MINISTERE DE L'INTERIEUR

24 JANVIER 2001. - Circulaire ZPZ 13 concernant la procédure d'assessment dans le cadre de la primonomination dans les fonctions de chef de corps de la police locale

A Mesdames et Messieurs les gouverneurs A Mesdames et Messieurs les bourgmestres, Pour info à : - Monsieur le Commissaire général de la Police fédérale - Monsieur le Président de la Commission permanente de la Police communale GENERAL A partir du 1er janvier 2001 un niveau le niveau fédéral du service de police intégré, structuré à 2 niveaux a été implémenté. Dans ce cadre et en ce qui concerne le deuxième niveau, les primonominations doivent avoir lieu en 2001 en ce qui concerne les fonctions de chef de corps de la police locale.

Les candidats pour ces nominations sont sélectionnés suivant une procédure de sélection, dont le centre d'assessment est un élément.

Cet « assessment » est exclusivement axé sur les compétences de leadership des candidats et doit conduire à un jugement définitif apte ou inapte pour une fonction de direction.

DESIGNATION D'UN CENTRE D'ASSESSMENT Pour la désignation d'un centre d'assessment, il y a deux possibilités.

Un centre d'assessment désigné au niveau fédéral Ainsi le SELOR, bureau de sélection de l'administration fédérale, mettra un centre d'assessment à la disposition des zones de police.

Ceci signifie qu'une fois que le président du collège de police ou le bourgmestre a lancé un appel aux candidats éventuels pour la fonction de chef de zone et après que la commission de sélection ait examiné leur recevabilité (cfr. art. 3, § 3, A.R. 31.10.2000) il peut renvoyer les candidats déclarés recevables au SELOR, qui les soumettra à une épreuve d'assessment.

La liste des candidatures reprend les nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national, adresse et numéro de téléphone.

La soumission des candidats aux épreuves du centre d'assessment, désigné au niveau fédéral, pour la fonction de chef de zone, ne comporte en soi pas de frais pour les autorités locales.

Après l'accomplissement des épreuves, le président du collège de police ou le bourgmestre recevra les résultats du centre d'assessment pour ce qui est des candidats qu'il a envoyés.

Une copie de ces résultats sera envoyée par la firme au Selor.

Une adjudication pour la désignation du centre fédéral d'assessment est en cours. - Pour plus d'informations en la matière, vous pouvez contacter M. H.G. De Wilde, Administrateur délégué, SELOR, tél. 02/214.44.10; fax. 02/217.95.48; mailto:guido.dewilde@selor.be - Mme Yvette Guffens, SELOR, tél.02/214.44.22; fax. 02/217.95.48. - E-mail: Yvette.GUFFENS@selor.be UN CENTRE D'ASSESSMENT DESIGNE AU NIVEAU LOCAL Indépendamment de ce qui précède, il sera possible de désigner, au niveau local, un centre d'assessment, en respectant les disposition légales en matière de marchés publics. Après la déclaration de recevabilité des candidats par la commission de sélection, ce centre ainsi désigné soumettra également ces candidats aux épreuves d'assessment.

Une liste des candidatures déclarées recevables est envoyée au SELOR. Cette liste reprend les nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national, adresse et numéro de téléphone.

Pour ce qui est de la désignation d'un centre d'assessment, et donc le cas échéant pour l'adjudication ou la concession sous seing privé par la direction locale, il faut cependant tenir compte de certains critères qualitatifs imposés par SELOR tel qu'il est conçu dans le principe de l'AR du 31.10.2000, article § 3-4, concernant les primonominations à la fonction de chef de corps police locale. (sous la tutelle de SELOR).

Les exigences auxquelles le centre d'assessment, désigné au niveau local, doit répondre sont contenues en annexe de cette circulaire. Il s'agit bien entendu des mêmes exigences que celles du centre d'assessment désigné au niveau fédéral.

Les épreuves d'assessment ne peuvent se dérouler qu'après approbation par le SELOR du choix de la firme.

A ce sujet, je tiens à signaler qu'en ce qui concerne les centres d'assessment, désignés au niveau local, les frais seront supportés par les autorités locales.

En annexe : - les exigences techniques et qualitatives auxquelles le centre d'assessment doit répondre. - Exigences de profil chef de corps police locale - Tutelle SELOR Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE

ANNEXES Critères d'attribution Le choix de l'offre la plus avantageuse est basé sur une évaluation des offres en tenant compte des critères suivants, auxquels sont attribuées les pondérations suivantes.

Le prix (40 %) : - Vu le fait que le nombre exact de candidats par vacance d'emploi ne peut être estimé à l'avance, la comparaison des prix s'opère sur la base du prix forfaitaire donné par candidat. Dans ce prix forfaitaire doivent être pris en compte tous les frais : par ex. les frais de communication, de feed-back aux candidats et de production de rapports. - Pour l'élaboration éventuelle d'exercices spécifiques en matière d'assessment, il convient de mentionner un prix forfaitaire.

La méthode de travail et la méthodologie proposées (30 %) : Les soumissionnaires introduisent un plan d'action écrit.

Les éléments suivants seront pris en considération dans l'appréciation des propositions: - Les garanties que peut donner le prestataire de services concernant l'aspect temps dans l'exécution de marchés. Le soumissionnaire joindra au plan d'action un calendrier contraignant avec un timing concret pour ce qui est du nombre de candidats pouvant être évalués par jour. - Les garanties que peut donner le prestataire de services concernant l'aspect qualité dans l'exécution du marché. Le plan d'action mentionnera pour chaque méthode et instrument utilisés les garanties qu'ils offrent en matière de validité, objectivité et fiabilité. Parmi les aspects qualité pris en considération figurent également les garanties en matière de satisfaction du client (disponibilité, joignabilité, travail sur mesure,...). Plan d'approche général, y compris : la méthodologie en matière d'élaboration d'exercices d'assessment spécifiques pour des fonctions dirigeantes, la méthodologie et l'instrumentaire utilisé pour la mise en oeuvre de l'assessment center, le caractère sur mesure de la procédure proposée, le mode de communication avec les candidats, le mode de production de rapports.

Le bureau doit disposer d'une grande expérience en matière d'assessment centers.

La qualité des consultants proposés (30 %) Le bureau doit disposer de consultants expérimentés.

Ce critère est évalué à l'aide de : la qualité et l'expérience des consultants proposés pour la réalisation du marché. Peuvent seulement intervenir dans ce projet des senior consultants (g30 ans; g5 ans d'expérience en sélection).

Il est attendu du soumissionnaire qu'il donne pour ce marché les noms des consultants (avec le chef de projet), avec mention de leurs références spécialisées, de leur langue maternelle et de leur C.V., ainsi que les noms et les qualifications des éventuels remplaçants.

Engagements particuliers pour le prestataire de services Tous les résultats et rapports établis par le prestataire de services lors de l'exécution de ce marché, sont la propriété du pouvoir adjudicateur et ne peuvent être publiés ou communiqués à des tiers qu'avec l'autorisation écrite du pouvoir adjudicateur.

Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l'exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l'autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.

Le prestataire de service s'engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l'offre, sauf cas de force majeure.

PARTIE TECHNIQUE Contexte général et objectif du marché Contexte Les différents services ayant des compétences de police en Belgique seront transformés à partir de 2001 en un service de police intégré structuré à deux niveaux. Les emplois de chefs de corps des polices locales doivent être attribués dans le courant du premier semestre de 2001.

Une distinction doit être faite entre les zones de police avec un cadre opérationnel de moins de 600 équivalents temps plein et celles qui comptent au moins 600 équivalents temps plein.

Afin de nommer les meilleurs éléments dans ces fonctions cruciales, la procédure de sélection est objectivée. Une partie de la procédure de sélection est un assessment center où seront évaluées les aptitudes à diriger de tous les candidats dont la candidature a été retenue.

L'assessment center doit aboutir pour chaque candidat à un jugement final « apte » ou « non apte » à exercer une fonction dirigeante.

Seuls les candidats jugés « aptes » à exercer une fonction dirigeante peuvent participer au reste de la procédure de sélection, où les aptitudes spécifiques aux fonctions seront évaluées.

Procédure de sélection Afin que les fonctions à pourvoir soient occupées par des détenteurs de fonctions qui disposent des compétences requises et que la sélection et les nominations soient objectivées autant que possible, l'assessment center sera mis sous la tutelle de Selor et la procédure sera accompagnée par une commission de sélection sous la présidence du bourgmestre dans les zones de police monocommunales et du président du collège de police dans les zones pluricommunales. La commission de sélection valide les résultats de l'assessment center sur la base des rapports établis au sujet de chaque candidat par le bureau auquel l'assessment center a été confié.

Le présent cahier des charges comprend la mise en oeuvre complète de l'assessment center : - la préparation de la procédure de sélection (par ex. élaboration éventuelle d'exercices d'assessment); - la communication envers les candidats, y compris une brochure d'information sur la méthodologie de l'assessment center; - l'organisation de l'assessment center proprement dit; - l'établissement d'un rapport par candidat avec une mention finale « apte » ou « non apte »; -le feed-back envers les candidats.

Commentaire du marché Le profil dirigeant Le profil dirigeant valable pour les différentes fonctions peut être détaillé comme suit : - capacité à remplir un rôle d'exemple; - implication personnelle dans l'assurance que le système de management soit développé, implémenté et continuellement amélioré; - implication personnelle auprès des clients, des partenaires et des représentants de la communauté; - capacité à exécuter les missions définies par la loi et imposées par les autorités; - capacité à mener à bonne fin, de manière cohérente, les différentes missions de divers mandants et ce, avec les moyens et les formes de travail mis à disposition; - capacité d'organisation : capacité à développer une structure organisationnelle pour une exécution efficiente et effective des missions; - capacité de délégation: confier de manière efficace aux collègues et collaborateurs ses propres compétences décisionnelles et responsabilités; - capacité d'appliquer les principes de la gestion des ressources humaines à l'intérieur de l'organisation; - capacité à motiver les collaborateurs; - capacité à appliquer le principe "the right man on the right place"; - capacité à planifier les travaux du service : fixer des priorités de manière effective et déterminer quelles actions sont nécessaires pour réaliser les objectifs fixés à court et à moyen terme; - capacité à assurer un suivi et à apporter des corrections là où cela s'avère nécessaire; - capacité à relativiser; - capacité de réflexion au-delà des frontières des zones de police; - pouvoir prendre des décisions autonomes sans faire porter le chapeau à d'autres personnes en cas de problème; - oser prendre des initiatives; - capacité de négociation; - capacité de collaboration : collaborer avec les collaborateurs pour obtenir un résultat commun.

La mise en oeuvre de l'assessment center Dans le développement de l'assessment center, il convient d'accorder une attention particulière aux éléments suivants : - transparence de la procédure pour les candidats; - 2 exercices de comportement et 1 interview au minimum; - face-validity des exercices et instruments utilisés (caractère dirigeant); - fondement scientifique: validité, objectivité, fiabilité; - déontologie et fiabilité des assesseurs; - équivalence des procédures pour les candidats néerlandophones, francophones et éventuellement germanophones les candidats détenteurs de mandat ne peuvent être interpellés que dans leur propre langue tout au long de la procédure; - l'entièreté du profil dirigeant est couvert par l'assessment center.

Communication et production de rapports Le marché comprend toutes les communications et diffusions d'informations nécessaires, tant à l'égard des candidats qu'à l'égard de la commission de sélection. Le cas échéant, la commission de sélection pourra également demander des commentaires au sujet des rapports relatifs aux candidats.

Dans les communications, diffusions d'informations et rapports, il y a lieu d'accorder une attention suffisante à la motivation objective de chaque conclusion et aux exigences formelles posées en matière de procédures de sélection dans le cadre des pouvoirs publics. Le bureau de sélection auquel le marché sera confié doit être conscient des exigences spécifiques posées dans le cadre de l'obligation de motivation.

Soutien logistique Le marché comprend l'entière organisation de la procédure de sélection, à l'inclusion des éléments logistiques ou matériels. Cela va de l'invitation des candidats à la mise à disposition des locaux.

Il sera veillé à ce que toutes les actions de soutien et de logistique soient prises dans le souci du candidat.

Rapport final Un rapport complet sera établi pour tous les candidats qui ont participé à l'ensemble de la procédure dans le cadre de l'assessment center, rapport soulignant les points forts et les points faibles en regard du profil dirigeant. Ces candidats seront en outre classés en deux catégories : candidats aptes aux fonctions dirigeantes et candidats non aptes aux fonctions dirigeantes.

Tutelle de SELOR L'organisation de la procédure de l'assessment center se déroule sous la tutelle de SELOR. Le bureau sélectionné se concertera avec SELOR quant à l'accomplissement de l'assessment center. SELOR exerce également un contrôle sur la réalisation de l'offre retenue. Dans ce cadre, un représentant de SELOR peut assister de manière inopinée aux assessment centers. Le planning de la procédure doit être communiqué à SELOR. Le bureau auquel l'offre est attribuée devra être disponible à tout moment pour donner des informations à SELOR. S'il l'estime nécessaire, SELOR peut réclamer tous les documents (exercices, rapports, compte-rendus, etc.). Le bureau sélectionné devra rédiger un rapport final sur le déroulement de la procédure.