REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

24 JANVIER 2014. - Circulaire de clôture des comptes de l'exercice 2013

A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale, A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et Echevins, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2013.

L'article 89 § 1er de la loi organique prescrit que le conseil arrête chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice au conseil communal a fin d'être arrêtés définitivement. Ces documents sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront à respecter ces délais fixés par la loi.

Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77).

Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme décrit ci-dessous. 1. Approbation et transmission des documents et des annexes Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents suivants : - Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. - Un exemplaire du compte de l'exercice 2013 complet, c'est-à-dire le compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. - Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. - Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les engagements concernant les RIS et ERIS, en avances,...) doit être dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. - Le cas échéant, le compte 2013 des éventuels services et établissements à gestion distincte. - Un tableau de financement (cf. annexe 1re). - Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin 2013) (cf. annexe 2). - Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si celui-ci est géré par le centre (cf. annexe 2). 2. Directives d'élaboration des comptes A.Compte budgétaire Droits constatés et engagements de dépenses. - L'organe habilité arrête, conformément à l'article 70 du règlement général, la liste des droits constatés à recouvrer au 31 décembre de l'exercice écoulé, la liste des dépenses engagées non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et qu'il convient de reporter à l'exercice suivant ainsi que la liste de la gestion des stocks des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en concordance avec les données de l'iventaire. Celles-ci doivent être arrêtées par l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; - Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale; - En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront effectuer des ajustements internes de crédits au service d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2014 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; - II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat escompté (art. 100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce dans le cadre d'une saine gestion. - Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

B. Bilan et compte de résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 730 du mois de mai 2013. (www.abex.be).

La réévaluation des terrains au compte 2013 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit 2,84 % obtenue par le rapport du coefficient 2013 (1,6813) sur le coefficient 2012 (1,6349) tels que publié au Moniteur belge de 22 janvier 2013 et 18 janvier 2012 respectivement.

C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte budgétaire A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié.

D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2013 La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences peuvent exister avec la situation présentée par les organismes bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen d'un tableau, les différences.

E. Approbation du Compte 2013 et le correctif budgétaire L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient déjà prévues à l'article 106, § 3 de la loi organique, à savoir que "l'approbation définitive », tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau correctif du compte 2013 corrigera donc automatiquement la dotation communale initialement prévue au budget 2014, dans les 40 jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2 de la loi organique). 3. Contrôle sur place Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976.En vertu de ces dispositions un ou plusieurs agents de notre direction se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques de ce contrôle. 4. Commission des normes comptables Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la commission.Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du Collège réuni du 4 décembre 2008 modifié par l'arrêté du Collège réuni du 13 juin 2013 (cf. Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition et 3 juillet 2013, 1er édition).

A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail : tutelleocmw@sprb.irisnet.be. 5. SEC 95 Les administrations locales sont en terme de comptabilité nationale et de système européen des comptes nationaux et régionaux 1995 (appelé couramment "SEC 95") reprises dans le secteur des Administrations locales (secteurs 1313). L'intégration des C.P.A.S. dans les SEC 95 ne nécessite en aucune manière de modification de leur comptabilité qui est un outil performant permettant aisément la conversion des données comptables et budgétaires en solde SEC 95. Ce qui est demandé aux pouvoirs locaux, c'est de pouvoir envoyer, de façon électronique, les comptes (et les budgets) de manière à ce que l'Institut des Comptes nationaux puisse transposer les résultats en fonction de la norme SEC 95.

Dans ce contexte, une circulaire vous a été transmise le 3 octobre 2013 concernant la transmission électronique des budgets, modifications budgétaires et comptes aux services du Collège réuni dans laquelle nous vous avons informé du développement d'un outil permettant la transmission électronique et systématique des données des comptes et des budgets. En attendant la mise en application de celui-ci, nous vous invitons à continuer de transmettre les données des comptes budgétaires, des bilans et des comptes de résultats de l'exercice 2013 sous forme électronique à l'adresse email tutelleocmw@sprb.irisnet.be tel qu'il vous a été demandé pour les comptes 2010, 2011 et 2012. Le délai pour cet envoi électronique est fixé au 31 août 2014 au plus tard.

En vous remerciant pour votre attention.

Bruxelles, le 24 janvier 2014.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux personnes, B. GROUWELS E. HUYTEBROECK

Pour la consultation du tableau, voir image