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Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2016 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2016 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL
25 FEVRIER 2017. - Circulaire relative à la clôture des comptes de 25 FEBRUARI 2017. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de
l'exercice 2016 des centres publics d'action sociale de la Région de rekeningen voor het dienstjaar 2016 van de openbare centra voor
Bruxelles-Capitale maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor
l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Pour information : Ter informatie :
A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en
Echevins, Schepenen,
A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers,
A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs
Mesdames et Messieurs les Présidents, Dames en Heren Voorzitters,
Mesdames et Messieurs les Membres, Dames en Heren Leden,
La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak
comptes des CPAS pour l'exercice 2016. van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2016.
L'article 89, § 1 de la loi organique prescrit que le conseil arrête Artikel 89, § 1 van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk
chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande
précédent. En application de l'article 89, § 2, modifié par dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van art 89, § 2,
l'ordonnance du Collège Réuni de la Commission Communautaire Commune
du 8 octobre 2015, ceux-ci doivent être soumis avant le 30 juin gewijzigd bij ordonnantie van 8 oktober 2015, vóór 30 juni volgend op
suivant la clôture de l'exercice au conseil communal afin d'être het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan de
arrêtés définitivement. Ces documents sont transmis en même temps au Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen.
Collège réuni. Les CPAS veilleront à respecter ces délais fixés par la Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College
loi. A ce sujet nous vous invitons à vous référer également à overgemaakt. De OCMW's zullen erover waken deze termijnen te
respecteren. Hieromtrent verwijzen wij tevens naar artikel 88 § 2, van
l'article 88, § 2 de la même loi qui, via l'ordonnance du 8 octobre dezelfde wet dat via de gewijzigde ordonnantie als volgt werd
2015 susmentionnée a été complété de la manière suivante : "Aucune aangevuld : " Geen enkele begrotingswijziging kan na 1 juli worden
modification budgétaire ne peut être arrêtée par le conseil de aangenomen door de raad voor maatschappelijk welzijn indien de
l'action sociale si les comptes du pénultième exercice n'ont pas été rekeningen van het vorige dienstjaar nog niet aan de toezichthoudende
arrêtés définitivement par les autorités de tutelle." overheden zijn overgemaakt".
Le règlement général sur la comptabilité des CPAS de la région de Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het
Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College
Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995,
date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de
l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m
Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen
aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder
décrit ci-dessous. hernomen.
1. Approbation et transmission des documents et des annexes 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen
Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken
suivants : te bevatten :
?Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. ?De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement.
? Un exemplaire du compte de l'exercice 2016 complet, c'est-à-dire le ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2016,
compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening.
n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en
résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het
cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren
opgevraagd worden.
? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet.
? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van
général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies
getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere
le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de
crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en
engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze
dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. worden verantwoord in het advies van de technische groep.
? Le cas échéant, le compte 2016 des éventuels services et ? Indien van toepassing, de rekening 2016 van de instellingen met
établissements à gestion distincte. afzonderlijk beheer;
? Les ratios, le tableau de financement (cf. annexe 1) et les ? De ratio's, de tabel van de financiering (zie bijlage 1) en de
graphiques, en vertu de l'arrêté du 3 juin 1999 pris en exécution de grafieken overeenkomstig het besluit van 3 juni 1999 van het Verenigd
l'article 74 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la College tot vaststelling, ter uitvoering van artikel 74 van het
Région de Bruxelles-Capitale, qui doivent être annexés au bilan algemeen reglement op de comptabiliteit van de OCMW's van het Brussels
global. Hoofdstedelijk Gewest en die bij de totaalbalans moeten worden gevoegd
? Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds ? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende
d'exploitation et d'investissement et des comptes d'attente et de exploitatie- en investeringsfondsen, en de wacht- en
régularisation (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin regularisatierekeningen (rekening n-3, rekening n-2, rekening n-1,
2016) (cf. annexe 2) toestand eind 2016) (zie bijlage 2)
? Les tableaux ci-joints des fonds de pensions à compléter en fonction ? De hierbij gevoegde tabellen van de pensioenfondsen, te gebruiken in
du mode de gestion des pensions pour lequel votre CPAS a opté. (cf. functie van de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw OCMW heeft
annexe 3 (a, b ou c)) gekozen (zie bijlage 3 (tabel a, b of c)).
