SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

1er OCTOBRE 2013. - Circulaire ministérielle relative aux frais de déplacement pour les missions à l'étranger dans le cadre de la coopération internationale en matière pénale

1. Introduction Compte tenu de la situation budgétaire, des efforts doivent être consentis pour limiter les frais de justice.Spécifiquement en ce qui concerne les missions à l'étranger, une méthode de travail uniforme s'impose sur la base des directives exposées ci-après. 2. Réglementation internationale Différents instruments internationaux prévoient expressément la possibilité pour les autorités de l'Etat requérant d'être présentes lors de l'exécution d'une commission rogatoire dans l'Etat requis.Du reste, lorsqu'elle n'est pas expressément prévue par la convention applicable, cette présence est également possible lorsqu'elle n'est pas exclue par la législation de l'Etat requis.

Il y a lieu de se référer, de manière non exhaustive, aux dispositions suivantes : ? Article 4 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale du 20 avril 1959, tel que complété par l'article 2 du Protocole additionnel du 8 novembre 2001 : « 1. Si la Partie requérante le demande expressément, la Partie requise l'informera de la date et du lieu d'exécution de la commission rogatoire. Les autorités et personnes en cause pourront assister à cette exécution si la Partie requise y consent. 2. Les demandes visant la présence de ces autorités ou personnes en cause ne devraient pas être refusées lorsqu'une telle présence tend à ce que l'exécution de la demande d'entraide réponde mieux aux besoins de la Partie requérante et, de ce fait, permet d'éviter des demandes d'entraide supplémentaires.». ? Article 25 du Traité Benelux d'extradition et d'entraide judiciaire en matière pénale du 27 juin 1962 : « Si la Partie requérante le demande expressément, la Partie requise l'informera de la date et du lieu d'exécution de la commission rogatoire. Les autorités de la Partie requérante et les personnes en cause pourront assister à cette exécution si la Partie requise y consent. ».

Là où, initialement, la participation des autorités de la Partie requérante (juge d'instruction, magistrat de parquet, fonctionnaire de police, expert, interprète...) impliquait plutôt une présence passive, celle-ci a évolué vers une intervention plus active.

Ces autorités connaissent effectivement l'ensemble du dossier répressif et peuvent directement fournir des informations, proposer certaines questions à l'autorité requise dans le cadre de l'audition et poser des questions elles-mêmes ou répliquer aux réponses données. 3. Réglementation nationale a.Arrêté royal du 28 décembre 1950 portant règlement général sur les frais de justice en matière répressive Il y a lieu de renvoyer en particulier à l'article 51 concernant les frais de séjour et de voyage des magistrats (lesquels sont remboursés sur la taxe du Procureur général - le Ministre de la Justice règle les dépenses pour lesquelles l'avis du Procureur général doit être demandé) et à l'article 144bis qui prévoit que les pouvoirs attribués au Procureur général sont exercés par le Procureur fédéral lorsqu'il exerce lui-même l'action publique et/ou veille à la coordination de l'action publique et/ou à faciliter la coopération internationale.

En ce qui concerne les services de police, jusqu'au 1er avril 2001, date d'entrée en vigueur de l'arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (article 13.1.10, § 1er, 23° ), la base légale était constituée des articles 50 et 51 de l'arrêté royal du 28 décembre 1950 portant règlement général des frais de justice en matière répressive.

L'article 50 n'étant plus applicable aux services de police depuis le 1er avril 2001, les frais de déplacement et de séjour des membres des services de police dans le cadre d'une commission rogatoire internationale doivent être considérés comme des frais non prévus par le tarif criminel et doivent par conséquent être arrêtés sur base des articles 66 et 82 de l'arrêté royal du 28 décembre 1950. b. Arrêté ministériel annuel Chaque année paraît un nouvel arrêté ministériel portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et de la Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales.Le dernier arrêté date du 16 avril 2013 et a été publié au Moniteur belge du 6 mai 2013.

Le calcul des indemnités de séjour des membres de l'Organisation judiciaire doit être basé sur cet arrêté ministériel (catégorie 1). 4. Principes a.Proportionnalité/subsidiarité La nécessité de la présence de magistrats et/ou policiers belges doit être motivée de manière circonstanciée dans la demande de déplacement.

Il convient ainsi de se demander si cette présence apporte bel et bien une plus-value mesurable et s'il peut être démontré que la demande d'entraide judiciaire n'aboutirait pas au même résultat sans cette assistance.

