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| Omzendbrief nr. 663. - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2018 en 2019 en de personeelsenveloppes 2018 en 2019 | Circulaire n° 663. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2018 et 2019 et aux enveloppes de personnel 2018 et 2019 |
|---|---|
| FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING | SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI |
| 17 APRIL 2018. - Omzendbrief nr. 663. - Informatie inzake de federale | 17 AVRIL 2018. - Circulaire n° 663. - Information relative au |
| monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten | monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel |
| in 2018 en 2019 en de personeelsenveloppes 2018 en 2019 | en 2018 et 2019 et aux enveloppes de personnel 2018 et 2019 |
| Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut en gelijkgestelde instellingen, de openbare instellingen van sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, | Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux. Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, |
| 1. Context | 1. Contexte |
| In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de | Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des |
| Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de | ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie |
| personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 | linéaire sur les crédits de personnel de 4% en 2015 et de 2% chaque |
| % in elk van de jaren 2016 tot 2019. | année de 2016 à 2019. |
| Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B, die sedert 1 maart | Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg, |
| 2017 geïntegreerd zijn in de nieuwe FOD BOSA, de opdracht gegeven een | intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un |
| verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met | monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y |
| inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren. | compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). |
| Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het | La présente circulaire donne des informations relatives au monitoring |
| risico op overschrijding van de kredieten in 2018 en 2019 en legt de | du risque de dépassement des crédits de personnel en 2018 et 2019 et |
| budgettaire personeelsenveloppes 2018 en hun prefiguratie voor 2019 | fixe les enveloppes budgétaires de personnel 2018 et leur |
| vast. | préfiguration pour 2019. |
| De principes vastgelegd in de omzendbrief nr. 659 worden gehandhaafd | Les principes établis dans la circulaire n° 659 sont maintenus et |
| en in deze omzendbrief hernomen. Zij worden aangevuld met volgende | repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures |
| specifieke maatregelen : | spécifiques suivantes : |
| -de monitoring van het risico wordt in 2018 tweemaal georganiseerd nl. | -le monitoring du risque est organisé deux fois en 2018, à savoir une |
| een eerste maal op basis van de gegevens van mei en een tweede maal op | première fois sur la base des données de mai et une deuxième fois sur |
| basis van de gegevens van december. De monitoring van december omvat | la base des données de décembre. Le monitoring de décembre comprend |
| tevens een rapportering over de realisaties van 2018; | également un rapport sur les réalisations en 2018; |
| - de entiteiten onderworpen aan de monitoring worden in nieuwe groepen | - les entités soumises au monitoring sont regroupées dans de nouveaux |
| ingedeeld in functie van de producent van het monitoringrapport; | groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de |
| - voor de personeelsenveloppes van de FODs en PODs worden de KPI's, | monitoring; - pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont |
| zoals tot nu toe het geval was, geproduceerd op basis van het | calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la |
| Sepp-platform door het DG Rekrutering & Ontwikkeling van de FOD BOSA. | plate-forme Sepp par la DG Recrutement & Développement du SPF BOSA. Il |
| Het betreft de enveloppes primaire uitgaven (kredieten op de BA 11xx03 | s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits sur les BA 11xx03 et |
| en 11xx04) waarvoor het Sepp-platform over de volledige betaalgegevens | 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp dispose des données de |
| beschikt via Persopoint en Fedcom; | paie complètes via Fedcom et Persopoint; |
| - voor de instellingen van openbaar nut en de andere diensten met | - pour les organismes d'intérêt public et les autres services à |
| dotatie worden de KPI's 1a en 1b berekend door het DG Begroting en | dotation les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation |
| Beleidsevaluatie van de FOD BOSA; | de la Politique du SPF BOSA; |
| - de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Federale politie | - les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale |
| en Defensie staan zelf in voor de productie van het rapport van | et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du |
| monitoring van het risico; | rapport de monitoring du risque; |
| - de Taskforce ontvangt en coördineert de verschillende | - la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de |
| monitoringrapporten en verzekert hun toezending naar de betrokken actoren. | monitoring et assure leur envoi aux instances concernées. |
| 2. Taskforce Personeelsmonitoring | 2. Task Force Monitoring de personnel |
| Bij de FOD BOSA wordt een Taskforce Personeelsmonitoring opgericht | Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, |
| waarin vertegenwoordigers van de Minister van Ambtenarenzaken, de | dans laquelle siègent des représentants du Ministre de la Fonction |
| Minister van Begroting en de FOD BOSA zetelen. | publique, du Ministre du Budget et du SPF BOSA. |
| Deze Taskforce is belast met de opvolging van de evolutie van de | Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des |
| personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de | crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la |
| methodologie dienaangaande. | matière. |
| Hij ontvangt en coördineert de verschillende rapporten van monitoring | Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du |
| van het risico en maakt ze ter informatie over aan : | risque et les communique pour information aux instances suivantes : |
| - de Ministerraad; | - le Conseil des Ministres; |
| - het College van voorzitters van de federale en programmatorische | - le Collège des présidents des services publics fédéraux et de |
| overheidsdiensten; | programmation; |
| - het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid; | - le Collège des institutions publiques de sécurité sociale; |
| - het uitgebreid College van de instellingen van openbaar nut; | - le Collège étendu des organismes d'intérêt public; |
| - de Korpschef van de Inspectie van Financiën; | - le Chef de Corps de l'Inspection des Finances; |
| - de Commissaris-generaal van de Federale Politie; | - la Commissaire générale de la Police fédérale; |
| - de Chef van Defensie. | - le Chef de la Défense. |
| 3. Basisprincipes van een analyse van het risico | 3. Principes de base d'une analyse du risque |
| - De monitoring van het risico op overschrijding van de | - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est |
| personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij | un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. |
| elke federale entiteit. | |
| - De Taskforce volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan elke | - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut |
| entiteit vragen hem de gegevens mee te delen waarop de analyse van het | demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base |
| risico is berekend. | desquelles le risque est calculé. |
| - Elke entiteit is verplicht, volgens een vastgelegd ritme, het risico | - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, |
| te evalueren conform de methodologie voor een betrouwbare projectie | conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. |
| van de lasten. De evaluatie gebeurt op basis van de aangegeven referentiemaanden. | L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués. |
| - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de | - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données |
| individuele betaalgegevens, eventueel geaggregeerd, en de detectie van | de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection |
| de gekende of voorziene evenementen die de individuele situatie van | des événements connus ou prévus qui modifient la situation |
| een betaling wijzigen. | individuelle d'un paiement. |
| - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt | - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est |
| toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te | strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de |
| evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven. - Elke HR-maatregel moet kaderen binnen de limieten van het personeelsplan, dat steeds door de bevoegde overheid moet goedgekeurd zijn. Het is op het ogenblik van elke uitvoering van het personeelsplan dat nagegaan wordt of er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn. Een personeelsplan moet dus niet noodzakelijk jaarlijks opgemaakt worden, maar enkel wanneer maatregelen overwogen worden die niet opgenomen zijn in het laatst goedgekeurd personeelsplan. 4. KPI's voor analyse van het risico | chaque décision générant un impact structurel sur les frais de personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis. - Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le dernier plan approuvé. 4. KPI pour l'analyse du risque |
| Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van | Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base |
| volgende basisindicatoren en KPI's : | et KPI suivants : |
| Basisindicatoren : | Indicateurs de base : |
| - het aantal VTE's per maand ; | - le nombre d'ETP par mois |
| - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden. | - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois. |
| Ter herinnering, zoals gedefinieerd in de omzendbrief 640, is het | Pour rappel, comme défini dans la circulaire 640, le nombre d'ETP est |
| aantal VTE's gelijk aan het betaald werkregime van een contract | |
| waarvoor tijdens de referentiemaand een recurrente wedde werd | égal au régime de travail payé d'un contrat pour lequel du traitement |
| vereffend. Hierbij moet er een onderscheid worden gemaakt tussen het | récurrent a été liquidé pendant le mois de référence. A cet égard, il |
| statuut (statutair, contractueel en mandaathouder) en de niveaus | y a lieu de distinguer entre les statuts (statutaire, contractuel et |
| (mandaathouders en niveau A, B, C en D of geassimileerd). Het | manager) et les niveaux (mandataires et niveaux A, B, C et D ou |
| personeel dat niet volgens deze indeling kan gecategoriseerd worden, | assimilés). Le personnel qui ne peut être catégorisé selon cette |
| wordt in de rubriek « Andere" vermeld. | répartition, est mentionné dans une rubrique « Autres ». |
| KPI 1a : geeft de verhouding weer tussen de gerealiseerde totale lasten van de laatste 12 maanden en het budget. | KPI 1a : exprime le rapport entre les charges totales réalisées des 12 derniers mois et le budget. |
| KPI 1b : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten | KPI 1b : exprime le rapport entre les charges totales calculées de |
| van het lopende jaar en het budget. | l'année en cours et le budget. |
| KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget. | KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget. |
| KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief | KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris |
| de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. | l'impact des événements irréversibles, et le budget. |
| Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. | Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. |
| De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. | L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. |
| De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor | Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge |
| de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke. | pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel. |
| KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de | KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les |
| operationele beslissingen. | décisions opérationnelles. |
| KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene | KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises |
| beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. | dans la marge décisionnelle disponible. |
| De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de | |
| omzendbrieven 644 en 644bis die ook de basisconcepten definiëren. | La méthode de calcul est précisée dans les circulaires 644 et 644bis |
| qui définissent également les concepts de base. | |
| 5. Ritme en timing van de monitoring van het risico in 2018 | 5. Rythme et timing du monitoring du risque en 2018 |
| 5.1. Ritme van de monitoring | 5.1. Rythme du monitoring |
| Op basis van de betaalgegevens van 2018, wordt het risico op | Sur base des données de paiements de 2018, le risque de dépassement |
| overschrijding van de personeelskredieten tweemaal geëvalueerd nl. | des crédits de personnel est évalué deux fois, à savoir : |
| - een eerste maal op basis van de gegevens van mei 2018 waarbij het | - une première fois sur la base des données de mai 2018 évaluant le |
| risico wordt geëvalueerd voor T en T+1 | risque pour T et T + 1 |
| - een tweede maal op basis van de gegevens van december 2018 waarbij | - une seconde fois sur la base des données de décembre 2018 où le |
| het risico wordt geëvalueerd voor T+1 op basis van het initieel budget | risque est évalué pour T + 1 sur la base du budget initial 2019. |
| 2019. Het jaar wordt afgesloten met een rapport over de realisaties van 2018. | L'année est clôturée avec un rapport sur les réalisations en 2018. |
| 5.2. Timing van de rapportering | 5.2. Timing du rapportage |
| De Taskforce Personeelsmonitoring consolideert de rapporten van | La Task Force Monitoring de personnel consolide les rapports de |
| monitoring van het risico op volgende data : | monitoring du risque aux dates suivantes : |
| - voor het rapport op basis van de gegevens van mei 2018 : op 9 juli | - pour le rapport sur la base des données de mai 2018 : le 9 juillet |
| 2018, | 2018, |
| - voor het rapport op basis van de gegevens van december 2018, | - pour le rapport sur la base des données de décembre 2018, y compris |
| inclusief het rapport over de realisaties : op 15 maart 2019. | le rapport sur les réalisations : le 15 mars 2019. |
| Opdat de Task Force dit tijdschema zou kunnen respecteren, stuurt elke | En vue de permettre à la Task Force de respecter ce calendrier, chaque |
| groep gedefinieerd in het toepassingsgebied, zijn rapport van | groupe défini dans le champ d'application envoie son rapport de |
| monitoring van het risico aan de Taskforce, ten laatste op : | monitoring du risque à la Task Force, au plus tard le : |
| - 5 juli 2018 voor de monitoring van mei 2018, | - 5 juillet 2018 pour le monitoring de mai 2018, |
| - 7 maart 2019 voor de monitoring van december 2018, inclusief het | - 7 mars 2019 pour le monitoring de décembre 2018, y compris le |
| rapport over de realisaties. | rapport de réalisations. |
| 6. Toepassingsgebied en implementatie in 2018 | 6. Champ d'application et implémentation en 2018 |
| 6.1. Toepassingsgebied | 6.1. Champ d'application |
| De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale | Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du |
| monitoring van het risico, evenals hun budgettaire | monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe |
| personeelsenveloppe, zijn opgenomen in de tabel in bijlage. | avec leur enveloppe budgétaire de personnel. |
| Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig : | L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : |
| - het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de | - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits |
| corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit | et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène |
| ondubbelzinnig gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. De enveloppes | sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis. Les enveloppes |
| vermeld in de tabel in bijlage zijn in deze zin te interpreteren; | renseignées dans le tableau en annexe doivent être comprises dans ce |
| - het is ook een beheersmechanisme dat het management toelaat zijn | sens; - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au |
| HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire | management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible |
| perimeter te benutten volgens de principes van autonomie, | dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de |
| transparantie en verantwoordelijkheid. | transparence et de responsabilité. |
| De entiteiten zijn ingedeeld in volgende groepen : | La répartition des entités en groupes est la suivante : |
| 1. de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs | 1. les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP |
| 2. de instellingen van openbaar nut en de andere diensten met dotatie | 2. les organismes d'intérêt public et les autres services à dotation |
| 3. de openbare instellingen van sociale zekerheid | 3. les institutions publiques de sécurité sociale |
| 4. de Federale politie | 4. la Police fédérale |
| 5. Defensie. | 5. la Défense. |
| De tabel geeft, per entiteit : | Le tableau donne, par entité : |
| - de code van de entiteit | - le code de l'entité |
| - de benaming van de entiteit | - la dénomination de l'entité |
| - de initiële kredieten 2018 (kolom 1) | - les crédits initiaux 2018 (colonne1) |
| - de provisie Terro 2018 (kolom 2) | - la provision Terro 2018 (colonne 2) |
| - de vastleggingslimiet 2018 (kolom 3 = kolom 1 + kolom 2) | - la limite d'engagement 2018 (colonne 3 = colonne 1+ colonne 2). |
| - de besparing 2019 van 2% (kolom 4 = 2% van kolom 1 ) | - l'économie 2019 de 2% (colonne 4 = 2% de colonne 1) |
| - de provisie Terro 2019, die verondersteld wordt gelijk te zijn aan | - la provision Terro 2019, qui est supposée équivalente à celle de |
| deze van het jaar 2018. Deze kolom zal verfijnd worden bij de | l'année 2018. Cette colonne sera affinée suite au contrôle budgétaire |
| begrotingscontrole 2018 (kolom 5) | 2018 (colonne 5) |
| - de vastleggingslimiet 2019 (kolom 6 = kolom 1 + kolom 4 + kolom 5). | - la limite d'engagement 2019 (colonne 6 = colonne 1 + colonne 4 + |
| Dit is een prefiguratie van de kredieten 2019. | colonne 5). Il s'agit d'une préfiguration des crédits 2019. |
| De vastleggingslimieten kunnen, waar nodig, geactualiseerd worden op | Les limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au |
| hetzelfde ritme als de monitoring van het risico. | même rythme que le monitoring de risque. |
| 6.2. Implementatie | 6.2. Implémentation |
| 6.2.1. Groep 1 : de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs | 6.2.1. Groupe 1 : les enveloppes dépenses primaires des SPF et SPP |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, worden de basisindicatoren | Au rythme indiqué au point 5.1, les indicateurs de base et les KPI 1a, |
| en de KPI's 1a, 1b, 2 en 3 berekend via het Sepp-platform op basis van | 1b, 2 et 3 sont calculés via la plate-forme Sepp sur la base des |
| de gegevens meegedeeld door de FODs/PODs die verantwoordelijk zijn | données communiquées par les SPF/SPP en charge des enveloppes de |
| voor de personeelsenveloppes opgenomen in groep 1 en door de providers | personnel reprises dans le groupe 1 et par les providers repris au |
| vermeld in punt 6.3. | point 6.3. |
| De personeelsenveloppes leveren volgende gegevens : | Les enveloppes de personnel fournissent les données suivantes : |
| - de geactualiseerde definitieve OUT, | - les OUT définitifs actualisés, |
| - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE, | - les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE, |
| - de actualisatie van de geldigheidsdata van de premies voor | - la mise à jour des dates de validité des primes de développement des |
| competentieontwikkeling. | compétences. |
| De FOD Buitenlandse Zaken levert bovendien voor de entiteit | Le SPF Affaires étrangères fournit en plus pour l'entité |
| 14.02_Uitgezonden personeel, volgende gegevens in het formaat | 14.02_Personnel expatrié, les données suivantes dans un format défini |
| vastgelegd door het Sepp-team : | par l'équipe Sepp : |
| - de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald | - les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par |
| zijn door Persopoint en identificeert hierin het deel dat betrekking | Persopoint en identifiant la part revenant au personnel des postes |
| heeft op het personeel van de diplomatieke posten; | diplomatiques; |
| - de lijst van het personeel Expert van crisisbeheer per RRN en per maand; | - la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois; |
| - de toekomstige diplomatieke postbewegingen. | - les futurs mouvements de postes diplomatiques. |
| Het Sepp-team informeert bij elke monitoring de diensten | L'équipe Sepp informe préalablement à chaque monitoring, les services |
| voorafgaandelijk over de planning van de inzameling en verwerking van | du planning de la collecte et du traitement des données et du |
| de gegevens en over het proces van consolidatie van de | processus de consolidation des résultats du monitoring. |
| monitoringresultaten. | Elle produit sur base de la plate-forme Sepp consécutivement les |
| Het produceert op basis van het Sepp-platform opeenvolgend volgende | rapports suivants en fonction de l'état d'avancement du processus de |
| rapporten in functie van de voortgang van het consolidatieproces : | consolidation : |
| - een monitoringrapport voor elke enveloppe dat ter validatie aan de | - un rapport de monitoring pour chaque enveloppe, envoyé pour |
| dienst wordt voorgelegd; | validation au service; |
| - per dienst, een syntheserapport van de gevalideerde resultaten dat | - par service, un rapport de synthèse des résultats validés, envoyé au |
| aan de voorzitter van de FOD/POD en aan de bij de dienst | |
| geaccrediteerde inspecteur van Financiën wordt verstuurd; | président du SPF/SPP et à l'inspecteur des Finances accrédité auprès |
| - een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van | du service; - un rapport de synthèse global sur les résultats du monitoring du |
| het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, dat overgemaakt wordt | risque, y compris l'évolution des ETP, transmis à la Task Force selon |
| aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | le calendrier fixé au point 5.2. |
| 6.2.2. Groep 2 : de instellingen van openbaar nut en de andere | 6.2.2. Groupe 2 : les organismes d'intérêt public et les autres |
| diensten met dotatie | services à dotation |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, berekent het DG Begroting en | Au rythme indiqué au point 5.1, la DG Budget et Evaluation de la |
| Beleidsevaluatie van de FOD BOSA de KPI's 1a en 1b op basis van de | Politique du SPF BOSA calcule les KPI 1a et 1b sur base des données |
| gegevens meegedeeld door de betrokken diensten. | fournies par les services concernés. |
| De entiteiten bezorgen daartoe maandelijks, ten laatste de 15e dag van | Les entités transmettent à cet effet, mensuellement, au plus tard le |
| de maand (M), aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie, via de « | 15ème jour du mois (M), à la DG Budget et Evaluation de la Politique, |
| Gestandaardiseerde tabel per economische code » : | via le « Tableau standardisé par code économique » : |
| - de gegevens inzake uitvoering van het budget en met name van het | - les données d'exécution du budget, et notamment du budget de |
| personeelsbudget, van het lopende jaar tot de maand M-1, | personnel, de l'année courante jusqu'au mois M-1, |
| - hun budget en met name hun personeelsbudget opdat het zou | - leur budget et notamment leur budget de personnel pour qu'il |
| corresponderen met het gestemd initieel budget, met de genomen | corresponde au budget initial voté, aux décisions prises par le |
| beslissingen van de Ministerraad na de begrotingscontrole of in het | Conseil des Ministres après le contrôle budgétaire ou dans le cadre |
| kader van specifieke aanpassingen. | d'ajustements spécifiques. |
| Les entités qui ne sont pas payées par PersoPoint, transmettent aussi | |
| Parallel hiermee delen de entiteiten die niet door PersoPoint betaald | en parallèle à la DG Budget et Evaluation de la Politique l'évolution |
| worden ook de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden, volgens | du nombre d'ETP sur 12 mois en distinguant statuts et niveaux. |
| statuut en niveau, mee aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie. | La DG Budget et Evaluation de la Politique communique les résultats |
| Het DG Begroting en Beleidsevaluatie deelt de resultaten van de KPI 1a | des KPI 1a et 1b à chaque service et à l'inspecteur des Finances, au |
| en 1b mee aan elke dienst en aan de inspecteur van Financiën, de | commissaire du gouvernement ou au délégué du Ministère du budget |
| regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting | |
| geaccrediteerd bij de betrokken dienst. | accrédité auprès du service concerné. |
| Het maakt een globaal syntheserapport van de resultaten van de | Elle transmet un rapport de synthèse global sur les résultats du |
| monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de VTE's, over | monitoring du risque, y compris l'évolution des ETP, à la Task Force |
| aan de Taskforce overeenkomstig het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | selon le calendrier fixé au point 5.2. |
| 6.2.3. Groep 3 : de Openbare instellingen van sociale zekerheid | 6.2.3. Groupe 3 : les Institutions publiques de sécurité sociale |
| De Openbare instellingen van sociale zekerheid hebben in 2016 een | Les Institutions publiques de sécurité sociale ont développées en 2016 |
| eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de | une méthodologie propre, inspirée des principes de la méthodologie |
| Sepp-methodologie. | Sepp. |
| Voorafgaand aan de monitoring definiëren ze, in overleg met de | Préalablement au monitoring elles définissent, en concertation avec |
| les commissaires du gouvernement du budget concernés, un modèle de | |
| betrokken regeringscommissarissen van begroting, een modelrapport van | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
| monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
| en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes |
| standaardrapport voor alle enveloppes opgenomen in de groep 3. | reprises dans le groupe 3. |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert elke instelling, | Au rythme indiqué au point 5.1, chaque institution évalue sur base de |
| op basis van de methodologie van de OISZ, het risico op overschrijding | la méthodologie des IPSS, le risque de dépassement des crédits de |
| van de personeelskredieten voor haar enveloppe en legt haar rapport | personnel pour son enveloppe et soumet son rapport pour validation au |
| ter validatie voor aan de regeringscommissaris van begroting | commissaire du gouvernement du budget accrédité auprès de |
| geaccrediteerd bij de instelling. | l'institution. |
| Het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid maakt | Le Collège des institutions publiques de sécurité sociale transmet à |
| een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van | la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2., un rapport de |
| het risico van alle instellingen integreert, inclusief de evolutie van | synthèse global qui intègre les résultats du monitoring du risque, y |
| de VTE's, over aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | compris l'évolution des ETP, de toutes les institutions. |
| 6.2.4. Groep 4 : de Federale politie | 6.2.4. Groupe 4 : la Police fédérale |
| De Federale politie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, | La Police fédérale a développé en 2016 une méthodologie propre, |
| geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie. | inspirée des principes de la méthodologie Sepp. |
| Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de | Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec |
| inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een | l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de |
| modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
| de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
| rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van de | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de |
| Federale politie opgenomen in de groep 4. | la Police fédérale reprises dans le groupe 4. |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert de Federale | Au rythme indiqué au point 5.1, la Police fédérale évalue sur base de |
| politie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding | sa méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel |
| van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de | pour chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation |
| rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën. | à l'inspecteur des Finances. |
| Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de | Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, |
| monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief | un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring |
| de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het | du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. |
| tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | |
| 6.2.5. Groep 5 : Defensie | 6.2.5. Groupe 5 : la Défense |
| Defensie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd | La Défense a développé en 2016 une méthodologie propre, inspirée des |
| op de principes van de Sepp-methodologie. | principes de la méthodologie Sepp. |
| Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de | Préalablement au monitoring elle établit, en concertation avec |
| inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een | l'inspecteur des Finances accrédité auprès du corps, un modèle de |
| modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en | rapport de monitoring de risque reprenant les indicateurs de base et |
| de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze | les KPI 1 à 3 et un modèle de rapport pour les réalisations. Ces |
| rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van | rapports valent comme rapport standard pour toutes les enveloppes de |
| Defensie opgenomen in groep 5. | la Défense reprises au groupe 5. |
| Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert Defensie, op basis | Au rythme indiqué au point 5.1, la Défense évalue sur base de sa |
| van haar methodologie, het risico op overschrijding van de | méthodologie, le risque de dépassement des crédits de personnel pour |
| personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten | chacune de ses enveloppes et soumet les rapports pour validation à |
| ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën. | l'inspecteur des Finances. |
| Zij maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de | Elle transmet à la Task Force, selon le calendrier fixé au point 5.2, |
| monitoring van het risico van al haar enveloppes integreert, inclusief | un rapport de synthèse global qui intègre les résultats du monitoring |
| de evolutie van de VTE's, over aan de Taskforce overeenkomstig het | du risque, y compris l'évolution des ETP, de toutes ses enveloppes. |
| tijdschema vastgelegd in punt 5.2. | |
| 6.2.6. De beslissingsmarge binnen een personeelsenveloppe gebruikt als | 6.2.6. La marge de décision dans une enveloppe de personnel utilisé |
| beheersmechanisme | comme mécanisme de gestion |
| De diensten die behoren tot de groep 1 gebruiken hun | Les services appartenant au groupe 1 utilisent leur enveloppe de |
| personeelsenveloppe als een beheersmechanisme. Zij kunnen op die | personnel comme mécanisme de gestion. Ils peuvent ainsi disposer d'une |
| manier beschikken over een beslissingsmarge voor : | marge décisionnelle pour : - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont |
| - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 | l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la |
| maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele | |
| marge T+1; | marge structurelle T+1; |
| - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de | - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions |
| impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash | dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir |
| flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen | être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash |
| we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende | flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice |
| boekjaar en het volgende boekjaar. | en cours et l'exercice suivant. |
| Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende | Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les |
| stappen : | étapes suivantes : |
| - hij berekent de KPI 4 zodat hij de beschikbare marges kan evalueren. | - il calcule un KPI 4 en vue de pouvoir évaluer les marges |
| Daartoe neemt hij het KPI 3-resultaat van de laatste monitoring van | disponibles. A cet effet il prend le résultat KPI 3 du dernier |
| het risico als uitgangspunt, dat hij desgevallend corrigeert en | monitoring du risque, qu'il corrige et adapte, le cas échéant, en |
| aanpast in functie van de eigen beheersparameters, | fonction des paramètres de gestion propres, |
| voorbeelden : | exemples : |
| o toegekende bijkomende kredieten of provisies, | o des crédits supplémentaires ou provisions qui ont été accordés, |
| o nieuwe uitgaven of risicofactoren die in rekening moeten worden gebracht, | o des dépenses nouvelles ou facteurs de risques à prendre en compte, |
| o gerealiseerde of onomkeerbare personeelsbewegingen (IN en OUT) die | o des mouvements de personnel (IN et OUT) réalisés ou irréversibles |
| niet in de laatste monitoring van het risico voorzien waren, | qui n'étaient pas prévus dans le dernier monitoring de risque, |
| o een raming van de toekomstige vertrekken voor zover de dienst kan | o une estimation des départs futurs, pour autant que le service puisse |
| aantonen dat deze ramingen realistisch zijn en dat in een regelmatige | prouver que ces estimations sont réalistes et qu'un suivi régulier |
| opvolging wordt voorzien; | soit mis en place; |
| - hij voegt de impact van de reeds door de inspecteur van Financiën | - il ajoute l'impact des décisions déjà approuvées par l'inspecteur |
| goedgekeurde beslissingen toe. Is de KPI 4-marge positief dan is er | des Finances. Si la marge KPI 4 est positive de nouvelles initiatives |
| ruimte voor nieuwe initiatieven; | peuvent être prises; |
| - hij identificeert de nieuwe structurele beslissingen die hij wenst | - il identifie les nouvelles décisions structurelles qu'il souhaite |
| te voorzien en verifieert of ze verenigbaar zijn met de strategische | prévoir et vérifie si elles sont compatibles avec la vision |
| visie die in het goedgekeurde personeelsplan is weergegeven. Voor de | stratégique exprimée dans le plan de personnel approuvé. Pour estimer |
| raming van de impact van deze beslissingen stelt het Sepp-team een | l'impact de ces décisions l'équipe Sepp met à disposition un catalogue |
| catalogus ter beschikking die de geïndexeerde standaardkosten voor de | de coûts qui prend en compte les coûts standards indexés pour la |
| federale loopbaan en enkele specifieke loopbanen bevat; | carrière fédérale et quelques carrières spécifiques; |
| - hij berekent een KPI 5 zodat hij de haalbaarheid van de voorziene | - il calcule un KPI 5 en vue d'évaluer la faisabilité des nouvelles |
| nieuwe beslissingen kan evalueren. Daartoe verrekent hij de impact van | décisions prévues. A cet effet il intègre l'impact de ces décisions |
| deze beslissingen in de KPI 4 marge; | dans la marge KPI 4; |
| - hij legt het finale KPI 5 rapport voor advies voor aan de inspecteur | - il soumet le rapport final KPI 5 à l'avis de l'inspecteur des |
| van Financiën; | Finances; |
| - in het belang van een transparante opvolging deelt hij alle door de | - pour permettre un suivi transparent, il communique via un formulaire |
| inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen aangaande | |
| structurele wervingen, bevorderingen en overgangen mee via het | standard que l'équipe Sepp met à disposition, toutes les décisions de |
| standaardformulier dat het Sepp-team ter beschikking stelt, aan de | recrutements structurels, de promotions et d'accessions approuvées par |
| Taskforce op volgend e-mailadres tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. Het | l'inspecteur des Finances à la Task Force via l'adresse |
| Sepp-team zal een unieke ID geven aan elke beslissing zodat haar | tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. L'équipe SEPP attribuera un ID unique |
| uitvoering gemakkelijk kan opgevolgd worden; | à chaque décision de manière à faciliter le suivi de leur exécution; |
| - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit; | - il exécute les décisions approuvées; |
| - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. | - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. |
| vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij | les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) |
| wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan | il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de |
| de inspecteur van Financiën; | l'inspecteur des Finances; |
| - een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel | - une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en |
| worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze | oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été |
| niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën | soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances; |
| is voorgelegd; | |
| - bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, | - à défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, un |
| kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van Begroting en de | recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique |
| Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich hierover gezamenlijk | et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le |
| uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na ontvangst van het | recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception |
| beroep. | du recours. |
| 6.3. Verplichtingen van de providers van gegevens | 6.3. Obligations des providers de données |
| De hierna vermelde providers leveren de gevraagde gegevens binnen de | Les providers mentionnés ci-après fournissent à l'équipe Sepp les |
| gestelde termijn aan het Sepp-team : | données demandées en respectant le timing précisé : |
| Het DG Begroting en Beleidsevaluatie levert en valideert de | La DG Budget et Evaluation de la politique fournit et valide les |
| budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar | moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après |
| en na elke begrotingsaanpassing. | chaque ajustement budgétaire. |
| Het DG Federale Accountant en Procurement levert tweemaal per maand, | La DG Comptable fédéral et Procurement fournit deux fois par mois, au |
| ten laatste de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de | plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le |
| 15e werkdag van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA | 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB |
| 12.XX.48, BA 12.XX.99 : | 12.XX.48, AB 12.XX.99 : |
| - Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL; | - La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL; |
| - Het vereffeningskrediet per BA, jaar; | - Le crédit de liquidation par AB, année; |
| - Het vastleggingskrediet per BA, jaar; | - Le crédit d'engagement par AB, année; |
| - Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL. | - La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. |
| Het DG Sociaal Secretariaat PersoPoint levert ten laatste de laatste | La DG Secrétariat social PersoPoint fournit au plus tard le dernier |
| dag van elke maand de analytische betaalgegevens via de bestanden | jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers |
| Strpay en WTIMP. | Strpay et WTIMP. |
| 7. Maatregel van bevriezing | 7. Mesure de gel |
| De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies | Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après |
| van de betrokken inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting of afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit die de toegekende budgettaire perimeter zou overschreden hebben en/of in het geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, S. VANDEPUT De Minister van Begroting, S. WILMES | avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement, du commissaire du gouvernement du budget ou du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des Ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du risque par le service. Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |