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| Circulaire de clôture des comptes de l'exercice 2013 | Omzendbrief houdende het afsluiten van de rekeningen van het dienstjaar 2013 |
|---|---|
| REGION DE BRUXELLES-CAPITALE | BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST |
| 24 JANVIER 2014. - Circulaire de clôture des comptes de l'exercice | 24 JANUARI 2014. - Omzendbrief houdende het afsluiten van de |
| 2013 | rekeningen van het dienstjaar 2013 |
| A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de | Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor |
| l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale, | maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, |
| A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et | Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en |
| Echevins, | Schepenen, |
| A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, | Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, |
| A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, | Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, |
| La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak |
| comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2013. | van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2013. |
| L'article 89 § 1er de la loi organique prescrit que le conseil arrête | Artikel 89 § 1 van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk jaar |
| chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice | |
| précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci | vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar. |
| doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice | Vervolgens dienen deze in toepassing van artikel 89, § 2, vóór 15 mei |
| au conseil communal a fin d'être arrêtés définitivement. Ces documents | volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan |
| de Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen. | |
| sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront | Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College |
| à respecter ces délais fixés par la loi. | overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen te |
| Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de | respecteren. Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het |
| Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission | Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College |
| Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en | van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, |
| date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de | het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). | afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m |
| Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir | 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen |
| aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme | betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder |
| décrit ci-dessous. | hernomen. |
| 1. Approbation et transmission des documents et des annexes | 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen |
| Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents | Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken |
| suivants : | te bevatten : |
| - Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. | ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. |
| - Un exemplaire du compte de l'exercice 2013 complet, c'est-à-dire le | ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2013, |
| compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il | zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. |
| n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de | Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en |
| résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le | resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het |
| cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. | algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren |
| opgevraagd worden. | |
| - Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. | ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. |
| - Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement | ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van |
| général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui | het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies |
| le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de | getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere |
| crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les | afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de |
| engagements concernant les RIS et ERIS, en avances,...) doit être | vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en |
| het equivalent leefloon, de voorschotten,...) op afdoende wijze worden | |
| dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. | verantwoord in het advies van de technische groep. |
| - Le cas échéant, le compte 2013 des éventuels services et | ? Indien van toepassing, de rekening 2013 van de instellingen met |
| établissements à gestion distincte. | afzonderlijk beheer; |
| - Un tableau de financement (cf. annexe 1re). | ? Een financieringstabel (zie bijlage 1). |
| - Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds | ? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende |
| d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, compte | exploitatie- en investeringsfondsen (rekening n-3, rekening n-2, |
| n-1, situation fin 2013) (cf. annexe 2). | rekening n-1, toestand eind 2013) (zie bijlage 2). |
| - Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si | ? Een zelfde tabel moet worden opgemaakt voor het pensioenfonds, |
| celui-ci est géré par le centre (cf. annexe 2). | indien het beheerd wordt door het centrum.(zie bijlage 2). |
| 2. Directives d'élaboration des comptes | 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen |
| A. Compte budgétaire | A. Budgettaire rekening |
| Droits constatés et engagements de dépenses. | Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven : |
| - L'organe habilité arrête, conformément à l'article 70 du règlement | ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het |
| algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen | |
| général, la liste des droits constatés à recouvrer au 31 décembre de | van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen |
| l'exercice écoulé, la liste des dépenses engagées non encore liquidées | |