Dans le même ordre d'idée, les actes d'instruction demandés doivent être en rapport avec la gravité des faits, ainsi qu'avec l'intérêt et les limites de l'instruction belge.

Ils doivent être étayés par l'indication de toutes les données pertinentes du dossier belge et le déplacement ne peut bien entendu pas servir à pallier les lacunes de la demande d'entraide judiciaire.

En outre, il convient d'examiner si des alternatives à une commission rogatoire avec déplacement existent, telle que l'audition par vidéoconférence ou l'intervention d'Eurojust ou des officiers de liaison et/ou du magistrat de liaison belge(s) à l'étranger.

Pour rendre son avis, le Procureur général (ou, le cas échéant, le Procureur fédéral) tient également compte de ces éléments et surtout de l'opportunité de la mission. b. Rationalité et esprit d'économie Il va de soi que l'autorité étrangère doit avoir donné son consentement exprès avant le départ de Belgique.Il convient d'éviter que des frais et des dépenses soient déjà engagées, pour l'achat de billets d'avion, par exemple, avant l'accord formel de l'autorité étrangère.

Les frais doivent être limités au maximum : - choix des moyens de transport (seuls les billets d'avion en classe économique sont autorisés); - durée de séjour aussi courte que possible à l'étranger : il convient également d'éviter que la période à l'étranger englobe un week-end au cours duquel il n'est pas possible de travailler; - limitation stricte de la délégation. Concernant ce dernier point, il y a lieu de mettre l'accent sur les éléments suivants : -> Participation du greffier du juge d'instruction Le greffier du juge d'instruction n'est en principe pas autorisé à participer à la mission. En effet, l'article 168 du Code judiciaire (« Le greffier (...) assiste, en qualité de greffier, le magistrat dans tous les actes de son ministère. ») et l'article 62 du Code d'Instruction criminelle (« Lorsque le juge d'instruction se transportera sur les lieux, il sera toujours accompagné du (...) greffier du tribunal. ») n'impliquent aucune obligation légale pour le greffier d'accompagner le juge d'instruction dans le cadre d'une commission rogatoire avec déplacement à l'étranger. En dehors du territoire belge, le juge d'instruction ne peut pas poser lui-même des actes d'instruction. Dans le cadre de l'exécution de ces actes par l'autorité étrangère compétente, sa présence est plutôt passive et il peut uniquement suggérer des questions ou des actions, son greffier ne devant intervenir en aucun cas.

L'absence du greffier ne devrait pas empêcher que le juge d'instruction fasse le déplacement aux fins d'assister à l'exécution d'une commission rogatoire.

Dans une affaire récente, la Chambre des mises en accusation compétente, sur réquisition conforme du Procureur général, a ordonné à un juge d'instruction d'effectuer un tel déplacement, que ce dernier refusait de faire après que le SPF Justice n'eût pas autorisé qu'il soit accompagné de son greffier. -> Présence du magistrat de parquet aux côtés du juge d'instruction Lors du déplacement, le juge d'instruction ne doit nullement être systématiquement accompagné d'un magistrat du Ministère Public, compte tenu des différences entre les tâches et compétences respectives du juge d'instruction et du magistrat de parquet.

En pratique, toutefois, la présence du magistrat de parquet peut parfois présenter une plus-value dans le cadre de l'instruction pour lever des obstacles et ouvrir des portes vis-à-vis des autorités étrangères, pour apprécier où les poursuites doivent être exercées et si une dénonciation doit éventuellement être faite, ainsi que pour prendre connaissance de nouveaux éléments à l'occasion de l'exécution de la commission rogatoire internationale. -> Présence d'un interprète Si la présence d'un interprète est requise, il est préférable dans la plupart des cas de faire appel à un interprète local. Même si celui-ci pratique des tarifs plus élevés, cette solution sera presque toujours moins onéreuse que de faire venir un interprète de Belgique, compte tenu des économies réalisées au niveau des frais de déplacement et de séjour.

Pour vérifier s'il est possible de recourir aux services d'un interprète local et pour choisir cet interprète, il peut être fait appel aux représentants des services de police belges à l'étranger.

