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Circulaire PLP 5bis . - Traitement de l'information de police judiciaire et de police administrative - gestion fonctionnelle et technique dans les zones de police A Madame et Messieurs les Gouverneurs de province A Madame le Gouverneur de l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale A mesdames et messieurs les Bourgmestres A messieurs les Chefs de corps des zones de police Pour information : A Monsieur le Commissaire général de la police fédérale Au Président de la Commission permanente de la police locale Au président de l'Organe de contrôle de la gestion de l'information policière 1. CADRE GENERAL La gestion et le traitement l'information de police judiciaire et de police administrative au sein de la police intégrée, structurée à deux niveaux sont réglés par les articles 44/1 à 44/11 de la loi sur la fonction de police. Ces articles se veulent être des instruments au profit du chef de corps, qui porte les responsabilités suivantes en matière de traitement de l'information de police judiciaire et administrative : - le contrôle de la qualité de l'information traitée et transmise; - la garantie de l'exhaustivité de l'information traitée et transmise; - le contrôle du respect des procédures correctes.

La circulaire PLP 5 posait déjà les principes de la mise en place de l'informatique locale. Le volet du traitement de l'information de police judiciaire et de police administrative y avait été traité de manière succincte.

Cependant, les évolutions depuis 2001, tant sur le plan de l'organisation, que sur celui des procédures et du développement des applications de la BNG rendent nécessaire d'adapter le chapitre des responsabilités des acteurs en la matière dans les zones de police.

Cette circulaire PLP 5bis abroge et remplace les points 2.7 et 3.4 de la circulaire PLP 5. 2. CONTEXTE : LA GESTION ET LE TRAITEMENT DE L'INFORMATION POLICIERE Les articles 44/1 à 11 de la loi sur la fonction de police (Chapitre 1 Missions des services de police », Section 1 « Des missions des services de police et de l'exercice de celles-ci », Sous-section 3 « de la gestion de l'information ») constituent le texte principal de référence pour la collecte et le traitement de l'information policière. L'article 44/4 notamment crée la banque de données nationale générale (BNG).

La BNG englobe l'ensemble des systèmes (automatisés / manuels) et processus de travail liés à la gestion et au traitement des données de police judiciaire et administrative de la police intégrée, structurée à deux niveaux.

La BNG vise à assurer une circulation maximale, structurée et sécurisée de l'information.

Le chef de corps veillera, dans ce cadre, à la continuité du traitement de l'information de police judiciaire et administrative.

Cette vision, qui sera coulée dans le texte de l'arrêté royal d'exécution de l'article 44/4 de la loi sur la fonction de police, met en place un appui à la gestion fonctionnelle de l'information au niveau local et du rôle de ses acteurs.

Déjà auparavant, la directive commune MFO 3 du 14-06-2002 des ministres de l'Intérieur et de la Justice relative à la gestion de l'information de police judiciaire et de police administrative vous avait été communiquée.

Cette directive complémentaire prescrit un ensemble d'activités notamment liées à la mise en place progressive de la banque de données générale nationale et au fonctionnement des flux d'informations de police judiciaire et administrative.

Elle constitue donc un instrument qui permet aux polices locales d'assurer la gestion des flux d'information tant en termes d'alimentation de la BNG que d'exploitation des données.

En ce sens, la directive souligne la nécessité pour le chef de corps de prendre les mesures organisationnelles adéquates afin de pouvoir satisfaire à cette obligation. 3. La gestion fonctionnelle de l'information 3.1. Mise en oeuvre Sur le plan organisationnel, le chef de corps pourra se faire assister dans l'exécution de ces activités de gestion et de traitement de l'information par un ou plusieurs responsables pour la gestion fonctionnelle, qui exécuteront, sous sa responsabilité, les tâches qui lui incombent. S'il y a plusieurs gestionnaires fonctionnels ou techniques, le chef de corps désigne alors la personne qui intervient comme point de contact principal de son corps.

