SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

Circulaire. - Publicité des actes et documents des sociétés commerciales et des sociétés civiles à forme commerciale A Monsieur Y. Liegeois de Bocarmé, président du Collège des Procureurs généraux, rue Ernest Allard 42, 1000 Bruxelles Monsieur le Président, La loi du 7 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/05/1999 pub. 20/08/1999 numac 1999021323 source services du premier ministre Loi portant création du Palais des Beaux-Arts sous la forme d'une société anonyme de droit public à finalité sociale et modifiant la loi du 30 mars 1995 concernant les réseaux de distribution d'émissions de radiodiffusion et l'exercice d'activités de radiodiffusion dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale type loi prom. 07/05/1999 pub. 26/08/1999 numac 1999009640 source ministere de la justice Loi modifiant les articles 574, 1°, et 628, 13°, du Code judiciaire type loi prom. 07/05/1999 pub. 30/07/1999 numac 1999009724 source ministere de la justice Loi modifiant le Code judiciaire en ce qui concerne le régime disciplinaire applicable aux membres de l'Ordre judiciaire fermer contenant le Code des sociétés (Moniteur belge du 6 août 1999) est entrée en vigueur le 6 février 2001 suite à l'entrée en vigueur de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés (Moniteur belge du 6 février 2001).

Des modifications importantes sont intervenues suite notamment à l'entrée en vigueur de la loi du 16 janvier 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/01/2003 pub. 05/02/2003 numac 2003011027 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions fermer portant création de la Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création des guichets-entreprises agrées et portant diverses dispositions (Moniteur belge du 5 février 2003). Cette loi ainsi que le dépôt électronique des actes ont modifié le régime de publicité des actes et documents des sociétés commerciales et des sociétés civiles à forme commerciale.

Afin de faciliter la mise en oeuvre de ces réformes, il me semble nécessaire d'apporter des éclaircissements relatifs aux différents processus de publicité des actes et documents émanant des sociétés commerciales et des sociétés civiles à forme commerciale.

C'est pourquoi, je porte à votre connaissance quels sont les principes essentiels qui régissent les formalités de publicité. 1. La nature du contrôle exercé par les greffes. Conformément à l'arrêté royal du 30 janvier 2001, tel que modifié par l'arrêté royal du 23 juin 2003, le contrôle exercé par les greffes des tribunaux de commerce repose sur quatre principes. - vérifier que la pièce déposée doit faire l'objet d'un dépôt prescrit par la loi; - vérifier que les bons formulaires ont bien été utilisés et correctement complétés; - s'assurer que le mode de paiement a bien été respecté; - vérifier que les mentions destinées à la Banque-Carrefour des Entreprises ont été correctement indiquées.

Il s'agit d'un contrôle purement formel. Ni le Code des sociétés, ni l'arrêté royal du 30 janvier 2001 précités ne confient au greffe la mission de contrôler le fond des actes. Je songe notamment au contenu même des actes dont la publication aux annexes du Moniteur belge est prescrite et qui figure sur le volet B du formulaire I. Le greffe ne doit pas vérifier la légalité des clauses statutaires ou le contenu d'extraits de procès-verbaux d'assemblées générales ou de conseils d'administration. Il peut cependant attirer l'attention de la société ou du groupement sur d'éventuelles inexactitudes mais ne peut refuser le dépôt si toutes les conditions formelles ont été respectées.

Si des conditions de fond de la loi n'ont pas été respectées, elles relèvent de la responsabilité de son auteur. Le greffe ne s'est pas vu attribuer une compétence d'examen de fond des actes qui lui sont soumis.

J'attire toutefois votre attention sur le prescrit de l'article 29, alinéa 1er, du Livre 1er du Code d'Instruction Criminelle qui impose à : « Toute autorité constituée, tout fonctionnaire ou officier public, qui, dans l'exercice de ses fonctions, acquerra la connaissance d'un crime ou d'un délit, sera tenu d'en donner avis sur-le-champ au (procureur du Roi) près le tribunal dans le ressort duquel ce crime ou délit aura été commis ou dans lequel (l'inculpé) pourrait être trouvé, et de transmettre à ce magistrat tous les renseignements, procès-verbaux et actes qui y sont relatifs ». 2. Généralités. On peut rappeler qu'en vertu de l'article 2, § 4, du Code des sociétés, les sociétés commerciales et les sociétés civiles à forme commerciale acquièrent la personnalité juridique à partir du jour où est déposé un extrait de l'acte constitutif, comme le prescrit l'article 68 du même Code.

Il existe cependant une exception : celle de la Société européenne. En effet, celle-ci acquiert la personnalité juridique le jour de son inscription au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises, conformément à l'article 67, § 2, du Code précité. Etant donné le fait que les formalités d'inscription et de dépôt se font concomitamment, en pratique, il n'y a pas de différence avec les sociétés de droit commun.

Le délai entre le dépôt au greffe et la parution dans les annexes du Moniteur belge est toujours fixé à 15 jours (article 73 du Code des sociétés). Je vous rappelle que, conformément à l'article 68 du Code des sociétés, lorsque l'expédition se fera simultanément par voie électronique et sera donc automatiquement enregistrée dans le dossier électronique, les documents papiers subsistants (rapports de révision, etc.) pour autant qu'il y en ait, devront alors être déposés au greffe dans les 15 jours restants à compter de la passation de l'acte. Ces documents seront versés dans le dossier de société papier actuel. On peut, en outre, rappeler que ce dépôt doit répondre aux exigences de l'article 11, § 3, 5ème alinéa, de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés. 3. Pièces à déposer et à publier. Le Code des sociétés prévoit d'une part, le dépôt des actes et documents et d'autre part, la publication de ceux-ci aux annexes du Moniteur belge. On peut, en outre, souligner qu'à la différence du régime prévu pour les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, qu'il existe une publication de la mention du dépôt de l'acte ou du document.

Pour la consultation du tableau, voir image 4. Cas particuliers Il est également intéressant de mentionner les formalités de dépôt et de publicité que doivent accomplir les sociétés étrangères qui d'une part, disposent d'une succursale en Belgique et d'autre part, qui sans disposer d'une succursale en Belgique, veulent faire publiquement appel à l'épargne ainsi que les intercommunales. 4.1. Sociétés étrangères disposant en Belgique d'une succursale.

Cette matière est réglée par les articles 81 et suivants du Code des sociétés.

Il y a lieu de faire une distinction entre les sociétés étrangères relevant du droit d'un autre Etat membre de l'Union européenne et les sociétés étrangères relevant du droit d'un Etat autre qu'un Etat membre de l'Union européenne. 4.1.1. Les sociétés étrangères relevant du droit d'un autre Etat membre de l'Union européenne.

Ces sociétés sont tenues, préalablement à l'ouverture de la succursale, de déposer les documents et indications suivantes : 1° l'acte constitutif et les statuts si ces derniers font l'objet d'un acte séparé ou le texte intégral de ces documents dans une rédaction mise à jour si ceux-ci ont fait l'objet de modifications;2° la dénomination et la forme de la société;3° le registre auprès duquel le dossier mentionné à l'article 3 de la Directive 68/151/CEE du Conseil du 9 mars 1968 est ouvert pour la société et le numéro d'immatriculation de celle-ci dans ce registre;4° un document émanant du registre visé au 3° attestant l'existence de la société;5° l'adresse et l'indication des activités de la succursale, ainsi que sa dénomination si elle ne correspond pas à celle de la société;6° la nomination et l'identité des personnes qui ont le pouvoir d'engager la société à l'égard des tiers et de la représenter en justice : a) en tant qu'organe de la société légalement prévu ou en tant que membres de cet organe;b) en tant que représentants de la société pour l'activité de la succursale, avec indication des pouvoirs de ces représentants;7° les comptes annuels et les comptes consolidés de la société, afférents au dernier exercice clôturé, dans la forme dans laquelle ces comptes ont été établis, contrôlés et publiés selon le droit de l'Etat membre dont la société relève. Ces sociétés sont tenues, par la suite, de rendre publics les documents et indications suivantes : 1° dans les trente jours qui suivent la décision ou l'événement : a) toute modification aux documents et indications visés respectivement au 1°, 2°, 3°, 5° et 6° du paragraphe susmentionné;b) la dissolution de la société, la nomination, l'identité et les pouvoirs des liquidateurs, ainsi que la clôture de la liquidation;c) toute procédure de faillite, de concordat ou toute autre procédure analogue dont la société fait l'objet;d) la fermeture de la succursale;2° annuellement, dans le mois qui suit l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice les comptes annuels et les comptes consolidés, selon le 7° du paragraphe susmentionné. Les documents et indications susmentionnés sont rendus publics par dépôt au greffe et par une publication aux annexes du Moniteur belge mais il sagit, dans ce cas, d'une publication par mention, conformément à l'article 75 du Code des sociétés. Il est toutefois fait exception des comptes annuels et consolidés qui doivent être déposés à la Banque Nationale de Belgique.

Etant donné qu'il s'agit des sociétés étrangères, on peut ajouter que les documents, en vue de leur dépôt, doivent être rédigés ou traduits dans la langue ou dans une des langues officielles du tribunal dans le ressort duquel la succursale est établie (article 85 du Code des sociétés).

Il est également souligné que l'article 85 du Code des sociétés n'exige pas la traduction de textes dans une des langues officielles du tribunal dans le ressort duquel la succursale est établie et ce, même dans l'hypothèse où ces documents ont été établi dans une langue qui n'est pas celle du pays d'origine de la société étrangère. Par exemple : pour une décision de fermeture d'une succursale d'une société anglaise établie en français, le greffe ne peut exiger que cette décision soit établie en anglais et puis traduite. 4.1.2. Les sociétés étrangères relevant du droit d'un Etat autre qu'un Etat membre de l'Union européenne.

Ces sociétés sont tenues, préalablement à l'ouverture de la succursale, de déposer les documents et indications suivantes : 1° l'adresse de la succursale;2° l'indication des activités de la succursale;3° le droit de l'Etat dont la société relève;4° si ce droit le prévoit, le registre dans lequel la société est inscrite et le numéro d'immatriculation de celle-ci dans ce registre;5° un document émanant du registre visé au 4° attestant l'existence de la société;6° l'acte constitutif et les statuts, si ces derniers font l'objet d'un acte séparé ainsi que toute modification de ces documents;7° la forme, le siège et l'objet de la société ainsi que, au moins annuellement, le montant du capital souscrit si ces indications ne figurent pas dans les documents visés au 6°;8° la dénomination de la société ainsi que la dénomination de la succursale si celle-ci ne correspond pas à celle de la société;9° la nomination et l'identité des personnes qui ont le pouvoir d'engager la société à l'égard des tiers et de la représenter en justice : a) en tant qu'organe de la société légalement prévu ou en tant que membres d'un tel organe;b) en tant que représentants permanents de la société pour l'activité de la succursale;10° l'étendue des pouvoirs des personnes visées au point 9° et si elles peuvent les exercer seules ou doivent le faire conjointement;11° les comptes annuels et les comptes consolidés de la société afférents au dernier exercice clôturé, dans la forme dans laquelle ces comptes ont été établis, contrôlés et publiés selon le droit de l'Etat dont la société relève. Ces sociétés sont tenues, par la suite, de rendre publics les documents et indications suivantes : 1° dans les trente jours qui suivent la décision ou l'événement : a) toute modification aux documents et indications visés respectivement au 1°, 2°, 3°, 4°, 6°, 7°, 8°, 9° et 10° du paragraphe susmentionné;b) la dissolution de la société, la nomination, l'identité et les pouvoirs des liquidateurs, ainsi que la clôture de la liquidation;c) toute procédure de faillite, de concordat ou toute autre procédure analogue dont la société fait l'objet;d) la fermeture de la succursale;2° annuellement, dans le mois qui suit l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice les comptes annuels et les comptes consolidés, selon le 11°du paragraphe susmentionné. Les documents et indications susmentionnés sont rendus publics par dépôt au greffe et par une publication aux annexes du Moniteur belge mais il sagit, dans ce cas, d'une publication par mention conformément à l'article 75 du Code des sociétés. Il est toutefois fait exception des comptes annuels et consolidés qui doivent être déposés à la Banque Nationale de Belgique.

