SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION

1er MARS 2002. - Circulaire 307ter. - Acquisition de véhicules automobiles destinés aux services de l'Etat et aux organismes d'intérêt public

Aux administrations et autres services des ministères et des services publics fédéraux, et aux organismes d'intérêt public soumis à l'autorité, au contrôle ou à la tutelle de l'Etat Monsieur le Premier Ministre, Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Commissaire de Gouvernement, Monsieur le Commissaire de Gouvernement.

En sa séance du 1 mars 2002 le Conseil des Ministres a arrêté les nouvelles normes qui doivent être appliquées pour l'acquisition de véhicules automobiles destinés aux services de l'Etat et aux organismes d'intérêt public.

En adoptant ces nouvelles normes, le gouvernement a voulu offrir la possibilité aux services publics d'acquérir des véhicules fonctionnels via un achat ou un leasing opérationnel endéans des limites financières, qui correspondent aux tarifs actuellement appliqués dans le secteur automobile.

Le service public, qui veut acquérir un nouveau véhicule, définit ses besoins fonctionnels et détermine le type de véhicule en le situant dans une des classes suivantes. La division en classes ci-dessous veut être un fil conducteur indicatif, qui sert à aider les services à déterminer d'une façon optimale leurs besoins fonctionnels.

Pour la consultation du tableau, voir image Une liste reprenant la segmentation du marché (véhicules existants par classe) peut être obtenue auprès du Bureau fédéral d'Achats sur simple demande. Cette liste n'est pas exhaustive et est mise à jour régulièrement en fonction des nouveaux modèles introduits sur le marché.

B. Prix maxima Les limites budgétaires suivantes sont d'application :

Tableau des prix 1 Pour la consultation du tableau, voir image C. Les conditions suivantes doivent être observées : 1. L'application des nouvelles normes ne peut donner lieu, dans les administrations de l'Etat et les organismes d'intérêt public, à une augmentation des crédits prévus pour les dépenses d'investissement (AB 74.01 : achat) ni des crédits pour les dépenses courantes (AB 12.01/12.19 : leasing). 2. Le BFA présentera une gamme de voitures qui correspondent aux classes susmentionnées.Les services publics concernés par cette circulaire peuvent y acheter leurs voitures. 3. Puisque l'autorité publique doit donner de façon manifeste l'exemple sur le plan du développement durable, il est fortement recommandé que, en cas d'achat d'un véhicule d'essence, les services fédéraux fassent monter une installation LPG.En cas d'achat d'un véhicule diesel, l'installation d'un filtre à particules est également fortement recommandé. En cas de leasing les deux mêmes recommandations sont d'application.

Les montants maxima mentionnés ci-dessus peuvent être majorés des coûts supplémentaires relatifs à ces installations.

Chaque année au mois de décembre un état récapitulatif des voitures achetées et acquises par leasing doit être soumis au Ministre de la Mobilité et Transport : dans cette liste il faudra motiver de façon expresse pourquoi le cas échéant les recommandations susmentionnées n'ont pas été suivies. 4. Le leasing est admis pour tous les véhicules repris dans le tableau ci-dessus .Seuls les contrats de leasing opérationnel dans le cadre desquels le locataire acquiert le droit d'utilisation pendant une certaine période et le loueur reste propriétaire du véhicule peuvent entrer en considération. Les formules avec option d'achat ne sont pas autorisées. Le contrat de leasing doit aller de pair avec un contrat d'entretien.

En cas de leasing tous les risques liés à l'utilisation du véhicule doivent être assurés. Il s'impose dès lors de prendre une assurance « omnium » qui couvre les risques suivants : dégâts matériels, vol, incendie, responsabilité civile, assurance couvrant les occupants et défense juridique. Il s'agit d'ailleurs des rubriques d'assurance classiques telles que proposées par les firmes spécialisées en leasing. Toutefois, une franchise de maximum 620 euros peut être prise en charge.

En cas de leasing, le BFA peut mettre à disposition des services publics un contrat modèle garantissant au maximum l'intérêt de ces services. 5. Toute acquisition de véhicule, quel qu'en soit le prix, doit être préalablement soumise à l'approbation de l'Inspection des Finances ou du délégué du Ministre des Finances (contrôle sur base de la motivation des besoins fonctionnels).A cette fin le BFA met à la disposition de ces instances la liste indicative reprenant la segmentation du marché susmentionnée. 6. Les normes d'exception édictées par la circulaire n° 278 du 18 novembre 1988, restent d'application pour le renouvellement du parc automobile des services de sécurité. D. Disposition finale Cette circulaire abroge et remplace la circulaire n° 307bis du 8 août 1997.

Le Ministre de la Fonction Publique et de la Modernisation de l'administration, L. VAN DEN BOSSCHE