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23 OCTOBRE 2013. - Circulaire n° E.T. 124.747 (AGFisc n° 43/2013) - système de caisse enregistreuse dans le secteur horéca, exécution de la loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer, de l'arrêté royal du 1er octobre 2013 en exécution de cette loi et de l'arrêté royal du 30 décembre 2009

CHAPITRE 1er. - Généralités et champ d'application 1. La Loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer, relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 28 août 2013) décrit la procédure de certification et détermine les obligations qui incombent au fabricant ou à l'importateur. L'arrêté royal du 1er octobre 2013, relatif aux modalités d'application en ce qui concerne la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 8 octobre 2013, 3ème édition) détermine les exigences techniques du système de caisse ou du fiscal data module, les fonctions auxquelles doit satisfaire le système de caisse ou le fiscal data module et fixe les modalités du processus de certification.

L'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (ci-après dénommé AR n° 1) détermine quels sont les assujettis du secteur horeca tenus de délivrer un ticket de caisse au moyen d'un système de caisse enregistreuse et pour quelles opérations.

L'arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 31 décembre 2009, Edition 3, pp. 82981 - 82983, Moniteur belge du 26 janvier 2010, p. 3161, Moniteur belge du 25 juin 2013, pp. 40338-40339 et Moniteur belge du 27 juin 2013, pp. 40886-40887; ci-après dénommé AR du 30 décembre 2009) détermine les critères auxquels le système de caisse enregistreuse doit satisfaire en matière de taxe sur la valeur ajoutée.2. Cette circulaire clarifie les aspects techniques, par application de l'article 1er, et les modalités, par application des articles 2, 2e alinéa, 4, alinéa 1er et 8 de l'arrêté royal du 1er octobre 2013 en exécution de la loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca. En exécution des articles 2 et 2bis de l'AR du 30 décembre 2009, la présente circulaire comporte également un commentaire de ces dispositions et notamment des conditions auxquelles doit satisfaire le ticket de caisse enregistreuse. 3. En outre, la présente circulaire définit les modalités d'exécution de l'article 5 de l'AR du 1er octobre 2013, plus particulièrement en matière de formalités à accomplir par les fabricants, les importateurs et les distributeurs lors de la procédure de certification des systèmes de caisse enregistreuse et des articles 2 et 2bis, de l'AR du 30 décembre 2009 en matière d'enregistrement des systèmes de caisse enregistreuse par les assujettis-exploitants.4. La notification telle que prévue par la Directive 98/34/CE du Parlement européen et du Conseil du 22 juin 1998 prévoyant une procédure d'information dans le domaine des normes et réglementations techniques, a été effectuée. CHAPITRE 2. - Définitions 5. Est visé par « système de caisse électronique » tout système de caisse qui fait usage d'un système de commande en temps réel et qui stocke les enregistrements dans sa mémoire de travail grâce à un système de compteurs.Lors de l'établissement d'un rapport Z (conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30 décembre 2009), les compteurs sont lus et remis à zéro et les enregistrements effectués y sont résumés.

Est visé par « système de caisse PC-POS » tout système de caisse d'un point de vente qui comprend un ordinateur, quelle que soit la forme du hardware, avec un système de commande classique, et sur lequel est installé un logiciel de caisse. Ce logiciel de caisse établit des records lors de chaque enregistrement, dans un ou plusieurs fichiers.

Lors de l'établissement d'un rapport Z (conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30 décembre 2009), un query (une recherche) est effectué sur ces fichiers et est repris dans le rapport.

L'emploi du terme « système de caisse » dans cette circulaire vise toujours un système de caisse (électronique ou PC-POS), à utiliser comme élément d'un système de caisse enregistreuse horéca. 6. Par « données introduites » comme mentionné à l'article 2, points 1 et 2, de l'AR du 30 décembre 2009, on entend : - les enregistrements des livraisons de biens et des prestations de services (y compris le taux de T.V.A. applicable); - l'enregistrement de début et de fin d'une prestation de travail; - l'établissement de tickets de formation; - l'établissement de tickets pro forma; - les modifications de prix et de taux de T.V.A. applicable; - les corrections et reprises; - les ouvertures du tiroir-caisse via la fonction de caisse éventuellement prévue; - l'établissement des rapports; - les étapes de programmation et les modifications de configuration suivantes : dataclear, dump, toute forme de remise (reset), changements de configuration PLU, changements concernant les paramètres du système; - chaque enregistrement (commande, reprise, correction, modification, transfert d'une table,...) au sein d'une fonction de gestion des tables ou de gestion des clients, ou au sein d'une fonction qui peut temporairement interrompre, mettre en pause ou reprendre un enregistrement. 7. Est visé par event tout événement qui se produit dans le système de caisse et pour lequel des données sont envoyées vers et/ou sont reçues du module de contrôle prévu à l'article 2, point 7, de l'AR du 30 décembre 2009, tel que défini au chapitre 3, numéros 36 à 40 de cette circulaire.Ces events sont composés de deux éléments : le type d'évent et le type de transaction. Chaque event est dès lors une combinaison d'un type d'event et d'un type de transaction.

Les types d'events suivants sont distingués ci-après : - NORMAL - TRAINING - PRO FORMA En outre, chaque event se compose également d'un des types de transaction suivants : - SALES - REFUND Les différents types d'event et de transaction seront dotés par le système de caisse enregistreuse d'un code qui pourra aisément être distingué des autres, afin que le module de contrôle puisse l'interpréter sans ambiguïté. Les différentes combinaisons de code possibles sont exposées dans le tableau ci-dessous.

TYPE D'EVENT

TYPE DE TRANSACTION

CODE

NORMAL

SALES

NS

NORMAL

REFUND

NR

TRAINING

SALES

TS

TRAINING

REFUND

TR

PRO FORMA

SALES

PS

PRO FORMA

REFUND

PR

8. Le « ticket de caisse T.V.A. » (type d'event NORMAL, type de transaction SALES) tel que prévu à l'article 2, point 4, de l'AR du 30 décembre 2009, désigne tout ticket de caisse généré alors que le système de caisse se trouvait en mode d'enregistrement normal, qui est utilisé pour enregistrer la livraison de biens et/ou de services, la prestation de travail, y compris les corrections et remises enregistrées au sein du mode d'enregistrement normal au moyen des fonctions de correction et de remise. C'est ce ticket qui doit être délivré par le système de caisse enregistreuse, conformément aux dispositions de l'article 21bis de l'AR n° 1. Le ticket de reprise mentionné ci-après doit, conformément à ces dispositions, également être considéré comme un ticket de caisse T.V.A.. Les reprises doivent toujours être enregistrées séparément dans un ticket de reprise (code NORMAL REFUND, voir ci-après). Le montant total d'un ticket de caisse T.V.A. (code NORMAL SALES) ne peut, par conséquent, jamais être négatif.

Le « ticket de reprise (type d'event NORMAL, type de transaction REFUND) » désigne tout ticket de caisse généré alors que le système de caisse se trouve en mode reprise (« refund modus ») ou en mode de correction (« void modus ») et qui comporte : - des données indiquant qu'un ticket généré au préalable comportait des éléments inexacts; - ou des éléments relatifs au remboursement de biens retournés (remboursés) ou portés en compte à un prix trop élevé.

Ce ticket de reprise ne comporte que des montants négatifs, extournés.

N'est dès lors pas visée ici la monnaie rendue au client.

Le « ticket de formation » (type d'event TRAINING, types de transaction SALES et REFUND) désigne tout ticket de caisse généré alors que tout le système de caisse se trouve en mode formation ou généré par un utilisateur qui se trouve en mode formation, l'utilisateur étant toute personne qui enregistre des opérations sur le système de caisse.

Est visé par « ticket pro forma » (type d'event PRO FORMA, types de transaction SALES et REFUND) : - tout ticket de caisse généré alors que tout le système de caisse se trouve en mode pro forma ou généré en sélectionnant cette fonction pro forma, pour les livraisons ou services gratuits ou offerts. Il comporte par conséquent des données similaires à celles d'un ticket de caisse T.V.A.; - chaque enregistrement (commande, reprise, correction, modification, transfert d'une table, transfert d'une table vers un compte client,...) au sein d'une fonction de gestion des tables ou de gestion des clients, ou au sein d'une fonction qui peut temporairement interrompre, mettre en pause ou reprendre un enregistrement; - la dénommée addition provisoire ou l'aperçu d'addition effectués durant l'utilisation de la fonction gestion de table, qui donnent un aperçu des commandes enregistrées et /ou du montant à payer, avant la finalisation du ticket de caisse T.V.A. Ceci implique que le contenu d'une réservation peut se retrouver sur plusieurs tickets : sur le ticket pro forma de la commande, modification,..., sur le ticket pro forma « addition provisoire » et sur le ticket de caisse T.V.A. définitif.