Par sa décision du 7-06-2002, le Conseil des Ministres a également décidé d'autoriser le personnel du cadre administratif et logistique à effectuer des activités de traitement de l'information de police judiciaire et administrative en appui du personnel opérationnel, notamment en ce qui concerne l'alimentation de la banque de données générale nationale prévue à l'article 44/4 de la loi sur la fonction de police. 3.2. Exécution A la lumière des évolutions et de l'expérience déjà acquise sur le plan du traitement de l'information opérationnelle, les tâches et les compétences telles qu'énoncées dans la circulaire PLP 5 ont été précisées et, le cas échéant, adaptées au système mis en place.

Les tâches et les responsabilités actualisées sont précisées dans l'annexe 1, qui fixe également le profil auquel le gestionnaire fonctionnel et ses assistants doivent répondre, les paramètres à prendre en compte pour la charge de travail et certaines dispositions visant l'organisation de la gestion fonctionnelle. 4. LA GESTION INFORMATIQUE TECHNIQUE DANS LES ZONES DE POLICE Conformément aux prescriptions de la circulaire PLP1 du 4 octobre 2000 les zones de police doivent mettre en place une cellule informatique composée, en fonction de leur parc informatique, d'un ou de plusieurs gestionnaires techniques. La norme proposée est d'un gestionnaire technique (temps plein) par 100 postes de travail. Au-delà, il devrait être envisagé d'engager un FTE par tranche de 100 stations de travail complémentaires.

Si une zone de police se trouve matériellement dans l'impossibilité de mettre en place une cellule informatique elle peut, afin d'assurer la gestion de son parc informatique : - Négocier un accord avec d'autres zones afin de permettre aux gestionnaires techniques de celles-ci d'intervenir sur son infrastructure informatique; - Faire appel à un des partenaires privés reconnus par DGS (Application Service Provider ou ASP) aux fins d'assurer cette fonction de maintenance.

Le profil, la formation et la mission des gestionnaires techniques sont précisés dans l'annexe 2. 5. APPUI DES GESTIONNAIRES FONCTIONNEL ET TECHNIQUE EN MATIERE DE FORMATION INTERNE Les gestionnaires fonctionnels et techniques jouent également un rôle important en matière de formation interne chacun dans leur domaine (voir annexes 1re et 2).A ce titre, la possibilité est également laissée aux chefs de corps de libérer une certaine capacité à cet égard ce qui peut également conduire à une coopération interzonale plus poussée (voir circulaire PLP 27).

P. DEWAEL Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur

Annexe 1re La gestion fonctionnelle de l'information 1. Missions du gestionnaire fonctionnel Ses missions minimales sont les suivantes : 1.1. Apporter son aide pour l'organisation des flux d'informations conformément aux directives en la matière. - Sous l'autorité du Chef de Corps, il établit les procédures locales qui déterminent les tâches des différents acteurs, les modes opératoires, leur séquence et précise ainsi les différents niveaux de responsabilité assumés par chacun des intervenants. - Il propose les moyens nécessaires à la mise en oeuvre de ces processus de travail et veille à conserver le niveau de connaissances adéquat en suivant les cycles de formations nécessaires. - Il assure la vérification de l'adéquation des moyens mis en oeuvre et veille à l'actualisation des procédures et moyens. - Il évalue la pertinence et les résultats obtenus à l'usage des processus et procédures qui en précise les points critiques et au besoin, les adapte. 1.2. Apporter les conseils techniques au Chef de Corps en matière de gestion de l'information. - Après analyse fonctionnelle, il organise la distribution des droits et accès nécessaires (1) à la réalisation des actions nécessaires à l'accomplissement des flux et en gère les évolutions. - Conformément au déroulement des processus qui régissent ses missions, il collabore à la collecte des informations en rapport avec sa sphère de compétences (2). - Le gestionnaire fonctionnel analyse les implications de nouveaux développements ou applications fédérales et met l'information nécessaire à l'utilisation des applications à la disposition des utilisateurs. - Sa collaboration avec les gestionnaires fonctionnels d'autres zones par l'intermédiaire de divers forums doit être garantie. - Il est notamment le point de contact privilégié avec d'autres partenaires externes tels que le CIA, la direction CGO,... et ce, en étroite collaboration avec le gestionnaire technique et la DST - Il apporte son appui à la formation interne pour les matières en rapport avec sa sphère de compétences (avis pour conformité avec les directives). - Il analyse et participe, au besoin, à la création de requêtes ou interrogations des diverses banques de données (3). - Il analyse les besoins et participe, si nécessaire, à la création des » modèles « de documents ou templates. - Il exerce une fonction de conseil du Chef de Corps dans le cadre d'une proposition de création de banques de données propres. 1.3. Contrôler la qualité (cohérence complétude) des données policières et assurer leur transfert de manière continue vers la BNG conformément à la circulaire MFO3 dans les domaines de police judiciaire, administrative et de circulation. - Il contrôle la qualité des données policières (correction du format des données -s'assure de leur complétude - supervise leur pertinence) et assure la continuité du transfert des informations. (L'approbation de la pertinence des données est déterminée en étroite collaboration avec les services concernés et toujours évaluée par rapport aux finalités poursuivies). - Il porte à la connaissance de CGO tout dysfonctionnement relatif à l'enregistrement des données qu'il transmet à la BNG. - Il rédige les rappels nécessaires au respect des échéances fixées et en assure le suivi. - Il veille en collaboration, avec les responsables de permanence que les éléments de base des dossiers (quantitatif et qualitatif) soient enregistrés dans les applications prévues à la fin de chaque service.