Etant donné qu'il s'agit des sociétés étrangères, on peut ajouter que les documents, en vue de leur dépôt, doivent être rédigés ou traduits dans la langue ou dans une des langues officielles du tribunal dans le ressort duquel la succursale est établie (article 85 du Code des sociétés).

Il est également souligné que l'article 85 du Code des sociétés n'exige pas la traduction de textes dans une des langues officielles du tribunal dans le ressort duquel la succursale est établie et ce, même dans l'hypothèse où ces documents ont été établi dans une langue qui n'est pas celle du pays d'origine de la société étrangère. Par exemple : pour une décision de fermeture d'une succursale d'une société anglaise établie en français, le greffe ne peut exiger que cette décision soit établie en anglais et puis traduite.

En outre, ces documents, selon l'article 67, § 1er, alinéa 3, peuvent être déposés dans une ou plusieurs langues officielles de l'Union européenne. 4.2. Sociétés étrangères qui font publiquement appel à l'épargne en Belgique sans y disposer d'une succursale.

Selon l'article 88 du Code des sociétés, ces sociétés sont tenues de déposer préalablement au greffe du tribunal de commerce de Bruxelles leur acte constitutif et leurs statuts. Les documents doivent faire l'objet d'une publication par mention conformément aux articles 75 et 89 du Code des sociétés.

On peut souligner que les sociétés étrangères, qui font publiquement appel à l'épargne en Belgique sans y disposer d'une succursale, ne doivent pas compléter les données Banque-Carrefour des Entreprises sur le volet C desdits formulaires, en vertu de l'article 9, § 1er, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 précité. 4.3. Les intercommunales ou associations prestataires de services.

Une attention toute particulière doit être portée sur cette forme juridique. Les formalités de dépôt et de publicité sont, en effet, différentes selon les Régions. - en Région flamande : le décret du 6 juillet 2001 portant réglementation de la coopération intercommunale prévoit, en son article 11, que pour les structures de coopération dotées de la personnalité civile, tout ce qui n'est pas réglé par le décret est régi par les dispositions de la législation sur les sociétés applicables aux sociétés coopératives à responsabilité limitée.

Toutefois, il est utile de préciser, qu'en vertu de l'article 30 du décret, les actes constitutifs des associations prestataires de services ou chargées de missions ainsi que les annexes, après approbation du gouvernement flamand, sont déposés au secrétariat des communes participantes et publiés aux annexes du Moniteur belge. Dès lors, ces actes doivent être transmis directement par les intéressés au Moniteur belge.

Les données Banque-Carrefour des Entreprises, via l'utilisation des formulaires, sont à envoyer au : Rijksdienst voor Social Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten A l'attention de M. Jan DE CONINCK Groep Repertorium Rue Joseph II, 47 1000 BRUXELLES. Il en est de même pour toutes les modifications statutaires (13). - en Région wallonne et dans la Région de Bruxelles-Capitale : c'est toujours la loi du 22 décembre 1986 relative aux intercommunales qui est d'application. L'article 3 stipule que les intercommunales doivent adopter la forme juridique soit de la société anonyme, soit de la société coopérative soit de l'association sans but lucratif.

Dans ce dernier cas, il est renvoyé à la loi du 27 juin 1921Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/06/1921 pub. 19/08/2013 numac 2013000498 source service public federal interieur Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer (14) ainsi qu'à la circulaire du 2 juin 2005 (15).

Pour les intercommunales, qui ont adopté la forme de la société anonyme ou de la société coopérative, sauf dispositions contraires de la loi du 22 décembre 1986, il est fait application des dispositions du Code des sociétés et de la présente circulaire et donc les dossiers relèvent bien de la compétence du greffe du Tribunal de commerce. 5. La problématique du transfert du dossier en cas de liquidation Conformément aux articles 183 et suivants du Code des sociétés et à la circulaire du 14 novembre 2006 relative à la nouvelle procédure de liquidation, on peut rappeler les principes suivants : 1er principe : En vertu de l'article 184, § 1er, alinéa 2, le tribunal compétent pour la décision d'homologation/de confirmation ainsi que pour le dépôt de l'acte de nomination du ou des liquidateur(s) est celui de l'arrondissement où la société a son siège le jour de la dissolution. 2e principe : Toutefois, si le siège de la société a été déplacé dans les 6 mois précédant la décision de dissolution, le tribunal compétent pour la décision d'homologation/de confirmation est celui de l'arrondissement où la société avait son siège avant que celui-ci ne soit déplacé et le tribunal compétent pour le dépôt de l'acte de nomination et la décision d'homologation/de confirmation est celui de l'arrondissement où la société a son siège après le déplacement. 6. Les publications directes au Moniteur belge. On peut également souligner que certains actes et documents des sociétés, visées par la présente circulaire, doivent faire l'objet d'une publication directe aux annexes du Moniteur belge pour avis. Ces actes et documents ne doivent dès lors pas transiter via les greffes des tribunaux de commerce.

