SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES

25 FEVRIER 2017. - Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2016 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale

A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale Pour information : A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et Echevins, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, Mesdames et Messieurs les Présidents, Mesdames et Messieurs les Membres, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes des CPAS pour l'exercice 2016.

L'article 89, § 1 de la loi organique prescrit que le conseil arrête chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice précédent. En application de l'article 89, § 2, modifié par l'ordonnance du Collège Réuni de la Commission Communautaire Commune du 8 octobre 2015, ceux-ci doivent être soumis avant le 30 juin suivant la clôture de l'exercice au conseil communal afin d'être arrêtés définitivement. Ces documents sont transmis en même temps au Collège réuni. Les CPAS veilleront à respecter ces délais fixés par la loi. A ce sujet nous vous invitons à vous référer également à l'article 88, § 2 de la même loi qui, via l' ordonnance du 8 octobre 2015Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/10/2015 pub. 13/10/2015 numac 2015031648 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale fermer susmentionnée a été complété de la manière suivante : "Aucune modification budgétaire ne peut être arrêtée par le conseil de l'action sociale si les comptes du pénultième exercice n'ont pas été arrêtés définitivement par les autorités de tutelle." Le règlement général sur la comptabilité des CPAS de la région de Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77).

Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme décrit ci-dessous. 1. Approbation et transmission des documents et des annexes Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents suivants : ?Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2016 complet, c'est-à-dire le compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. ? Le cas échéant, le compte 2016 des éventuels services et établissements à gestion distincte. ? Les ratios, le tableau de financement (cf. annexe 1) et les graphiques, en vertu de l'arrêté du 3 juin 1999 pris en exécution de l'article 74 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale, qui doivent être annexés au bilan global. ? Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds d'exploitation et d'investissement et des comptes d'attente et de régularisation (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin 2016) (cf.annexe 2) ? Les tableaux ci-joints des fonds de pensions à compléter en fonction du mode de gestion des pensions pour lequel votre CPAS a opté. (cf. annexe 3 (a, b ou c)) ? un tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2016 (cf.annexe 4) ? Un exemplaire du compte analytique de la maison de repos pour personnes âgées (MRPA) et de la maison de repos et de soins (MRS). 2. Directives d'élaboration des comptes A.Compte budgétaire Droits constatés et engagements de dépenses. ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et qu'il convient de reporter à l'exercice suivant avec la liste par article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article 70 du règlement. Ces listes doivent être arrêtées par l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; ? Les CPAS appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la comptabilité des CPAS et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale; ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les CPAS pourront effectuer des ajustements internes de crédits au service d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2017 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce afin d'éviter des dépassements de crédit. ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat escompté (art. 100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce dans le cadre d'une saine gestion. ? Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des CPAS précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une sorte de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

B. Bilan et Compte de Résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 750 du mois de mai 2016. (www.abex.be).

La réévaluation des terrains au compte 2016 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit 0,56% obtenue par le rapport du coefficient 2016 (1,7153) sur le coefficient 2015 (1,7057) tels que publié au Moniteur belge de 28 janvier 2016 et 21 janvier 2015 respectivement.

C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte budgétaire A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes annuels.

A cette fin, nous vous prions de compléter les soldes dans l'annexe 2.

Il est primordial de justifier les soldes de ces comptes dans l'avis du groupe technique sous forme de relevé associé à leur justificatif.

D. Situation de la dette du CPAS au 31.12.2016 La situation de la dette du CPAS telle qu'elle apparaît au bilan doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences peuvent exister avec la situation présentée par les organismes bancaires, le CPAS établira néanmoins la concordance entre la situation au bilan et la situation bancaire, et justifiera au moyen d'un tableau, les différences.

En outre, vous trouverez en annexe 4 un tableau à compléter concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2016.

Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires.

E. Approbation du Compte 2016 et le correctif budgétaire L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient déjà prévues à l'article 106, § 3 de la loi organique, à savoir que "l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau correctif du compte 2016 corrigera donc automatiquement la dotation communale initialement prévue au budget 2017, dans les 40 jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2, de la loi organique). 3. Contrôle sur place Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976.En vertu de ces dispositions, un ou plusieurs agents de notre direction se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques de ce contrôle. 4. Garanties octroyées Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, en vertu de l' ordonnance du 8 octobre 2015Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/10/2015 pub. 13/10/2015 numac 2015031648 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale fermer insérant un article 89bis dans la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale, le centre doit faire rapport au Collège réuni sur les garanties octroyées aux tiers et les reprises de dette durant l'année précédente, et ce pour le 30 juin au plus tard. Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande. 5. Transmission électronique A ce sujet et comme il vous a été demandé pour les exercices précédents, nous vous invitons à continuer à utiliser les 2 adresses mails génériques financeslocales@sprb.brussels et minerve@sprb.brussels pour la transmission électronique de vos comptes annuels.

Je tiens à vous signaler que le compte papier lors de son dépôt à l'administration ne sera dorénavant plus accepté si la version électronique du compte budgétaire et général au format xml n'a pas été envoyée préalablement aux adresses mails précitées.

Les annexes 1 à 4 doivent uniquement être transmises à l'adresse mail financeslocales@sprb.brussels sous forme Excel et ce préalablement au dépôt de la version papier.

Ces annexes vous seront envoyées par voie électronique en même temps que la transmission papier de la présente circulaire.

En vous remerciant pour votre attention.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux personnes, Pascal SMET Céline FREMAULT Vos interlocuteurs au 02.800. : - M. Léonard 32.78 - W. Marcoen 32.82 - A. Willems 33.01- Q. de Launois 32.98- A. Biarent 33.52 - P. Collée 32.73