SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

20 JUILLET 2012. - Circulaire n° 602quater modifiant la circulaire 602 du 14 avril 2010 reprenant des informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui dépendent de l'Etat fédéral (entre autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux, ) Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, La circulaire n° 602 du 14 avril 2010 « Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel », modifiée par les circulaires 602bis du 10 décembre 2010 et 602ter du 13 février 2012, est modifiée comme suit : 1. Les points 3 à 5 sont supprimés et remplacés comme suit : « 3.Données demandées Tous les mois, un rapportage est demandé, comportant les données suivantes : 1. Le nombre d'ETP correspondant aux traitements payés effectivement dus pour le mois considéré.A cet égard, il y a lieu de distinguer entre le personnel statutaire et le personnel contractuel, entre genre et entre les niveaux (mandataires et niveaux A, B, C et D). Le personnel qui ne peut être catégorisé selon cette répartition, sera mentionné dans la rubrique « Autres ». 2. La charge budgétaire récurrente totale des ETP payés due pour le mois considéré. Celle-ci comprend : 1. les salaires et les traitements 2.les allocations récurrentes 2.1. allocation de foyer et de résidence 2.2. prime linguistique 2.3. prime pour fonction dirigeante 2.4. autres 3. les cotisations patronales concernant ces charges 3.Le montant total des allocations familiales payées. 4. La charge budgétaire totale du personnel pour le mois considéré. Outre la charge budgétaire visée aux points 2 et 3, cette charge totale comprend toutes les autres charges de personnel, telles que : 1. les salaires et les traitements et les allocations récurrentes payés à titre d'arriérés au cours du mois considéré mais dus pour un autre mois. 2. les allocations périodiques 2.1. pécule de vacances 2.2. prime de fin d'année 2.3. prime de développement des compétences 2.4. autres 3. les charges sociales et les charges indirectes 3.1. les cotisations patronales concernant ces charges 3.2. la part de l'employeur dans les assurances de groupe et d'hospitalisation 3.3. la part de l'employeur dans les abonnements sociaux 3.4. les préavis 3.5. autres.

Les données demandées concernent le personnel qui est à charge de l'entité concernée et sont communiquées globalement pour l'entité. 4. Rapportage par le SPF P & O En vue d'une organisation optimale du rapportage mensuel, il est demandé aux acteurs concernés par le processus de rapportage de respecter de façon stricte les modalités et le timing des étapes du processus communiqué ci-après. Le SPF P & O mettra au point avec eux un échange de données structuré sur base du modèle de rapportage repris en annexe 2. L'échange de données entre les acteurs se passera par voie électronique.

Les lignes directrices que le SPF P & O communiquera à ce sujet devront être suivies de façon précise par les acteurs distincts. 4.1. Entités dont le personnel est payé par le SCDF Sur base des données de paiement du mois M-1, le SPF P & O complète le tableau, dont le modèle est joint en annexe 2, avec les ETP payés, les allocations familiales réalisées et les charges budgétaires récurrentes réalisées.

Au plus tard, le 15 du mois M, le comptable fédéral fournit au SPF P & O, pour chaque article budgétaire de l'entité, le total réalisé de la charge budgétaire de personnel du mois M-1.

Le SPF P & O remplit le tableau de l'entité concernée avec les données reçues du comptable fédéral.

Le SPF P & O livre à chaque entité le tableau ainsi rempli à l'avance au plus tard le 20 du mois M. L'entité qui reçoit un tableau complètement rempli vérifie les données enregistrées et communique au plus tard le 25 du mois M au SPF P & O les anomalies qu'elle a éventuellement observées. Si les entités n'ont donné aucune réaction à cette date, le tableau déjà rempli sera considéré comme validé par l'entité.

L'entité qui a reçu un tableau incomplet rempli celui-ci avec les données manquantes et livre le tableau complété au plus tard le 25 du mois M au SPF P & O. 4.2. Entités dont le personnel n'est pas payé par le SCDF Ces entités reçoivent le 1er du mois M le tableau à compléter du SPF P & O. Elles complètent ce tableau sur base des données de paiement du mois M-1 et le livrent au plus tard le 20 du mois M au SPF P & O. 4.3. Rapportage Le SPF P & O intègre les données, qu'il a reçues des entités ou qui sont présumées être validées par l'entité, dans un rapport global qui est livré aux Ministres de la Fonction Publique et du Budget au plus tard le 1er du mois M+1. 4.4. Entrée en vigueur Le rapportage mensuel entre en vigueur à partir des données salariales de septembre 2012 pour les entités dont le SPF P & O dispose des données du SCDF et du comptable fédéral.

Avec la Défense et la Police Fédérale, une transition structurelle vers un rapportage mensuel sera formalisée au plus tard sur base des données de paiement d'octobre 2012.

Pour les entités restantes, le modèle de rapportage mensuel entrera progressivement en vigueur en fonction des possibilités fonctionnelles et techniques sur base des données de paiement d'octobre, de novembre ou de décembre 2012 au plus tard. 5. Dispositionsgénérales L'entité transmet également le tableau rempli pour information à l'Inspecteur des Finances ou au Commissaire du gouvernement accrédité auprès de l'entité concernée. Chaque ministre ou secrétaire d'Etat est responsable de ce que l'entité qui relève de sa compétence complète correctement les données demandées, les valide pour publication et les transmet au SPF P & O dans les délais voulus.

En cas de non-respect du délai, le ou la ministre ou le ou la secrétaire d'Etat concerné(e) en sera informé(e). Si cette initiative ne donne pas le résultat voulu, un rapport à ce sujet sera adressé au Conseil des Ministres.

Les entités donnent également tous les 6 mois un état des lieux de la mise au travail des personnes handicapées, conformément aux articles 3 et 5 de l'arrêté royal du 5 mars 2007 organisant le recrutement des personnes handicapées dans la fonction publique administrative fédérale. A cette fin, elles font usage du modèle de rapportage repris en annexe 3. » 2. L'annexe 2 est remplacée par l'annexe de cette circulaire. Le Ministre du Budget et de la Simplification administrative, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique et à la Modernisation des Services publics, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image