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28 FEVRIER 2005. - Circulaire ministérielle GPI 43 : directives concernant la requête en renouvellement de certains mandataires

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, A Mesdames et Messieurs les Présidents des Collèges de Police, A Mesdames et Messieurs les Chefs de Corps de la police locale, A Monsieur le Commissaire général de la police fédérale, A Monsieur l'Inspecteur général de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, Pour information : A Monsieur le Directeur général de la Direction générale Politique de Sécurité et de Prévention, A Monsieur le Président de la Commission permanente de la police locale, A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'Arrondissement, Madame, Monsieur le Gouverneur, Madame, Monsieur le Bourgmestre, Madame, Monsieur le Président, Madame, Monsieur le Chef de Corps, Monsieur le Commissaire général, Monsieur l'Inspecteur général, Mesdames et Messieurs, 1. Généralités 1.1. Objectif La présente circulaire fait suite à la circulaire ministérielle GPI 41 du 24 décembre 2003, parue au Moniteur belge du 31 décembre 2003, relative à l'évaluation intermédiaire spécifique des « commissaires primo-mandataires ».

Le but de la présente circulaire est de donner des directives en ce qui concerne la situation à l'échéance du premier terme de cinq ans du mandat des « primo-nommés ». J'analyse cependant actuellement la situation particulière de certains mandataires dont l'évaluation intermédiaire se termine ou s'est terminée quasi à la fin du premier terme de leur mandat de cinq ans. Si cela s'avère nécessaire, je leur donnerai des directives complémentaires.

La situation « en régime » des mandataires fera l'objet d'une troisième et dernière circulaire. 1.2. Bases légales et réglementaires En ce qui concerne la problématique abordée ici, les textes légaux et réglementaires suivants présentent un intérêt certain : - Loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, en particulier les articles 48, 49, 51, et 107 (« LPI » - STS/ST2); - Loi du 26 avril 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/04/2002 pub. 30/04/2002 numac 2002000334 source ministere de l'interieur et ministere de la justice Loi relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police fermer relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police, en particulier les articles 74 à 79 (« LSW » - STS/ST3); - Arrêté royal du 31 octobre 2000 fixant les conditions et les modalités de la première désignation à certains emplois de la police fédérale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale; - Arrêté royal du 31 octobre 2000 fixant les conditions et les modalités de la première désignation à certains emplois de la police locale; - Arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police, en particulier les articles VII.III.2, VII.III.4, alinéa 1er, VII.III.47, VII.III.51, VII.III.52, VII.III.55 à VII.III.57, VII.III.88 à VII.III.99, VII.III.101 à VII.III.110, VII.III.111, alinéa 1er, VII.III.112 à VII.III.116, VII.III.118 à VII.III.121, VII.III.123 à VII.III.137, XI.II.17, XI.II.18 et XI.III.27 (« PJPol » - STS/ST6/1); - Arrêté ministériel du 28 décembre 2001 portant exécution de certaines dispositions de l'arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (« AEPol » - STS/ST7); - Arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions statutaires spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, modifié par l'arrêté royal du 5 décembre 2003 (STS/ST92); - Arrêté ministériel du 22 avril 2003 fixant la procédure de traitement administratif des matières visées à la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux (STS/ORG2); - Arrêté royal du 4 juillet 2004 portant la composition de la commission d'évaluation pour les mandats de directeur au sein de la police fédérale. 1.3. Date de début du mandat Les principes repris au point 3.3. de la GPI 41 restent d'application.

Précisons toutefois que, si l'on peut effectivement remonter à une date antérieure à la prestation de serment pour fixer la date de début du mandat, celle-ci ne peut en aucun cas être antérieure à l'arrêté de désignation lui-même. 2. L'évaluation finale au terme d'un mandat de cinq ans - Principes de base Le mandat est une désignation temporaire pour une période de cinq ans, renouvelable une fois (art.65 LSW).

