SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI

17 AVRIL 2018. - Circulaire n° 663. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2018 et 2019 et aux enveloppes de personnel 2018 et 2019

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque année de 2016 à 2019. Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg, intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS).

La présente circulaire donne des informations relatives au monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2018 et 2019 et fixe les enveloppes budgétaires de personnel 2018 et leur préfiguration pour 2019.

Les principes établis dans la circulaire n° 659 sont maintenus et repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures spécifiques suivantes : -le monitoring du risque est organisé deux fois en 2018, à savoir une première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend également un rapport sur les réalisations en 2018; - les entités soumises au monitoring sont regroupées dans de nouveaux groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring; - pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la plate-forme Sepp par la DG Recrutement & Développement du SPF BOSA. Il s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits sur les BA 11xx03 et 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp dispose des données de paie complètes via Fedcom et Persopoint; - pour les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation de la Politique du SPF BOSA; - les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du rapport de monitoring du risque; - la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. 2. Task Force Monitoring de personnel Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, dans laquelle siègent des représentants du Ministre de la Fonction publique, du Ministre du Budget et du SPF BOSA. Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la matière.

Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du risque et les communique pour information aux instances suivantes : - le Conseil des Ministres; - le Collège des présidents des services publics fédéraux et de programmation; - le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; - le Collège étendu des organismes d'intérêt public; - le Chef de Corps de l'Inspection des Finances; - la Commissaire générale de la Police fédérale; - le Chef de la Défense. 3. Principes de base d'une analyse du risque - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base desquelles le risque est calculé. - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges.

L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués. - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection des événements connus ou prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement. - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de chaque décision générant un impact structurel sur les frais de personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis. - Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente.

C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le dernier plan approuvé. 4. KPI pour l'analyse du risque Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base et KPI suivants : Indicateurs de base : - le nombre d'ETP par mois - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois. Pour rappel, comme défini dans la circulaire 640, le nombre d'ETP est égal au régime de travail payé d'un contrat pour lequel du traitement récurrent a été liquidé pendant le mois de référence. A cet égard, il y a lieu de distinguer entre les statuts (statutaire, contractuel et manager) et les niveaux (mandataires et niveaux A, B, C et D ou assimilés). Le personnel qui ne peut être catégorisé selon cette répartition, est mentionné dans une rubrique « Autres ».

KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 derniers mois et le budget.

KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de l'année en cours et le budget.

KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget.

KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris l'impact des événements irréversibles, et le budget.

Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures.

L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel.

KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les décisions opérationnelles.

KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises dans la marge décisionnelle disponible.

La méthode de calcul est précisée dans les circulaires 644 et 644bis qui définissent également les concepts de base. 5. Rythme et timing du monitoring du risque en 2018 5.1. Rythme du monitoring Sur base des données de paiements de 2018, le risque de dépassement des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : - une première fois sur la base des données de mai 2018 évaluant le risque pour T et T + 1 - une seconde fois sur la base des données de décembre 2018 où le risque est évalué pour T + 1 sur la base du budget initial 2019.

L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en 2018. 5.2. Timing du rapportage La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de monitoring du risque aux dates suivantes : - pour le rapport sur la base des données de mai 2018 : le 9 juillet 2018, - pour le rapport sur la base des données de décembre 2018, y compris le rapport sur les réalisations : le 15 mars 2019.

En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : - 5 juillet 2018 pour le monitoring de mai 2018, - 7 mars 2019 pour le monitoring de décembre 2018, y compris le rapport de réalisations. 6. Champ d'application et implémentation en 2018 6.1. Champ d'application Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe avec leur enveloppe budgétaire de personnel.

L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce sens; - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de transparence et de responsabilité.

La répartition des entités en groupes est la suivante : 1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP 2.les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation 3. les institutions publiques de sécurité sociale 4.la Police fédérale 5. la Défense. Le tableau donne, par entité : - le code de l'entité - la dénomination de l'entité - les crédits initiaux 2018 (colonne1) - la provision Terro 2018 (colonne 2) - la limite d'engagement 2018 (colonne 3 = colonne 1+ colonne 2). - l'économie 2019 de 2% (colonne 4 = 2% de colonne 1) - la provision Terro 2019, qui est supposée équivalente à celle de l'année 2018. Cette colonne sera affinée suite au contrôle budgétaire 2018 (colonne 5) - la limite d'engagement 2019 (colonne 6 = colonne 1 + colonne 4 + colonne 5). Il s'agit d'une préfiguration des crédits 2019.

Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au même rythme que le monitoring de risque. 6.2. Implémentation 6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, 1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au point 6.3.

Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : - les OUT définitifs actualisés, - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE, - la mise à jour des dates de validité des primes de développement des compétences.

Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité 14.02_Personnel expatrié, les données suivantes dans un format défini par l'équipe Sepp : - les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes diplomatiques; - la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois; - les futurs mouvements de postes diplomatiques.

L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services du planning de la collecte et du traitement des données et du processus de consolidation des résultats du monitoring.

Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de consolidation : - un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour validation au service; - par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès du service; - un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, transmis à la Task Force selon le calendrier fixé au point 5.2. 6.2.2. Groupe 2 : les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données fournies par les services concernés.

Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le 15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, via le « Tableau standardisé par code économique » : - les données d'exécution du budget, et notamment du budget de personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1, - leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre d'ajustements spécifiques.

Les entités qui ne sont pas payées par PersoPoint, transmettent aussi en parallèle à la DG Budget et Evaluation de la Politique l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois en distinguant statuts et niveaux.

La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au commissaire du gouvernement ou au délégué du Ministère du budget accrédité auprès du service concerné.

Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, à la Task Force selon le calendrier fixé au point 5.2. 6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie Sepp.

Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes reprises dans le groupe 3.

Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de l'institution.

Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes les institutions. 6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie Sepp.

Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de la Police fédérale reprises dans le groupe 4.

Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à l'inspecteur des Finances.

Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. 6.2.5. Groupe 5 : la Défense La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie Sepp.

Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de la Défense reprises au groupe 5.

Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à l'inspecteur des Finances.

Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. 6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé comme mécanisme de gestion Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une marge décisionnelle pour : - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la marge structurelle T+1; - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice en cours et l'exercice suivant.

Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les étapes suivantes : - il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en fonction des paramètres de gestion propres, exemples : o des crédits supplémentaires ou provisions qui ont été accordés, o des dépenses nouvelles ou facteurs de risques à prendre en compte, o des mouvements de personnel (IN et OUT) réalisés ou irréversibles qui n'étaient pas prévus dans le dernier monitoring de risque, o une estimation des départs futurs, pour autant que le service puisse prouver que ces estimations sont réalistes et qu'un suivi régulier soit mis en place; - il ajoute l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur des Finances. Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives peuvent être prises; - il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la carrière fédérale et quelques carrières spécifiques; - il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions dans la marge KPI 4; - il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des Finances; - pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. L'équipe SEPP attribuera un ID unique à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur exécution; - il exécute les décisions approuvées; - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances; - une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; - à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception du recours. 6.3. Obligations des providers de données Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les données demandées en respectant le timing précisé : La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après chaque ajustement budgétaire.

La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB 12.XX.48, AB 12.XX.99 : - La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL; - Le crédit de liquidation par AB, année; - Le crédit d'engagement par AB, année; - La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP. 7. Mesure de gel Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du risque par le service. Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES

Pour la consultation du tableau, voir image