Il réalise les opérations nécessaires au transfert quotidien des données vers la BNG. - Au besoin, il assure une fonction de helpdesk spécialisé. (limité aux applications qui sont en relation avec les flux d'informations.) 1.4. Apporter une aide en matière de contrôle d'utilisation des ressources et des accès des utilisateurs.

Il assure la surveillance générale de l'utilisation du système : - il signale les abus qu'il constate (suivant les directives de son chef de corps) - il répond aux demandes des fonctions de contrôles grâce aux outils dont il dispose (suivant les directives de son chef de corps). 2. Profil du gestionnaire fonctionnel - Vu la nature de sa fonction et des informations qu'il traite, le gestionnaire fonctionnel doit être membre des services de police et faire partie du cadre opérationnel et doit être revêtu de la qualité d'officier de police judiciaire (OPJ).Lorsque plusieurs gestionnaires fonctionnels officient, la qualité d'OPJ n'est requise que pour l'un d'entre eux.

La qualité d'OPJ pour le gestionnaire fonctionnel est prônée de manière à asseoir son autorité en matière de contrôle de qualité par rapport à d'autres OPJ. - Etre titulaire du brevet de gestionnaire fonctionnel obtenu à l'issue de la formation fonctionnelle « Gestionnaire fonctionnel ». - Posséder une connaissance approfondie : - de l'environnement et des applications de la BNG; - des lois, règlements et directives relatives à la gestion de l'information nécessaire à l'exercice de sa fonction (4) - de l'environnement applicatif opérationnel; - des règles et outils fédéraux et/ou locaux régissant le contrôle d'accès aux ressources et applications. ...................................... - Assurer, le cas échéant, par la formation interne ou dans un contexte de coopération interzonale ou encore en tant que chargé de cours dans une école de police, la formation des membres de la police locale. 2.1. Missions de l'assistant gestionnaire fonctionnel - Il aide le gestionnaire fonctionnel dans son travail de contrôle de la qualité des données et lui apporte son expertise particulière dans des domaines précis de spécialisation éventuelle. - Il assure la continuité des flux en cas de carence temporaire du gestionnaire fonctionnel sous la responsabilité du Chef de Corps. 2.2. Profil de l'assistant gestionnaire fonctionnel - L'assistant gestionnaire fonctionnel, placé sous la responsabilité du gestionnaire fonctionnel, doit être membre des services de police.

Il peut appartenir soit au cadre opérationnel soit au cadre administratif et logistique. - Avoir suivi la formation continuée « Assistant gestionnaire fonctionnel ». - Posséder une connaissance suffisante : - de l'environnement et des applications de la BNG; - des lois, règlements et directives relatives à la gestion de l'information nécessaires à l'exercice de sa fonction (5) - de l'environnement applicatif opérationnel; - des lois relatives à la police judiciaire, à la police administrative et à la police de la circulation nécessaire à l'exercice de sa fonction. - Il convient que l'assistant gestionnaire fonctionnel acquière et garde une vue globale sur le déroulement de tous les flux d'informations même si sa sphère d'activités est limitée à une spécialisation. 3 Paramètres à prendre en compte pour la charge de travail Vu les nombreuses implications du travail du gestionnaire fonctionnel sur l'intégrité des données policières utilisées sur le terrain, il importe que cette charge de travail soit considérée comme prioritaire et consiste en une occupation principale (au moins 80 % du temps de travail).