L'attention est attirée sur le fait que tout enregistrement de vente entamé doit, peu importe la fonction ou le type d'event, donner lieu en fin de compte à un ticket de caisse, même si la valeur totale de ce ticket est égale à zéro. 9. Les données de contrôle désignent les données reçues du module de contrôle par le système de caisse et qui doivent être imprimées dans le bas du ticket, selon les modalités décrites au chapitre 5, n° 45.10. Le module de contrôle désigne le module tel que défini à l'article 2, alinéa 1er, de la Loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer.Ce module de contrôle est composé de deux éléments : le fiscal data module (FDM) et la VAT signing card (VSC). Le module de contrôle doit être connecté au système de caisse, de manière à ce que le FDM reçoive du système de caisse les données fiscales pertinentes, génère la date et l'heure des différents events, envoie ces données fiscales pertinentes à la VSC pour l'élaboration d'une signature digitale, reçoive de la VSC les données de contrôle et le numéro continu pour les différents events, stocke les données fiscales pertinentes et les données de contrôle dans une mémoire sécurisée et, enfin, renvoie les données générées (données d'identification FDM et VSC, date et heure, numéro d'event et données de contrôle) au système de caisse afin que ces données soient imprimées sur le ticket. 11. Le FISCAL DATA MODULE (FDM) désigne l'élément du module de contrôle relié au système de caisse prévu pour recevoir du système de caisse les données fiscales pertinentes et générer la date et l'heure de tous les événements qui se sont produits, conformément à l'article 2, alinéa 1er, 3°, de la loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer.Il est décrit en détail dans le chapitre 7 de cette circulaire. 12. La VAT SIGNING CARD (VSC) désigne la smartcard, autre élément du module de contrôle, pourvue d'un numéro d'identification unique et d'un certificat unique pour l'élaboration d'une signature digitale, conformément à l'article 2, alinéa 1er, 4°, de la loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer.Celle-ci sera délivrée par le service compétent du SPF Finances sur demande de l'assujetti. Cette smartcard doit être placée dans le fiscal data module du module de contrôle. Cette smartcard est, entre autres, dotée d'un logiciel en vue de générer : 1) une numérotation d'event et de transaction continue, 2) une signature digitale sur base des données reçues du fiscal data module et pour laquelle un certificat est installé sur la smartcard et 3) le suivi d'un certain nombre de compteurs. Ceci fait l'objet d'une description détaillée au chapitre 7 de cette circulaire.

CHAPITRE 3. - Exigences concernant le système de caisse 3.1. Obligations du fabricant, de l'importateur et du distributeur 3.1.1. Obligations du fabricant ou de l'importateur : enregistrements 13. Le fabricant ou l'importateur doit communiquer à l'administration les numéros de fabrication de tous les systèmes de caisse certifiés livrés en Belgique en tant qu'éléments de système de caisse enregistreuse, conformément à l'article 4, alinéa 1er, de la loi du 30 juillet 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2013 pub. 28/08/2013 numac 2013011409 source service public federal finances service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca fermer.En outre, pour chaque numéro de fabrication, il y a lieu de préciser à quel assujetti (distributeur ou utilisateur final) le système de caisse a été livré. Cet enregistrement doit être effectué selon la procédure et endéans le délai précisés à l'annexe 1re. 3.1.2. Obligations du distributeur : enregistrements 14. Les numéros de fabrication de tous les systèmes de caisse livrés au distributeur sont communiqués au service compétent de l'administration par le fabricant/l'importateur.Dès que le distributeur livre un tel système à un assujetti, il doit informer l'administration du numéro de fabrication concerné et de l'identité du client, conformément à l'article 4, alinéa 2, de la loi du 30 juillet 2013. Ces enregistrements doivent être opérés selon une procédure et endéans un délai décrits à l'annexe 1re. 3.1.3. Documentation 15. Le mode d'emploi et la documentation relatifs au système de caisse enregistreuse doivent être rédigés en français, néerlandais, allemand, ou anglais et un exemplaire doit être remis au client lors de la vente du système de caisse.Le manuel d'utilisation qui est livré avec l'appareil doit être disponible au moins dans l'une des trois langues nationales belges. 3.2. Prescriptions générales concernant le système de caisse 16. Chaque système de caisse comprendra un logiciel (ou un programme de caisse enregistreuse) offrant, entre autres, les fonctions mentionnées dans les présentes prescriptions. 17. Par application de l'article 2, points 4 et 5, de l'AR du 30 décembre 2009, chaque système de caisse doit, au minimum, pouvoir établir des tickets de caisse T.V.A. et générer des rapports qui comprennent un résumé des enregistrements du système de caisse relatifs au chiffre d'affaires journalier et aux autres données introduites (rapport Z). 18. En outre, par application de l'article 2, point 3, de l'AR du 30 décembre 2009, il doit être possible de générer les dénommés rapports X.Un rapport X est un résumé des enregistrements du système de caisse relatifs au chiffre d'affaires et à toutes les autres données introduites, entre le dernier rapport Z généré et l'établissement du rapport X. 19. Les tickets de caisse T.V.A., les rapports Z et les rapports X doivent satisfaire aux conditions énumérées aux chapitres 5 et 6 de cette circulaire. 20. La numérotation des tickets doit être continue afin de garantir l'exhaustivité des postes du journal (transactions).Les postes du journal dans le journal électronique ou dans le fichier-journal (en ce compris, entre autres, tous les tickets des différents events) peuvent, par caisse, tout au plus suivre une numérotation croissante par type d'event. On peut donc utiliser une numérotation continue tous types d'event confondus ou une numérotation continue par type d'event. 21. Par principe, il y a lieu de prévoir une relation individuelle entre le journal électronique/fichier-journal et un FDM.En d'autres mots, un seul FDM doit être utilisé par journal électronique/fichier-journal établi par le système de caisse installé. 22. L'assujetti-utilisateur d'un système de caisse enregistreuse est responsable de la conservation des données établies par le système de caisse, conformément à la législation en matière de T.V.A. (et, par extension, à la législation comptable). L'assujetti-utilisateur est ainsi notamment responsable de la conservation de la VSC d'une part, et des données du système de caisse et du FDM d'autre part. Il est en outre responsable de la conservation du journal électronique ou du fichier-journal. Il est rappelé que bien qu'aucun format spécifique ne soit prescrit, toutes les données générées par le système de caisse doivent pouvoir être communiquées sous une forme lisible et intelligible, conformément à l'article 61, § 1er, du Code de la T.V.A.. Afin de faciliter la prise de copie de données, au moins un port (de type courant) de la caisse doit être accessible/activé pour un support de données externe. 23. Tout système de caisse doit être doté d'une indication de son modèle et d'un numéro de fabrication.Ce numéro de fabrication doit être un numéro unique, permettant d'identifier sans ambiguïté tant le système de caisse que son fabricant, et constitué comme suit : AXXX (ou BXXX) CCCPPPPPPP, où : o AXXX = numéro d'identification du fabricant du système de caisse électronique (fourni par l'administration sur demande) o BXXX = numéro d'identification du fabricant d'un système de caisse PC-POS (fourni par l'administration sur demande) o CCC = numéro de modèle du fabricant (fourni par l'administration sur demande) o PPPPPPP = numéro de fabrication alpha-numérique (basé sur le numéro de série ou la clé de licence, voir annexe 1re, point 4.3.2.) Ce numéro de fabrication unique doit être apposé de manière indélébile sur chaque système de caisse installé. Etant donné que sur un système de caisse PC-POS seul en principe le programme de caisse enregistreuse est certifié, le numéro de fabrication sur un système de caisse PC-POS peut toutefois être mentionné de la même manière et sous les mêmes conditions que ce qui est décrit au point 24 ci-après. 24. Le programme de caisse enregistreuse installé sur un système de caisse électronique ou sur un système de caisse PC-POS, doit être doté d'un numéro de version.Ce numéro de version doit consister en une mention unique d'une version de logiciel et doit être adapté à chaque modification du logiciel.