Au plus tôt douze mois et au plus tard huit mois avant le terme de cinq ans du mandat, deux possibilités s'offrent au mandataire : - soit il sollicite la prolongation du mandat, auquel cas il introduit une requête en renouvellement conformément au point 2.1; - soit il communique qu'il ne sollicite pas la prolongation du mandat, auquel cas le mandat prend fin de plein droit à l'issue du terme des cinq ans (cfr. point 2.2) (art. 77 LSW, art. VII.III.124 PJPol).

Une requête en renouvellement introduite hors de ces délais est non valable (art. VII.III.110 PJPol). Ainsi le mandataire qui ne se manifeste pas dans ces délais, est considéré comme ne sollicitant pas le renouvellement de son mandat. 2.1. La requête en renouvellement du mandat et l'évaluation finale du mandataire L'évaluation des mandataires, telle que prévue aux articles VII.III.88 et suivants PJPol, est d'application conforme aux « primo-mandataires » (art. 1er de l'AR du 19 avril 2002).

En régime, l'évaluation a notamment pour but de vérifier dans quelle mesure les mandataires ont rempli les objectifs mentionnés dans leur lettre de mission. Eu égard aux spécificités des premiers mandats, il est dérogé au système de la lettre de mission pour tous les « primo-nommés », conformément à l'arrêté royal du 19 avril 2002, modifié par l'arrêté royal du 5 décembre 2003. Les articles 1erbis à 1er decies de cet arrêté royal prévoient dès lors pour l'évaluation des « primo-nommés » une procédure particulière, développée ci-après, qui déroge quelque peu au système d'évaluation prévu par le PJPol.

La procédure décrite ci-après s'applique à l'évaluation finale des primo-nommés dans le cadre de la requête en renouvellement de leur mandat. 2.1.1. La requête en renouvellement du mandat et le rapport synoptique Pour le renouvellement du mandat, entre exclusivement en ligne de compte le mandataire qui remplit les conditions visées à l'article VII.III.20, 1° à 4° et 6° PJPol (art. VII.III.113 PJPol).

Sous peine d'irrecevabilité, le mandataire qui sollicite le renouvellement de son mandat joint à sa demande de renouvellement un rapport synoptique dans lequel il expose la manière dont il a rempli son mandat. Ce rapport reprend de manière concrète et logique les projets, programmes, plans d'action et autres activités similaires (art. 1erquinquies de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Le mandat de chef de corps de la police locale est exercé conformément aux missions légales visées aux articles 44 et 45 LPI, à l'arrêté royal du 17 septembre 2001 déterminant les normes d'organisation et de fonctionnement de la police locale visant à assurer un service minimum équivalent à la population, et aux plans zonaux de sécurité valables pendant la durée du mandat (art. 1erbis de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Les mandats de la police fédérale sont exercés, par les mandataires concernés concrètement par la présente circulaire, conformément aux dispositions de la LPI qui leur sont applicables, aux missions visées à l'arrêté royal du 3 septembre 2000 concernant le commissaire général et les directions générales de la police fédérale, et aux plans nationaux de sécurité valables pendant la durée de leur mandat (art. 1erter de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Le mandataire qui sollicite le renouvellement de son mandat joint également à sa demande de renouvellement toutes les pièces qui lui paraissent pertinentes pour l'évaluation de sa demande de renouvellement (art. 1octies de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

La requête en renouvellement du mandat est adressée aux autorités comptétentes : voir tableau en annexe (art. VII.III.111, alinéa 1er, PJPol). Pour la police locale, les requêtes en renouvellement du mandat de chef de corps sont adressées au conseil communal ou au conseil de police. Pour la police fédérale, les requêtes destinées au Ministre de l'Intérieur transitent via DGP/DPMO. L'autorité compétente communique ensuite la requête en renouvellement de mandat au président de la commission d'évaluation compétente pour l'évaluation du renouvellement : voir tableau en annexe (art.