Par ailleurs, s'agissant d'emplois spécialisés, les offres d'emplois relatifs aux gestionnaires fonctionnels dans le cadre des cycles de mobilité sont soumises aux principes contenus dans le PJPol et dans les projets de textes relatifs à la mobilité et aux formations fonctionnelles. 3.1. Paramètres objectifs - L'effectif et l'organisation (déconcentrations des sites) du Corps de police - L'activité du Corps de police (nombre de dossiers à traiter) - Le nombre de missions attribuées au GF (processus définis) par le Chef de Corps 3.2. Influence des paramètres sur la charge de travail 3.2.1. Contrôle de qualité Le contrôle de qualité d'un dossier (tous genres confondus - judiciaire, accident, FNC...) est estimé, suite à l'expérience acquise, à environ 20 minutes en moyenne.

Le contrôle de qualité est donc estimé à 5000 dossiers par an et par personne à temps plein.

Des estimations sur des domaines où les flux ne sont pas encore optimisés ou mis en oeuvre de manière centralisée (RIR, RAR...) s'avérant difficiles à concevoir, il est indiqué de prendre une base de calcul identique aux autres flux. 3.2.2. Autres missions Il est notoire que d'autres paramètres que celui du nombre de dossiers à contrôler influent sur la charge de travail du gestionnaire fonctionnel et des assistants.

En effet, des tâches corollaires mais nécessaires, telles que notamment la formation dont les perspectives de formation continuée s'appuient de plus en plus sur la capacité du gestionnaire fonctionnel à les dispenser constituent autant de raisons susceptibles d'hypothéquer la disponibilité du gestionnaire fonctionnel dans l'exercice de se mission principale. 3.2.3. Solution préconisée Afin d'assurer la continuité et la permanence de la gestion fonctionnelle, et vu le nombre de missions à prendre en compte, les zones de police doivent compter au moins un gestionnaire fonctionnel et un gestionnaire fonctionnel adjoint prenant en charge toutes les missions à l'exception de la charge de contrôle de qualité, confiée à un assistant gestionnaire fonctionnel placé sous sa responsabilité.

La simulation d'encadrement 1 GF pour 5 assistants GF a retenu le consensus des membres du groupe de travail. (voir tableau ci-dessous).

Ces quotas doivent être revus dans le cadre de l'évaluation continue des processus de gestion, de l'analyse de leurs performances et des ajustements nécessaires en fonction de la mouvance des domaines d'informations auxquels ils se rapportent.

Encadrement des assistants gestionnaires fonctionnels

Pour la consultation du tableau, voir image

4. Organisation - structures existantes Certaines organisations obtiennent des résultats probants en matière de contrôle de qualité alors que cette fonction est déjà occupée par des membres des services de police ne correspondant pas au(x) profil(s) de fonctions énoncés dans ce texte. Il va de soi que le but poursuivi par la présente circulaire ne doit en aucune manière conduire à proposer un démantèlement des organisations actuelles pour autant qu'elles obtiennent des résultats probants (outils de mesures à déterminer par les parties prenantes dans les flux d'infos). La présente circulaire propose un modèle qui devrait être à terme instauré dans toutes les zones de police pour améliorer les structures existantes (par exemple lors du départ d'un gestionnaire fonctionnel) et pour rencontrer de manière optimale les différentes missions énoncées.

C'est ainsi que, tenant compte de leur modèle organisationnelle, certains corps de police ont par exemple instauré un gestionnaire par domaine d'application (info judiciaire, info administrative, faits non concrets...). Les différents gestionnaires n'ont pas accès aux domaines non placés sous leur responsabilité et dans certains cas, le gestionnaire technique applique leurs différentes demandes au niveau des tables de configuration locale. _______ Notes (1) Configuration locale des tables et profils des utilisateurs - accès BNG via logiciels mis à la disposition des zones par le niveau fédéral. (2) Forums, CIZ etc... (3) Pas de limitation au seul module « query ISLP » ou « global query » dans Pol Office.(4) Avec une approche particulière liée aux obligations fondées dans le cadre de la législation relative à la protection de la vie privée, vu l'obligation mentionnée à l'article 44/2, alinéa 2 LFP (5) Avec une approche particulière liée aux obligations fondées dans le cadre de la législation relative à la protection de la vie privée, vu l'obligation mentionnée à l'article 44/2, alinéa 2 LFP

Annexe 2 La gestion informatique technique dans les zones de police 1 Profil Le gestionnaire technique est attaché au cadre administratif et logistique (Calog).Il doit être titulaire d'un diplôme donnant accès aux fonctions du niveau B, orientation informatique.

Durant une période transitoire à déterminer, les fonctions de gestionnaire technique peuvent être assurées par les membres du cadre opérationnel, disposant du brevet de gestionnaire technique délivré par DGS/DST, qui sont actuellement en charge de ces tâches. En cas de départ de l'un d'entre eux, celui-ci doit être remplacé par un membre du personnel Calog. 1.1 Connaissances et pré-requis - Avoir suivi une formation dans le domaine informatique ou faire la preuve d'une expérience en la matière; - Connaissances au niveau des réseaux (LAN-WAN); - Connaissances au niveau des systèmes d'exploitation courants (Environnements Windows, Linux...); - Connaissance des produits bureautiques courants; - Posséder une connaissance de base de l'anglais technique. 1.2. Compétences - Disposer de facultés d'organisation et de communication; - Capacité d'analyse et de gestion des problèmes; - Etre résistant au stress; - Faire preuve de disponibilité, de flexibilité et être prêt à fournir les efforts spécifiques en relation avec sa sphère d'activités; - Faire preuve d'une démarche orientée client; - Se tenir informé de l'évolution technologique dans son domaine. 2. Formation et formation continuée Dès son entrée en fonction, le gestionnaire technique s'engage à suivre les formations de base organisées par DGS/DST au profit des gestionnaires techniques et à suivre toute formation complémentaire jugée utile par cette Direction. 3. Missions des gestionnaires techniques 3.1. Généralités Le gestionnaire technique est le partenaire de DST au niveau de la zone de police pour tout problème relevant de la gestion et de l'administration de l'infrastructure télématique opérationnelle locale. A ce titre, il assure le lien entre DGS/DST et sa hiérarchie. 3.2. Missions 3.2.1. Maintien des standards télématiques Les gestionnaires techniques veilleront au maintien des standards télématiques prescrits par DGS/DST au sein de leur zone.

Ils sont dans ce cadre supposés avertir leur hiérarchie et DGS/DST de toute utilisation abusive du système dont ils auraient à connaître dans le cadre de leurs fonctions.

Si le besoin s'en faisait sentir, les gestionnaires techniques peuvent également dans ce cadre introduire auprès de DGS/DST les demandes de changement qu'ils jugeraient utiles, de même que toute demande d'extension des plates-formes mises en place. 3.2.2 Gestion quotidienne et maintenance de l'infrastructure télématique opérationnelle Elle suppose, à l'exclusion de toute autre intervention : - L'installation/réinstallation, l'upgrade hardware et software, ainsi que la configuration des stations de travail; - L'installation/réinstallation et la configuration des imprimantes; - La gestion des plans d'adressage IP locaux dans les limites des plans et politiques d'adressage définis pas DGS/DST; - La définition d'une stratégie de sauvegarde des données (backup système et backup des données); - La gestion des réseaux LAN; - La gestion des réseaux WAN autres que Hilde; - La définition des utilisateurs au niveau système (création des utilisateurs et définition de leurs droits d'accès au niveau système) - la définition des droits d'accès au niveau des applications relève quant à elle exclusivement de la responsabilité des gestionnaires fonctionnels; - Gestion des infrastructures télématiques locales (hors infrastructures opérationnelles). 3.2.3. Assistance technique et formation des utilisateurs 3.2.4. Architecture de l'infrastructure télématique dans les zones Afin de maintenir la cohérence des dossiers reprenant la description de l'architecture télématique des zones, le gestionnaire technique local s'engage à communiquer dans les plus brefs délais toute modification structurelle apportée à cette architecture locale.