Le numéro de version du logiciel de caisse enregistreuse et le nom du fabricant du programme doivent être lisibles sur tout programme de caisse enregistreuse installé dans un système de caisse enregistreuse ou un terminal,. La version du logiciel doit être facilement récupérable et doit au moins apparaître clairement sur l'écran d'ouverture de session.

Dans le cas d'un programme de caisse enregistreuse installé sur un système de caisse PC-POS, le numéro de fabrication, aussi bien que le numéro de version du programme, doivent être facilement récupérables et doivent au moins apparaître clairement sur l'écran d'ouverture de session. 25. Aucun matériel informatique ou logiciel qui influence, modifie ou perturbe le fonctionnement normal des fonctions mentionnées dans cette circulaire ne peut être connecté ou intégré au système de caisse.Ceci vise également le logiciel de caisse ou programme de caisse non repris dans les manuels qui est installé sur un système de caisse ou qui fonctionne sur ce système. 26. Le système de caisse ne doit pouvoir enregistrer des livraisons de biens et/ou des prestations de services que lorsque le module de contrôle prévu à l'article 2, point 7, de l'AR du 30 décembre 2009 est connecté et totalement opérationnel, et que les données de contrôle visées au même article peuvent ainsi être générées.Le système de caisse doit détecter lui-même si le module de contrôle est opérationnel ou pas. 3.3. Fonctions obligatoires du système de caisse 27. Lorsque le système de caisse prévoit une fonction d'impression des tickets de formation ou l'impression des tickets pro forma, ces tickets doivent pouvoir être clairement distingués du ticket de caisse T.V.A. A cette fin, les dénominations TRAINING TICKET et PRO FORMA TICKET doivent respectivement être apposées sur le ticket. Dans l'hypothèse où le système de caisse ne peut pas prévoir une longueur de champ suffisante, il doit au minimum apposer la mention TRAINING et PRO FORMA sur le ticket, en majuscules, caractères gras et dans un format au moins une fois et demi plus grand que la mention de la description de l'opération.

Lorsqu'une transaction de reprise (REFUND, cfr. chapitre 2, numéro 8) est effectuée, cela doit être clairement indiqué sur le ticket par la mention REFUND, et les montants négatifs doivent pouvoir être clairement distingués des montants positifs grâce à l'utilisation d'un signe moins ou d'une autre mention (ex. NEG, VOID, VD, R, CORR,...).

Le texte suivant doit en outre être imprimé dans le bas du ticket : « CECI N'EST PAS UN TICKET DE CAISSE T.V.A. VALABLE » sur toutes les impressions papier établies par le système de caisse, et ce peu importe leur dénomination (p. ex. bon de commande, tickets cuisine, tickets bar, rapports, addition provisoire,...), qui ne sont pas des tickets de caisse T.V.A. tels que prévus au numéro 8 ci-dessus. Cette mention supplémentaire doit être imprimée sur le ticket en lettres majuscules, caractères gras, et dans un format au moins une fois et demi plus grand que la mention de la description d'une opération normale. Cette mesure se limite toutefois aux impressions effectuées sur les imprimantes de production (caisse, bar, cuisine,...) et ne s'applique pas aux rapports imprimés sur une imprimante de bureau (A4, A3,...). 28. Un système de caisse enregistreuse doit être équipé de deux (2) PLU (articles) bloqués, avec les caractéristiques suivantes : - description : respectivement « TRAVAIL IN » et « TRAVAIL OUT » - montant : 0 euro - pour des raisons techniques, ces PLU sont soumis à un taux de T.V.A. de 0 %. 29. Un utilisateur est une personne qui enregistre des opérations (ventes, modifications de stock, paiements, travail,...) au moyen d'un système de caisse. Un utilisateur qui souhaite enregistrer des opérations doit d'abord s'identifier sur le système de caisse. En outre, aucune manipulation ne doit pouvoir être effectuée sur le système de caisse sans qu'un utilisateur soit connecté.

Chaque utilisateur du système de caisse, quelle que soit sa fonction au sein de l'entreprise, doit être clairement identifiable au moyen de son numéro d'identification à la sécurité sociale (numéro NISS ou BIS). Ce numéro est archivé dans le logiciel de serveur ou dans la base de données « utilisateurs » du système de caisse. Les numéros NISS et BIS se composent de 11 caractères numériques.

Un utilisateur du système de caisse étranger à l'entreprise (par ex. un technicien) qui enregistre des opérations au moyen du système de caisse doit toujours être identifié à cette fin dans le système de caisse sous le numéro « 00000000097 ».

Un aperçu de ces configurations de logiciels ou de tableaux de bases de données doit aisément pouvoir être produit à toute requête de l'agent contrôleur. 3.4. Fonctions interdites du système de caisse 30. Un système de caisse et le programme de caisse qui y est installé ne peuvent avoir d'autres fonctions que celles reprises dans leur documentation.31. Un système de caisse ne peut avoir de fonctions permettant d'effacer ou de modifier les enregistrements effectués ou encore d'en ajouter. Ainsi, par exemple, les corrections et reprises opérées alors que le ticket n'est pas encore finalisé doivent, par exemple, être clairement mentionnées comme un enregistrement négatif sur ce ticket, sur une ligne distincte par article (ou par département le cas échéant). Il en va de même pour les corrections, annulations et reprises opérées au sein de la fonction de gestion de table. Les autres modifications aux commandes pour une table pour laquelle l'addition n'a pas encore été réglée (ajouts, corrections de quantités et d'articles, annulations de commandes, reprises d'articles, etc.) doivent également figurer sur des lignes séparées sur le ticket de caisse T.V.A. final.

Un type d'event ne peut plus être modifié une fois que l'enregistrement a démarré.

L'attention est attirée sur le fait que le ticket de caisse doit être délivré au moment de l'achèvement de l'opération. 32. Un système de caisse ne peut pas offrir la possibilité d'imprimer un ticket de caisse T.V.A. (type d'event NORMAL) avant que l'opération/le ticket soit finalisé(e). Ceci signifie qu'aucune impression ne peut être possible sans que le système de caisse ait reçu une signature du FDM. La signature octroyée par le FDM au ticket ne peut pas être imprimée sur les tickets autres que les tickets de caisse T.V.A. (en particulier les tickets de formation et les tickets pro forma). 33. Un système de caisse ne doit pas pouvoir imprimer de copie du ticket de caisse T.V.A., sous quelle que forme que ce soit. 34. Un système de caisse ne peut pas comporter de fonction permettant de modifier les données préprogrammées (description, unité, prix, taux de T.V.A.,...) des articles ou services entre l'introduction de l'opération et la finalisation du ticket de caisse T.V.A. 35. Un système de caisse ne peut offrir la possibilité de modifier de quelle que manière que ce soit les installations (paramètres) de façon à quand même permettre les fonctions interdites. 3.5. Communication avec le module de contrôle 36. Le système de caisse doit pouvoir envoyer les données définies au numéro 40 de la présente circulaire au module de contrôle visé à l'article 2, point 7, de l'AR du 30 décembre 2009.Les montants repris sur les différents tickets doivent toujours être exprimés en EURO. 37. Le système de caisse enregistreuse doit être équipé d'un générateur d'algorithme qui calcule, à partir des données des articles (aussi dénommées les données PLU, et en particulier la description, le nombre, le prix dû de cette opération et la référence au taux de T.V.A. applicable), une « hash value » qui est envoyée au module de contrôle avec les données du ticket. L'algorithme calculant la « hash value » est de type SHA-1. Ceci s'applique à tous les types d'event.