VII.III.112 PJPol). 2.1.2. Rôle du président de la commission d'évaluation compétente Le président de la commission d'évaluation veille à collecter ou faire collecter toutes les informations requises en vue de l'évaluation du mandataire.

Le président doit prendre les initiatives nécessaires pour garantir le bon déroulement de l'évaluation. Il prend ainsi contact avec les différents membres de la commission d'évaluation, leur transmet le rapport synoptique du mandataire à évaluer et leur demande de lui faire connaître leur vision du fonctionnement de ce mandataire. Il leur demande également s'ils estiment nécessaire d'interroger certaines personnes ou certains services.

Lorsque l'inspecteur général préside une commission d'évaluation, il exerce les mêmes tâches et compétences que les autres présidents.

Toutefois, si l'inspecteur général participe à la commission d'évaluation comme membre ordinaire, il lui appartient d'apporter les éléments qu'il détient comme prévu à l'annexe à l'arrêté royal du 19 avril 2002. Pour pouvoir remplir cette mission de façon effective, l'inspecteur général doit jouer un rôle actif dans la collecte des informations nécessaires, notamment par l'intermédiaire des services déconcentrés.

L'inspecteur général doit aussi pouvoir compter sur la collaboration de tous les services d'audit et de tous les organes de contrôle, tant internes que, le cas échéant, externes. A cette fin, le service inspection de l'AIG exécute différentes missions de contrôle qui ne doivent pas nécessairement tendre à contrôler le mandataire, mais qui doivent permettre à la commission d'évaluation de préparer l'entretien avec le mandataire à évaluer. A la lumière de ce qui précède, tout audit d'une police locale exécuté à la demande du chef de corps, du conseil de police, du collège de police ou à l'initiative de tout autre service ou autorité compétents au sens large, doit être transmis à l'AIG. S'il n'y a pas d'enquêtes disponibles, le président de la commission d'évaluation, en accord avec celle-ci, peut exécuter les enquêtes nécessaires ou les faire exécuter par l'AIG (art. VII.III.102, alinéas 1er et 2 PJPol). Vu le nombre de mandataires à évaluer, je rappelle ce qui figurait déjà au point 5.2 de la GPI 41, à savoir que les demandes doivent être limitées au strict nécessaire. Il ne peut absolument pas être question de répercuter cette tâche importante sur l'AIG, sous peine de rendre son travail impossible en la paralysant. Afin d'éviter une telle situation, le président motivera la demande d'enquête qu'il adressera à l'AIG. En cas de contestations entre l'AIG et le président de la commission d'évaluation sur le bien-fondé de cette demande, la décision finale revient au Ministre de l'Intérieur.

Les enquêtes peuvent être effectuées auprès des autorités administratives et judiciaires, des collaborateurs directs sous l'autorité du mandataire, et auprès de toute personne susceptible d'apporter des données nécessaires à l'évaluation du mandataire (article VII.III.102 PJPol). Ces enquêtes doivent néanmoins être exécutées d'une manière aussi objective et pertinente que possible. Il y a lieu d'éviter absolument de mettre en péril la sérénité d'un service déterminé. Les personnes à interroger doivent par conséquent être soigneusement choisies. Lors du choix, le président doit principalement se laisser guider par les éléments pertinents qu'un membre du personnel peut apporter relativement à l'évaluation du mandataire.

Dans l'attente des modifications législatives ad hoc et afin de faciliter le travail des différentes commissions, je demande aux présidents desdites commissions d'assurer, avec du personnel dépendant de leurs services, les tâches de secrétariat y compris la constitution des dossiers. 2.1.3. L'évaluation finale du mandataire 2.1.3.1. La convocation à l'entretien d'évaluation L'évaluation finale du mandataire qui sollicite le renouvellement de son mandat a lieu au plus tard six mois avant la fin du premier terme du mandat de cinq ans (art. VII.III.88 PJPol). A cet égard, il faut au moins que la convocation à l'entretien d'évaluation ait eu lieu six mois avant la fin du premier terme du mandat de cinq ans.

A cet effet, le président de la commission d'évaluation compétente (voir tableau en annexe) convoque le mandataire à un entretien d'évaluation. 2.1.3.2. L'entretien d'évaluation Afin d'établir l'évaluation, la commission d'évaluation rassemble, dans les limites fixées aux points 2.1.2. et 2.1.3.3., toutes les informations nécessaires, et notamment le rapport synoptique du mandataire à évaluer.

L'entretien d'évaluation peut avoir lieu au plus tôt huit jours après la convocation (art. VII.III.103, alinéa 2, PJPol). Au cours de cet entretien, les données visées au point 2.1.3.3. sont examinées par le mandataire avec la commission d'évaluation (art. 1ersepties de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Si le mandataire ne se présente pas à l'entretien d'évaluation, la procédure est malgré tout poursuivie, sauf en cas de force majeure (art. VII.III.103, al.3, PJPol). 2.1.3.3. Contenu de l'évaluation L'évaluation mesure principalement la manière dont le mandataire a fonctionné, dans quelle mesure il a exercé son mandat avec les moyens mis à sa disposition et conformément, selon le cas, aux articles 1erbis, 1erter et 1erquater de l'arrêté royal du 19 avril 2002 susmentionné. Elle a notamment pour but de déterminer si le mandat peut être maintenu ou s'il doit y être mis fin.

L'évaluation se déroule d'une manière descriptive.

L'évaluation par la commission d'évaluation compétente (cfr. tableau en annexe) a lieu sur base des données qui ressortent : - des pièces, notamment celles jointes, par le mandataire, à son rapport synoptique (art. 1erocties de l'arrêté royal du 19 avril 2002); - du rapport synoptique (point 2.1.1.); - des enquêtes et des constatations que l'AIG a réalisées dans le cadre de ses missions (point 2.1.2.).

Pour l'évaluation, il ne peut être utilisé que des pièces dont le mandataire a pris connaissance. Une copie de toutes les pièces utilisées dans le cadre de l'évaluation est adressée au mandataire, sauf s'il est déjà en possession de ces pièces ou s'il y a accès directement (art. VII.III.101 PJPol). Les enquêtes obtenues conformément au paragraphe précédent, auxquelles la commission d'évaluation veut faire appel pour son évaluation, peuvent uniquement être mises en oeuvre après avoir offert l'occasion au mandataire de s'exprimer sur celles-ci (art. VII.III.102, alinéa 3, PJPol).

Un dossier est ouvert par mandataire. Ce dossier fait partie du dossier personnel. Il contient toutes les pièces pertinentes au mandat exercé, dont celles qui sont énumérées à l'article 1erdecies de l'arrêté royal du 19 avril 2002. 2.1.3.4. Le rapport d'évaluation Après l'entretien d'évaluation, la commission d'évaluation dresse son rapport d'évaluation (art. VII.III.104, alinéa 1er, PJPol). Le rapport d'évaluation doit être établi conformément au schéma contenu dans l'annexe à l'arrêté royal du 19 avril 2002. Ainsi, tous les points de ce schéma doivent être abordés dans le rapport d'évaluation.

Le rapport d'évaluation est clôturé par la formule finale « donne satisfaction dans sa fonction » ou « ne donne pas satisfaction dans sa fonction ». Cette formule est un reflet des plus importantes tendances de l'évaluation du mandataire et est cohérente avec l'évaluation descriptive. La formule finale est motivée formellement (art.

VII.III.104, alinéas 2 à 4, PJPol).

La commission d'évaluation communique le rapport d'évaluation immédiatement au mandataire et au plus tard dans les quinze jours après l'entretien d'évaluation (art. VII.III.105 PJPol).

Dans les sept jours qui suivent cette réception du rapport, le mandataire informe la commission d'évaluation soit : - qu'il est d'accord avec le contenu du rapport d'évaluation; - qu'il est d'accord avec le contenu du rapport d'évaluation mais qu'il y ajoute un certain nombre de commentaires. Dans ce cas, la commission d'évaluation annexe les commentaires au rapport d'évaluation; - qu'il n'est pas d'accord avec le contenu du rapport d'évaluation et qu'il sollicite qu'il devrait être adapté dans le sens de la note avec remarques qu'il annexe (art. VII.III.106, alinéa 1er, PJPol).

Une fois ce délai de sept jours écoulé, le mandataire est présumé être d'accord avec le rapport d'évaluation (art. VII.III.106, alinéa 2, PJPol).

Dans l'hypothèse où le mandataire n'est pas d'accord avec le contenu du rapport d'évaluation, la commission d'évaluation prend connaissance de la note avec remarques : - si la commission d'évaluation accepte toutes les remarques de la note, elle communique alors dans les sept jours de la réception de la note avec remarques un nouveau rapport d'évaluation au mandataire.

Dans ce cas, le premier rapport d'évaluation et la note y annexée sont considérés comme inexistants (art. VII.III.108 PJPol). - si la commission d'évaluation n'accepte pas toutes les remarques de la note, elle maintient alors, totalement ou partiellement, son rapport d'évaluation et communique, dans les sept jours après réception de la note avec remarques, sa décision de maintenir son rapport d'évaluation ou son rapport d'évaluation adapté, au mandataire (art. VII.III.109, alinéa 1er, PJPol).

Si le rapport d'évaluation est modifié partiellement suite aux remarques du mandataire, le premier rapport d'évaluation et les points de la note annexée pris en considération par la commission d'évaluation sont considérés comme inexistants (art. VII.III.109, alinéa 2, PJPol). 2.1.3.5. Procédure et traitement administratif du dossier Au terme de la procédure d'évaluation, le rapport d'évaluation est transmis à l'autorité compétente visée au tableau en annexe.

Sur base de l'article 5, § 1er, 4°, c), d) et e), de l'arrêté ministériel du 22 avril 2003 fixant la procédure de traitement administratif des matières visées à la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, la Direction générale Politique de sécurité et de prévention est compétente pour le traitement administratif des dossiers. Cette autorité veille aux formalités consécutives à l'évaluation. C'est donc à elle que les autorités susmentionnées transmettent la suite du dossier relatif à l'évaluation du mandataire et ce, à l'adresse suivante : SPF INTERIEUR - DG Politique de Sécurité et de Prévention (DG PSP) - Direction Gestion Policière - boulevard de Waterloo 76, à 1000 Bruxelles. En ce qui concerne les mandats de la police fédérale, le dossier transite toutefois par DGP/DPMO. En ce qui concerne le chef de corps de la police locale, le rapport d'évaluation est ainsi transmis au conseil communal ou au conseil de police pour avis motivé sur la prolongation du mandat. Celui-ci recueille ensuite l'avis motivé du bourgmestre ou du collège de police sur la prolongation du mandat. Lorsque les deux avis motivés sont favorables au renouvellement du mandat, le conseil communal ou le conseil de police envoie la demande d'avis motivé au procureur général près la cour d'appel et au gouverneur en précisant que l'avis motivé doit être rendu directement auprès du SPF Intérieur - DG PSP. Le conseil communal ou le conseil de police envoie enfin le dossier de proposition de prolongation du mandat à la DG PSP avec la preuve (envoi par recommandé) que l'avis motivé a été demandé au procureur général près la cour d'appel et au gouverneur.

