l'article 11 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale. Cet avis doit être signé par le président, le secrétaire et le receveur (cf. point 2.2 concernant le contenu)

8

L'organigramme de tous les services du centre

9

Le tableau détaillé du personnel tel qu'annexé à l'arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007 modifiant l'arrêté du 25 février 1999 fixant le modèle de budget des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale (voir annexe 2);

10

Un tableau détaillé des investissements et de leur mode de financement

11

Un tableau détaillé de l'ensemble des emprunts contractés et à contracter durant l'exercice, y compris les ouvertures de crédit

12

Un tableau reprenant certaines données essentielles des recettes et dépenses de l'exercice 2014 et des exercices antérieurs (voir tableau en annexe 3 et 4)

13

Le programme de politique générale (cf. point 2.7.4.) : Nous rappelons les dispositions de l'article 72 de la loi organique qui stipule que lors du premier budget de l'année qui suit le renouvellement intégral du conseil de l'action sociale, un programme de politique générale pour la durée du mandat et comportant au moins les projets politiques principaux et les moyens budgétaires pour les réaliser doit être joint au budget. Il doit être soumis au comité de concertation conformément à l'article 26bis § 1, 8° de la loi organique

Les tableaux mentionnés sous les points 9 et 12 vous seront transmis avec la circulaire budgétaire simultanément par la poste et par voie électronique et doivent être complétés tant en version digitale que sur support-papier et être communiqués à l'adresse e-mail tutelleocmw@mrbc.irisnet.be ainsi qu'à l'adresse mentionnée sous le point 1.2.

Commentaire concernant les documents obligatoires : Tableaux du personnel (point 9) Le comptage se fera en équivalent temps plein, tant pour les effectifs que pour les autres catégories. En ce qui concerne le remplissage des colonnes « Genre » et « Domicile » je vous invite à mentionner le nombre de personnes physiques. Les personnes mises en disponibilité, soit sur base volontaire précédent la pension, soit pour cause de maladie de longue durée, seront reprises dans les comptages. Leur nombre total sera toutefois signalé. Lors de l'examen des documents présentés par le passé, de nombreuses erreurs ont été constatées. Je vous invite dès lors à accorder le plus grand soin à la rédaction de ces tableaux.

Le rapport concernant les économies d'échelle (point 4) L'article 26bis, § 5, de la loi organique du 8 juillet 1976 concernant les centres publics de l'action sociale prévoit que le comité de concertation veille à ce qu'il soit établi un rapport annuel relatif aux économies d'échelle et aux suppressions des doubles emplois ou chevauchements d'activité du centre public d'action sociale et de la commune.

Sans préjudice du respect strict des prérogatives et des missions légales respectives des entités distinctes que sont les communes, d'une part, et les CPAS, d'autre part, il est essentiel, en ces temps où les moyens financiers sont très limités, que cette concertation s'établisse effectivement et qu'elle aboutisse à éviter que des services analogues à caractère social soient gérés simultanément par la commune et par le CPAS et se fassent mutuellement concurrence.

En contrepartie, dès lors que la commune dispose d'un service informatique propre ou de services spécifiques à vocation technique, il s'indique que le CPAS évite de recourir aux services d'entreprises extérieures pour le calcul des salaires et traitements ou pour la réalisation d'études techniques. Les prestations éventuellement effectuées par ces services communaux ou CPAS doit être facturées par le prestataire de services au bénéficiaire. Il importe que les charges et les produits des uns et des autres soient clairement établis et enregistrés dans leur comptabilité.

Telle collaboration ne peut avoir pour effet de supprimer au sein du CPAS des services dont le fonctionnement est prescrit par la loi ou par les dispositions réglementaires. Est ainsi interdite la délégation par le CPAS au service des finances communales de sa mission d'établissement du budget, d'exercice du contrôle budgétaire, d'engagement des dépenses et de constatation des droits.

Le CPAS doit impérativement conserver la maîtrise de ses décisions en matières budgétaire et du choix, dans le respect de la loi sur les marchés publics, de ses fournisseurs. 1.2.3. Documents obligatoires en ce qui concerne les modifications budgétaires :

MODIFICATION BUDGETAIRE - Liste des documents obligatoires

1

La modification budgétaire, conforme au modèle, annexé à l'arrêté du Collège réuni du 12 février 1998 portant analyse conceptuelle de la nouvelle comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale modifié par l'arrêté du Collège réuni du 3 juin 1999

2

La délibération in extenso du conseil de l'action sociale

3

La note explicative et justificative comme prévu à l'article 88, § 3, de la loi organique

4

Le procès-verbal de la réunion du comité de concertation tel que prévu à l'article 26bis, § 4 de la loi organique dès que les modifications budgétaires sont de nature à augmenter ou à diminuer l'intervention de la commune (cf. article 26bis, § 1er,4° )

6

le cas échéant, la modification budgétaire des éventuels services et établissements à gestion distincte

7

l'Avis du groupe technique prévu à l'article 11 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale. (cf. point 2.2 concernant le contenu)

Dans un souci de clarté et de facilité, votre centre est invité à joindre une table des matières des documents annexés au budget et aux modifications budgétaires.

Remarque concernant les modifications budgétaires : ? Celles-ci sont soumises aux mêmes procédures que le budget en vertu de l'article 88, § 2 de la loi organique du 8 juillet 1976 et de l'article 14 du règlement général sur la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale. En ce qui concerne le début du délai et contrairement à celui du budget, nous vous rappelons que le délai ne commence à courir dès l'instant que la direction tutelle sur les CPAS aura eu communication de l'approbation explicite ou tacite de la modification budgétaire par le conseil communal. Cette information sera communiquée à la Direction dans un délai de trois jours ouvrables à dater au plus tard du jour de l'expiration du délai imparti au conseil communal pour se prononcer. Au cas que cette information n'est pas transmise, nos services prendront la liberté de s'adresser aux vôtres. 1.3. Loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale type loi prom. 26/05/2002 pub. 26/11/2003 numac 2002015108 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord entre l'Union économique belgo-luxembourgeoise et l'Etat du Koweit concernant l'encouragement et la protection réciproques des investissements, faits à Bruxelles le 28 septembre 2000 fermer concernant le droit à l'intégration sociale et la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS La correspondance entre les crédits de recettes et de dépenses relative au R.I.S sera adaptée aux types de subventions accordées en la matière.

De manière générale, les centres veilleront à ce que les différentes inscriptions budgétaires liées aux interventions du pouvoir fédéral correspondent au pourcentage d'intervention prévu en matière d'aide et d'intégration sociale, particulièrement en ce qui concerne les subventions octroyées par l'Etat en vertu de la loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale type loi prom. 26/05/2002 pub. 26/11/2003 numac 2002015108 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord entre l'Union économique belgo-luxembourgeoise et l'Etat du Koweit concernant l'encouragement et la protection réciproques des investissements, faits à Bruxelles le 28 septembre 2000 fermer concernant le droit à l'intégration sociale et la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS. Au moment de l'engagement définitif de ces dépenses, les centres constateront simultanément les droits correspondant aux pourcentages d'intervention de l'Etat dans ces dépenses, comme prescrit à l'article 45 du règlement général de la comptabilité des CPAS. 2. Directives d'élaboration du budget 2.1. Dispositions générales ? Le budget doit être établi conformément au modèle de budget repris dans l'arrêté du Collège réuni du 25 février 1999 et tel que modifié par l'arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007. Ainsi la colonne « compte 2012 » doit être remplie, même si la commune n'a pas encore approuvé ledit compte. ? Les CPAS appliqueront rigoureusement les prescriptions relatives à la nouvelle comptabilité contenue dans le règlement général de la comptabilité des CPAS du 26 octobre 1995, modifié en date du 11 décembre 2003 (M.B. 23.02.2004) et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998, modifiée en date du 3 juin 1999. Les plans comptables ont également été complétés par l'arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale.Il a été constaté que les codes fonctionnels spécifiques du plan comptable ne sont pas toujours activés, dès lors que les services relatifs à ces codes sont prestés (voir également à ce propos le point 2.7.2). ? Les CPAS poursuivront les efforts de gestion et veilleront particulièrement à la maîtrise des charges nettes de leurs dépenses de personnel et de fonctionnement pour le budget ainsi que pour les modifications budgétaires. ? Les centres qui désirent facturer des frais d'une ou plusieurs fonction(s) à une ou plusieurs autres fonctions doivent utiliser la technique de la facturation interne et les recettes de la facturation interne doivent correspondre aux dépenses de même nature. ? Les recettes et dépenses doivent être estimées de manière précise. A défaut d'éléments d'évaluation réglementaires ou d'instructions administratives, la prévision se fera au départ de la recette ou de la dépense effectivement réalisée au cours du dernier exercice connu. A défaut de chiffre définitif suffisamment récent, les chiffres du dernier budget approuvé formeront la base de calcul. ? Les centres veilleront à solliciter toutes les subventions prévues par les différentes dispositions légales et réglementaires pour financer leurs actions et investissements (fédérales, régionales, communautaires et autres). De même, ils veilleront à introduire les dossiers qui font l'objet de récupérations auprès des autorités concernées, notamment en ce qui concerne l'octroi des aides et à en assurer le suivi. ? Nous vous rappelons qu'en vertu du principe d'universalité du budget, la comptabilité doit reprendre la totalité de la recette et de la dépense et non la différence entre les deux. Cela signifie que toute pratique de compensation budgétaire est prohibée. ? Les subventions de fonctionnement R.I.S., fourniture d'énergie et autres doivent être portées au budget. A défaut de pouvoir engager la dépense en cours d'exercice, le montant de la subvention sera versé dans un fonds d'exploitation par voie de modification budgétaire par un article de prélèvement, en vue de leur utilisation à l'exercice suivant. Signalons pour rappel qu'en vertu des règles de comptabilité publique, le pouvoir subsidiant a le devoir de vérifier si la subvention a bien été utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée et qu'en principe, tout allocataire d'une subvention doit justifier de l'utilisation des sommes reçues; par le seul fait de l'acceptation de la subvention, l'allocataire reconnaît aux pouvoirs subsidiants le droit de faire procéder, sur place, au contrôle de l'emploi des fonds attribués. A ce sujet nous vous référons à l'application Rapport Unique qui permet de justifier l'utilisation des subventions concernant les garanties locatives, frais de personnel dans le cadre de l'article 40 de la loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale type loi prom. 26/05/2002 pub. 26/11/2003 numac 2002015108 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à l'Accord entre l'Union économique belgo-luxembourgeoise et l'Etat du Koweit concernant l'encouragement et la protection réciproques des investissements, faits à Bruxelles le 28 septembre 2000 fermer, le Fonds de gaz et électricité, les subventions majorées de l'Etat la participation sociale et culturelle et les Clusters. Ce rapport est disponible via le portail http://www.mi-is.be * Douzièmes provisoires Conformément à l'article 13 du règlement général de la comptabilité des CPAS, lorsque le budget n'est pas encore voté en début de l'exercice, des crédits provisoires sont arrêtés par le conseil de l'action sociale. Si le budget est voté mais non encore approuvé, ces crédits sont disponibles implicitement sans qu'il soit nécessaire que le conseil se prononce. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses du service d'exploitation. ? Pour les CPAS qui disposent d'un service de médiation de dette, les montants prévus à l'article 4, § 1er, de la loi du 4 septembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/09/2002 pub. 28/09/2002 numac 2002022772 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi visant à confier aux centres publics d'aide sociale la mission de guidance et d'aide sociale financière dans le cadre de la fourniture d'énergie aux personnes les plus démunies fermer (1) seront inscrits à la fonction adéquate telle que prévue dans le plan comptable. ? Nous vous rappelons que l'article 60, § 6, de la loi organique prescrit que la décision de créer ou d'étendre un établissement ou un service, dès qu'elle est de nature à entrainer une intervention à charge du budget communal ou à majorer celle-ci, doit être soumise à l'approbation du conseil communal. Le dossier doit comporter les éléments tel que prescrit à l'article précité. En outre, le CPAS ne peut prendre une décision concernant cette matière qu'après l'avoir soumis préalablement au comité de concertation, en vertu de l'article 26bis, § 1er, 5°, de la loi organique précité. ? Les ajustements internes de crédits Conformément à l'article 91, § 1er, de la loi organique du 8 juillet 1976 le conseil de l'action sociale peut, durant tout l'exercice budgétaire, effectuer des ajustements internes de crédits au sein d'une même enveloppe budgétaire sans que soit dépassé le montant globale initial de l'enveloppe. Ceux-ci peuvent être pris au plus tard le 31 janvier suivant l'exercice concerné en vertu de l'article 16 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale. Ces ajustements internes de crédits doivent être conformes au modèle annexé à l'arrêté du Collège réuni du 12 février 1998 portant analyse conceptuelle de la nouvelle comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale, modifié par l'arrêté du Collège réuni du 3 juin 1999. 2.2. Groupe technique L'article 11 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale prévoit que le projet du budget doit être soumis pour avis au groupe technique, qui est composé obligatoirement du président, du secrétaire et du receveur du centre. Il peut inviter à ses réunions d'autres personnes, à raison de leurs compétences, pour y être entendues en tant qu'expert en matière budgétaire et financière. Ces personnes ne peuvent toutefois participer à la délibération du groupe technique lorsque celui-ci émet son avis.

L'Avis du groupe technique porte exclusivement sur le respect de la légalité (en ce compris bien-entendu le prescrit des dispositions réglementaires afférentes aux prévisions budgétaires tant en recettes qu'en dépenses) et sur les répercussions financières prévisibles. A cet effet, il inclura une présentation des subsides escomptés par le CPAS et leur affectation ainsi que la justification d'un déficit des maisons de repos et de soins. Cet avis doit être signé par le président, le secrétaire et le receveur.

Concrètement, le groupe technique veillera particulièrement à ce que : - en matière de frais de fonctionnement : ? au cas où la limite de croissance est dépassée, en tenant compte de ce qui est prévu sous le point 2.3.2.2., le CPAS doit en démontrer la nécessité. - en matière d'aide sociale : ? les crédits de recettes repris à la sous-fonction 8290 Avances' correspondent à l'euro près aux crédits de dépenses prévus. ? les crédits de recettes prévus en ce qui concerne les interventions du pouvoir central dans les dépenses du revenu d'intégration sociale ou de l'aide financière correspondent bien au pourcentage d'intervention prévu. ? les crédits de recettes prévus en ce qui a trait au remboursement par les bénéficiaires des dépenses du revenu d'intégration sociale et de l'aide financière aient comme contrepartie à concurrence du pourcentage d'intervention du pouvoir central prévu, des crédits de dépenses destinés à rembourser ledit pouvoir central. ? les crédits de recettes prévus à titre d'intervention du centre en faveur de personnes démunies dans le paiement des frais d'hébergement ou des frais de prestations divers (repas à domicile, service de nettoyage, service d'aides familiales, etc...) soient contrebalancés par des crédits de dépenses équivalents inscrits sous la sous fonction 8320 'Aide sociale'. - en matière des crédits de dépenses d'investissements autres que celles prévues pour le remboursement périodique des dettes de financement (emprunts, locations financements, etc.) ? Les crédits des ressources d'investissements correspondant soient bien prévus (emprunts, subsides, aliénations immobilières, mobilières ou financières, prélèvement sur un fonds de réserve en faveur du service d'investissement).

Notons que la correspondance susvisée entre les ressources et les dépenses d'investissement s'entend au niveau de l'ensemble des sous sous-fonctions et non pas par sous sous-fonctions.

Au niveau de l'incidence financière de certains prévisions budgétaires, l'avis de groupe technique mettra l'accent non pas uniquement sur l'impact financier au niveau du budget mais sur les conséquences et l'impact durant les prochaines années. 2.3. Service d'exploitation 2.3.1. Recettes 2.3.1.1. Le Fonds spécial de l'aide sociale Comme recettes provenant du Fonds spécial de l'aide sociale, il faut inscrire au budget de l'exercice 2014 un montant identique à la part de chaque centre pour 2013 tel que repris dans l'arrêté du Collège réuni du 24 janvier 2013 fixant le quote-part pour l'exercice 2013 de chaque CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale dans le Fonds spécial de l'aide sociale et les modalités de paiement :

CPAS

EUR

ANDERLECHT

2.304.347,16

AUDERGHEM

249.242,76

BERCHEM-SAINTE-AGATHE

258.931,75

BRUXELLES

3.199.277,18

ETTERBEEK

539.676,64

EVERE

526.606,78

FOREST

831.879,45

GANSHOREN

246.703,03

IXELLES

1.037.078,68

JETTE

619.976,80

KOEKELBERG

293.584,64

MOLENBEEK-SAINT-JEAN

2.922.133,30

SAINT-GILLES

1.185.954,12

SAINT-JOSSE-TEN-NOODE

1.064.944,52

SCHAERBEEK

3.140.582,46

UCCLE

585.235,53

WATERMAEL-BOITSFORT

201.117,00

WOLUWE-SAINT-LAMBERT

416.328,54

WOLUWE-SAINT-PIERRE

223.399,66

2.3.1.2. La dotation communale L'article 106, § 1er, de la loi organique du 8 juillet 1976 et l'article 7 de la loi du 2 avril 1965 (2) sont de stricte interprétation : la commune doit obligatoirement subvenir à l'insuffisance des ressources du CPAS constatée lors de l'élaboration concertée du budget après concertation avec votre centre en application de l'article 26bis, § 1er de la loi organique. Concernant la dotation communale, il n'est pas permis de préalablement forfaitiser un montant. Ceci aurait pour conséquence que le budget refléterait une image peu fiable des recettes et des besoins du centre.

L'article 106, § 2, précise que : 1° « Les prévisions relatives aux services d'exploitation et d'investissement du budget sont prises en considération » pour calculer le manque de ressources du CPAS.2° « La dotation est payée au centre au début de chaque mois par douzième.Toutefois, moyennant l'accord du centre, elle peut être payée suivant d'autres modalités. » 3° « L'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire.» Le tableau correctif du compte 2013 corrigera donc automatiquement la dotation communale prévue au budget 2014, dans les 40 jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2, de la loi organique).

A ce propos, nous tenons à préciser qu'il ne sera en aucun cas admis de prendre en compte le résultat d'un compte antérieur à l'exercice 2013 pour effectuer le correctif de la dotation communale. Il est donc capital pour les CPAS en retard d'établir leurs comptes de rattraper celui-ci en vue d'aboutir à une gestion financière qui se rapproche le plus possible d'une situation objective et ce aussi bien pour l'administration du CPAS que pour l'administration communale.

Sans préjudice des dispositions des articles 1 et 106 de la loi organique et de l'article 255, 16°, de la Nouvelle loi communale, il convient d'insister sur la nécessité, pour les CPAS sous plan financier ayant conclu une convention avec le Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales, de se montrer solidaires des communes dont ils dépendent en ce qui concerne l'effort d'assainissement. Ceci implique que même si, légalement, le montant inscrit dans le plan financier des communes et des CPAS en ce qui concerne la dotation communale ne peut avoir qu'une valeur indicative ou d'objectif à atteindre, les CPAS concernés veilleront au maximum à tendre vers cet objectif en tant que partie prenante de la convention de refinancement. 2.3.2. Dépenses Comme souligné précédemment, il est nécessaire de maîtriser les dépenses de personnel et de fonctionnement, et ce plus particulièrement pour les CPAS liés à une convention de refinancement.

Toutes dérogations aux normes linéaires autorisées par la présente circulaire doivent être dûment justifiées. (cf. point 2.2. concernant le contenu du rapport du groupe technique) 2.3.2.1. Personnel ? Nous vous rappelons qu'il convient de respecter le principe de l'annalité, à savoir que les rémunérations du personnel statutaire payé de manière anticipative et les aides sociales relatives au mois de janvier 2014 ne peuvent être payées en décembre 2013. ? Nous vous rappelons également que les écritures comptables relatives aux personnes engagées dans le cadre de l'article 60 § 7 de la loi organique doivent être utilisées selon le canevas repris dans la fiche n° 1 et 2 définie dans la circulaire relative à l'élaboration du budget 2004 et modifié par la fiche technique 2013 (cf.annexe à la circulaire budgétaire 2013). Pour éviter tout malentendu, à l'article budgétaire 844921/11***/17 charges restantes', il s'agit d'imputer uniquement les coûts restants du traitement, c'est à dire après déduction de la partie subventionnée (RIS ou aide équivalente).

L'article 844921/-11***/17 est destiné pour les récupérations de ces coûts restants selon le même principe. ? Il sera également tenu compte de la fiche technique au sujet de l'imputation des cotisations à l'ONSSAPL et du paiement des factures mensuelles ainsi que la fiche technique 2013, comme annexée à la dernière circulaire budgétaire.

Les prévisions par code économique seront établies comme suit (3) : - code 11100 : la formule suivante pour le calcul des traitements du personnel sera appliquée : le traitement de juillet 2013 x 12.42 (salaire annuel + programmation sociale) x 1,013 (impact des augmentations barémiques) x Y (Y = 1.02, tenant compte des prévisions du bureau fédéral du Plan). Cette formule demeure sous réserve, les calculs étant fondés sur des informations variables. De toute façon les CPAS doivent se concerter avec leur commune. Il convient aussi que les centres consultent eux-mêmes régulièrement le site du Bureau fédéral du Plan à ce sujet : http://www.plan.be - code 11200 : sur base du code 11100 : application des règles en vigueur; - code 11300 : sur base du code 11100, à taux constants;

Les primes syndicales sont imputées sous cette nature économique 11300; - code 11400 : sur base du code 11100 : ce code comprend la cotisation patronale pour la pension à d'autres caisses que l'ONSSAPL, y compris la caisse de pension du centre; - code 11401 : sur base du code 11100 : ce code comprend la cotisation patronale pour la pension des agents statutaires à l'ONSSAPL. Sous réserve le taux de la contribution de l'employeur réduit s'élève à 28,5 % + 7,5 % de la contribution des employés de quote-part propre pour les CPAS et institutions faisant partie du ex-pool I. Pour ceux appartenant au ex-pool II, les taux à prévoir sont respectivement égaux à 33,5 % et 7,5 % pour 2014 (cf. Loi du 24 octobre 2011Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/10/2011 pub. 03/11/2011 numac 2011022356 source service public federal emploi, travail et concertation sociale et service public federal interieur Loi assurant un financement pérenne des pensions des membres du personnel nommé à titre définitif des administrations provinciales et locales et des zones de police locale et modifiant la loi du 6 mai 2002 portant création du fonds des pensions de la police intégrée et portant des dispositions particulières en matière de sécurité sociale et contenant diverses dispositions modificatives fermer assurant un financement pérenne des pensions, modifiée par l'AR du 13 novembre 2011);

2014

Admin. ex-pool I

Admin. ex-pool II

Taux de cotisations de pension de base réduit

36 %

41 %

En fonction de l'estimation communiquée par l'ONSSAPL, chaque centre, devra inscrire au budget 2014 à la nature économique 11300, le montant de responsabilisation. - code 11500 : frais de transports à calculer suivant la réglementation en vigueur; les autres dépenses sont à maintenir au niveau du budget initial 2013; - code 11600 : les prévisions doivent être cohérentes et correspondre aux normes du régime de pensions en vigueur; le fonds de pension doit englober indistinctement les pensions de retraite et les pensions de survie; - code 11700 : suivant masse salariale et clauses contractuelles; - code 11800 : prévision selon contrats; 2.3.2.2. Dépenses de fonctionnement Hormis les dépenses liées aux frais d'entretien des personnes hébergées dans les établissements du CPAS, des nouveaux services subventionnés et les modifications imposées par les autorités européennes, fédérales, communautaires ou régionales, le principe est celui d'une croissance limitée à 2 % par rapport aux dépenses engagées au compte 2012. Ceci vaut également pour les éventuelles modifications budgétaires. Si la croissance totale dépasse ce 2 %, le CPAS devra démontrer la nécessité dans le rapport du groupe technique (cf. point 2.2. concernant le contenu du rapport du groupe technique).

Les CPAS devront prévoir un crédit budgétaire au moins équivalent à 0,5 % du montant total des charges de personnel (codes 11100 + 11300) en vue d'assurer une formation continuée et professionnelle de qualité. 2.3.2.3. Dépenses de redistribution Les prévisions budgétaires relatives aux montants du revenu d'intégration devront s'établir sur base de la moyenne mensuelle des montants liquidés du 1er janvier au 30 juin 2013. Comme pour les salaires, les centres sont invités à consulter régulièrement le site du Bureau fédéral du Plan.

Quant aux autres dépenses de redistribution, nous rappelons que les CPAS doivent avoir pour objectif de tendre à l'équilibre budgétaire de leurs maisons de repos ainsi que les autres services qu'ils organisent (garde des enfants, repas à domicile, dépannages). 2.4. Service d'investissement Le service d'investissement doit prévoir, en dépenses, les crédits nécessaires au remboursement des capitaux d'emprunts ainsi que les crédits nécessaires aux investissements envisagés et, en recettes, le financement de ces investissements. Une partie de ces recettes peut provenir d'un fonds d'investissement propre au centre.

Etant donné que la dotation communale assure l'équilibre du budget, tous services confondus, les ressources destinées à couvrir les dépenses d'investissement peuvent donc aussi provenir du service d'exploitation et ce, en particulier, pour les dépenses d'investissement de moins de 5.500 euros qui ne peuvent être financées par le recours à l'emprunt. Par conséquent, toute dépense supérieure à ce montant doit faire l'objet d'une recette correspondante au service d'investissement. Le financement de ces dépenses sera donc uniquement assuré soit par emprunt, subside, aliénation, dons et legs ou par prélèvement du fonds de réserve d'investissement ou encore par prélèvement du service d'exploitation.

Il convient ici de faire la distinction entre la dotation communale dont la destination est de couvrir le déficit du centre tous services confondus et un subside en capital éventuel de l'autorité communale destiné à un investissement spécifique du CPAS qui sera inscrit en recettes d'investissement sous le code économique 68500/51 « Subsides en capital des organismes de droit public pour investissements spécifiques ».

Un tableau des investissements, dans lequel vous devez présenter les investissements par projet et par article budgétaire, doit faire partie intégrante du budget. 2.5. Dette ? Intérêts débiteurs : suivant l'estimation de l'échéancier probable de la trésorerie du CPAS ? Charges des emprunts : elles intègreront l'échéancier fourni par les organismes prêteurs et seront conformes aux dispositions des marchés financiers passés antérieurement par le CPAS ainsi qu'à celles du marché portant sur les investissements de l'exercice. ? Les CPAS sont invités à pratiquer une gestion plus dynamique de la dette d'investissements, notamment par une renégociation ou par d'autres outils de gestion. Les CPAS sont invités à veiller à l'application de la circulaire (4) concernant certains services financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. ? Nous vous informons du fait que l' ordonnance du 2 mai 2002Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 02/05/2002 pub. 22/05/2002 numac 2002031258 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales (1) fermer modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création à ce Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales permet également au Fonds d'octroyer des prêts aux CPAS et de gérer tout ou partie de leur dette. (voir notamment l'article 2, § 3, de l'ordonnance). En outre, il est vivement recommandé de contacter le Fonds, préalablement à chaque marché financier afin de lui demander son avis. En effet, l'une de ses missions consiste à conseiller les pouvoirs locaux dans la gestion de la trésorerie et de la dette. 2.6. Trésorerie Il est vivement recommandé et hautement souhaitable que, dans le cadre du comité de concertation, la constitution éventuelle d'un fonds de roulement, en une ou plusieurs phases, sera négocié. Selon une étude, il pourrait représenter un douzième des dépenses d'exploitation de l'exercice propre, en excluant la facturation interne et les prélèvements, pour couvrir les besoins de trésorerie du centre, afin d'éviter de faire appel aux ouvertures de crédits et de pouvoir payer d'une manière régulière les dépenses.

Rappelons que la notion de fonds de roulement recouvre l'opération qui à pour but de mettre à la disposition de l'entreprise un flux financier propre lui permettant de remplir ponctuellement ses obligations sans recourir à des moyens de financement externes. Par destination le fonds de roulement ne peut être budgétairement dépensé.

De plus, le receveur à comme tâche, en vertu de l'article 35, § 4, du règlement général de la comptabilité des CPAS, de formuler à l'organe habilité toute proposition visant d'une part à réduire les charges de l'endettement à court et à long terme et d'autre part à ce que l'encaisse du centre dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses du centre. 2.7. Divers 2.7.1 Conventions en application de l'article 61 de la loi organique Il convient de mentionner dans la note de politique générale les frais inhérents à la mise en oeuvre des mesures ou pratiques visées à l'article 61 de la loi organique des CPAS Dans un souci de transparence, il conviendra de relater dans la note de politique générale la nature de cette collaboration ou de la convention, la date de la décision du conseil y relative, les frais de personnel et de fonctionnement ainsi que les articles budgétaires concernés. 2.7.2. Services prestés En vertu de l'article 60bis de la loi organique, le centre public d'action sociale doit prendre toutes les initiatives nécessaires en vue d'informer le public sur les différentes formes d'aide qu'il octroie et en fait rapport annuellement dans la note de gestion. Je vous signale que l'absence de ce rapport pourra mener à une mesure de tutelle contraignante (cf. bijlage 1). 2.7.3. Commission des normes comptables Nous attirons votre attention sur la possibilité qui vous est offerte d'y poser des questions techniques. Vous pouvez également prendre contact concernant des questions relatives à la création des nouveaux articles budgétaires. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du Collège réuni du 4 décembre 2008 (Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition).

Cette commission peut par conséquent, via des avis et des recommandations, établir les principes d'une comptabilité régulière et déterminer ainsi les écritures comptables dans une fiche technique.

En 2006 un groupe de travail « harmonisation des écritures comptables », a été créé au sein de cette commission. Ce groupe de travail s'occupe principalement de l'examen et de l'harmonisation du plan comptable afin de pouvoir disposer à terme d'un document de travail à l'attention des CPAS. Afin de faire avancer les travaux, il a été décidé d'organiser ces réunions 2 fois par mois à partir de 2013.

En 2012, un groupe de travail a été créé qui s'est penché sur la modification du règlement général afin d'admettre la facturation électronique. A ce sujet, un arrêté du Collège réuni du 15 mars 2013 de la Commission des Normes Comptables de la Région de Bruxelles-Capitale modifiant l'arrêté du 26 octobre 1995 portant règlement général de la comptabilité des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale est paru au Moniteur belge en date du 26 avril 2013. Cette modification vous permet de choisir comment tenir votre comptabilité, soit sur papier, soit sur support électronique, soit en combinant les deux. Nous vous encourageons à préparer, avec votre fournisseur informatique, cette transition recommandée par la Communauté européenne.

Vos problèmes et/ou questions concernant la comptabilité peuvent être envoyés à l'adresse e-mail : tutelleocmw@mrbc.irisnet.be. 2.7.4. Programme de politique générale/plan triennal Les articles 72 et 73 de la loi organique du 8 juillet 1976 précisent qu'au premier budget de l'exercice suivant le renouvellement intégral du conseil de l'action sociale, est joint un programme de politique générale pour la durée de son mandat et comportant au moins les projets politiques principaux et les moyens budgétaires.

Ce programme de politique générale, adopté par le conseil de l'action sociale est communiqué au conseil communal avec mention des voix émises. En application de l'article 73 de la loi précité, Il est commenté par le Président du centre et débattu lors de la séance du conseil communal à l'ordre du jour duquel est inscrite l'approbation du budget visé à l'article 72.

En ce qui concerne les communes, ce programme de politique générale a été remplacé, via l' ordonnance du 5 mars 2009Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 05/03/2009 pub. 13/03/2009 numac 2009031124 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la nouvelle loi communale type ordonnance prom. 05/03/2009 pub. 10/03/2009 numac 2009031120 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance relative à la gestion et à l'assainissement des sols pollués fermer modifiant la nouvelle Loi Communale (article 242) par un plan triennal qui se compose des documents suivants : une note d'orientation qui comporte les axes politiques fondamentaux choisi pour les trois prochaines années et un plan de gestion qui traduit budgétairement la note d'orientation sous forme d'estimations et de perspectives.

La Directive européenne 85/11/EU obligera e.a. les pouvoirs locaux à partir de l'année 2014 d'établir un tel plan triennal.

Afin de rencontrer les dispositions ci-dessus, nous vous invitons à établir un programme de politique générale pour la durée du mandat (2013-2018) en utilisant le modèle du plan triennal que votre commune vous a soumis entretemps en ce qui concerne le plan triennal 2013-2015 pour votre CPAS. 3. Dispositions finales : La direction de la Tutelle sur les CPAS sera à votre disposition pour de plus amples renseignements concernant cette circulaire : De Launois Quentin (qdelaunois@mbhg.irisnet.be) 02-800 32 98 Raen Edgar (eraen@mbhg.irisnet.be) 02-800 33 12 Willems Anne (awillems@mbhg.irisnet.be) 02-800 33 01 En vous remerciant pour votre attention.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour l'Aide aux Personnes : B. GROUWELS E. HUYTEBROECK _______ Notes (1) Loi visant à confier aux centres publics d'aide sociale la mission de guidance et d'aide sociale financière dans le cadre de la fourniture d'énergie aux personnes les plus démunies.(2) Loi relative à la prise en charge des secours accordés par les centres publics d'aide sociale (3) Explication des codes utilisés : code 11100 : traitements et salaires, code 11200 : allocations sociales, code 11300 : cotisations patronales à l'ONSSAPL, code 11400 : cotisations patronales pour la pension à d'autres caisses que l'ONSSAPL, code 11401 : cotisations patronales pour la pension des agents statutaires à l'ONSSAPL, code 11500 : interventions pecuniaires dans les abonnements sociaux, cheques repas et autres avantages sociaux, code 11600 : pensions et prépensions, code 11700 : cotisations à l'assurance accidents du travail et maladies professionnelles, code 11800 : cotisations au service social collectif. (4) Circulaire aux CPAS à propos de certains services financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24.12.1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, datant du 1 septembre 2006.

Circulaire budgétaire exercice 2014 - Annexe 1re Canevas de la note de politique générale 1. Evolution de l'intervention communale 1.1. Le chiffre des cinq dernières années au moins. 1.2. Le chiffre de l'année en cours avec les commentaires sur les options principales qui ont été prises ou qui seront prises. 1.3. Le chiffre du budget de l'année prochaine avec les explications de l'augmentation ou de la diminution de l'intervention communale par rapport à l'année en cours. Il y a lieu de reprendre les nouvelles options du budget et leurs conséquences financières chiffrées ainsi que les augmentations incompressibles. (indexation de la masse salariale, octroi des biennales,). 2. Charges du personnel 2.1. Tableau comparatif des charges de personnel par fonction indiquant les chiffres relatifs au compte 2010, 2011, 2012 ainsi que les budgets 2013 et 2014.

Des explications devraient être fournies concernant les prévisions budgétaires envisagées en 2014, les augmentations dues à l'application du statut pécuniaire (coût) et l'indexation des rémunérations. 3. Charges d'emprunt Nécessite une présentation par fonction. Une comparaison doit être faite sur trois années reprenant les chiffres des derniers comptes connus ainsi que les chiffres du budget initial et modifié de l'année en cours et le budget 2014. 4. Service d'exploitation 4.1. L'évolution des grandes catégories de recettes. 4.2. L'évolution des grandes catégories de dépenses.

Toutes les nouveautés ainsi que les articles budgétaires dont les montants s'écartent fortement de ceux de l'année précédente doivent être justifiés de manière adéquate.

Au travers des commentaires sera exprimée la politique suivie par le centre. 5. Service d'investissement Comme pour le service d'exploitation, l'analyse doit se faire par fonction et toujours dans l'ordre des fonctions de la classification fonctionnelle et économique. L'accent ne doit pas être mis uniquement sur l'impact financier du budget concerné, mais sur les conséquences à plus longue échéance et sur l'impact durant les prochaines années.

Il faudra préciser les moyens de financement soit par le service d'exploitation, la vente du patrimoine, l'emprunt ou autres. 6. Détail du salaire des articles 60, § 7 Les critères utilisés pour fixer la manière de rémunérer les personnes engagées dans le cadre de l'article 60 § 7 seront clairement détaillées (par exemple, sur base de leur niveau d'étude, sur base de la fonction exercée), en distinguant ceux qui seront employés par le CPAS de ceux qui sont mis à disposition d'autres employeurs.7. Rapport sur les différentes formes d'aide conformément à l'article 60bis de la loi organique.(cf. 2.7.2 de la circulaire) 8. Conventions en application de l'article 61 de la loi organique. (cf. 2.7.1 de la circulaire).

Pour la consultation du tableau, voir image