| à la date du 31 décembre de ce même exercice et qu'il convient de | dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 |
| december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te | |
| reporter à l'exercice suivant ainsi que la liste de la gestion des | dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de |
| stocks des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en | voorraden van de naar het volgend dienstjaar overgedragen saldi, nadat |
| concordance avec les données de l'iventaire. Celles-ci doivent être | ze in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris. |
| arrêtées par l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année | Deze dienen ten laatste op 15 februari van het daaropvolgende jaar |
| suivante; | door het bevoegd orgaan te worden vastgesteld; |
| - Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives | ? De O.C.M.W.'s moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe |
| à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la | boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit |
| comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par | en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op |
| le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les | 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De |
| plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège | boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het |
| réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle | Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met |
| législation en matière d'intégration sociale; | de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; |
| - En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront | ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de |
| effectuer des ajustements internes de crédits au service | O.C.M.W.'s interne kredietaanpassingen met betrekking tot de |
| d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2014 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; - II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat | exploitatiedienst tot 31 januari 2014 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte |
| escompté (art. 100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de | resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen |
| procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce | om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, |
| dans le cadre d'une saine gestion. | regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. |
| - Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général | ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement |
| sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout | gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het |
| ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre | gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde |
| destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre | doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan |
| à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une | ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf |
| espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des | aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van |
| fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à | facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet |
| l'origine de l'engagement. | specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. |
| B. Bilan et compte de résultats | B. Balans- en resultatenrekening : |
| Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du | Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat |
| fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées | voor de bouwwerken de ABEX-index 730 van de maand mei 2013 van |
| suivant l'indice ABEX 730 du mois de mai 2013. (www.abex.be). | toepassing is (www.abex.be). |
| La réévaluation des terrains au compte 2013 devrait se baser sur le | De herwaardering van de terreinen in de rekening 2013 dient gebaseerd |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, |
| soit 2,84 % obtenue par le rapport du coefficient 2013 (1,6813) sur le | hetzij 2,84 % dat wordt berekend door het indexcijfer 2013 (1,6813) te |
| coefficient 2012 (1,6349) tels que publié au Moniteur belge de 22 | delen door het indexcijfer 2012 (1,6349), zoals gepubliceerd in het |
| janvier 2013 et 18 janvier 2012 respectivement. | Belgisch Staatsblad van respectievelijk 22 januari 2013 en 18 januari |
| C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte | 2012. C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de |
| budgétaire | budgettaire rekening |
| A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation | De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve |
| et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent | afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er |
| thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen | |
| leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose | is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, |
| avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié. | waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord. |
| D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2013 | D Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2013 |
| La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan | De toestand van de schuld van het O.C.M.W. zoals deze voorkomt in de |
| doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences | balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard |
| peuvent exister avec la situation présentée par les organismes | dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die |
| bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la | de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand |
| situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen | van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van |
| d'un tableau, les différences. | de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. |
| E. Approbation du Compte 2013 et le correctif budgétaire | E. Goedkeuring van de rekening 2013 en het begrotingscorrectief |
| L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient | Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds |
| déjà prévues à l'article 106, § 3 de la loi organique, à savoir que | werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat |
| de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de | |