Lorsque le conseil communal ou le conseil de police ainsi que le bourgmestre ou le collège de police émettent, après avoir entendu la mandataire concerné, un avis négatif motivé, la désignation ne peut être prolongée (cfr. point 2.1.3.6.). Le conseil communal ou le conseil de police envoie ces avis motivés négatifs à la DG PSP. 2.1.3.6. Décision de l'autorité compétente pour le renouvellement du mandat Sur base de l'évaluation globale établie par la commission d'évaluation compétente à cet effet, les autorités compétentes visées au tableau en annexe, décident de l'octroi ou non de la prolongation du mandat concerné (art. 1ernonies de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Une requête en prolongation du mandat ne peut être refusée que si l'autorité qui décide du renouvellement du mandat a entendu l'intéressé. Lorsque le mandat est renouvelé par le Roi, cette audition est réalisée par le ministre ou son délégué, à l'exception du chef de corps qui est entendu par le conseil communal ou le conseil de police et le bourgmestre ou le collège de police (art. VII.III.118 PJPol).

Cette audition peut avoir lieu au plus tôt dix jours après la convocation. Sauf cas de force majeure, en cas d'absence du membre du personnel convoqué régulièrement, la procédure est poursuivie et est présumée être exécutée contradictoirement (art. VII.III.119 PJPol).

En ce qui concerne le mandat de chef de corps de la police locale, le Roi prolonge sa désignation à l'issue du premier terme de cinq ans, après avis motivé du conseil communal ou du conseil de police, du bourgmestre ou du collège de police, du procureur général près la cour d'appel et du gouverneur, et sur la base d'une évaluation globale effectuée par une commission d'évaluation. La désignation ne peut être prolongée lorsque le conseil communal ou le conseil de police et le bourgmestre ou le collège de police émettent, après avoir entendu le chef de corps, un avis négatif motivé (art. 49 LPI). 2.1.3.7. Délai de présence Eu égard aux questions fréquentes en la matière, je confirme qu'en cas de renouvellement de son mandat, le mandataire n'est pas lié à un délai de présence de trois ans. 2.2. Le mandataire qui ne sollicite pas le renouvellement de son mandat Le mandataire qui n'a pas sollicité le renouvellement de son mandat, se trouve dans la position suivante, à l'échéance de celui-ci : soit il postule un emploi par mobilité, soit, à défaut, il est désigné à un autre emploi au sein de l'unité dans laquelle il a exercé son mandat, conformément aux règles de réaffectation (art. VII.III.137 PJPol).

Les règles de réaffectation prévoient que le membre du personnel est réaffecté dans un emploi vacant qui peut être attribué à un membre du personnel revêtu d'un grade du même groupe de grades que le sien. A défaut d'emploi vacant, la réaffectation a lieu en surnombre. Dans ce cas, l'intéressé est désigné d'office à un emploi déclaré vacant au sein de son corps de police, aussitôt qu'un tel emploi n'est pas attribué par mobilité (art. VI.II.89 PJPol).

L'intéressé peut, en outre, éventuellement être détaché vers un autre corps de police locale ou vers la police fédérale selon les règles prévues aux articles VI.II.72 PJPol et suivants.

Dès le moment où il est mis fin au mandat, le supplément de traitement qui y était lié cesse d'être dû à partir du premier jour du mois qui suit la date de la décision de fin de mandat (art. XI.II.17 PJPol).

L'intéressé peut par contre, à partir de ce jour, bénéficier, le cas échéant, des allocations visées aux articles XI.III.6, XI.III.7 et XI.III.10 PJPol.

Afin de garantir la continuité, je tiens à ce que chacun soit attentif à une application correcte de la procédure décrite à la présente circulaire et ce, notamment, pour permettre aux autorités compétentes de disposer du temps nécessaire pour pouvoir, le cas échéant, procéder au remplacement des mandats qui ne seront pas renouvelés.

Le Ministre de l'Intérieur, P. DEWAEL

Annexe Mandats - Renouvellement - Tableau récapitulatif Pour la consultation du tableau, voir image