Il s'agit notamment des offres de conversion (art. 482 du Code des sociétés), des convocations aux assemblées générales (art. 533 et 570 dudit Code) ou encore de l'ouverture de la souscription en cas d'exercice du droit de préférence dans le cadre d'une augmentation de capital (art. 593 dudit Code). 7. Modalités du dépôt et de la publication 7.1. Le dépôt papier.

Tout document de papier doit remplir les conditions suivantes : 1° être rédigé sur papier blanc ou ivoire de bonne qualité;2° mesurer 297 millimètres en hauteur et 210 millimètres en largeur (Format A4);3° être couvert d'écriture uniquement au recto (16);4° n'utiliser qu'une seule langue par pièce déposée;5° être dactylographié, imprimé ou photocopié exclusivement en caractères noirs assurant un contraste net entre le texte et le papier et une parfaite lisibilité;6° être signé selon le cas par le notaire instrument ou par des personnes ayant pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers, en mentionnant le nom et la qualité des signataires (17)(18);7° réserver une zone horizontale blanche d'au moins vingt millimètres en haut de chaque page. Sur tout document déposé sont mentionnés en tête : 1° la dénomination de la personne morale telle qu'elle apparaît dans les statuts;2° la forme juridique;dans le cas d'une société coopérative, il y a lieu de préciser s'il s'agit d'une société coopérative à responsabilité illimitée ou limitée; dans le cas décrit au Livre X du Code des sociétés, il convient d'ajouter la mention « à finalité sociale »; 3° l'adresse précise du siège social (code postal, commune, rue, numéro, éventuellement numéro de boîte);4° le numéro d'entreprise (19);5° l'objet précis de la publication, lorsque la pièce doit faire l'objet d'une publication. Toutes ces prescriptions correspondent au volet B du Formulaire I annexé à l'arrêté royal du 30 janvier 2001.

Par conséquent, lorsqu'un document doit être déposé soit celui-ci correspond aux prescriptions énoncées ci-dessus, soit il est fait usage d'un ou plusieurs volet B du formulaire I. Le greffe délivre un accusé de réception pour tout acte, extrait d'acte, procès-verbal ou document déposé. 7.2. L'e-dépôt.

Le dépôt électronique trouve son origine dans la Directive 68/151/CEE (20), telle que modifiée par la Directive 2003/58/CE (21).

En effet, l'article 3, 2, de ladite Directive stipule « 2. Tous les actes et toutes les indications qui sont soumis à publicité en vertu de l'article 2 sont versés au dossier ou transcrits au registre; l'objet des transcriptions au registre doit en tout cas apparaître dans le dossier. Les Etats membres veillent à ce que, le 1er janvier 2007 au plus tard, les sociétés et autres personnes et organismes amenés à procéder ou à participer au dépôt puissent déposer par voie électronique tous les actes et indications soumis à publicité en vertu de l'article 2. De plus, les Etats membres peuvent obliger toutes les sociétés, ou certaines catégories d'entre elles, à déposer tout ou partie des actes et indications en question par voie électronique.

Tous les actes et indications visés à l'article 2 qui sont déposés à partir du 1er janvier 2007 au plus tard, que ce soit sur support papier ou par voie électronique, sont versés au dossier, ou transcrits au registre, sous format électronique » Il existe deux modes de dépôts électroniques, l'e-dépôt via les notaires et l'e-dépôt direct par les tiers. 7.2.1. L'e-dépôt via les notaires (eDA I).

L'article 2 § 1er, 1er tiret, de l'arrêté ministériel du 12 septembre 2005 (22) qui met en oeuvre le e-dépôt via les notaires a, actuellement, un champ d'application limité.

En effet, sont seuls (23) concernés : - les actes authentiques de constitution : on ne vise pas les actes modificatifs. Les actes modificatifs feront par la suite l'objet d'un dépôt électronique - les sociétés anonymes, les sociétés privées à responsabilité limitée, les sociétés européennes et les sociétés en commandite par actions : on ne vise pas les autres types de sociétés même si leur acte de constitution est un acte authentique. - belgo-belges : les sociétés étrangères n'ont pas actuellement accès à ce mode de dépôt.

On peut également rappeler qu'en vertu de la circulaire du 15 décembre 2005, l'introduction des données Banque-Carrefour des Entreprises et le dépôt se fait sous la propre responsabilité du notaire. 7.2.2. L'e-dépôt direct (eDA II).

L'article 2, § 1er, 2e tiret, de l'arrêté ministériel du 12 septembre 2005 (24), qui met en oeuvre le e-dépôt direct a un champ d'application plus large puisque sont concernés : - les actes sous seing privé de constitution et de modifications statutaires mais également certains actes « de la vie courante » tels que les nominations/démissions des administrateurs; - des sociétés commerciales mais pas uniquement des sociétés anonymes, des sociétés privées à responsabilité limitée, des sociétés européennes et des sociétés en commandite par actions.

On peut également souligner que le système n'est encore qu'à ses premiers balbutiements et que des éclaircissements vous seront communiqués ultérieurement.

Le système consiste, pour les tiers, à introduire via le portail du site Internet du Service public fédéral Justice les formulaires adéquats.

Les tiers doivent, pour ce faire, signer les formulaires au moyen de leur carte d'identité électronique.

On peut souligner que les formulaires sont automatiquement envoyés vers le greffe territorialement compétent via le code postal encodé.

La mission du greffe consiste à faire les vérifications d'usage (25).

