REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

16 JUILLET 2020. - Circulaire concernant l'organisation d'une réunion de projet et autres moments de consultation entre le porteur de projet/ le demandeur et l'autorité régionale

L'article 188/12 du CoBAT autorise, préalablement au dépôt de la demande de permis d'urbanisme, le porteur de projet à solliciter la tenue d'une réunion de projet auprès de l'autorité délivrante.

L'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 23 mai 2019 relatif à la réunion de projet (ci-dessous dénommé « l'arrêté ») définit un certain nombre de modalités d'organisation de cette réunion de projet.

Le but de cette réunion de projet est d'organiser un moment d'échange au cours duquel le porteur de projet pourra expliquer son projet aux autorités communales et régionale. L'objectif est d'aider le porteur de projet à bien préparer son dossier. L'organisation de cette réunion est explicitement prévue avant le dépôt de la demande de permis d'urbanisme. 1. Objet de la circulaire En ce qui concerne la réunion de projet, la présente circulaire ne fait que détailler certains points de l'arrêté et ne fait référence qu'à l'organisation d'une réunion de projet pour laquelle le Fonctionnaire délégué est l'autorité présumée compétente pour la délivrance du permis ou du certificat d'urbanisme.La réunion de projet organisée par les communes dans le cadre de leur compétence d'autorité délivrante de permis ou de certificat d'urbanisme n'est donc pas visée dans la présente circulaire.

Les objectifs de cette circulaire sont de préciser les modalités d'organisation d'une concertation entre le (futur) demandeur de permiset l'autorité délivrante sans préjudice de la décision prise par cette autorité dans le cadre de la procédure de traitement des permis ou de certificat d'urbanisme.

En particulier, la circulaire détaille le cadre d'organisation de la réunion de projet et précise plus spécifiquement (1) les objectifs ; (2) les projets visés ;(3) les participants ; (4) les documents à soumettre et le déroulement ; (5) le procès-verbal de cette réunion et (6) le traitement d'une demande de permis d'urbanisme. Pour l'application de cette présente circulaire, il faut entendre par: « Porteur de projet », le futur demandeur d'un éventuel permis d'urbanisme pour le projet concerné, durant l'étape l préalable au dépôt de la demande de permis d'urbanisme. « Demandeur », le demandeur d'un permis d'urbanisme pour le projet concerné. « Fonctionnaire délégué », le Fonctionnaire délégué désigné par le Gouvernement ou son représentant désigné au sein de l'administration en charge de l'urbanisme et du patrimoine par le fonctionnaire délégué. « Urban.brussels » est visé Bruxelles Urbanisme & Patrimoine, l'administration en charge de l'urbanisme et du patrimoine. « Réunion de projet » : réunion telle que définie à l'art 188/12 du CoBAT, organisée par le Fonctionnaire délégué préalablement au dépôt d'une demande de permis d'urbanisme. La réunion de projet se tient lors de la conception concrète d'un projet, avant d'introduire une demande de permis. Elle peut également avoir lieu avant d'introduire une nouvelle demande de permis à la suite d'un refus de permis. 2. Objectifs de la réunion de projet Outre les objectifs généraux énoncés aux articles 2 et 3 du CoBAT, les objectifs suivants sont poursuivis lors de la réunion : - rechercher la qualité spatiale : * stimuler la qualité des projets, dans le sens le plus large possible y compris la durabilité ; * recourir simultanément aux différentes expertises (des autorités publiques) liées au développement des projets ; * identifier les obstacles potentiels à la réalisation de la qualité spatiale afin de trouver des solutions à un stade précoce. - rechercher la convergence et la cohérence : * mettre en lumière à un stade précoce les éventuelles divergences de fond entre les acteurs publics, de manière à pouvoir chercher des convergences répondant au mieux aux objectifs des différentes institutions ; * économiser du temps et de l'argent grâce à une consultation anticipée et un travail coordonné. - rechercher l'efficacité et la transparence : * organiser un dialogue professionnel entre le porteur de projet et les autorités ; * coordonner les conseils des autorités publiques les plus impliquées dans l'évaluation de la qualité ; * attirer l'attention sur les dérogations majeures par rapport aux réglementations, le plus en amont possible du processus ; * concentrer de manière transparente les contacts avec les autorités, tels qu'ils ont lieu lors de la préparation d'une demande de permis d'urbanisme ; * stimuler le porteur de projet d'organiser en amont de l'élaboration de projet un processus de participation et identifier les acteurs concernés 3. Possibilité d'information du public préalablement au dépôt de la demande de permis La réunion de projet vise également le cas échéant à conseiller le porteur de projet sur l'opportunité et les modalités de mise en place d'un processus d'information et/ou de participation du public sur le projet. Le processus d'information et/ou de participation vise à informer le public, y compris les riverains, à un stade précoce du projet et avant le dépôt de permis, de l'éventuel projet futur et de son contexte urbanistique. Une attention particulière sera portée aux accès et aux gabarits.

Pendant la réunion de projet, il sera demandé au porteur de projet d'expliquer le processus de participation déjà réalisé, y compris les contacts éventuels et le résultat ou la réponse proposée. 4. Projets visés et moment de l'organisation de la réunion de projet § 1.Il est fortement recommandé d'organiser une réunion pour les projets suivants : * les projets pour lesquels la demande de permis sera soumis à l'avis du Maître-architecte ; * les projets de grande envergure en raison de leur caractère stratégique, d'un programme public ou de leur caractère emblématique ; * les projets stratégiques d'espace public ou espace verts ; * tout projet inclus dans le cadre du Plan combiné école-logement tant en amont de sa conception qu'avant le dépôt de demande de permis d'urbanisme. § 2. Si le projet répond à une des spécificités susmentionnées et si le porteur de projet n'a pas sollicité une réunion de projet, il peut être invité à prendre l'initiative de solliciter une réunion de projet par * le Fonctionnaire délégué ; * par le Maître-architecte pour le projet dont les demandes de permis qui lui seront soumises. § 3. Le Fonctionnaire délégué peut reporter une réunion de projet : * si les documents demandés n'ont pas été chargés dans les délais prévus ou en cas d'absence de renseignements suffisamment précis ou motivés ; * en cas d'imprécision sur le statut du demandeur par rapport au bien concerné par le projet, en particulier en application de l'article 6, alinéa 1er de l'arrêté du 12 décembre 2013 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale déterminant la composition du dossier de permis d'urbanisme ; * s'il propose au porteur de projet/maître d'ouvrage, de remplacer la demande de réunion de projet par un autre type de concertation en raison de la petite taille du projet ou l'absence de complexité du projet ou d'évolution significative du projet,. 5. Participants à la réunion de projet et son déroulement La réunion de projet a lieu à huis clos et dans les bureaux d'Urban.brussels. La participation se fait uniquement sur invitation de l'organisateur. Pour chaque type de réunion, le porteur de projet et les instances visées dans l'arrêté sont invités.

Par « les communes concernées », il convient d'entendre un représentant du collège des bourgmestre et échevins ou un représentant du service communal d'urbanisme ou les deux.

Par « toute instance dont l'avis est jugé utile », il convient également d'entendre notamment : 1. le représentant du cabinet du gouvernement chargé de l'urbanisme, pour toutes les réunions ; 2. Perspective.brussels et le représentant du cabinet compétent, pour les projets dans les zones stratégiques ; 3. le Maître-architecte s'il est estimé que sa présence est utile. La présentation se focalise sur le projet, à partir de plans et de croquis.

Si, pendant la réunion de projet, les différentes autorités prennent des positions fort divergentes, Urban.brussels organise, le cas échéant, des consultations internes entre ces autorités impliquées pour rechercher une position commune. 6. Documents à fournir préalablement à la réunion de projet Outre les documents visés à l'article 2, § 2 de l'arrêté, et ceux ajoutés d'initiative par le porteur de projet, celui-ci doit fournir, 7 jours calendrier avant la réunion, une synthèse du projet comprenant notamment : * une représentation de la situation existante avec des plans, des élévations, des coupes, des photos et un bref historique ; * pour l'efficacité de la réunion et en fonction des attentes du porteur ou du maître d'ouvrage, le dossier doit être suffisamment étayé et comporter de manière générale les documents suivants : 1. une représentation de la situation projetée avec plans, façades, profils des bâtiments et vues 3D avec, le cas échéant, la spécification des principales dérogations demandées par rapport au cadre réglementaire ;2. un bref argumentaire du projet, tenant compte des objectifs actuels du CoBAT et du Règlement régional d'urbanisme, y compris des aspects de durabilité.En cas de démolition projetée, un argumentaire en termes de patrimoine et d'environnement ; 3. un tableau récapitulatif des affectations existantes et projetées. * pour un projet proposé à la suite d'un refus de permis d'urbanisme pour le même site : une présentation des documents de la demande de permis concernée. * tout autre document qui contribue à la compréhension du projet.

Si ces documents ne sont pas transmis dans le délai prévu, la réunion peut être reportée. 7. Procès-verbal de la réunion de projet Après chaque réunion de projet, le Fonctionnaire délégué rédige un procès-verbal reprenant les orientations de la réunion et les recommandations et le communique aux participants, en principe dans les 10 jours calendrier.Après réception, les participants disposent de 5 jours calendrier pour adresser leurs commentaires au Fonctionnaire délégué.

Le procès-verbal est chargé dans le système informatique Nova dès qu'une demande de permis ou de certificat est introduite pour le projet concerné.

Le procès-verbal de la réunion de projet doit : * poursuivre les objectifs énoncés au point 2 ; * situer le projet dans le cadre réglementaire applicable ; * contenir au moins les éléments suivants : 1. les recommandations synthétisées de la réunion ;2. les dérogations majeures et significatives par rapport au cadre réglementaire ;3. le cas échéant, l'opportunité d'une éventuelle participation de la part des citoyens et ses modalités. Si, le cas échéant le projet se trouve dans le périmètre d'un cadre réglementaire déjà approuvé par le Gouvernement bruxellois en deuxième lecture, le procès-verbal peut également situer le projet dans ce cadre. 8. Suivi après la réunion de projet et traitement d'une demande de permis pour lequel une ou plusieurs réunion(s) de projet a eu/ont eu lieu Les participants à la réunion de projet veillent à s'informer en cas d'évolutions substantielles du projet, lorsqu'elles risquent d'avoir un impact important sur la qualité du projet ou sur l'instruction de celui-ci. Sous réserve de l'évaluation des incidences, d'objections et de commentaires substantiels divergents formulés lors de l'enquête publique et dans l'avis de la commission de concertation, et sans préjudice du déroulement de la procédure d'autorisation, le Fonctionnaire délégué s'efforcera dans chaque traitement de demande de permis de rester cohérent avec les recommandations formulées dans le(s) procès-verbal/ux des réunions et essayera de s'écarter le moins possible de ces recommandations, y compris celles concernant les dérogations par rapport au cadre réglementaire, comme demandé dans la demande de permis d'urbanisme.

Toute décision s'écartant de manière substantielle des recommandations doit être spécifiquement réfléchie. 9. Entrée en vigueur de la présente circulaire Cette circulaire entrera en vigueur le 16 juillet 2020 Bruxelles, le 16 juillet 2020. Le Secrétaire d'Etat chargé de l'Urbanisme et Patrimoine, P. SMET