SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

15 DECEMBRE 2015. - Circulaire n° 650 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque année de 2016 à 2019. Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS).

Avec la circulaire n° 645 du 12 mai 2015 (MB du 26 mai 2015), le processus de monitoring fédéral du risque a été initialisé et progressivement implémenté en concertation avec tous les acteurs concernés. La méthodologie pour le calcul des KPI permettant d'évaluer le risque de dépassement a été décrite dans la circulaire n° 644 du 12 mai 2015 (MB du 26 mai 2015). La plateforme Sepp, gérée par le SPF P&O, garantit l'application uniforme de cette méthodologie et la production des KPI's pour plus de 120 entités qui appartiennent au scope du monitoring.

Grâce aux deux cycles de monitoring qui ont eu lieu en 2015, sur base de mai et de septembre, toutes les parties prenantes ont pu se familiariser avec l'intérêt du nouveau rapportage et de la gestion du risque comme composante essentielle d'une politique RH responsabilisante dans un contexte d'économie. Les réalisations forment le point de départ pour optimaliser, stabiliser et standardiser le processus en 2016, en concertation avec les acteurs concernés.

La présente circulaire contient des informations relatives au monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 et 2017 et fixe les enveloppes de personnel 2016 et leur préfiguration pour 2017.

L'attention est attirée sur le fait que pour 2017 une correction standard des charges totales T+1 de 1 % est prévue pour compenser le surcoût du basculement vers le système de bonification dans les enveloppes de personnel. Cette correction est appliquée en attente d'une évaluation affinée dans le monitoring de janvier 2017. 2. Task Force Une Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la matière. Dans cette Task Force siègent des représentants du Ministre de la Fonction publique et du Ministre du Budget ainsi que des SPF P&O et B&Cg. 3. Principes de base d'une analyse du risque - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. Ce processus doit pouvoir être audité. - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base desquelles le risque est calculé. - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque trois fois par an conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges.

L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence janvier, mai et septembre. - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données de paie individuelles et sur la détection des événements connus ou prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement. - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de chaque décision générant un impact structurel sur les frais de personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis.

Dans la présente circulaire les termes « avis préalable » réfèrent aux autorités de contrôle : inspecteur des Finances, commissaire du gouvernement du budget (pour les IPSS), délégué du ministre du Budget.

A défaut la demande de l'avis sera adressée au chef de corps de l'inspection des Finances qui désignera l'inspecteur des finances compétent pour traiter la demande. - Le plan de personnel des SPF et SPP est élaboré par le Comité de Direction et approuvé par le (les) ministre(s) compétent(s) en application de l'article 5, alinéa 4, de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral.

Le président du SPF ou SPP est chargé du management opérationnel de son service sur base de l'article 6 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 susmentionné. En cette qualité, il est responsable de façon autonome de l'exécution du plan de personnel et de la prise de décisions RH qui sont compatibles avec la vision stratégique exprimée dans le plan et les principes de base d'une analyse de risque susmentionnés. 4. KPI pour l'analyse du risque Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base et KPI suivants : Indicateurs de base : - le nombre d'ETP par mois - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois - le nombre de départs définitifs sur 12 mois - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs définitifs. KPI 1 : exprime le rapport entre les charges totales corrigées des 12 derniers mois et le budget KPI 1bis : exprime le rapport entre les charges totales calculées de l'année en cours et le budget KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris l'impact des événements irréversibles, et le budget.

Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures.

L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel : KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les décisions opérationnelles KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises dans la marge décisionnelle disponible.

La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 644 qui définit également les concepts de base. 5. Champ d'application et implémentation 5.1. Champ d'application Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe.

L'extension du nombre d'enveloppes de personnel en 2016 s'inscrit dans l'objectif de responsabilisation qui est poursuivi par le monitoring fédéral du risque.

L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis; - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de transparence et de responsabilité.

La répartition des entités en groupes est la suivante : 1. les enveloppes de personnel : o 1.1 les enveloppes pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes o 1.2 les enveloppes des institutions publiques de sécurité sociale 2. les services qui utilisent leur propre système d'évaluation du risque : o 2.1. Défense o 2.2. Police 3. les autres entités. Le tableau donne, par entité : - le code de l'entité - la dénomination de l'entité - les crédits initiaux 2016 (colonne1). Il s'agit de la limite d'engagement 2016. - l'économie 2017 de 2% (colonne 2) - la limite d'engagement 2017 (colonne 3= colonne 1 - colonne 2). Il s'agit d'une préfiguration sur base des crédits 2016 et de l'économie prévue en 2017.

Aux limites d'engagement des entités concernées peuvent être ajoutés les droits de tirage suivants : - les droits de tirage sur la provision interdépartementale pour couvrir le paiement des arriérés des primes de développement des compétences. Chaque monitoring de risque en 2016 intègre dans les limites d'engagement l'évaluation des arriérés observés; - les droits de tirage sur la provision `Asile et migration' et toute autre provision décidée par le Conseil des Ministres pour couvrir des charges de personnel supplémentaires. Chaque monitoring de risque en 2016 intègre dans les limites d'engagement l'évaluation des coûts observés des contrats pour lesquels les services concernés souhaitent demander une répartition de la provision.

Ces limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au même rythme que le monitoring de risque. 5.2. Implémentation 5.2.1. Les enveloppes de personnel A. Les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes Les KPI 2 et 3 sont calculés via la plateforme Sepp sur la base des données communiquées par les enveloppes de personnel et les providers externes.

Les enveloppes de personnel fournissent chaque mois, au plus tard le 15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, les données suivantes : - Les OUT définitifs actualisés - Les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE. Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec le service.

Un service peut disposer dans l'enveloppe de personnel d'une marge décisionnelle pour : - des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la marge structurelle T+1; - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice en cours et l'exercice suivant.

Evaluation et utilisation de la marge décisionnelle Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les étapes suivantes : - il évalue les marges disponibles conformément au KPI 4 sur la base d'un modèle de rapport standard fourni par la plateforme Sepp et dans lequel : o il peut adapter l'évaluation des paramètres standard `dépenses propres' et `évolution naturelle de la masse salariale' en fonction des paramètres de gestion propres; o il peut prévoir des corrections des charges pour l'enveloppe spécifiquement; o il intègre l'impact évalué des décisions qui sont formellement en cours d'exécution; - il évalue l'impact des décisions structurelles qu'il souhaite prévoir, sur la base des indicateurs de coût fournis et publiés par le SPF P&O, et les intègre dans le rapport conformément au KPI 5; - il soumet le rapport à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget; - il exécute les décisions approuvées après les avoir communiquées au ministre compétent et aux ministres du Budget et de la Fonction publique via la Task Force. Il utilise pour ce faire un formulaire standard publié par le SPF P&O dans lequel un ID unique est donné à chaque décision, faisant référence à l'avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget; - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget dans un rapport ad hoc dont le modèle a été convenu au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget; - Une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget; - A défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception du recours. - En 2016 un processus structuré sera mis en place avec les inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du budget, la Task Force et les services pour permettre un suivi efficace et transparent des décisions structurelles approuvées.

L'implémentation de ce processus implique que : o les services structurent soigneusement les décisions qu'ils soumettent pour accord à l'inspecteur des Finances, au commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du budget; o les inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du budget communiquent les décisions approuvées à la Task Force (tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be) en distinguant sans ambiguïté chacune de celles-ci pour faciliter ainsi l'attribution d'une ID unique par le SPF P&O. B. Les institutions publiques de sécurité sociale Les institutions publiques de sécurité sociale fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. Compte tenu du fait que ces institutions disposent d'un système de données salariales propre, un groupe de travail, avec des représentants du collège des institutions publiques de sécurité sociale et de la Task Force, évaluera la méthodologie proposée par les institutions sur base d'une documentation complète de la méthodologie, qui s'inspire des principes de la méthodologie SEPP et qui doit être transparente et auditable.

A partir de 2016 et au plus tard le 30 juin 2016, un instrument de monitoring des crédits de personnel sera appliqué par les IPSS, dont les principes sont repris au contrat d'administration. La Task Force approuve, ensemble avec les ministres de tutelle et le collège des IPSS, la méthodologie.

Durant cette période transitoire, les IPSS ne peuvent prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord du commissaire du gouvernement du budget sur la base d'une demande motivée. 5.2.2. Entités disposant de leur propre système d'évaluation Les entités concernées bénéficient d'une période transitoire pour pouvoir évoluer vers un système d'évaluation commun.

Défense Les entités de la Défense reprises au point 2.1. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. Vu le fait que la Défense mène sa politique RH dans le cadre d'une enveloppe globale Défense, un groupe de travail, sous la surveillance de la Task Force, se chargera de : - définir le périmètre des entités à monitorer - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp.

Durant cette période transitoire, la Défense ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée.

Police fédérale Les entités de la Police fédérale reprises au point 2.2. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. Etant donné que la Police fédérale mène sa politique RH dans le cadre d'une limite d'engagement globale en matière de dépenses de personnel, un groupe de travail, constitué des représentants de la Police fédérale, de la Task Force et ensemble avec l'inspecteur des Finances, se chargera de : - élaborer un planning permettant l'intégration complète au plus tard le 30 juin 2016 de la Police fédérale dans le processus de monitoring de risque; - définir le périmètre des enveloppes à monitorer en tenant compte des réalités fonctionnelles de la police et des flux de personnels spécifiques; - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp, en tenant compte des spécificités de la Police fédérale (e. a. les risques suite au caractère intégré des services de police); - si, le cas échéant, il est estimé nécessaire, la convergence de cette méthodologie vers la méthodologie Sepp moyennant des évaluations des résultats de test de plusieurs cycles de monitoring consécutifs.

Sur base des résultats du groupe de travail, la Task Force approuvera, ensemble avec le ministre de tutelle, le périmètre des enveloppes de la Police fédérale ainsi que la méthodologie qui sera mise en oeuvre pour calculer les KPI. Durant cette période transitoire, la Police fédérale ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. 5.2.3. Autres entités Les entités reprises au point 3 du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est publié par le SPF P&O : - le nombre d'ETP - les charges totales pour autant que ces entités ne communiquent pas leurs charges totales au SPF B&Cg via le processus eOIP. Elles calculent elles-mêmes leurs KPI 2 et KPI 3 sur la base d'une méthodologie qui repose sur les principes de la méthodologie Sepp et qui a été validée par l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. Elles communiquent au SPF P&O les KPI validés par l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget.

Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget.

Cependant, elles ne rapportent à l'inspecteur des Finances, au commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du Budget qu'après avoir communiqué au SPF P&O le nombre d'ETP payés et les charges totales depuis janvier 2014. 5.3. Obligations des providers externes Les providers mentionnés ci-après fournissent les données demandées en respectant le timing précisé : Le SPF B&Cg, service Assistance à l'élaboration du Budget, fournit et valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice et après chaque adaptation budgétaire.

Le SPF B&Cg, Federal Accoutant, fournit deux fois par mois, au plus tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB 12.XX.48, AB 12.XX.99 : o La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL o Le crédit de liquidation par AB, année o Le crédit d'engagement par AB, année o La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. Le SPF B&Cg fournit les moyens budgétaires du personnel des organismes d'intérêt public et autres organismes à dotation et des institutions publiques de sécurité sociale, validés par les inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du Budget, au début de l'exercice et après chaque adaptation budgétaire.

Le SPF B&Cg fournit les réalisations de personnel mensuelles des organismes d'intérêt public et autres organismes à dotation et des institutions publiques de sécurité sociale, validés par les inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du Budget au plus tard le 5ième jour ouvrable du deuxième mois suivant le mois de paiement.

Le SPF B&Cg fournit la liste des entités qui peuvent faire valoir des droits de tirage sur une provision interdépartementale.

Le SCDF fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP. Le SPF P&O, service IFA, fournit, par service public et pour chaque personne inscrite à au moins une formation certifiée, la ou les dates spoc concernées via la source ITMA. Le SPF Affaires étrangères fournit, au plus tard le 15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, pour l'entité 14.02_Personnel expatrié : o les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par le SCDF en identifiant la part revenant au personnel des postes; o la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois.

Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de qualité attendu sont définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec chaque provider concerné. 6. Rapport de monitoring du risque Les données consolidées concernant les indicateurs de base et les KPI 1, 2 et 3 sont communiquées par le SPF P&O à chaque service et aux inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du Budget concernés et intégrées dans un rapport qu'il transmet à la Task Force. Après validation par la Task Force, le rapport est communiqué aux instances suivantes : - le ministre de la Fonction publique et le Ministre du Budget qui le soumettent au Conseil des ministres; - le collège des présidents des services publics fédéraux et de programmation; - le collège des institutions publiques de sécurité sociale et leurs Ministres compétents; - les fonctionnaires dirigeants des organismes d'intérêt public; - le chef de corps de l'inspection des Finances.

En fin d'exercice et au plus tard préalablement au monitoring de janvier de l'exercice suivant, une analyse du rapport réalisations/moyens budgétaires (KPI 1bis) est effectuée pour toutes les entités par la Task Force. Les entités pour lesquelles un dépassement a été observé devront en tous cas le documenter. La Task Force fera rapport au Conseil des ministres des cas de dépassement. 7. Nouvelle mesure de gel Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas d'une gestion insuffisante du risque par le service.8. Abrogation de circulaire La circulaire nr.645 du 12 mai 2015. Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016 est abrogée.

La Ministre du Budget, Mme S. WILMES Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT

Pour la consultation du tableau, voir image