Si des remarques doivent être formulées, il y a lieu de retourner les formulaires à l'expéditeur accompagnés desdites remarques. Les données contenues dans les volets A et C doivent être encodées dans la Banque-Carrefour des Entreprises et le volet B doit être transmis au Moniteur belge lorsque les formulaires sont complets ou corrigés.

Le paiement desdites formalités se fait électroniquement. Ce système comporte une particularité. En effet, il s'agit ici d'un système de réservation. C'est un mécanisme de paiement préalable. Le demandeur paie à l'avance sur un compte et dès que le document ou l'acte envoyé remplit toutes les conditions, le montant est déduit du compte. 7.3. La publication.

L'article 11, § 2, 6°, de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés dispose que lorsqu'un acte, extrait d'acte et document doit faire l'objet d'une publication au Moniteur belge, le dépôt de l'original doit s'accompagner d'une copie signée (26) par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter la société. On peut en outre signaler que si un acte, extrait d'acte et document doit faire l'objet d'une publication de la part de plusieurs personnes morales, il doit faire l'objet d'autant de dépôts accompagnés d'une copie qu'il y a de personnes morales.

L'article 11 susmentionné requiert qu'il soit fait usage du formulaire I. Concrètement, il y aura donc lieu de déposer le formulaire I pour la publication aux annexes du Moniteur belge et une copie de l'acte pour le dossier tenu au greffe du tribunal de commerce.

La copie de l'acte qui doit figurer dans le dossier peut aussi prendre la forme d'une copie du volet B du formulaire I. Une même publication peut comprendre plusieurs objets sans qu'il soit fait usage de plusieurs formulaires et sans entraîner de coûts de publication supplémentaires. Cela pourrait être, par exemple, le cas d'une publication qui concernerait à la fois une modification de statuts et de la composition du conseil d'administration. 7.4. Les formalités auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lors du dépôt de certains actes, des données doivent également être introduites par le greffe auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lors de la création d'une société, ces données se retrouveront sur le formulaire I, volet A et C. Lors d'une modification d'une des données d'identification à la Banque-Carrefour des Entreprises, il doit être fait usage du formulaire II. Ce formulaire ne comprend qu'un volet A et C. Si cette modification nécessite une publication, il sera également fait usage du formulaire I, Volet A et B, le volet C n'étant utilisé que pour la signature en bas de page. 7.5. La consultation et l'obtention de copies.

L'article 3.3, alinéa 1er, de la 1ère Directive précitée stipule qu'une copie intégrale ou partielle de tout acte ou indication doit pouvoir être obtenue (moyennant paiement des droits de greffe y afférents) sur support papier ou par voie électronique.

Quant à l'authentification des documents, on peut souligner la différence entre les copies papier et les copies électroniques : - Les copies papier sont certifiées conformes sauf renonciation à cette certification; - Les documents électroniques ne sont pas certifiés conformes sauf demande expresse du demandeur.

Les Etats membres doivent prendre les mesures nécessaires pour que la certification des copies électroniques garantisse à la fois l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu.

Pour garantir que les documents introduits dans le système, par les tiers, sont authentiques, il y a un système de signature électronique via la carte d'identité électronique. A ce système se superpose un système de certification.

Pour le moment, les copies sont : 1° consultables dans la banque de données du Moniteur belge lorsqu'ils font l'objet d'une publication.La consultation est gratuite. 2° conservées dans la base de données eDA au greffe du tribunal de commerce où ils sont consultables et imprimables. Les tarifs applicables aux copies obtenues au greffe ou électroniquement sont ceux de l'article 272 du Code d'Enregistrement (droits de greffe). 7.6. Le scannage L'article 3.3, 2ème alinéa, de la Directive précitée stipule que les copies, des actes et des documents déposés auprès du greffe, doivent pouvoir être obtenues du registre sur support papier ou par voie électronique au choix du demandeur.

Il est à noter que le scannage ne concerne que les documents papier ne remontant pas au-delà d'une période de 10 ans à compter du 1er janvier 2007. Dès lors, ne peuvent être scannés, les documents antérieurs au 1er janvier 1997 (27). Le demandeur doit envoyer une demande de scannage la plus précise possible via le portail, le greffe scanne le ou les document(s) demandé(s) et les insère dans le portail où ils sont consultables. On peut souligner qu'il s'agit également d'un paiement préalable au moyen d'une carte de crédit, aucun remboursement ne sera effectué, même si le document scanné ne correspond au document souhaité (ex. la demande est trop vague, ).

Pour la consultation du tableau, voir image 9. Remarques générales. 9.1. Les signatures. 1° Signature du ou des formulaire(s). Chaque formulaire doit être signé par la ou les personne(s) habilitée(s) à engager la société (organes et/ou mandataire spécial).

Cette ou ces signature(s) doi(ven)t être apposée(s) à la fin du volet C du formulaire I et / ou du formulaire II. Le volet B du formulaire I doit également être signé mais uniquement au verso afin que la signature ne se retrouve pas sur le document publié et ne puisse ainsi être utilisée frauduleusement. Au recto du Volet B du formulaire I figurera uniquement, le nom et la qualité de la personne ou des personnes ayant le pouvoir de représenter la société à l'égard des tiers (organes et/ou mandataire spécial) ou le cas échéant du notaire instrumentant.

Si la signature figure au recto, c'est au risque et péril de la société. Le greffe ne peut refuser le dépôt pour ce motif mais il peut attirer l'attention sur les dangers de cette pratique. 2° Signature des documents à déposer dans le dossier. Ces documents doivent être signés par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter la société (organes et/ou mandataire spécial). 3° Qui peut signer ? L'article 71 du Code des sociétés prescrit que les extraits des actes des sociétés sont signés pour les actes authentiques, par les notaires, et pour les actes sous seing privé, par tous les associés solidaires ou par l'un d'entre eux, investi à cet effet par les autres, d'un mandat spécial. L'article 9, § 3, alinéa 2, de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 susmentionné, stipule que les formulaires et les documents déposés doivent être datés et signés par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter la société (organes et /ou mandataire spécial ou notaire instrumentant).

En résumé : - les actes authentiques ou sous seing privé de constitution peuvent être signés par le notaire ou les fondateurs; - les actes authentiques ou sous seing privé modificatifs peuvent être signés par le notaire ou les organes; - tous les autres actes peuvent être signés soit par le notaire, les organes ou un mandataire spécial.

Ce sont les statuts de la société qui vont déterminer qui peut l'engager vis-à-vis des tiers. On peut, en outre, souligner qu'à la différence du régime prévu pour les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, le pouvoir de représentation ne peut être confié à des tiers. Le pouvoir de représentation n'appartenant qu'aux organes (conseil d'administration, gérant) de la société.

Cependant, l'assemblée générale ou le conseil d'administration peut également confier un mandat spécial à une ou plusieurs personnes afin d'accomplir les formalités de publicité avec usage de la signature y afférente.

Sous réserve du pouvoir général du greffe de vérifier l'identité de la personne qui se présente, le greffe ne peut s'immiscer dans l'organisation interne de la société quant à la détermination de la qualité et du nombre de personnes qui doivent signer les pièces et documents dont la publicité est prescrite. 9.2. Exemplaire à déposer dans le dossier.

Lorsqu'un acte déposé est également destiné à la publication in extenso ou par extrait aux annexes du Moniteur belge (statuts - nomination - démission - dissolution), cet acte déposé peut prendre la forme du volet B du formulaire I et doit être dûment signé.

Il est à noter que cette possibilité n'existe pas pour une publication par mention, les actes et documents doivent être déposés et ne peuvent pas prendre la forme du volet B du formulaire I puisque le volet B mentionne quels sont les actes qui sont déposés. On peut en outre rappeler qu'en vertu de l'article 11, § 1er, alinéa 2, les actes et documents qui doivent être publiés sous forme d'une mention sont déposés en un seul exemplaire et ne doivent dès lors pas être accompagnés d'une copie.

On entend par acte, l'extrait du procès-verbal de la décision qui donne lieu à obligation de publicité.

Le greffe ne peut exiger d'obtenir une copie de l'intégralité du procès-verbal de l'assemblée générale mais rien ne s'oppose à ce que la société dépose le procès-verbal dans son entièreté et non un extrait de celui-ci.

Pour la consultation du tableau, voir image 9.3. Numéro des non-résidents A) Personnes physiques.

Lorsqu'un administrateur/un gérant ne réside pas en Belgique, il doit communiquer le numéro BIS. Celui-ci se trouve entre autre sur la partie supérieure droite de la carte SIS de la sécurité sociale.

Si l'administrateur/le gérant n'a pas de numéro BIS, il y a lieu de compléter la case numéro de registre national du Volet C du Formulaire I ou II par la date de naissance et transmettre au greffe une copie d'une pièce d'identité.

S'il n'y a pas de numéro BIS et qu'il s'agit d'une démission d'administrateur(s)/de gérant(s), dans ce cas, les personnes qui peuvent représenter valablement la société signent une déclaration attestant que le(s) administrateur(s) démissionnaire(s) n'a/n'ont jamais eu de numéro BIS. Les dispositions reprises pour un administrateur / un gérant s'appliquent également aux membres du comité de direction, aux membres du conseil de direction (système dualiste), aux membres du conseil de surveillance (système dualiste), aux délégués chargés de la gestion journalière, aux représentants permanents et aux représentants légaux des succursales.

B) Personnes morales.

Lorsqu'une personne morale étrangère est administrateur d'une société, le numéro d'entreprise devra être mentionné sur le Volet C pour : 1° les personnes morales de droit étranger ou international qui disposent d'un siège en Belgique ou qui doivent se faire enregistrer en exécution d'une obligation imposée par la législation belge;2° toute personne physique, morale ou toute association qui en Belgique : - soit agit en qualité d'entreprise commerciale ou artisanale; - soit est soumise à la sécurité sociale en tant qu'employeur; - soit est soumise à la taxe sur la valeur ajoutée; - soit exerce une profession intellectuelle, libre ou de prestataire de services, en qualité d'indépendant; 3° les unités d'établissement des personnes visées aux 1°, 2° 3°, pour autant que l'enregistrement de ces unités d'établissement soit nécessaire pour l'exécution de la législation belge. Lorsque la personne morale étrangère n'est pas visée par les points 1°, 2° et 3°, elle ne doit pas mentionner de numéro d'entreprise sur le Volet C mais uniquement sa dénomination et sa qualité (voyez. infra). 9.4. Les moyens de paiement.

Le paiement des frais de publication peut se faire de quatre manières : - par chèque établi au nom du Moniteur belge ; - par mandat postal; - par virement ou versement bancaire; - par voie électronique si le dépôt a eu lieu sous forme électronique.

Quand la société utilise comme mode de paiement le chèque bancaire, celui-ci est joint au document destiné au Moniteur belge.

Lorsque le paiement a lieu par mandat postal, la preuve de celui-ci consiste en une copie du talon délivré par la Poste.

Lorsque le paiement a lieu par virement bancaire, la preuve de celui-ci consiste, soit dans une copie du bulletin de virement ou de versement au profit du compte du Moniteur belge sur lequel est apposé le cachet de l'institution financière qui a accompli le transfert, soit dans un extrait de compte (ou une photocopie de celui-ci) ou tout autre document (ou une photocopie de celui-ci) attestant que le paiement a bien été effectué.

Le paiement par virement bancaire doit mentionner en communication le numéro d'entreprise s'il s'agit d'un acte modificatif ou le nom et l'adresse du siège social s'il s'agit d'une constitution.

Le numéro de compte bancaire du Moniteur belge sur lequel la somme doit être versée est le suivant : 679-2005502-27. 9.5. Les administrateurs, délégués à la gestion journalière, représentants.

Les Volets C des Formulaires I et II requièrent aux 5° et 6° d'indiquer la qualité de l'administrateur, du représentant ou du délégué à la gestion journalière (34).

Les qualités suivantes peuvent être reprises dans le cadre d'une société : - administrateur; - représentant permanent; - délégué à la gestion journalière; - liquidateur; - représentant légal de la succursale; - administrateur provisoire.

Si le nombre d'administrateurs, délégués à la gestion journalière ou représentants est supérieur à la place disponible sur le Volet C, il convient dans ce cas d'utiliser autant de Volets C que nécessaires pour qu'ils soient tous repris. 9.6. Le changement de siège social.

Lorsqu'une société change l'adresse de son siège social en Belgique, il importe de respecter les principes suivants lors de la rédaction des Formulaires : - Sur le formulaire I, Volet A : indiquer l'ancienne adresse; - Sur le formulaire I, Volet B : indiquer la nouvelle adresse (La nouvelle adresse doit figurer dans le contenu même du Volet B. La mention " siège " au-dessus de l'intitulé de l'objet de l'acte doit reprendre l'ancienne adresse. Il en sera de même en cas de changement de dénomination; - Sur le formulaire II, Volet A : indiquer la nouvelle adresse. On peut noter que pour un changement de dénomination, il faut dorénavant indiquer sur le formulaire II, Volet A l'ancienne et la nouvelle dénomination (point 2° a) et b)).

Lorsqu'une société transfère son siège social dans un autre arrondissement judiciaire, elle doit déposer les documents relatifs à cette décision au greffe du tribunal de commerce d'origine comme il l'est précisé à l'article 21 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés. La transmission du dossier se faisant à la diligence du greffier. 9.7. Le renouvellement de mandat.

Lorsqu'il s'agit d'un renouvellement de mandat d'administrateur, de délégué à la gestion journalière ou de représentant, il n'est pas requis d'utiliser le Formulaire II puisque celui-ci ne vise que les situations où une modification a été apportée à la situation antérieure.

Il conviendra simplement d'utiliser le volet B du Formulaire I, si la publication mentionnant les identités des administrateurs dont le mandat a été renouvelé indiquait une durée quant à leur mandat.

Si les noms des administrateurs dont le mandat est renouvelé sont toutefois repris dans le volet C du formulaire II, il n'y a toutefois pas lieu de refuser le dépôt du formulaire. 9.8. Cumul de fonctions.

Il faut également rappeler que dans le cas où un administrateur cumule les fonctions d'administrateur et de délégué à la gestion journalière, il est obligatoire pour la société de mettre dans le volet C, soit du Formulaire I lors de la constitution, soit du Formulaire II par la suite, les cordonnées de l'administrateur en question dans le point 5° intitulé « Administration et représentation » et dans le point 6° intitulé « Gestion journalière ». 9.9. Le nombre de décisions dans une publication.

Le Code des sociétés et l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés n'interdisent pas qu'une même publication reprenne plusieurs objets / décisions.

Exemple : Le Volet B du Formulaire I peut mentionner sous la rubrique " objet de l'acte" " Modifications de statuts et du conseil d'administration".

Il convient également de remarquer que même si une publication à plusieurs objet, les frais de publication restent uniques et ne peuvent donc être multipliés par le nombre de décisions que la publication comporte. 9.10. Les délais pour le dépôt et la publication.

Les articles 68 et 73 du Code des sociétés prescrivent des délais courts pour le dépôt et la publication. Il est de la responsabilité de la société de veiller à ce que les formalités de dépôt soient accomplies dans un délai imparti, c'est-à-dire dans un délai de 15 jours.

On peut, en outre, rappeler que les actes et indications ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour de leur publication par extrait ou par mention aux annexes du Moniteur belge. De plus, certaines amendes peuvent être infligées.

On peut souligner que lorsqu'un acte donne lieu à dépôt et publication, il entraîne également une inscription modificative à la Banque Carrefour des Entreprises, l'article 9, §§ 2 et 3, de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 susmentionné dispose que le Formulaire II destiné à cette fin doit être déposé dans le mois du changement intervenu.

Il ne faut toutefois pas perdre de vue que c'est le délai de 15 jours susmentionné qui est le plus important et qui doit être respecté par les sociétés.

Cependant, le greffe ne peut refuser le dépôt d'un acte au motif du non-respect des délais imposés. 9.11. Les publications dans une autre langue.

Lorsqu'une société souhaite procéder ou doit procéder à une publication dans une deuxième langue nationale, elle devra utiliser deux formulaires I de publication. Le premier Formulaire I contiendra dans son Volet B le texte dans une langue et le deuxième Formulaire I contiendra dans son Volet B le texte à publier dans l'autre langue.

La langue du Formulaire I en tant que telle doit être celle en usage auprès du greffe du tribunal de commerce auprès duquel la demande de publication a lieu.

Je vous rappelle que les documents des sociétés visés par l'article 67 du Code des sociétés peuvent être déposés dans une ou plusieurs langues officielles de l'Union européenne. 9.12. L'adresse des administrateurs.

Le Volet B du Formulaire I peut mentionner l'adresse professionnelle de l'administrateur/du gérant eu égard au fait que le Volet C du Formulaire I ou II impose de mentionner le numéro de registre national des personnes physiques, qui comprend l'adresse privée.

Les dispositions reprises pour un administrateur/un gérant s'appliquent également aux membres du comité de direction, aux membres du conseil de direction (système dualiste), aux membres du conseil de surveillance (système dualiste), aux délégués chargés de la gestion journalière, aux représentants permanents et aux représentants légaux des succursales. 10. Tenue des dossiers par les greffes. Actuellement, lorsqu'il s'agit d'un premier dépôt, le greffier, outre son rôle de vérification, doit attribuer un numéro d'inscription au registre ad hoc.

On peut rappeler que le numéro attribué est porté sur le dossier, sur la pièce déposée et sur sa copie, ainsi que sur tous les dépôts ultérieurs.

Les pièces déposées et leurs copies sont munies du visa du greffier ou de son délégué. Les pièces sont ensuite versées au dossier et leurs copies étant destinées à l'envoi au Moniteur belge.

Le greffier délivre un récépissé de la pièce déposée.

Le greffier doit également établir l'inventaire du dossier. En vertu de l'article 10 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés, cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée.

On peut également souligner que lorsqu'il s'agit d'un dépôt électronique, cet inventaire est automatiquement tenu à jour.

Cependant, avec l'apparition du numéro d'entreprise, se pose la question de la concordance de l'ancien numéro de registre de commerce avec le numéro d'entreprise lors du classement des dossiers des sociétés.

Il est dès lors conseillé, afin d'éviter une surcharge de travail et de faciliter le classement, de classer les nouveaux dossiers par numéro d'entreprise et puis d'y insérer les anciens dossiers au fur et à mesure que ces sociétés déposent de nouveaux actes et/ou documents dans leur dossier. Le numéro d'entreprise devenant ainsi le numéro de référence pour le classement desdits dossiers. 11. Envoi des actes et documents au Moniteur belge. Comme précisé dans le paragraphe précédent, le greffier transmet au Moniteur belge la copie déposée. Sur chaque acte déposé et sur chaque copie, le greffier mentionne, à l'aide d'un cachet à date, le nom du greffe, les dates de dépôt et de l'envoi au Moniteur belge.

En vertu de l'article 14 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 susmentionné, cette transmission doit se faire au plus tard le deuxième jour ouvrable qui suit celui du dépôt.

Chaque envoi groupe les copies et exemplaires reçus le même jour et les mentions y relatives. Ils ont envoyé soit par pli postal recommandé ou remis contre accusé de réception, soit envoyés par télétransmission si ces documents ont été déposés par voie électronique.

Chaque envoi est accompagné d'une note mentionnant au moins le nombre de copies d'actes envoyées, leur date de dépôt et le numéro d'entreprise des sociétés concernées.

Je vous saurais gré de bien vouloir porter ce qui précède à la connaissance des greffiers en chef des tribunaux de commerce pour qu'ils puissent en informer leur personnel.

J'insiste pour que cette information soit bien connue par le personnel des greffes des tribunaux de commerce, il est également essentiel que ces instructions soient appliquées de manière uniforme par tous les greffes.

Je vous prie d'agréer, M. le Président, l'assurance de ma considération très distinguée.

La Ministre de la Justice, Mme L. ONKELINX _______ Notes (13) Cf.Article 41 du décret susmentionné. (14) sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations.(15) relative à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif, des fondations d'utilité publique, des associations internationales sans but lucratif et des fondations privées.(16) Cette condition ne s'applique ni aux expéditions d'actes authentiques ni pour la mention du nom et la signature des signataires.(17) Cette condition ne s'applique pas au texte des mentions.(18) Cf.point 9.1. de la circulaire. (19) Cette disposition n'est pas d'application aux actes et extraits d'actes de papier relatifs à la constitution de la personne morale.(20) du Conseil, du 9 mars 1968, tendant à coordonner, pour les rendre équivalentes, les garanties qui sont exigées dans les Etats membres, des sociétés au sens de l'article 58, alinéa 2, du Traité, pour protéger les intérêts tant des associés que des tiers.(21) du Conseil du 15 juillet 2003 modifiant la Directive 68/151/CE du Conseil en ce qui concerne les obligations de publicité de certaines formes de société.(22) portant exécution des articles 1er, 9, 12 et 15 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés et établissant la date fixée à l'article 10 de l'arrêté royal du 26 juin 2003 portant désignation des autorités, administrations et services chargés, en ce qui concerne certaines catégories d'entreprises, de la collecte unique et de la tenue à jour des données visées à l'article 6 de la loi du 16 janvier 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/01/2003 pub. 05/02/2003 numac 2003011027 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions fermer portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions, tel que modifié par l'arrête ministériel du 25 avril 2007.(23) dans un stade ultérieur, toutes les formes sociétaires seront couvertes par l'e-dépôt mais également les sociétés étrangères.(24) cf.note de bas de page n° 16. (25) Cf.point 1 de la circulaire « La nature du contrôle exercé par les greffes ». (26) Cf.point 9.1 de la circulaire « Les signatures ». (27) Cf.article 6bis de l'arrêté ministériel du 25 avril 2007 modifiant l'arrêté ministériel du 12 septembre 2005 portant exécution des articles 1er, 9, 12 et 15 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés et établissant la date fixée à l'article 10 de l'arrêté royal du 26 juin 2003 portant désignation des autorités, administrations et services chargés, en ce qui concerne certaines catégories d'entreprises, de la collecte unique et de la tenue à jour des données visées à l'article 6 de la loi du 16 janvier 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/01/2003 pub. 05/02/2003 numac 2003011027 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions fermer portant création d'une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets-entreprises agréés et portant diverses dispositions. (34) Cela ne vaut que pour les sociétés à objet commercial.