? un tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 ? De tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2016 (zie
décembre 2016 (cf.annexe 4) bijlage 4)
? Un exemplaire du compte analytique de la maison de repos pour ? Een exemplaar van de analytische rekening van uw rustoord voor
personnes âgées (MRPA) et de la maison de repos et de soins (MRS). bejaarden (ROB) en van uw rust- en verzorgingstehuis (RVT).
2. Directives d'élaboration des comptes 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen
A. Compte budgétaire A. Budgettaire rekening
Droits constatés et engagements de dépenses. Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven :
? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het
algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen
au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen
non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31
qu'il convient de reporter à l'exercice suivant avec la liste par december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te
article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de
secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend
concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn
70 du règlement. Ces listes doivent être arrêtées par l'organe gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op
habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te
? Les CPAS appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la worden vastgesteld; ? De OCMW's moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe
nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit
comptabilité des CPAS et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op
Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De
comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het
du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met
matière d'intégration sociale; de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie;
? En vertu de l'article 16 du règlement général, les CPAS pourront ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de
effectuer des ajustements internes de crédits au service OCMW's interne kredietaanpassingen met betrekking tot de
d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2017 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce afin d'éviter des dépassements de crédit. ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat exploitatiedienst tot 31 januari 2016 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte
escompté (art. 100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen
procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer,
dans le cadre d'une saine gestion. regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan.
? Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement
sur la comptabilité des CPAS précise qu'un engagement réserve tout ou gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het
partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde
destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan
à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une sorte ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf
de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van
fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet
l'origine de l'engagement. specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.
B. Bilan et Compte de Résultats B. Balans- en resultatenrekening
Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat
fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées voor de bouwwerken de ABEX-index 750 van de maand mei 2016 van
suivant l'indice ABEX 750 du mois de mai 2016. (www.abex.be). toepassing is (www.abex.be).
La réévaluation des terrains au compte 2016 devrait se baser sur le De herwaardering van de terreinen in de rekening 2016 dient gebaseerd
coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens,
soit 0,56% obtenue par le rapport du coefficient 2016 (1,7153) sur le hetzij 0,56% dat wordt berekend door het indexcijfer 2016 (1,7153) te
coefficient 2015 (1,7057) tels que publié au Moniteur belge de 28 delen door het indexcijfer 2015 (1,7057), zoals gepubliceerd in het
janvier 2016 et 21 janvier 2015 respectivement. Belgisch Staatsblad van respectievelijk 28 januari 2016 en 21 januari 2015.
C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte C. De wacht- en de regularisatierekeningen van de balans en de
budgétaire budgettaire rekening
A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation De wacht- en de regularisatierekeningen mogen, bij de definitieve
et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er
leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen
avant l'arrêt des comptes annuels. is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen.
A cette fin, nous vous prions de compléter les soldes dans l'annexe 2. Daartoe verzoeken wij u de saldo's te vervolledigen in bijlage 2. Het
Il est primordial de justifier les soldes de ces comptes dans l'avis is uiterst belangrijk de saldo's van deze rekeningen te verantwoorden
du groupe technique sous forme de relevé associé à leur justificatif. in het advies van de technische groep onder de vorm van een lijst
geassocieerd met hun rechtvaardiging.
D. Situation de la dette du CPAS au 31.12.2016 D. Toestand van de schuld van het OCMW op 31.12.2016
La situation de la dette du CPAS telle qu'elle apparaît au bilan doit De toestand van de schuld van het OCMW zoals deze voorkomt in de
en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard
peuvent exister avec la situation présentée par les organismes dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die
bancaires, le CPAS établira néanmoins la concordance entre la de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand
situation au bilan et la situation bancaire, et justifiera au moyen van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van
d'un tableau, les différences. de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.
En outre, vous trouverez en annexe 4 un tableau à compléter concernant Daarnaast vindt u als bijlage 4 een in te vullen tabel over de stand
l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2016. van uw leningen op 31 december 2016.
Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires. De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen.
E. Approbation du Compte 2016 et le correctif budgétaire E. Goedkeuring van de rekening 2016 en het begrotingscorrectief
L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds
déjà prévues à l'article 106, § 3 de la loi organique, à savoir que werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat
"l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de
l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of
dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen
cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie
van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het
correctif du compte 2016 corrigera donc automatiquement la dotation begrotingscorrectief van de rekening 2016 zal automatisch de in de
begroting 2017 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen
communale initialement prévue au budget 2017, dans les 40 jours de la de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door
réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze
d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2, de la loi organique). raad (cfr. artikel 89, § 2, van de organieke wet).
3. Contrôle sur place 3. Controle ter plaatse
Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89,
articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van
vertu de ces dispositions, un ou plusieurs agents de notre direction deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich
se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde
certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er
contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten
de ce contrôle. van deze controle te bespreken.
4. Garanties octroyées 4. Toegekende waarborgen
Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, en In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese
vertu de l'ordonnance du 8 octobre 2015 insérant un article 89bis dans instanties, overeenkomstig de nieuwe ordonnantie van 8 oktober 2015
waarbij een artikel 89bis werd toegevoegd in de organieke wet van 8
la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action juli 1976 betreffende de OCMW 's van het Brussels Hoofdstedelijk
sociale, le centre doit faire rapport au Collège réuni sur les Gewest, dient het OCMW elk jaar te rapporteren aan het Verenigd
College over de waarborgen die het OCMW aan derden heeft verleend en
garanties octroyées aux tiers et les reprises de dette durant l'année de overgenomen schulden in het voorafgaande jaar, en dit uiterlijk
précédente, et ce pour le 30 juin au plus tard. tegen 30 juni.
Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande. De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd.
5. Transmission électronique 5. Elektronische toezending
A ce sujet et comme il vous a été demandé pour les exercices In dit verband en zoals u de voorgaande jaren werd gevraagd, nodig ik
précédents, nous vous invitons à continuer à utiliser les 2 adresses u uit de 2 generieke emailadressen financeslocales@gob.brussels en
mails génériques financeslocales@sprb.brussels et minerve@gob.brussels te gebruiken voor de elektronische toezending van
minerve@sprb.brussels pour la transmission électronique de vos comptes annuels. de jaarrekeningen. Ik deel u tevens mee dat de papieren versie van uw rekening bij de
Je tiens à vous signaler que le compte papier lors de son dépôt à indiening ervan op de administratie voortaan zal geweigerd worden
l'administration ne sera dorénavant plus accepté si la version indien zou blijken dat de elektronische versie van de budgettaire en
électronique du compte budgétaire et général au format xml n'a pas été de algemene rekening in xml formaat niet voorafgaandelijk op voormelde
envoyée préalablement aux adresses mails précitées. emailadressen zou zijn overgemaakt.
Les annexes 1 à 4 doivent uniquement être transmises à l'adresse mail De toezending van de bijlagen 1 tot 4 dienen uitsluitend op het
generiek emailadres financeslocales@gob.brussels in Excel-vorm te
financeslocales@sprb.brussels sous forme Excel et ce préalablement au worden toegezonden en dit voorafgaand aan de indiening van de papieren
dépôt de la version papier. versie van de jaarrekening en haar bijlagen.
Ces annexes vous seront envoyées par voie électronique en même temps Deze bijlagen zullen u elektronisch worden overgemaakt tegelijkertijd
que la transmission papier de la présente circulaire. met de papieren versie van de huidige omzendbrief.
En vous remerciant pour votre attention. Met dank voor uw aandacht.
Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen,
personnes, Pascal SMET
Pascal SMET Céline FREMAULT Céline FREMAULT
Vos interlocuteurs au 02.800. : - M. Léonard 32.78 - W. Marcoen 32.82 Uw contactpersonen op het nummer 02.800. : M. Léonard 32.78 - W.
- A. Willems 33.01- Q. de Launois 32.98- A. Biarent 33.52 - P. Collée Marcoen 32.82 - A. Willems 33.01- Q. de Launois 32.98 - A. Biarent
32.73 33.52 - P. Collée 32.73
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
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