Cet algorithme doit être calculé en tenant compte des dispositions suivantes, concernant la mise en page et le format : - seuls les caractères ASCII peuvent être utilisés et plus particulièrement des lettres majuscules (A-Z) et des chiffres (0-9); - aucun signe de ponctuation ne peut être utilisé; - aucun signe de séparation ne peut être utilisé entre les champs et les enregistrements; - les messages (méthodes de cuisson, messages de cuisine,...) ne sont pas considérés comme ligne de PLU; - les longueurs des champs suivantes seront utilisées : o nombre d'items : 4 caractères avec la valeur absolue, le champ sera rempli au début (à gauche) avec des zéros si nécessaire (0) (donc sans indication de vente, reprise, ligne d'annulation,...); les poids éventuels seront exprimés en grammes, les volumes en millilitres, en supprimant les montants élevés à gauche, ne laissant que les 4 derniers chiffres qui seront utilisés dans le calcul PLU hash; o PLU Description : 20 caractères, les espaces dans le texte sont supprimés, le champ est alors complété, si nécessaire, à l'arrière (à droite) par des blancs; si le texte contient plus de 20 caractères, les caractères excédentaires situés à droite sont supprimés; o Total prix PLU : 8 caractères avec la valeur absolue, le champ est rempli avec des zéros (0) au début (à gauche) (donc sans indication de vente, reprise, ligne d'annulation,...) o Code T.V.A. du PLU : 1 caractère o La longueur totale fixe de l'enregistrement pour une ligne PLU est donc de 33 caractères; - aucun signe de séparation n'est utilisé pour les décimales dans le prix.

Si un ticket ne comporte pas de lignes PLU (par exemple si un enregistrement a été commencé par erreur, sans input d'aucune transaction, vente/reprise), une valeur SHA-1 doit être calculée sur une chaîne vide. Concrètement : SHA1(). La valeur SHA-1 obtenue pour une chaîne vide sera toujours égale à : da39a3ee5e6b4b0d3255bfef95601890afd80709.

Dans l'hypothèse où des caractères spéciaux sont utilisés dans la description PLU, ils doivent être convertis en caractères ASCII susmentionnés pour le calcul de la SHA-1, selon la table de conversion ci-dessous :

Pour la consultation du tableau, voir image Les caractères spéciaux non repris dans cette table sont ignorés lors du calcul du SHA-1 (tout comme des caractères de lecture).

Les exemples et cas ci-après apportent quelques éclaircissements.

Exemple 1 : Cas standard Les lignes PLU étaient reprises comme suit sur le ticket :

3

Soda LIGHT 33 CL.

6,60

A

2

Spaghetti Bolognaise (PETIT)

10,00

B

0,527

Salad Bar (kg)

8,53

B

1

Steak Haché

14,50

B

2

Lait Russe medium

6,00

A

1

Dame Blanche

7,00

A

-1

Soda LIGHT 33 CL

-2,20

A

1,25

Vin Maison (litre)

12,50

A

La chaîne à laquelle le SHA-1 est appliqué se présente donc comme suit (pour une meilleure lisibilité, les blancs (espaces) sont toujours représentés ci-dessous par « _ ») : SHA1(0003SODALIGHT33CL_______00000660A0002SPAGHETTIBOLOGNAISEP0000 1000B0527SALADBARKG__________00000853B0001STEAKHACHE__________00001 450B0002LAITRUSSEMEDIUM_____00000600A1DAMEBLANCHE________00000700B 0001SODALIGHT33CL_______00000220A1250VINMAISONLITRE______00001250A) La valeur SHA-1 obtenue est alors celle-ci : 954095f1b7ef2f8b82b49dbb76f38f73e054989e Exemple 2 : Réduction menu Il y a souvent des menus à prix fixe, dans lesquels se trouvent des articles qui figurent également à la carte, le plus souvent à un prix plus élevé.

Si le menu se compose uniquement de biens soumis à un même taux de T.V.A., l'assujetti exploitant a le choix entre : - soit un PLU avec la description du menu, un prix fixe et le code T.V.A.

ex. :

1

MENU PRINTEMPS

30,00

B

SHA-1 sur 1 ligne PLU : SHA1(0001MENUPRINTEMPS_______00003000B) Valeur = a3b1967c8fe6cbb78bdb10588d140dc9366f9dbc - soit mentionner les articles séparément avec leur second prix (celui du menu) et le code T.V.A.

ex. :

1

POTAGE DU JOUR

5,00

B

1

SUGGESTION SAISON

20,00

B

1

CREME BRULEE

5,00

B

SHA-1 sur 3 lignes PLU : SHA1(0001POTAGEDU JOUR__________00000500B0001SUGGESTIONSAISON____00002000B0001CRE MEBRULEE_________00000500B) Valeur = 859e4178c0df5b17b80b3d586bdee0bab3439ac8 - soit mentionner les articles séparément avec leur prix fixe habituel, le code T.V.A. et une ligne PLU supplémentaire reprenant la réduction menu totale, son montant et le code T.V.A.

ex. :

1

POTAGE DU JOUR

7,00

B

1

SUGGESTION SAISON

25,00

B

1

CREME BRULEE

7,00

B

1

REDUCTION MENU PRINTEMPS

-9,00

B

SHA-1 sur 4 lignes PLU : SHA1(0001POTAGEDUJOUR________00000500B0001SUGGESTIONSAISON___ _00002000B0001CREMEBRULEE_________00000500B0001REDUCTIONMENU PRINTEM00000900) Valeur = 749746b676ed898a29b63e59d882abe3298614a6 Toutefois, si le menu est composé d'articles soumis à des taux de T.V.A. distincts, le prix global du menu doit être ventilé par taux de T.V.A. - Si l'assujetti-exploitant ne souhaite pas ventiler ce prix, l'ensemble doit être soumis au taux applicable le plus élevé, ce qui revient concrètement à l'enregistrement d'1 ligne PLU avec 1 code T.V.A. :

ex. :

1

MENU PRINTEMPS BOISSONS COMP.

40,00

A

SHA-1 sur 1 ligne PLU : SHA1(0001MENUPRINTEMPSBOISSON00004000A) Valeur = 94e0d4c6a9835bd5e9a4503dbed3d314adbdf68a - Si le menu « all-in » se compose d'au moins trois plats et que les boissons comprises ne sont ni des boissons fortes, ni du champagne, l'assujetti-exploitant peut appliquer une ventilation forfaitaire non obligatoire de 35 % pour les boissons - 65 % pour la nourriture.

Concrètement, ceci reviendra à enregistrer 2 lignes PLU indiquant clairement la distinction entre les boissons et les repas :

ex. :

1

MENU PRINTEMPS NOURRITURE

26,00

B

1

MENU PRINTEMPS BOISSONS

14,00

A

SHA-1 sur 2 lignes PLU : SHA1(0001MENUPRINTEMPSNOURRIT00002600B0001MENUPRINTEMPSBOISSON00001400A) Valeur = d585887a21bc1311534f686735b10949831dfbed - Si le menu (peu importe le nombre de plats) est proposé avec ou sans boissons (en d'autres mots, le supplément boissons est mentionné séparément sur le menu et correspond au prix normal à la carte des boissons concernées), l'assujetti-exploitant peut agir comme dans l'exemple qui précède et ventiler le menu sur 2 lignes PLU :

ex. :

1

MENU PRINTEMPS NOURRITURE

30,00

B

1

MENU PRINTEMPS BOISSONS

10,00

A

SHA-1 sur 2 lignes PLU : SHA1(0001MENUPRINTEMPSNOURRIT00003000B0001MENUPRINTEMPSBOISSON00001000A) Valeur = a0b04fe12a66748acc3b597e5a41a035bff6f8da - Si le menu (peu importe le nombre de plats) est proposé avec ou sans boissons (en d'autres mots, le supplément boissons est mentionné séparément sur le menu), l'assujetti peut également choisir, tant pour la nourriture que pour les boissons, ou pour l'un des deux, de ne reprendre que le prix normal des éléments du menu, en plus de la réduction menu. Dans l'exemple qui suit, ce principe n'est appliqué que pour la nourriture, car le contenu du supplément boissons n'est pas connu (le client peut choisir entre des boissons fraîches, des bières et/ou des vins) :

ex. :

1

POTAGE DU JOUR

7,00

B

1

SUGGESTION SAISON

25,00

B

1

CREME BRULEE

7,00

B

1

REDUCTION MENU PRINTEMPS

-9,00

B

1

MENU PRINTEMPS BOISSONS

10,00

A

S HA-1 sur 5 lignes PLU : SHA1(0001POTAGEDUJOUR________00000700B0001SUGGESTIONSAISON___ _00002500B0001CREMEBRULEE_________00000700B0001REDUCTIONMENU PRINTEM00000900B0001MENUPRINTEMPSBOISSON00001000A) Valeur = 3356fb6794032552d749b8b4b4f1a892ce39e330 38. Le système de caisse doit pouvoir recevoir les données suivantes du module de contrôle et les imprimer sur chaque ticket : a.les date, heure, minute et seconde d'établissement du ticket, générées par l'horloge en temps réel incorporée dans le FDM du module de contrôle; b. les données d'identification du FDM du module de contrôle;c. le compteur ticket de l'event, généré par la VSC dans le module de contrôle; d. les autres données de contrôle (VSC-id, signature digitale, ...) générées par la VSC dans le module de contrôle (à l'exception toutefois des tickets relatifs aux types d'events TRAINING et PRO FORMA pour lesquels aucune signature digitale ne peut être imprimée sur le ticket client). 39. Le système de caisse doit envoyer les données nécessaires, pour tous les events repris au chapitre 2, numéro 7, vers le module de contrôle et/ou les recevoir de celui-ci.40. Le protocole de communication pour les transferts de données (tel que visé aux numéros 36 à 40 inclus) entre le système de caisse et le module de contrôle fait l'objet de l'annexe 2 qui définit les modalités techniques du module de contrôle. Le flux de données entre le système de caisse et le module de contrôle se déroulera comme suit : 1. le système de caisse envoie les données d'event suivantes au module de contrôle au moment de la finalisation du ticket de caisse : a.la date de la transaction b. l'heure de la transaction c.l'identité de l'utilisateur d. le numéro de fabrication du système de caisse enregistreuse e.le numéro du ticket du système de caisse enregistreuse f. le code (sur base du type d'event et du type de transaction, voir n° 7) g.le montant total du ticket (sales ou refund) h. par taux de T.V.A. applicable : taux et montant de T.V.A. i. la hash value PLU calculée 2.le module de contrôle reçoit ces données d'event 3. le module de contrôle envoie les données de contrôle suivantes qu'il a générées au système de caisse qui, après leur réception, finalise le ticket et imprime toutes les données sur le ticket : a.le numéro de fabrication du FDM b. l'identification de la VSC c.la date et l'heure du FDM d. le code (sur base du type d'event et du type de transaction, voir n° 7) e.le compteur ticket continu de la VSC f. la signature de l'event (à l'exception des types d'events TRAINING et PRO FORMA). CHAPITRE 4. - Journal électronique et fichier-journal 41. Le système de caisse enregistreuse doit, au moyen du module de contrôle, garantir l'inaltérabilité des données introduites, et ce depuis leur introduction dans le système de caisse jusqu'à l'expiration du délai de conservation légal, conformément à l'article 2, point 1, de l'AR du 30 décembre 2009.Il doit en outre garantir la conservation de toutes les données introduites, conformément à l'article 2, point 2, de l'AR du 30 décembre 2009.

En conséquence, toutes les données introduites visées au chapitre 2, numéro 6 doivent, lors de leur création, immédiatement être reprises : - dans un journal électronique (pour les caisses enregistreuses électroniques); - dans un fichier-journal (pour les systèmes de caisse PC-POS).

Le journal électronique ou le fichier-journal comprend aussi le contenu de tous les tickets des différentes sortes d'events, y compris les données de contrôle telles que reprises au n° 45.

Les données introduites, autres que les events, peuvent toutefois être reprises dans un logfile distinct.

Le journal électronique ou le fichier-journal doit être établi et conservé sous un format de texte lisible.

CHAPITRE 5. - Exigences concernant le ticket de caisse T.V.A. (1) 42. Le ticket de caisse T.V.A. (codes NS et NR) ne doit pas seulement comporter les mentions prévues à l'article 2, point 4, de l'AR du 30 décembre 2009.

En fonction du calcul des données de contrôle par le module de contrôle, comme prévu à l'article 2, point 7, de l'AR du 30 décembre 2009, le ticket de caisse T.V.A. doit comporter les mentions suivantes : a. la dénomination complète « TICKET DE CAISSE T.V.A. »; b. l'identification de l'assujetti, avec mention de son nom ou de sa dénomination sociale, de son adresse et de son numéro d'identification la T.V.A. visé à l'article 50 du Code de la T.V.A.; c. la date et l'heure de délivrance du ticket de caisse T.V.A. (générées par le système de caisse); d. le numéro de ticket continu issu d'une série ininterrompue (généré par le système de caisse);e. l'identification de l'utilisateur (de manière à pouvoir l'identifier au sein de l'entreprise, comme prévu au chapitre 3, numéro 29); f. les opérations enregistrées (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de T.V.A. applicable), qui visent également les opérations de correction (annulations, corrections,...) qui ne sont pas reprises sur un ticket distinct; g. la base d'imposition par taux de T.V.A. applicable; h. le montant de la T.V.A. due; i. la ristourne et les montants rendus;j. l'identification de la caisse si l'assujetti en utilise plusieurs; k. les huit (8) derniers caractères de l'algorithme élaboré par le système de caisse sur base de toutes les données PLU du ticket (description PLU, nombre, prix dû et référence au taux de T.V.A. applicable) (2); l. les données de contrôle générées et envoyées par le module de contrôle;m. l'identification du système de caisse avec le numéro de fabrication visé au chapitre 3, numéro 23, ainsi que la mention du numéro de version du logiciel de caisse qui y est installé. 43. La référence au taux de T.V.A. du numéro 42, point g, doit être opérée comme suit :

Taux de T.V.A. Numéro d'identification

Taux de T.V.A. A

Haut

21 %

B

Moyen

12 %

C

Bas

6 %

D

Taux zéro

0 %

44. Un compteur ticket continu qui fait partie des données de contrôle (numéro 42, point l) est généré par la VAT signing card au sein du module de contrôle.Il est composé des éléments suivants : X/Y ET, où : - X = numéro continu de chaque type d'event (cfr. tableau du chapitre 2, numéro 7) - Y = total de tous les tickets déjà créés (pour tous les events). - ET = code event (cfr. tableau du chapitre 2, numéro 7) 45. Afin d'obtenir une mention uniforme des données de contrôle (numéro 42, point 1) quel que soit le type de système de caisse, il y a lieu de prévoir, dans le bas du ticket, juste au-dessus du footer commercial, de l'espace en suffisance pour permettre l'impression de la série complète des données de contrôle reçues du module de contrôle. Le contenu de cette rubrique se présentera comme suit sur le ticket : - la mention « Données de contrôle : » - le Timestamp du module de contrôle (dd/mm/yyyy et hh :mm :ss) - le « Compteur Ticket : » X/Y ET - la « Signature Ticket : » hash value - l' « ID du module de contrôle » : numéro de fabrication du FDM - l'« ID de la VAT signing card » : numéro d'identification de la VAT signing card CHAPITRE 6. - Exigences concernant l'établissement obligatoire de rapports 46. Conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30 décembre 2009, l'assujetti-exploitant visé à l'article 21bis, alinéa 1, de l'AR n° 1 est tenu d'établir un rapport financier journalier et un rapport utilisateur journalier (rapports Z).En exécution de l'article 2, point 3, de l'AR du 30 décembre 2009, il doit en outre être possible de générer les dénommés rapports X (cfr. description au chapitre 3, numéro 18). 47. Le système de caisse enregistreuse doit permettre d'établir quotidiennement tant un rapport Z « financier » qu'un rapport Z « utilisateurs » par journal électronique/fichier journal à la fin de chaque période d'ouverture de l'établissement où il est installé. Si aucun des deux rapports n'a été établi ou seulement l'un d'entre eux, le rapport suivant devra reprendre toutes les données relatives à l'entièreté de la période (entre le moment du (des) rapport(s) Z précédent(s) concerné(s) et le moment du (des) nouveau(x) rapports(s) inclus). Le système de caisse enregistreuse peut être doté d'une fonction d'établissement automatique de ces rapports. Ces rapports Z doivent toujours mentionner clairement la période qu'ils concernent. 48. Un rapport X « financier » doit, en plus de sa dénomination « X FINANCIER » en haut de la page et en lettres majuscules, au moins reprendre les données suivantes : a.le nom ou la dénomination sociale de l'assujetti, ainsi que son numéro d'identification à la T.V.A. visé à l'article 50 du Code de la T.V.A.; b. la date et l'heure d'établissement;c. l'identification de la (des) caisse(s) concernée(s) par le rapport; d. le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour les codes NS et NR pendant la période concernée (T.V.A. comprise); e. le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour les codes NS et NR pendant la période concernée (T.V.A. comprise) pour les différents groupes principaux/département, le cas échéant; f. la base d'imposition pour la période concernée, par taux de T.V.A. applicable et répartie entre les codes NS et NR; g. le montant de T.V.A. pour la période concernée, par taux de T.V.A. applicable et réparti entre les codes NS et NR; h. l'état du contenu du tiroir-caisse à la fin de la période concernée, si cette fonction est utilisée; i. le nombre de tickets de caisse T.V.A. délivrés durant la période concernée (codes NS et NR); j. le nombre d'ouvertures du tiroir-caisse sans enregistrement d'opérations durant la période concernée; k. le nombre de tickets de formation générés et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée (codes TS et TR); l. le nombre de tickets de retour délivrés et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée (code NR); m. le nombre de tickets pro forma générés et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée (codes PS en PR); n. le nombre de ristournes accordées et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée pour les codes NS et NR, réparti par code; o. un aperçu des montants des fonctions autres que visées au point n, (corrections, reprises, annulations de lignes,...) qui ont diminué le montant total du chiffre d'affaires, ainsi que leur montant (T.V.A. comprise) au cours de la période concernée pour les codes NS et NR, réparti par code. 49. Un rapport Z « financier » doit, outre sa dénomination « Z FINANCIER » en haut de la page et en lettres majuscules, au moins reprendre les données suivantes : a.le nom ou la dénomination sociale de l'assujetti, ainsi que son numéro d'identification à la T.V.A. visé à l'article 50 du Code de la T.V.A.; b. la date et l'heure d'établissement;c. le numéro de suite du rapport, issu d'une série ininterrompue;d. l'identification de la (des) caisse(s) concernée(s) par le rapport; e. le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour les codes NS et NR pendant la période concernée (T.V.A. comprise); f. le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour les codes NS et NR pendant la période concernée (T.V.A. comprise) pour les différents groupes principaux/départements, le cas échéant; g. la base d'imposition pour la période concernée, par taux de T.V.A. applicable et répartie entre les codes NS et NR; h. le montant de T.V.A. pour la période concernée, par taux de T.V.A. applicable et réparti entre les codes NS et NR; i. l'état du contenu du tiroir-caisse à la fin de la période concernée, si cette fonction est utilisée; j. le nombre de tickets de caisse T.V.A. délivrés durant la période concernée (codes NS et NR); k. le nombre d'ouvertures du tiroir-caisse sans enregistrement d'opérations durant la période concernée; l. le nombre de tickets de formation générés et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée (codes TS et TR); m. le nombre de tickets de retour délivrés et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée (code NR); n. le nombre de tickets pro forma générés et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée (codes PS en PR); o. le nombre de ristournes accordées et leur montant total (T.V.A. comprise) durant la période concernée pour les codes NS et NR, réparti par code; p. un aperçu des montants des fonctions, autres que visées au point o, (corrections, reprises, annulations de lignes,...) qui ont diminué le montant total du chiffre d'affaires, ainsi que leur montant (T.V.A. comprise) au cours de la période concernée pour les codes NS et NR, réparti par code. 50. Un rapport X « utilisateurs » reprend, outre sa dénomination « X UTILISATEURS » en haut de la page et en lettres majuscules, au moins les données suivantes : a.le nom ou la dénomination sociale de l'assujetti, ainsi que son numéro d'identification à la T.V.A. visé à l'article 50 du Code de la T.V.A.; b. la date et l'heure d'établissement;c. l'identification de la (des) caisse(s) concernée(s) par le rapport;d. par utilisateur : son nom d'utilisateur et numéro de sécurité sociale (NISS) ou BIS e.par utilisateur : le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour la période concernée (T.V.A. comprise); f. par utilisateur : le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour la période concernée (T.V.A. comprise) pour les différents groupes principaux/départements, le cas échéant; g. par utilisateur : l'état du contenu du tiroir-caisse à la fin de la période concernée;h. par utilisateur : l'heure de connexion et de déconnexion au système de caisse, si ce dernier dispose de cette fonction;i. par utilisateur : l'heure à laquelle le premier ticket est généré et celle du dernier.51. Un rapport Z « utilisateurs » reprend, outre sa dénomination « Z UTILISATEURS » en haut de la page et en lettres majuscules, au moins les données suivantes : a.le nom ou la dénomination sociale de l'assujetti, ainsi que son numéro d'identification à la T.V.A. visé à l'article 50 du Code de la T.V.A.; b. la date et l'heure d'établissement;c. le numéro de suite du rapport, issu d'une série ininterrompue;d. l'identification de la (des) caisse(s) concernée(s) par le rapport;e. par utilisateur : son nom d'utilisateur et numéro de sécurité sociale (NISS) ou BIS; f. par utilisateur : le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour la période concernée (T.V.A. comprise); g. par utilisateur : le montant total du chiffre d'affaires réalisé pour la période concernée (T.V.A. comprise) pour les différents groupes principaux/départements, le cas échéant; h. par utilisateur : l'état du contenu du tiroir-caisse à la fin de la période concernée;i. par utilisateur : l'heure de connexion et de déconnexion au système de caisse, si ce dernier dispose de cette fonction;j. par utilisateur : l'heure à laquelle le premier ticket est généré et celle du dernier. CHAPITRE 7. - Exigences concernant le module de contrôle 52. Ce chapitre comprend les prescriptions qui clarifient et spécifient les conditions auxquelles le module de contrôle du système de caisse enregistreuse (SCE) doit satisfaire, comme prévu à l'article 2, point 7, de l'AR du 30 décembre 2009. Ce module de contrôle doit être connecté au système de caisse et fait donc partie intégrante du système de caisse enregistreuse. Ce module de contrôle compte deux composants : le fiscal data module (FDM) et la VAT signing card (VSC).

Compte tenu de sa nature et de sa fonction, le module de contrôle doit toujours se trouver à l'adresse de l'établissement où il est installé, couplé au système de caisse. 7.1. Le fiscal data module (FDM) du module de contrôle 7.1.1. Exigences générales 53. Chaque FDM doit satisfaire aux exigences prévues par la présente circulaire.54. Le FDM du module de contrôle ne peut comporter que les fonctions reprises dans cette circulaire.D'autres fonctions éventuelles ne peuvent être autorisées que si elles sont nécessaires afin de satisfaire aux exigences prévues par cette circulaire. Ces fonctions supplémentaires doivent être amplement détaillées dans la documentation. 55. La connexion d'une autre pièce informatique périphérique au système de caisse ne peut avoir aucune influence sur les fonctions du FDM du module de contrôle.56. Le FDM du module de contrôle doit être construit de manière telle qu'il puisse fonctionner normalement lors de l'enregistrement des opérations et lors de la copie et de l'envoi simultanés des données de contrôle vers un appareil de stockage de masse de l'administration, tel que défini plus loin dans ce chapitre.57. Le FDM du module de contrôle ne peut écraser ni effacer aucune donnée stockée, à l'exception des données stockées qui ont plus de 8 ans.Le calcul des « données de plus de 8 ans » est effectué au jour le jour. 58. En outre, les fabricants/importateurs et les distributeurs qui livrent un FDM destiné à être utilisé comme élément d'un système de caisse enregistreuse, doivent communiquer l'identité du client, ainsi que les numéros de fabrication des FDM à l'administration.Cet enregistrement devra être effectué selon une procédure et endéans un délai décrits à l'Annexe 1. 59. Chaque FDM du module de contrôle portera un numéro de fabrication unique qui sera constitué comme suit : AAABBNNNNNN_vP.S, où : o AAA = le numéro d'identification du fabricant (fourni par l'administration sur demande) o BB = le numéro de modèle du fabricant (fourni par l'administration sur demande) o NNNNNN = le numéro de série (croissant, donné par le fabricant) o v = texte fixe « v » (version) o P = numéro de la version du protocole de communication FDM (entre système de caisse et FDM), 1 position, alphanumérique o. = texte fixe « .» (signe de séparation) o S = numéro de la version du protocole entre le FDM et la VSC (numérique de 1 à...) Le numéro de fabrication unique sera conservé/stocké dans le FDM du module de contrôle durant le processus de production. Le numéro de fabrication unique sera également apposé sur le côté extérieur du FDM du module de contrôle via une étiquette, de manière claire et immuable. 60. Le FDM du module de contrôle doit au moins comporter les informations suivantes : ? l'indication du modèle; ? son numéro de fabrication (tel que mentionné au numéro 59); ? la date de fabrication.

Ces informations doivent aussi être mentionnées sur l'emballage du FDM. Le numéro de fabrication doit être fixé de manière inamovible sur le FDM du module de contrôle. 7.1.2. Exigences techniques Ports 61. Le FDM du module de contrôle doit être équipé des ports suivants :

Pour la consultation du tableau, voir image 62.Le FDM du module de contrôle doit pouvoir recevoir les données d'event du système de caisse via le port 2. Les données de contrôle sont renvoyées au système de caisse par le biais de ce même port 2 pour être imprimées sur le ticket de caisse. Une description détaillée de cette communication est reprise en annexe 2.

Le FDM du module de contrôle envoie à la VSC, par le port 1, les données d'event reçues du système de caisse et le timestamp qu'il a généré et reçoit de la VSC, par le même port 1, les données de contrôle en retour.

Le FDM du module de contrôle envoie à la carte SD via le port 3, dès que ce dernier est activé, une copie de toutes les données stockées dans la mémoire interne et de toutes les données sauvegardées sur la VSC. Via le port 2, le FDM du module de contrôle doit être capable, comme alternative à la procédure de copie des données de la mémoire interne via le port 3, d'envoyer ces données soit vers le système de caisse enregistreuse, soit vers un ordinateur connecté sur le port 2.

Enfin, le FDM du module de contrôle est équipé d'un deuxième port SD, le port 4. Ce port peut comprendre, si l'assujetti qui utilise le système de caisse le désire, une carte SD de n'importe quelle capacité de stockage sur laquelle il peut sauvegarder soit les fichiers-journaux originaux, soit une copie de ces derniers, afin de satisfaire à ses obligations de conservation légale prévues à l'article 60 du Code de la T.V.A. Ce port ne peut que recevoir des informations du système de caisse et ne peut renvoyer aucune donnée vers ce système de caisse, vers le FDM ou vers d'autres ports du module de contrôle.

Le port 4 ne peut en aucune façon : ? interférer avec le fonctionnement des autres ports du module de contrôle, ni avec la communication entre ceux-ci; ? interférer avec la communication entre le module de contrôle et le système de caisse et entre le FDM et la VSC du module de contrôle; ? perturber le fonctionnement normal du module de contrôle.

D'éventuelles défaillances au niveau de ce port ne peuvent pas non plus perturber le fonctionnement normal du module de controle (3).

Le FDM du module de contrôle ne peut en aucun cas être équipé d'autres ports supplémentaires. 63. Le FDM du module de contrôle doit être doté de sa propre alimentation en électricité. Horloge 64. Le FDM du module de contrôle doit être équipé d'une horloge en temps réel, qui restitue la date et l'heure (y compris l'année, le mois, le jour, l'heure, la minute et la seconde) conformément à l'heure officielle belge (UCT + 1).Cette horloge ne peut présenter de différence supérieure à 5 minutes par an dans une température ambiante de 20 ° C. Cette horloge doit être réglée à la bonne heure durant le procédé de fabrication et ne peut pas être modifiable par la suite.

Cette horloge doit continuer à fonctionner au moins 36 mois, sans alimentation externe.

Interface logique (ports) 65. Les ports du FDM du module de contrôle ne peuvent envoyer et recevoir que les données visées dans le tableau ci-dessous et uniquement dans le sens indiqué.La description détaillée de ces données fera l'objet de l'annexe 2, qui portera sur les aspects techniques spécifiques de cette circulaire.

TABLEAU INTERFACE LOGIQUE

Port

Interface vers

Données autorisées

Port 1

VAT SIGNING CARD (VSC)

ENTREE : - données de contrôle VSC SORTIE : - données qui doivent être vérifiées par la VSC (données d'évent originales et vérification de l'état du FDM)

Port 2

Système de caisse

ENTREE : - vérification de l'état (en ligne, mémoire, etc.) - données d'évent - demande de réception des données de contrôle du module de contrôle au moment de la finalisation du ticket

SORTIE : - rapport d'état - données de contrôle du module de contrôle (FDM + VSC) - comme alternative au port 3 : * les données stockées dans la mémoire interne du FDM * état et données stockées sur la VSC

Port 3

Administration (carte SD)

ENTREE : - lecture du fichier FDM.DER (si présent) qui se trouve sur la carte SD

SORTIE : - données stockées dans la mémoire interne du FDM - état et données stockées sur la VSC

Port 4

Carte SD

SORTIE : - journal électronique/fichier-journal

Interface physique (contacts) 66. Contact 1 : doit être présent pour le port 1 et doit répondre au standard ISO/IEC 7816-3, pour pouvoir utiliser le protocole « T = 0 ». Le port doit pouvoir accepter des smart cards du format physique ID-1, tel que décrit dans le standard ISO/IEC 7810 (85,60 x 53,98 millimètres).

Contact 2 : doit être présent pour le port 2 et est utilisé pour la communication avec le système de caisse (type RS232).

Contact 3 : doit être présent pour le port 3 et être équipé pour la norme type Secure Digital (SD) avec fonction de stockage de fichiers de données sur les systèmes de fichiers FAT16 et FAT32. La communication se déroulera au minimum selon le mode SD/SDHC HS. Contact 4 : doit être présent pour le port 4 et être équipé pour la norme type Secure Digital (SD). 67. Le FDM du module de contrôle doit disposer d'un protocole de communication dont les formats de données pour les ports 1 à 4 inclus sont définis à l'annexe 2. La communication entre le système de caisse et le port 4 doit être tout à fait séparée de la communication avec le reste du module de contrôle. 68. Les réglages des ports 1 à 3 inclus doivent être configurés durant la fabrication du FDM du module de contrôle. Les paramètres de configuration ne peuvent plus être réglables après la fabrication. Sont visés : le baud rate, les bits, la parité et le stopbit. Ces paramètres sont déterminés à l'annexe 2. 69. Le FDM du module de contrôle doit, par le biais de son propre interface utilisateur, générer un signal indiquant à la fois si le module de contrôle fonctionne ou non et son état actuel.Une description détaillée complète de cette interface utilisateur doit être reprise dans le manuel d'utilisation de l'appareil.

Mémoire interne 70. Le FDM du module de contrôle doit être doté d'une mémoire interne pouvant contenir des données sécurisées. La mémoire interne doit disposer d'une capacité suffisante pour pouvoir contenir les données de 8 années d'activité (calculé sur une base au jour le jour). Le fabricant mentionne dans sa documentation le nombre de tickets estimé dont les données peuvent être stockées dans la mémoire interne de son FDM, de manière à ce que l'assujetti désirant potentiellement utiliser le FDM puisse procéder à une estimation préalable correcte. 71. Le FDM du module de contrôle doit par conséquent, être fabriqué de façon telle que chaque accès physique ou tentative d'accès physique laisse des traces visibles. Connexion physique avec le système de caisse 72. La connexion physique entre le système de caisse et le FDM du module de contrôle se fait toujours de série par le côté du FDM (via un port de série, RS223).Cette connexion de série sur le côté du système de caisse peut aussi être virtualisée par des alternatives telles que par exemple USB, RS485 et ethernet.

Traitement des données 73. Le FDM du module de contrôle : 1.recevra, traitera et stockera toutes les données du système de caisse dans un format décrit à l'annexe 2; 2. enverra les données vers le système de caisse dans un format décrit à l'annexe 2;3. enverra les données vers la VSC dans un format décrit à l'Annexe 2;4. recevra et traitera toutes les données de la VSC dans un format décrit à l'annexe 2;5. recevra les données d'event du système de caisse et les enverra à la VSC;6. recevra toutes les données de la VSC.Ces données seront composées pour partie de données sécurisées et pour partie de données de réponse; 7. transférera toutes les données sécurisées dans sa mémoire interne;8. enverra les données de réponse et les données de contrôle au système de caisse;9. échangera des données avec la VSC dans le format décrit à l'annexe 2;10. échangera des données avec le système de caisse dans le format décrit à l'annexe 2. Données pour les administrations fiscales 74. A chaque fois que le port 3 « carte SD » du FDM du module de contrôle est activé, ce FDM établira des fichiers-rapport et les copiera sur la carte SD introduite dans le port 3.L'activation se fait par l'introduction d'une carte SD dans le lecteur. Si un fichier FDM.DER est présent sur cette carte SD, la copie sera limitée à la période spécifiée dans ce fichier.

Chaque activation et chaque copie via le port 3 seront enregistrées dans le module de contrôle.

Le FDM du module de contrôle devra continuer à fonctionner normalement au cours du processus de copie. 75. Le FDM du module de contrôle établira trois fichiers-rapport pour les agents contrôleurs : FDMserl.txt, FDMmem.log et FDMerror.log.

Le fichier-rapport « FDMserl.txt » du FDM du module de contrôle contiendra les données suivantes : - le numéro de fabrication unique du FDM (voir point 59); - le statut du module de contrôle (OK, ERROR) - le numéro de fabrication unique du dernier système de caisse connecté; - le timestamp (dd/mm/yyyy;hh :mm :ss) real time clock - le dernier numéro de VSC-id.relié au FDM - le nombre et le détail des dumps déjà effectués via le port 3.

Le fichier-rapport « FDMmem.log » comprendra les données sauvegardées dans la mémoire interne du FDM du module de contrôle (données d'évent et données de contrôle), comme décrit à l'annexe 2.

Le fichier-rapport « FDMerror.log » comprendra toutes les données conservées lors de l'envoi de codes d'erreur.

Le format et le contenu détaillé de ces fichiers-rapport sont déterminés à l'annexe 2.

Performance 76. Le FDM du module de contrôle doit conserver les données stockées pendant au moins 8 ans, même si aucune alimentation électrique n'est disponible. Le FDM du module de contrôle ne peut écraser ni supprimer les données sécurisées, sauf si celles-ci ont au moins 8 ans. 77. Le FDM du module de contrôle exécutera toutes les fonctions nécessaires à l'aide d'un logiciel qui ne peut être activé, modifié ou supprimé sans laisser de traces visibles. Les données d'évent et de contrôle seront sauvegardées dans une mémoire de façon telle qu'elles ne puissent être modifiées ni supprimées sans laisser de traces visibles. 78. L'ensemble des fonctions (4) que le module de contrôle (le FDM, y compris la VSC) doit exécuter ne peuvent ralentir le fonctionnement normal du système de caisse d'une manière qui en diminue visiblement le confort d'utilisation (5).79. Le FDM du module de contrôle indiquera par un signal s'il fonctionne normalement ou pas. Le FDM du module de contrôle indiquera par un signal s'il y a une VSC et si elle fonctionne ou pas.

Le FDM du module de contrôle indiquera par un signal que la copie vers le port 3 est terminée ou qu'une erreur s'est produite lors de la copie.

Le manuel d'utilisation du FDM décrira en détail les différents signaux de l'interface utilisateur.

Normes CE. 80. Le FDM doit être conforme aux normes exigées pour l'obtention du label de qualité CE. Facteurs environnementaux 81. Le FDM du module de contrôle doit pouvoir fonctionner normalement dans une température ambiante située entre + 5 ° C et + 40 ° C. Le FDM du module de contrôle doit pouvoir garantir le stockage en mémoire dans une température ambiante située entre - 10 ° C et + 55 ° C. Le FDM du module de contrôle doit pouvoir fonctionner normalement dans un taux d'humidité ambiante situé entre 10 % et 85 %. 7.2. La VAT signing card (VSC) du module de contrôle 82. S'il n'y a pas de VSC dans le module de contrôle ou qu'elle n'est pas reconnue en tant que telle, le FDM enverra vers le système de caisse un message d'erreur « PAS DE VSC ou VSC DEFECTUEUSE » dans sa réponse à toutes les demandes dépendant de la fonctionnalité VSC.Dans ce cas, le FDM peut encore recevoir des données et les envoyer vers le port 4, pour le journal électronique et la copie des données historiques de la mémoire interne du FDM via le port 2 est autorisée. 83. Cette VSC sera délivrée par le service compétent de l'administration sur demande de l'assujetti.Dans sa demande, l'assujetti doit indiquer à l'administration les numéros de fabrication du système de caisse et du FDM. La VSC sera dotée par le service compétent de l'administration d'un numéro d'identification unique. 84. La VSC sera dotée par le service compétent de l'administration d'un certificat unique pour la création d'une signature digitale. 85. Un logiciel d'application sera installé sur la VSC et sera doté des fonctionnalités suivantes : - la tenue de différents compteurs, tels que : o NS TICKET CAISSE T.V.A. SALES nombre o NS TICKET CAISSE T.V.A. SALES montant total T.V.A. incl o NR TICKET CAISSE T.V.A. REFUND nombre o NR TICKET CAISSE T.V.A. REFUND montant total T.V.A. incl o TS TRAINING SALES nombre o TS TRAINING SALES montant total T.V.A. incl o TR TRAINING REFUND nombre o TR TRAINING REFUND montant total T.V.A. incl o PS PRO FORMA SALES nombre o PS PRO FORMA SALES montant total T.V.A. incl o PR PRO FORMA REFUND nombre o PR PRO FORMA REFUND montant total T.V.A. incl o TOTAL # TICKET nombre o BASE D'IMPOSITION Taux 0 % montant o MONTANT T.V.A. Taux 0 % montant o BASE D'IMPOSITION Taux 6 % montant o MONTANT T.V.A. Taux 6 % montant o BASE D'IMPOSITION Taux 12 % montant o MONTANT T.V.A. Taux 12 % montant o BASE D'IMPOSITION Taux 21 % montant o MONTANT T.V.A. Taux 21 % montant - signer les données reçues - renvoyer les données de contrôle (compteurs d'event et compteurs tickets, signature, VSC-id) vers le FDM. L'information technique sera disponible, après vérification du demandeur/fabricant, auprès du service compétent du SPF Finances, ainsi qu'une « implémentation de référence ». 86. Après une demande de l'assujetti-exploitant jugée valable, la VSC sera personnalisée sur base de son numéro d'identification à la T.V.A. et le certificat de signature sera installé sur la carte à puce. Pour cette signature, il sera fait usage d'un système PKI (Public Key Infrastructure), où la clé privée sera fournie à l'assujetti-exploitant par le biais du certificat. Le service compétent du SPF Finances conservera la clé publique dans ses fichiers, entre autres à des fins d'audit. 87. L'assujetti-exploitant ne peut demander qu'une VSC au maximum par FDM enregistré sous son numéro d'identification à la T.V.A. En des circonstances exceptionnelles (dans le cas d'assujettis-exploitants ayant un grand nombre de VSC et de FDM actifs), et en étroite concertation avec le service compétent de l'administration, les assujettis-exploitants peuvent recevoir un nombre limité de VSC personnalisées en surplus.

Le Ministre des Finances, K. GEENS _______ Notes (1) Y compris le ticket de reprise qui vaut comme ticket de caisse T.V.A., visé au n° 8 de cette circulaire. (2) C'est toutefois l'algorithme calculé complet qui est envoyé au module de contrôle ! (3) Une défaillance éventuelle du port 4 ou le dysfonctionnement d'une carte SD introduite dans le port 4 peuvent être indiqués au moyen d'un signal par le FDM du module de contrôle, mais un tel incident ne peut entraver le fonctionnement normal ultérieur du FDM en tant qu'élément du module de contrôle.(4) Concrètement, cela signifie: la réception des données d'event du système de caisse, la création et l'ajout d'un timestamp, l'ajout du FDM-id, l'envoi de ces données à la VSC, la création et l'ajout par la VSC du compteur ticket continu, la internal data hash, le VSC-id, la signature électronique, l'envoi de ces données de contrôle par la VSC au FDM du module de contrôle, la réception et le stockage des données pertinentes par le FDM du module de contrôle et l'envoi des données de contrôle au système de caisse pour l'impression sur le ticket, y compris toutes les vérifications d'état et tous les rapports d'état prévus.(5) Est visé le laps de temps entre le moment de finalisation du ticket et le moment d'impression du ticket client. Pour la consultation du tableau, voir image