Cela relève de leur rôle de facilitation dans le cadre de l'exécution de demandes d'entraide judiciaire internationale, conformément à la circulaire ministérielle du 12 mars 2003. A cet égard, il y a lieu, toutefois, de souligner que les frais d'interprète dans le cadre d'une commission rogatoire internationale doivent faire l'objet d'une indemnisation à titre de frais de justice et qu'ils ne peuvent être avancés via le budget des représentants de police à l'étranger. (voir aussi la note interne de la police fédérale aux officiers de liaison à l'étranger qui contient des directives relatives à leur intervention pour trouver un interprète approprié). -> Nombre de policiers Le nombre d'enquêteurs doit en principe être limité à deux, sauf justification explicite. 5. Méthode de travail pratique a.Autorisation/avis Toute demande doit être adressée par écrit au Procureur général ou, le cas échéant, au Procureur fédéral (sauf en cas d'extrême urgence).

Dans les dossiers qui relèvent de sa compétence, le Procureur fédéral remplit le rôle du Procureur général.

Si l'estimation des frais est d'un montant inférieur à 2.500 euros, le Procureur général ou, le cas échéant, le Procureur fédéral, est habilité à donner lui-même l'autorisation.

Si l'estimation des frais est d'un montant supérieur à 2.500 euros, l'autorisation du SPF Justice est requise, après avis préalable du Procureur général ou, le cas échéant, du Procureur fédéral.

Si la demande émane directement du juge d'instruction, le Procureur général ou, le cas échéant, le Procureur fédéral, prend contact avec le Procureur du Roi compétent pour prendre connaissance de son point de vue. b. Envoi de la demande Les demandes destinées au SPF Justice sont transmises à l'Autorité centrale de coopération internationale en matière pénale par l'intermédiaire du Procureur général ou, le cas échéant, du Procureur fédéral. Si la demande porte sur une commission rogatoire en matière de droit international humanitaire (crimes de guerre, crimes contre l'humanité et génocide), elle doit être adressée au Service du droit international humanitaire via le Procureur général ou, le cas échéant, le Procureur fédéral. c. Forme et contenu de la demande La demande doit contenir les éléments d'appréciation suivants : ? l'identité des personnes qui participent au déplacement; ? le motif du déplacement, avec un bref exposé de l'affaire, la mention des chefs d'inculpation et la nature des devoirs à exécuter; ? la confirmation du consentement des autorités étrangères quant à la présence des enquêteurs belges. Par ailleurs, une concertation doit être organisée au préalable avec ces autorités; ? les modalités du déplacement (lieu, date, durée, moyen de transport); ? une estimation des frais de voyage et de séjour; ? une copie de la demande d'entraide judiciaire. d. Montants Les montants des indemnités de séjour (indemnité de logement et indemnité forfaitaire journalière) sont estimés sur base de l'arrêté ministériel annuel (voir 3.b.) qui fixe les maxima.

Les indemnités de séjour sont payées sur base des dépenses réelles et effectives dûment établies et au maximum à hauteur des montants fixés par pays dans le tableau.

Pour le jour de départ et pour le jour de retour de la mission, seule une demi-indemnité forfaitaire peut être sollicitée. De même, lorsque le déplacement se limite à un jour, seule une demi-indemnité forfaitaire journalière peut être allouée.

Sauf justification expresse, ces frais de séjour englobent les frais annexes (tels que les frais de taxi, les frais de téléphonie sur place, les frais de représentation) qui ne peuvent donc pas être comptabilisés séparément. e. Après exécution Après exécution de la commission rogatoire, un rapport succinct du décompte des frais réels doit être transmis via le Procureur général ou, le cas échéant, le Procureur fédéral, au SPF Justice, Autorité centrale de coopération internationale en matière pénale ou, le cas échéant, au Service du droit international humanitaire. Si des problèmes ont été rencontrés lors de l'exécution, il y a lieu d'en faire part par la même voie.

Si l'instruction est menée après une constitution de partie civile, les frais de la commission rogatoire avec déplacement peuvent être supportés par la partie civile.

Les circulaires des 11.07.1984 (réf. 7/107/997 AP), 24.06.1992 (réf.7/SDP/107.997/AP/Police), 18.12.2001 (réf. 6/API/592) et 24.05.2006 (réf. 6/Doc6/0220) relative aux frais de déplacement à l'étranger en matière répressive de magistrats et de leurs auxiliaires, sont abrogées.

Bruxelles, le 1er octobre 2013.

La Ministre de la Justice, Mme A. TURTELBOOM