| "l'approbation définitive », tacite ou expresse, du compte budgétaire | begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of |
| de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la | de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen |
| dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en | in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie |
| cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau | van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het |
| correctif du compte 2013 corrigera donc automatiquement la dotation | begrotingscorrectief van de rekening 2013 zal automatisch de in de |
| begroting 2014 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen | |
| communale initialement prévue au budget 2014, dans les 40 jours de la | de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door |
| réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas | de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze |
| d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2 de la loi organique). | raad (cfr. artikel 89, § 2 van de organieke wet). |
| 3. Contrôle sur place | 3. Controle ter plaatse |
| Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les | Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, |
| articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En | 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van |
| vertu de ces dispositions un ou plusieurs agents de notre direction se | deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich |
| déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de | naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde |
| certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un | verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er |
| contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques | zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten |
| de ce contrôle. | van deze controle te bespreken. |
| 4. Commission des normes comptables | 4. Boekhoudkundige commissie |
| Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos | Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw |
| questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la | technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de |
| commission. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du | boekhouding. Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het |
| Collège réuni du 4 décembre 2008 modifié par l'arrêté du Collège réuni | besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 gewijzigd bij |
| du 13 juin 2013 (cf. Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition et | besluit van het Verenigd College dd. 13 juin 2013 (cf. Belgisch |
| 3 juillet 2013, 1er édition). | Staatsblad van 16 december 2008, 2e editie en 3 juli 2013, 1e editie). |
| A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail : | U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : |
| tutelleocmw@sprb.irisnet.be. | tutelleocmw@gob.irisnet.be. |
| 5. SEC 95 | 5. ESR 95 |
| Les administrations locales sont en terme de comptabilité nationale et | De plaatselijke besturen worden binnen de rijkscomptabiliteit en het |
| de système européen des comptes nationaux et régionaux 1995 (appelé | Europees systeem van nationale en regionale rekeningen 1995 |
| couramment "SEC 95") reprises dans le secteur des Administrations | (gewoonlijk "ESR 95" genoemd) ondergebracht in de sector van de Lagere |
| locales (secteurs 1313). | overheid (sectoren 1313). |
| L'intégration des C.P.A.S. dans les SEC 95 ne nécessite en aucune | De integratie van de O.C.M.W.'s in het ESR 95-systeem vergt geen |
| manière de modification de leur comptabilité qui est un outil | enkele aanpassing van hun boekhouding, die een krachtige tool is die |
| performant permettant aisément la conversion des données comptables et | toelaat de boekhoudkundige en begrotingsgegevens vlot om te rekenen |
| budgétaires en solde SEC 95. Ce qui est demandé aux pouvoirs locaux, | naar een ESR 95-saldo. Wat er wordt gevraagd aan de plaatselijke |
| c'est de pouvoir envoyer, de façon électronique, les comptes (et les | besturen is om de rekeningen (en de begrotingen) op elektronische |
| budgets) de manière à ce que l'Institut des Comptes nationaux puisse | wijze over te kunnen maken zodanig dat het Instituut voor de Nationale |
| transposer les résultats en fonction de la norme SEC 95. | Rekeningen de resultaten kan omzetten naar de normen van de ESR 95. |
| Dans ce contexte, une circulaire vous a été transmise le 3 octobre | In dit verband werd u onlangs een omzendbrief dd. 3 oktober 2013 |
| 2013 concernant la transmission électronique des budgets, | overgemaakt inzake de elektronische toezending van de begrotingen, |
| modifications budgétaires et comptes aux services du Collège réuni | begrotingswijzigingen en rekeningen aan de diensten van het Verenigd |
| dans laquelle nous vous avons informé du développement d'un outil | College waarin u o.a. werd ingelicht over de ontwikkeling van een |
| permettant la transmission électronique et systématique des données | digitale databank die de elektronische en systematische toezending van |
| des comptes et des budgets. En attendant la mise en application de | de gegevens van de begrotingen en de rekeningen zal toelaten. In |
| celui-ci, nous vous invitons à continuer de transmettre les données | afwachting van de implementatie ervan, verzoeken wij u om de gegevens |
| des comptes budgétaires, des bilans et des comptes de résultats de | van de budgettaire rekeningen, de balans- en de resultatenrekeningen |
| l'exercice 2013 sous forme électronique à l'adresse email | van het dienstjaar 2013 op elektronische wijze over te maken op het |
| tutelleocmw@sprb.irisnet.be tel qu'il vous a été demandé pour les | e-mailadres tutelleocmw@gob.irisnet.be, zoals u werd gevraagd voor de |
| comptes 2010, 2011 et 2012. Le délai pour cet envoi électronique est | rekeningen van 2010, 2011 en 2012. De termijn voor deze elektronische |
| fixé au 31 août 2014 au plus tard. | toezending wordt vastgesteld op uiterlijk 31 augustus 2014. |
| En vous remerciant pour votre attention. | Met dank voor uw aandacht. |
| Bruxelles, le 24 janvier 2014. | Brussel, 24 januari 2014. |
| Les Membres du Collège réuni, | De Leden van het Verenigd College, |
| compétents pour la politique d'Aide aux personnes, | bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen, |
| B. GROUWELS | B. GROUWELS |
| E. HUYTEBROECK | E. HUYTEBROECK |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |