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Circulaire concernant l'organisation d'une réunion de projet et autres moments de consultation entre le porteur de projet/ le demandeur et l'autorité régionale Omzendbrief betreffende de organisatie van een projectvergadering en andere overlegmomenten tussen ontwerper/aanvrager en de regionale overheid
REGION DE BRUXELLES-CAPITALE BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST
16 JUILLET 2020. - Circulaire concernant l'organisation d'une réunion 16 JULI 2020. - Omzendbrief betreffende de organisatie van een
de projet et autres moments de consultation entre le porteur de projectvergadering en andere overlegmomenten tussen
projet/ le demandeur et l'autorité régionale ontwerper/aanvrager en de regionale overheid
L'article 188/12 du CoBAT autorise, préalablement au dépôt de la Het artikel 188/12 van BWRO machtigt, voorafgaand aan het indienen van
demande de permis d'urbanisme, le porteur de projet à solliciter la de stedenbouwkundige vergunningaanvraag, de ontwerper om het houden
tenue d'une réunion de projet auprès de l'autorité délivrante. van een projectvergadering bij de vergunningverlenende overheid te
L'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 23 mai verzoeken. Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van
2019 relatif à la réunion de projet (ci-dessous dénommé « l'arrêté ») 23 mei 2019 betreffende de projectvergadering (hierna genoemd "het
définit un certain nombre de modalités d'organisation de cette réunion besluit") bepaalt een aantal modaliteiten van de organisatie van de
de projet. projectvergadering.
Le but de cette réunion de projet est d'organiser un moment d'échange De bedoeling van deze projectvergadering is een uitwisselingsmoment te
au cours duquel le porteur de projet pourra expliquer son projet aux voorzien waarop de ontwerper zijn project aan gemeentelijke en
autorités communales et régionale. L'objectif est d'aider le porteur gewestelijke overheden kan toelichten. Het doel is de aanvrager te
de projet à bien préparer son dossier. L'organisation de cette réunion helpen zijn dossier goed op te stellen. Deze vergadering is expliciet
est explicitement prévue avant le dépôt de la demande de permis voorzien voor de indiening van de aanvraag van de stedenbouwkundige
d'urbanisme. vergunning.
1. Objet de la circulaire 1. Voorwerp van deze omzendbrief
En ce qui concerne la réunion de projet, la présente circulaire ne Wat betreft de projectvergadering, detailleert deze omzendbrief
fait que détailler certains points de l'arrêté et ne fait référence slechts enkele zaken uit het besluit en komt in deze omzendbrief enkel
qu'à l'organisation d'une réunion de projet pour laquelle le de organisatie van een projectvergadering met de gemachtigde ambtenaar
Fonctionnaire délégué est l'autorité présumée compétente pour la als vermoedelijke bevoegde overheid voor het verlenen van de
délivrance du permis ou du certificat d'urbanisme. La réunion de vergunning of het stedenbouwkundig attest ter sprake. De
projet organisée par les communes dans le cadre de leur compétence projectvergadering georganiseerd door de gemeenten in het kader van
d'autorité délivrante de permis ou de certificat d'urbanisme n'est hun bevoegdheid als vergunningverlenende overheid van de vergunning of
donc pas visée dans la présente circulaire. het stedenbouwkundig attest komt dus niet ter sprake in voorliggende omzendbrief.
Les objectifs de cette circulaire sont de préciser les modalités Deze omzendbrief heeft tot doel de modaliteiten van een organisatie
d'organisation d'une concertation entre le (futur) demandeur de van overleg tussen de (toekomstige) aanvrager van een vergunning en de
permiset l'autorité délivrante sans préjudice de la décision prise par vergunningverlenende overheid te verduidelijken zonder evenwel vooruit
cette autorité dans le cadre de la procédure de traitement des permis te lopen op de beslissing genomen door deze overheid in het kader van
ou de certificat d'urbanisme. de procedure van behandeling van de vergunning of het stedenbouwkundig attest.
En particulier, la circulaire détaille le cadre d'organisation de la Meer specifiek verfijnt deze omzendbrief het kader voor de organisatie
réunion de projet et précise plus spécifiquement (1) les objectifs ; van de projectvergadering en verduidelijkt in het bijzonder (1) de
(2) les projets visés ; (3) les participants ; (4) les documents à doelstellingen; (2) de geviseerde projecten; (3) de deelnemers; (4) de
soumettre et le déroulement ; (5) le procès-verbal de cette réunion et in te dienen documenten en het verloop; (5) de notulen van deze
(6) le traitement d'une demande de permis d'urbanisme. vergadering en (6) de behandeling van een vergunningsaanvraag.
Pour l'application de cette présente circulaire, il faut entendre par: Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder:
« Porteur de projet », le futur demandeur d'un éventuel permis "Ontwerper" de toekomstige aanvrager van een mogelijke
d'urbanisme pour le projet concerné, durant l'étape l préalable au stedenbouwkundige vergunning voor het betreffende project, gedurende
dépôt de la demande de permis d'urbanisme. de etappe voorafgaand aan de indiening van de vergunning.
« Demandeur », le demandeur d'un permis d'urbanisme pour le projet "Aanvrager" de aanvrager van een stedenbouwkundige vergunning voor het
concerné. betreffende project.
« Fonctionnaire délégué », le Fonctionnaire délégué désigné par le « Gemachtigd ambtenaar » de gemachtigde ambtenaar aangesteld door de
Gouvernement ou son représentant désigné au sein de l'administration Regering of zijn aangestelde vertegenwoordiger bij de administratie
en charge de l'urbanisme et du patrimoine par le fonctionnaire belast met Stedenbouw en Erfgoed door de gemachtigde ambtenaar.
délégué. « Urban.brussels » est visé Bruxelles Urbanisme & Patrimoine, "Urban.brussels" Brussel Stedenbouw en Erfgoed, de administratie
l'administration en charge de l'urbanisme et du patrimoine. belast met stedenbouw en erfgoed.
« Réunion de projet » : réunion telle que définie à l'art 188/12 du "Projectvergadering": vergadering zoals gedefinieerd in art 188/12
BWRO georganiseerd door de gemachtigd ambtenaar voorafgaand aan de
CoBAT, organisée par le Fonctionnaire délégué préalablement au dépôt indiening van een vergunningsaanvraag. De projectvergadering vindt
d'une demande de permis d'urbanisme. La réunion de projet se tient plaats tijdens de concrete conceptie van een project, voorafgaand aan
lors de la conception concrète d'un projet, avant d'introduire une de indiening van een vergunningsaanvraag. Dit kan eveneens gebeuren
demande de permis. Elle peut également avoir lieu avant d'introduire voorafgaand aan de indiening van een nieuwe vergunningsaanvraag
une nouvelle demande de permis à la suite d'un refus de permis. volgend op de weigering van een vergunning;
2. Objectifs de la réunion de projet 2. Doelstellingen van de projectvergadering
Outre les objectifs généraux énoncés aux articles 2 et 3 du CoBAT, les Bovenop de algemene doelstellingen uiteengezet in artikel 2 en 3 van
objectifs suivants sont poursuivis lors de la réunion : het BWRO, worden volgende doelstellingen bij deze vergadering
nagestreefd:
- rechercher la qualité spatiale : - nastreven van ruimtelijke kwaliteit:
* stimuler la qualité des projets, dans le sens le plus large possible * stimuleren van de kwaliteit van projecten, in een zo breed mogelijke
y compris la durabilité ; betekenis, duurzaamheid inbegrepen;
* recourir simultanément aux différentes expertises (des autorités * gelijktijdig inzetten van de verschillende expertises (vanuit de
publiques) liées au développement des projets ; overheidsinstanties) die gepaard gaan met de ontwikkeling van
* identifier les obstacles potentiels à la réalisation de la qualité projecten; * het identificeren van potentiële hindernissen om tot ruimtelijke
spatiale afin de trouver des solutions à un stade précoce. kwaliteit te komen, om zo in een vroeg stadium oplossingen te vinden.
- rechercher la convergence et la cohérence : - nastreven van convergentie en coherentie:
* mettre en lumière à un stade précoce les éventuelles divergences de * het vroegtijdig blootleggen van eventuele inhoudelijke divergenties
fond entre les acteurs publics, de manière à pouvoir chercher des tussen publieke actoren, zodanig dat er convergenties kunnen gezocht
convergences répondant au mieux aux objectifs des différentes worden die beter beantwoorden aan de doelstellingen van de
institutions ; verschillende overheidsinstanties;
* économiser du temps et de l'argent grâce à une consultation * besparing van tijd en geld door anticiperend overleg en
anticipée et un travail coordonné. gecoördineerde werking.
- rechercher l'efficacité et la transparence : - nastreven van efficiëntie en transparantie:
* organiser un dialogue professionnel entre le porteur de projet et * organiseren van een professionele dialoog tussen ontwerper en
les autorités ; overheid;
* coordonner les conseils des autorités publiques les plus impliquées * coördineren van advies van overheidsinstanties die het nauwst
dans l'évaluation de la qualité ; betrokken zijn bij de kwaliteitsbeoordeling;
* attirer l'attention sur les dérogations majeures par rapport aux * zo vroeg mogelijk in het proces aandacht vestigen op mogelijke grote
réglementations, le plus en amont possible du processus ; afwijkingen ten opzichte van de regelgeving;
* concentrer de manière transparente les contacts avec les autorités, * transparant concentreren van de contacten met de overheidsinstanties
tels qu'ils ont lieu lors de la préparation d'une demande de permis zoals die plaatsvinden in voorbereiding van een stedenbouwkundige
d'urbanisme ; vergunning;
* stimuler le porteur de projet d'organiser en amont de l'élaboration * de aanvrager indien opportuun stimuleren om in een vroeg
de projet un processus de participation et identifier les acteurs projectstadium een participatietraject op te zetten en de te betrekken
concernés actoren te identificeren.
3. Possibilité d'information du public préalablement au dépôt de la 3. Mogelijkheid van publieke informatieverstrekking voorafgaand aan de
demande de permis La réunion de projet vise également le cas échéant à conseiller le porteur de projet sur l'opportunité et les modalités de mise en place d'un processus d'information et/ou de participation du public sur le projet. Le processus d'information et/ou de participation vise à informer le public, y compris les riverains, à un stade précoce du projet et avant le dépôt de permis, de l'éventuel projet futur et de son contexte urbanistique. Une attention particulière sera portée aux accès et aux gabarits. Pendant la réunion de projet, il sera demandé au porteur de projet d'expliquer le processus de participation déjà réalisé, y compris les contacts éventuels et le résultat ou la réponse proposée. indiening van de vergunningsaanvraag De projectvergadering beoogt eveneens in voorkomend geval de bouwheer te adviseren over de opportuniteit en de modaliteiten om een publiek informatie- en/of participatietraject op te zetten over het project. Het informatie- en/of participatietraject beoogt het publiek, met inbegrip van de omwonenden, in een vroeg projectstadium en voorafgaand aan het vergunningstraject te informeren over een mogelijk toekomstig project, en de stedenbouwkundige context ervan. Specifiek zal er aandacht gaan naar toegankelijkheid en gabarieten. Tijdens de projectvergadering zal er gevraagd worden aan de ontwerper van de projectvergadering om het reeds doorlopen participatietraject toe te lichten, met inbegrip van de eventuele contacten en het resultaat of de voorgestelde reactie erop.
4. Projets visés et moment de l'organisation de la réunion de projet 4. Geviseerde projecten en moment van organisatie van de projectvergadering
§ 1. Il est fortement recommandé d'organiser une réunion pour les § 1. Voor volgende projecten wordt sterk aangeraden dat een
projets suivants : projectvergadering georganiseerd wordt:
* les projets pour lesquels la demande de permis sera soumis à l'avis * projecten waarvan de vergunningsaanvraag onderhevig zal zijn aan het
du Maître-architecte ; advies van de Bouwmeester;
* les projets de grande envergure en raison de leur caractère * omvangrijke projecten met een strategisch karakter, een publiek
stratégique, d'un programme public ou de leur caractère emblématique ; * les projets stratégiques d'espace public ou espace verts ; * tout projet inclus dans le cadre du Plan combiné école-logement tant en amont de sa conception qu'avant le dépôt de demande de permis d'urbanisme. § 2. Si le projet répond à une des spécificités susmentionnées et si le porteur de projet n'a pas sollicité une réunion de projet, il peut être invité à prendre l'initiative de solliciter une réunion de projet par * le Fonctionnaire délégué ; * par le Maître-architecte pour le projet dont les demandes de permis qui lui seront soumises. § 3. Le Fonctionnaire délégué peut reporter une réunion de projet : * si les documents demandés n'ont pas été chargés dans les délais gericht programma of een sterk beeldbepalend karakter; * strategische projecten van publieke of groene ruimte; * elk project in het kader van het Gecombineerd plan scholen/huisvesting zowel aan het begin van de ontwerpfase als voor de indiening van een stedenbouwkundige vergunningsaanvraag. § 2. Indien het project voldoet aan een van de hierboven vermelde specificaties en indien de ontwerper geen projectvergadering aanvraagt, kan hij uitgenodigd worden om het initiatief te nemen om een projectvergadering aan te vragen door * de gemachtigd ambtenaar; * door de Bouwmeester voor een project waarvan de vergunningsaanvraag onderhevig zal zijn aan het advies van de Bouwmeester; § 3. De gemachtigd ambtenaar kan een projectvergadering uitstellen : * indien de gevraagde documenten niet opgeladen zijn binnen de voorziene termijnen of in geval van onvoldoende uitgewerkte documentatie of motivatie van het project;
prévus ou en cas d'absence de renseignements suffisamment précis ou * ingeval van onduidelijkheid over het statuut van de aanvrager ten
motivés ; * en cas d'imprécision sur le statut du demandeur par rapport au bien opzichte van het goed waarop het project betrekking heeft, meerbepaald
concerné par le projet, en particulier en application de l'article 6, in het kader van de toepassing van artikel 6, alinea 1 van het besluit
alinéa 1er de l'arrêté du 12 décembre 2013 du Gouvernement de la van 12 december 2013 van de Brusselse Hoofdstedelijke regering tot
Région de Bruxelles-Capitale déterminant la composition du dossier de vaststelling van de samenstelling van het dossier van de aanvraag voor
permis d'urbanisme ; een stedenbouwkundige vergunning;
* s'il propose au porteur de projet/maître d'ouvrage, de remplacer la * om aan de ontwerper/bouwheer voor te stellen om gezien de geringe
demande de réunion de projet par un autre type de concertation en omvang of complexiteit of het gebrek aan significante evolutie van het
raison de la petite taille du projet ou l'absence de complexité du project de aanvraag voor een projectvergadering te vervangen voor een
projet ou d'évolution significative du projet,. ander type overleg.
5. Participants à la réunion de projet et son déroulement 5. Deelnemers aan de projectvergadering en haar verloop
La réunion de projet a lieu à huis clos et dans les bureaux De projectvergadering vindt achter gesloten deuren en in de kantoren
d'Urban.brussels. La participation se fait uniquement sur invitation van Urban.brussels plaats. Aanwezigheid gebeurt enkel op uitnodiging
de l'organisateur. Pour chaque type de réunion, le porteur de projet door de organisator. Voor elk type vergadering worden de aanvrager en
et les instances visées dans l'arrêté sont invités. de instanties bedoeld in het besluit uitgenodigd.
Par « les communes concernées », il convient d'entendre un Onder « de betrokken gemeenten » wordt verstaan een vertegenwoordiger
représentant du collège des bourgmestre et échevins ou un représentant van het college van burgemeester en schepenen of een vertegenwoordiger
du service communal d'urbanisme ou les deux. van de gemeentelijke stedenbouwkundige dienst of beiden.
Par « toute instance dont l'avis est jugé utile », il convient Onder « iedere instantie wiens advies nuttig bevonden wordt », wordt
également d'entendre notamment : ondermeer verstaan:
1. le représentant du cabinet du gouvernement chargé de l'urbanisme, 1. de vertegenwoordiger van het kabinet van het regeringslid belast
pour toutes les réunions ; met Stedenbouw voor alle vergaderingen;
2. Perspective.brussels et le représentant du cabinet compétent, pour 2. Perspective.brussels en een vertegenwoordiger van het bevoegde
les projets dans les zones stratégiques ; kabinet voor de projecten in strategische zones;
3. le Maître-architecte s'il est estimé que sa présence est utile. 3. de Bouwmeester indien zijn aanwezigheid nuttig geacht wordt.
La présentation se focalise sur le projet, à partir de plans et de De presentatie focust op het project, op basis van concrete plannen en
croquis. schetsen.
Si, pendant la réunion de projet, les différentes autorités prennent Indien de verschillende overheden tijdens de projectvergadering sterk
des positions fort divergentes, Urban.brussels organise, le cas afwijkende standpunten innemen, organiseert Urban.brussels
échéant, des consultations internes entre ces autorités impliquées desgevallend een intern overleg tussen deze betrokken overheden om een
pour rechercher une position commune. gezamenlijk standpunt na te streven.
6. Documents à fournir préalablement à la réunion de projet 6. Vooraf in te dienen documenten voor de projectvergadering
Outre les documents visés à l'article 2, § 2 de l'arrêté, et ceux Bovenop de documenten gepreciseerd in artikel 2, § 2 van het besluit
ajoutés d'initiative par le porteur de projet, celui-ci doit fournir, en die op eigen initiatief toe te voegen door de ontwerper, levert
7 jours calendrier avant la réunion, une synthèse du projet comprenant deze 7 kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering een synthese van
notamment : het project met ondermeer:
* une représentation de la situation existante avec des plans, des * een weergave van de bestaande toestand met plannen, gevels, snedes,
élévations, des coupes, des photos et un bref historique ; * pour l'efficacité de la réunion et en fonction des attentes du porteur ou du maître d'ouvrage, le dossier doit être suffisamment étayé et comporter de manière générale les documents suivants : 1. une représentation de la situation projetée avec plans, façades, profils des bâtiments et vues 3D avec, le cas échéant, la spécification des principales dérogations demandées par rapport au cadre réglementaire ; 2. un bref argumentaire du projet, tenant compte des objectifs actuels du CoBAT et du Règlement régional d'urbanisme, y compris des aspects de durabilité. En cas de démolition projetée, un argumentaire en termes de patrimoine et d'environnement ; 3. un tableau récapitulatif des affectations existantes et projetées. * pour un projet proposé à la suite d'un refus de permis d'urbanisme pour le même site : une présentation des documents de la demande de permis concernée. foto's en beknopte historiek; * in het belang van de efficiëntie van de vergadering en in functie van de verwachtingen van de ontwerper of bouwheer, dient het dossier voldoende uitgewerkt te zijn en in algemene zin volgende documenten te bevatten: 1. een weergave van de geplande toestand met plannen, gevels, bouwprofielen en 3D-zichten met desgevallend specificering van de voornaamste gevraagde afwijkingen ten opzichte van het reglementair kader; 2. beknopte argumentatie van het project, rekening houdend met de geldende doelstellingen van de BWRO en de gewestelijke stedenbouwkundige verordening, duurzaamheidsaspecten inbegrepen. Bij geplande sloop worden argumenten aangebracht in functie van erfgoed en milieu.; 3. een overzichtstabel van de bestaande en geplande bestemmingen; * voor een project voorgesteld volgend op een weigering van een stedenbouwkundige vergunning op hetzelfde terrein: een voorstelling van de documenten van de betreffende vergunningsaanvraag.
* tout autre document qui contribue à la compréhension du projet. * ieder ander document dat bijdraagt tot het inzicht in het project.
Si ces documents ne sont pas transmis dans le délai prévu, la réunion Indien deze documenten niet binnen deze termijn geleverd worden, kan
peut être reportée. de projectvergadering uitgesteld worden.
7. Procès-verbal de la réunion de projet 7. Notulen van de projectvergadering
Après chaque réunion de projet, le Fonctionnaire délégué rédige un De gemachtigd ambtenaar maakt na elke projectvergadering steeds een
procès-verbal reprenant les orientations de la réunion et les proces-verbaal van de projectvergadering met oriëntaties,
recommandations et le communique aux participants, en principe dans aanbevelingen en openstaande vragen en stuurt deze rond naar de
les 10 jours calendrier. Après réception, les participants disposent deelnemers, in principe binnen de 10 kalenderdagen. Na ontvangst
de 5 jours calendrier pour adresser leurs commentaires au kunnen er binnen de 5 kalenderdagen opmerkingen overgemaakt worden
Fonctionnaire délégué. door de deelnemers aan de gemachtigd ambtenaar.
Le procès-verbal est chargé dans le système informatique Nova dès Vanaf het moment dat er een aanvraag van de stedenbouwkundige
qu'une demande de permis ou de certificat est introduite pour le vergunning of attest ingediend wordt voor het betreffende project
projet concerné. wordt het proces-verbaal opgeladen in het informaticasysteem Nova.
Le procès-verbal de la réunion de projet doit : Het proces-verbaal van de projectvergadering dient:
* poursuivre les objectifs énoncés au point 2 ; * de in punt 2 vermelde doelstellingen na te streven;
* situer le projet dans le cadre réglementaire applicable ; * het project te positioneren binnen het geldende reglementair kader;
* contenir au moins les éléments suivants : * minstens volgende elementen te bevatten:
1. les recommandations synthétisées de la réunion ; 2. les dérogations majeures et significatives par rapport au cadre réglementaire ; 3. le cas échéant, l'opportunité d'une éventuelle participation de la part des citoyens et ses modalités. Si, le cas échéant le projet se trouve dans le périmètre d'un cadre réglementaire déjà approuvé par le Gouvernement bruxellois en deuxième lecture, le procès-verbal peut également situer le projet dans ce cadre. 8. Suivi après la réunion de projet et traitement d'une demande de permis pour lequel une ou plusieurs réunion(s) de projet a eu/ont eu lieu Les participants à la réunion de projet veillent à s'informer en cas d'évolutions substantielles du projet, lorsqu'elles risquent d'avoir un impact important sur la qualité du projet ou sur l'instruction de celui-ci. Sous réserve de l'évaluation des incidences, d'objections et de commentaires substantiels divergents formulés lors de l'enquête publique et dans l'avis de la commission de concertation, et sans préjudice du déroulement de la procédure d'autorisation, le 1. de gesynthetiseerde aanbevelingen van de vergadering; 2. de grootste en meest significante afwijkingen op het reglementair kader; 3. desgevallend de wenselijkheid van een mogelijke burgerparticipatie en over haar modaliteiten. Indien desgevallend het project zich bevindt binnen de perimeter van een reeds in tweede lezing door de Brusselse Regering goedgekeurd reglementair plan, kan het proces-verbaal eveneens het project positioneren binnen dit kader. 8. Opvolging van de projectvergadering en behandeling van een vergunningsaanvraag waarvoor een of meerdere projectvergadering(en) heeft/hebben plaatsgevonden De deelnemers aan de projectvergadering trachten elkaar op de hoogte te brengen van substantiële wijzigingen in het project, wanneer deze een belangrijke impact zullen hebben op de kwaliteit van het project of op de behandeling ervan Onder voorbehoud van de evaluatie van de effecten, afwijkende substantiële bezwaren en opmerkingen geformuleerd tijdens het openbaar onderzoek en in het advies van de overlegcommissie, en zonder vooruit
Fonctionnaire délégué s'efforcera dans chaque traitement de demande de te lopen op het verloop van de vergunningsprocedure zal de gedelegeerd
permis de rester cohérent avec les recommandations formulées dans ambtenaar bij elke behandeling van een vergunningsaanvraag nastreven
le(s) procès-verbal/ux des réunions et essayera de s'écarter le moins om coherent te blijven met de aanbevelingen geformuleerd in het
possible de ces recommandations, y compris celles concernant les verslag van het overleg en zo min mogelijk van deze aanbevelingen
dérogations par rapport au cadre réglementaire, comme demandé dans la trachten af te wijken, met inbegrip van afwijkingen op het
demande de permis d'urbanisme. reglementair kader zoals gevraagd in de vergunningsaanvraag.
Toute décision s'écartant de manière substantielle des recommandations Elke beslissing die substantieel afwijkt van de aanbevelingen dient
doit être spécifiquement réfléchie. grondig afgewogen te worden.
9. Entrée en vigueur de la présente circulaire 9. Inwerkingtreding van deze omzendbrief
Cette circulaire entrera en vigueur le 16 juillet 2020 Deze omzendbrief treedt in werking op 16 juli 2020.
Bruxelles, le 16 juillet 2020. Brussel, 16 juli 2020.
Le Secrétaire d'Etat chargé de l'Urbanisme et Patrimoine, De Staatssecretaris belast met Stedenbouw en Erfgoed,
P. SMET P. SMET
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