FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

17 APRIL 2018. - Omzendbrief nr. 663. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2018 en 2019 en de personeelsenveloppes 2018 en 2019

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut en gelijkgestelde instellingen, de openbare instellingen van sociale zekerheid, de bijzondere korpsen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, 1. Context In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 % in elk van de jaren 2016 tot 2019. Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B, die sedert 1 maart 2017 geïntegreerd zijn in de nieuwe FOD BOSA, de opdracht gegeven een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren.

Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het risico op overschrijding van de kredieten in 2018 en 2019 en legt de budgettaire personeelsenveloppes 2018 en hun prefiguratie voor 2019 vast.

De principes vastgelegd in de omzendbrief nr. 659 worden gehandhaafd en in deze omzendbrief hernomen. Zij worden aangevuld met volgende specifieke maatregelen : -de monitoring van het risico wordt in 2018 tweemaal georganiseerd nl. een eerste maal op basis van de gegevens van mei en een tweede maal op basis van de gegevens van december. De monitoring van december omvat tevens een rapportering over de realisaties van 2018; - de entiteiten onderworpen aan de monitoring worden in nieuwe groepen ingedeeld in functie van de producent van het monitoringrapport; - voor de personeelsenveloppes van de FODs en PODs worden de KPI's, zoals tot nu toe het geval was, geproduceerd op basis van het Sepp-platform door het DG Rekrutering & Ontwikkeling van de FOD BOSA. Het betreft de enveloppes primaire uitgaven (kredieten op de BA 11xx03 en 11xx04) waarvoor het Sepp-platform over de volledige betaalgegevens beschikt via Persopoint en Fedcom; - voor de instellingen van openbaar nut en de andere diensten met dotatie worden de KPI's 1a en 1b berekend door het DG Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA; - de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Federale politie en Defensie staan zelf in voor de productie van het rapport van monitoring van het risico; - de Taskforce ontvangt en coördineert de verschillende monitoringrapporten en verzekert hun toezending naar de betrokken actoren. 2. Taskforce Personeelsmonitoring Bij de FOD BOSA wordt een Taskforce Personeelsmonitoring opgericht waarin vertegenwoordigers van de Minister van Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en de FOD BOSA zetelen. Deze Taskforce is belast met de opvolging van de evolutie van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de methodologie dienaangaande.

Hij ontvangt en coördineert de verschillende rapporten van monitoring van het risico en maakt ze ter informatie over aan : - de Ministerraad; - het College van voorzitters van de federale en programmatorische overheidsdiensten; - het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid; - het uitgebreid College van de instellingen van openbaar nut; - de Korpschef van de Inspectie van Financiën; - de Commissaris-generaal van de Federale Politie; - de Chef van Defensie. 3. Basisprincipes van een analyse van het risico - De monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij elke federale entiteit. - De Taskforce volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan elke entiteit vragen hem de gegevens mee te delen waarop de analyse van het risico is berekend. - Elke entiteit is verplicht, volgens een vastgelegd ritme, het risico te evalueren conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten. De evaluatie gebeurt op basis van de aangegeven referentiemaanden. - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de individuele betaalgegevens, eventueel geaggregeerd, en de detectie van de gekende of voorziene evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven. - Elke HR-maatregel moet kaderen binnen de limieten van het personeelsplan, dat steeds door de bevoegde overheid moet goedgekeurd zijn. Het is op het ogenblik van elke uitvoering van het personeelsplan dat nagegaan wordt of er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn. Een personeelsplan moet dus niet noodzakelijk jaarlijks opgemaakt worden, maar enkel wanneer maatregelen overwogen worden die niet opgenomen zijn in het laatst goedgekeurd personeelsplan. 4. KPI's voor analyse van het risico Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van volgende basisindicatoren en KPI's : Basisindicatoren : - het aantal VTE's per maand ; - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden.

Ter herinnering, zoals gedefinieerd in de omzendbrief 640, is het aantal VTE's gelijk aan het betaald werkregime van een contract waarvoor tijdens de referentiemaand een recurrente wedde werd vereffend. Hierbij moet er een onderscheid worden gemaakt tussen het statuut (statutair, contractueel en mandaathouder) en de niveaus (mandaathouders en niveau A, B, C en D of geassimileerd). Het personeel dat niet volgens deze indeling kan gecategoriseerd worden, wordt in de rubriek « Andere" vermeld.

KPI 1a : geeft de verhouding weer tussen de gerealiseerde totale lasten van de laatste 12 maanden en het budget.

KPI 1b : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten van het lopende jaar en het budget.

KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget.

KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget.

Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten.

De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's.

De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke.

KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de operationele beslissingen.

KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge.

De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de omzendbrieven 644 en 644bis die ook de basisconcepten definiëren. 5. Ritme en timing van de monitoring van het risico in 2018 5.1. Ritme van de monitoring Op basis van de betaalgegevens van 2018, wordt het risico op overschrijding van de personeelskredieten tweemaal geëvalueerd nl. - een eerste maal op basis van de gegevens van mei 2018 waarbij het risico wordt geëvalueerd voor T en T+1 - een tweede maal op basis van de gegevens van december 2018 waarbij het risico wordt geëvalueerd voor T+1 op basis van het initieel budget 2019. Het jaar wordt afgesloten met een rapport over de realisaties van 2018. 5.2. Timing van de rapportering De Taskforce Personeelsmonitoring consolideert de rapporten van monitoring van het risico op volgende data : - voor het rapport op basis van de gegevens van mei 2018 : op 9 juli 2018, - voor het rapport op basis van de gegevens van december 2018, inclusief het rapport over de realisaties : op 15 maart 2019.

Opdat de Task Force dit tijdschema zou kunnen respecteren, stuurt elke groep gedefinieerd in het toepassingsgebied, zijn rapport van monitoring van het risico aan de Taskforce, ten laatste op : - 5 juli 2018 voor de monitoring van mei 2018, - 7 maart 2019 voor de monitoring van december 2018, inclusief het rapport over de realisaties. 6. Toepassingsgebied en implementatie in 2018 6.1. Toepassingsgebied De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale monitoring van het risico, evenals hun budgettaire personeelsenveloppe, zijn opgenomen in de tabel in bijlage.

Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig : - het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit ondubbelzinnig gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. De enveloppes vermeld in de tabel in bijlage zijn in deze zin te interpreteren; - het is ook een beheersmechanisme dat het management toelaat zijn HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire perimeter te benutten volgens de principes van autonomie, transparantie en verantwoordelijkheid.

De entiteiten zijn ingedeeld in volgende groepen : 1. de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs 2.de instellingen van openbaar nut en de andere diensten met dotatie 3. de openbare instellingen van sociale zekerheid 4.de Federale politie 5. Defensie. De tabel geeft, per entiteit : - de code van de entiteit - de benaming van de entiteit - de initiële kredieten 2018 (kolom 1) - de provisie Terro 2018 (kolom 2) - de vastleggingslimiet 2018 (kolom 3 = kolom 1 + kolom 2) - de besparing 2019 van 2% (kolom 4 = 2% van kolom 1 ) - de provisie Terro 2019, die verondersteld wordt gelijk te zijn aan deze van het jaar 2018. Deze kolom zal verfijnd worden bij de begrotingscontrole 2018 (kolom 5) - de vastleggingslimiet 2019 (kolom 6 = kolom 1 + kolom 4 + kolom 5).

Dit is een prefiguratie van de kredieten 2019.

De vastleggingslimieten kunnen, waar nodig, geactualiseerd worden op hetzelfde ritme als de monitoring van het risico. 6.2. Implementatie 6.2.1. Groep 1 : de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, worden de basisindicatoren en de KPI's 1a, 1b, 2 en 3 berekend via het Sepp-platform op basis van de gegevens meegedeeld door de FODs/PODs die verantwoordelijk zijn voor de personeelsenveloppes opgenomen in groep 1 en door de providers vermeld in punt 6.3.

De personeelsenveloppes leveren volgende gegevens : - de geactualiseerde definitieve OUT, - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE, - de actualisatie van de geldigheidsdata van de premies voor competentieontwikkeling.

De FOD Buitenlandse Zaken levert bovendien voor de entiteit 14.02_Uitgezonden personeel, volgende gegevens in het formaat vastgelegd door het Sepp-team : - de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald zijn door Persopoint en identificeert hierin het deel dat betrekking heeft op het personeel van de diplomatieke posten; - de lijst van het personeel Expert van crisisbeheer per RRN en per maand; - de toekomstige diplomatieke postbewegingen.

Het Sepp-team informeert bij elke monitoring de diensten voorafgaandelijk over de planning van de inzameling en verwerking van de gegevens en over het proces van consolidatie van de monitoringresultaten.

Het produceert op basis van het Sepp-platform opeenvolgend volgende rapporten in functie van de voortgang van het consolidatieproces : - een monitoringrapport voor elke enveloppe dat ter validatie aan de dienst wordt voorgelegd; - per dienst, een syntheserapport van de gevalideerde resultaten dat aan de voorzitter van de FOD/POD en aan de bij de dienst geaccrediteerde inspecteur van Financiën wordt verstuurd; - een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, dat overgemaakt wordt aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.2. Groep 2 : de instellingen van openbaar nut en de andere diensten met dotatie Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, berekent het DG Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA de KPI's 1a en 1b op basis van de gegevens meegedeeld door de betrokken diensten.

De entiteiten bezorgen daartoe maandelijks, ten laatste de 15e dag van de maand (M), aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie, via de « Gestandaardiseerde tabel per economische code » : - de gegevens inzake uitvoering van het budget en met name van het personeelsbudget, van het lopende jaar tot de maand M-1, - hun budget en met name hun personeelsbudget opdat het zou corresponderen met het gestemd initieel budget, met de genomen beslissingen van de Ministerraad na de begrotingscontrole of in het kader van specifieke aanpassingen.

Parallel hiermee delen de entiteiten die niet door PersoPoint betaald worden ook de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden, volgens statuut en niveau, mee aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie.

Het DG Begroting en Beleidsevaluatie deelt de resultaten van de KPI 1a en 1b mee aan elke dienst en aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting geaccrediteerd bij de betrokken dienst.

Het maakt een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.3. Groep 3 : de Openbare instellingen van sociale zekerheid De Openbare instellingen van sociale zekerheid hebben in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie.

Voorafgaand aan de monitoring definiëren ze, in overleg met de betrokken regeringscommissarissen van begroting, een modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes opgenomen in de groep 3.

Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert elke instelling, op basis van de methodologie van de OISZ, het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor haar enveloppe en legt haar rapport ter validatie voor aan de regeringscommissaris van begroting geaccrediteerd bij de instelling.

Het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van het risico van alle instellingen integreert, inclusief de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.4. Groep 4 : de Federale politie De Federale politie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie.

Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van de Federale politie opgenomen in de groep 4.

Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert de Federale politie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën.

Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.5. Groep 5 : Defensie Defensie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie.

Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van Defensie opgenomen in groep 5.

Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert Defensie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën.

Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.6. De beslissingsmarge binnen een personeelsenveloppe gebruikt als beheersmechanisme De diensten die behoren tot de groep 1 gebruiken hun personeelsenveloppe als een beheersmechanisme. Zij kunnen op die manier beschikken over een beslissingsmarge voor : - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele marge T+1; - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende boekjaar en het volgende boekjaar.

Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen : - hij berekent de KPI 4 zodat hij de beschikbare marges kan evalueren.

Daartoe neemt hij het KPI 3-resultaat van de laatste monitoring van het risico als uitgangspunt, dat hij desgevallend corrigeert en aanpast in functie van de eigen beheersparameters, voorbeelden : o toegekende bijkomende kredieten of provisies, o nieuwe uitgaven of risicofactoren die in rekening moeten worden gebracht, o gerealiseerde of onomkeerbare personeelsbewegingen (IN en OUT) die niet in de laatste monitoring van het risico voorzien waren, o een raming van de toekomstige vertrekken voor zover de dienst kan aantonen dat deze ramingen realistisch zijn en dat in een regelmatige opvolging wordt voorzien; - hij voegt de impact van de reeds door de inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen toe. Is de KPI 4-marge positief dan is er ruimte voor nieuwe initiatieven; - hij identificeert de nieuwe structurele beslissingen die hij wenst te voorzien en verifieert of ze verenigbaar zijn met de strategische visie die in het goedgekeurde personeelsplan is weergegeven. Voor de raming van de impact van deze beslissingen stelt het Sepp-team een catalogus ter beschikking die de geïndexeerde standaardkosten voor de federale loopbaan en enkele specifieke loopbanen bevat; - hij berekent een KPI 5 zodat hij de haalbaarheid van de voorziene nieuwe beslissingen kan evalueren. Daartoe verrekent hij de impact van deze beslissingen in de KPI 4 marge; - hij legt het finale KPI 5 rapport voor advies voor aan de inspecteur van Financiën; - in het belang van een transparante opvolging deelt hij alle door de inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen aangaande structurele wervingen, bevorderingen en overgangen mee via het standaardformulier dat het Sepp-team ter beschikking stelt, aan de Taskforce op volgend e-mailadres tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. Het Sepp-team zal een unieke ID geven aan elke beslissing zodat haar uitvoering gemakkelijk kan opgevolgd worden; - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit; - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën; - een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën is voorgelegd; - bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na ontvangst van het beroep. 6.3. Verplichtingen van de providers van gegevens De hierna vermelde providers leveren de gevraagde gegevens binnen de gestelde termijn aan het Sepp-team : Het DG Begroting en Beleidsevaluatie levert en valideert de budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar en na elke begrotingsaanpassing.

Het DG Federale Accountant en Procurement levert tweemaal per maand, ten laatste de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA 12.XX.99 : - Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; - Het vereffeningskrediet per BA, jaar; - Het vastleggingskrediet per BA, jaar; - Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. Het DG Sociaal Secretariaat PersoPoint levert ten laatste de laatste dag van elke maand de analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP. 7. Maatregel van bevriezing De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies van de betrokken inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting of afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit die de toegekende budgettaire perimeter zou overschreden hebben en/of in het geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, S. VANDEPUT De Minister van Begroting, S. WILMES

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld