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Circulaire n° 650 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 Omzendbrief nr. 650 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2016 en 2017 en de personeelsenveloppes 2016 en 2017
SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION 15 DECEMBRE 2015. - Circulaire n° 650 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux. Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE 15 DECEMBER 2015. - Omzendbrief nr. 650 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2016 en 2017 en de personeelsenveloppes 2016 en 2017 Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut en gelijkgestelde instellingen, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, 1. Context In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de
linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2
année de 2016 à 2019. % in elk van de jaren 2016 tot 2019.
Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven
d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met
fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren.
Avec la circulaire n° 645 du 12 mai 2015 (MB du 26 mai 2015), le Met de omzendbrief nr. 645 van 12 mei 2015 (BS van 26 mei 2015) werd
processus de monitoring fédéral du risque a été initialisé et het proces van federale monitoring van het risico geïnitialiseerd en
progressivement implémenté en concertation avec tous les acteurs progressief geïmplementeerd in samenspraak met alle betrokken actoren.
concernés. La méthodologie pour le calcul des KPI permettant d'évaluer De methodologie voor de berekening van de KPI's die toelaten het
le risque de dépassement a été décrite dans la circulaire n° 644 du 12 risico op overschrijding te evalueren werd beschreven in omzendbrief
mai 2015 (MB du 26 mai 2015). La plateforme Sepp, gérée par le SPF nr. 644 van 12 mei 2015 (BS van 26 mei 2015). Het Sepp-platform,
P&O, garantit l'application uniforme de cette méthodologie et la beheerd door de FOD P&O, waarborgt een uniforme toepassing van deze
methodologie en staat in voor de productie van de KPI's voor de meer
production des KPI's pour plus de 120 entités qui appartiennent au dan 120 entiteiten die tot de scope van de monitoring behoren.
scope du monitoring.
Grâce aux deux cycles de monitoring qui ont eu lieu en 2015, sur base Dankzij de twee cycli van monitoring die in 2015 werden doorlopen, op
de mai et de septembre, toutes les parties prenantes ont pu se basis van mei en september, hebben alle belanghebbenden zich kunnen
familiariser avec l'intérêt du nouveau rapportage et de la gestion du vertrouwd maken met het belang van de nieuwe rapportering en van het
risque comme composante essentielle d'une politique RH risicobeheer als essentiële component van een geresponsabiliseerd
responsabilisante dans un contexte d'économie. Les réalisations HR-beleid binnen een context van besparingen. De verworvenheden
forment le point de départ pour optimaliser, stabiliser et hiervan vormen het uitgangspunt om het proces in 2016 verder te
standardiser le processus en 2016, en concertation avec les acteurs optimaliseren, te stabiliseren en te standaardiseren in overleg met de
concernés. betrokken actoren.
La présente circulaire contient des informations relatives au Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het
monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 risico op overschrijding van de kredieten in 2016 en 2017 en legt de
et 2017 et fixe les enveloppes de personnel 2016 et leur préfiguration personeelsenveloppes 2016 en hun prefiguratie voor 2017 vast.
pour 2017. L'attention est attirée sur le fait que pour 2017 une correction De aandacht wordt erop gevestigd dat voor 2017 standaard een correctie
standard des charges totales T+1 de 1 % est prévue pour compenser le van de totale lasten T+1 met 1 % wordt voorzien om de meerkost van de
surcoût du basculement vers le système de bonification dans les kanteling naar het bonificatiesysteem in de personeelsenveloppes op te
enveloppes de personnel. Cette correction est appliquée en attente vangen. Deze correctie gebeurt in afwachting van een verfijnde
d'une évaluation affinée dans le monitoring de janvier 2017. evaluatie in de monitoring van januari 2017.
2. Task Force 2. Task Force
Une Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des Een Task Force is belast met de opvolging van de evolutie van de
crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de
matière. methodologie dienaangaande.
Dans cette Task Force siègent des représentants du Ministre de la In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van
Fonction publique et du Ministre du Budget ainsi que des SPF P&O et Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B.
B&Cg. 3. Principes de base d'une analyse du risque 3. Basisprincipes van een analyse van het risico
- Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est - De monitoring van het risico op overschrijding van de
un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij
Ce processus doit pouvoir être audité. elke federale entiteit. Dit proces moet auditeerbaar zijn.
- La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut - De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan
demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse
desquelles le risque est calculé. van het risico is berekend.
- Chaque entité est tenue d'évaluer le risque trois fois par an - Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren
conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten.
L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence janvier, De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en
mai et septembre. september.
- La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de
de paie individuelles et sur la détection des événements connus ou individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene
prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement. evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen.
- Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt
strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te
chaque décision générant un impact structurel sur les frais de evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de
personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te
- L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de
délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de
avant de remettre un avis. dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven.
Dans la présente circulaire les termes « avis préalable » réfèrent aux In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies"
autorités de contrôle : inspecteur des Finances, commissaire du naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën,
gouvernement du budget (pour les IPSS), délégué du ministre du Budget. regeringscommissaris van budget (voor de OISZ), afgevaardigde van de
minister van begroting.
A défaut la demande de l'avis sera adressée au chef de corps de Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de
l'inspection des Finances qui désignera l'inspecteur des finances korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde Inspecteur
compétent pour traiter la demande. van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen.
- Le plan de personnel des SPF et SPP est élaboré par le Comité de - Het personeelsplan van de FODs en PODs wordt opgemaakt door het
Direction et approuvé par le (les) ministre(s) compétent(s) en Directiecomité en goedgekeurd door de bevoegde minister(s) in
application de l'article 5, alinéa 4, de l'arrêté royal du 7 novembre toepassing van artikel 5, 4e lid van het koninklijk besluit van 7
2000 portant création et composition des organes communs à chaque november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die
service public fédéral. gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst.
Le président du SPF ou SPP est chargé du management opérationnel de De voorzitter van de FOD of POD is belast met het operationeel
son service sur base de l'article 6 de l'arrêté royal du 7 novembre management van zijn dienst op basis van artikel 6 van voornoemd
2000 susmentionné. En cette qualité, il est responsable de façon koninklijk besluit van 7 november 2000. In deze hoedanigheid is hij
autonome de l'exécution du plan de personnel et de la prise de autonoom verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsplan en
décisions RH qui sont compatibles avec la vision stratégique exprimée het nemen van HR-beslissingen die compatibel zijn met de strategische
dans le plan et les principes de base d'une analyse de risque visie uitgedrukt in het plan en met voornoemde basisprincipes van de
susmentionnés. analyse van het risico.
4. KPI pour l'analyse du risque 4. KPI's voor analyse van het risico
Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van
et KPI suivants : volgende basisindicatoren en KPI's :
Indicateurs de base : Basisindicatoren :
- le nombre d'ETP par mois - het aantal VTE's per maand
- l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois - de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden
- le nombre de départs définitifs sur 12 mois - het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden
- l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs - de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de
définitifs. definitieve vertrekken
KPI 1 : exprime le rapport entre les charges totales corrigées des 12 KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten
derniers mois et le budget van de laatste 12 maanden en het budget
KPI 1bis : exprime le rapport entre les charges totales calculées de KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten
l'année en cours et le budget van het lopende jaar en het budget
KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het
KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris budget KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief
l'impact des événements irréversibles, et le budget. de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget.
Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten.
L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's.
Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor
pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel : de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke :
KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de
décisions opérationnelles operationele beslissingen
KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene
dans la marge décisionnelle disponible. beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge.
De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de
La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 644 qui définit omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert.
également les concepts de base.
5. Champ d'application et implémentation 5. Toepassingsgebied en implementatie
5.1. Champ d'application 5.1. Toepassingsgebied
Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale
monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe. monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage.
L'extension du nombre d'enveloppes de personnel en 2016 s'inscrit dans De uitbreiding van het aantal personeelsenveloppes in 2016 kadert in
l'objectif de responsabilisation qui est poursuivi par le monitoring het objectief van responsabilisering dat door de federale monitoring
fédéral du risque. van het risico wordt nagestreefd.
L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig :
- il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits - het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de
et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit
sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis; ondubbelzinnig gekend zijn en kunnen opgevolgd worden;
- il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au - het is ook een beheersmechanisme dat het management toelaat zijn
management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire
dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de perimeter te benutten volgens de principes van autonomie,
transparence et de responsabilité. transparantie en verantwoordelijkheid.
La répartition des entités en groupes est la suivante : De entiteiten zijn ingedeeld in volgende groepen :
1. les enveloppes de personnel : 1. de personeelsenveloppes :
o 1.1 les enveloppes pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige
données de paie complètes loonkostgegevens beschikt
o 1.2 les enveloppes des institutions publiques de sécurité sociale o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale zekerheid;
2. les services qui utilisent leur propre système d'évaluation du 2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico
risque : hanteren :
o 2.1. Défense o 2.1. Defensie
o 2.2. Police o 2.2. Politie
3. les autres entités. 3. de andere entiteiten.
Le tableau donne, par entité : De tabel geeft, per entiteit :
- le code de l'entité - de code van de entiteit
- la dénomination de l'entité - de benaming van de entiteit
- les crédits initiaux 2016 (colonne1). Il s'agit de la limite - de initiële kredieten 2016 (kolom 1). Dit is de vastleggingslimiet
d'engagement 2016. 2016.
- l'économie 2017 de 2% (colonne 2) - de besparing 2017 van 2% (kolom 2)
- la limite d'engagement 2017 (colonne 3= colonne 1 - colonne 2). Il - de vastleggingslimiet 2017 (kolom 3= kolom 1-kolom 2). Dit is een
s'agit d'une préfiguration sur base des crédits 2016 et de l'économie prefiguratie op basis van de kredieten 2016 en de voorziene besparing
prévue en 2017. 2017.
Aux limites d'engagement des entités concernées peuvent être ajoutés De vastleggingslimieten van de betrokken entiteiten kunnen in
les droits de tirage suivants : voorkomend geval verhoogd worden met volgende trekkingsrechten :
- les droits de tirage sur la provision interdépartementale pour - de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie om de
couvrir le paiement des arriérés des primes de développement des betaling te dekken van de achterstallen van de premies voor
compétences. Chaque monitoring de risque en 2016 intègre dans les competentieontwikkeling. Elke monitoring van het risico in 2016
limites d'engagement l'évaluation des arriérés observés; integreert in de vastleggingslimieten de evaluatie van de
geobserveerde achterstallen;
- les droits de tirage sur la provision `Asile et migration' et toute - de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie `Asiel en
autre provision décidée par le Conseil des Ministres pour couvrir des migratie' en op elke andere provisie waartoe de Ministerraad beslist
charges de personnel supplémentaires. Chaque monitoring de risque en om meeruitgaven inzake personeel te dekken. Elke monitoring van het
2016 intègre dans les limites d'engagement l'évaluation des coûts risico in 2016 integreert in de vastleggingslimieten de evaluatie van
observés des contrats pour lesquels les services concernés souhaitent de geobserveerde kosten van de contracten waarvoor de betrokken
demander une répartition de la provision. diensten een verdeling van de provisie wensen aan te vragen.
Ces limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au De vastleggingslimieten kunnen, waar nodig, geactualiseerd worden op
même rythme que le monitoring de risque. hetzelfde ritme als de monitoring van het risico.
5.2. Implémentation 5.2. Implementatie
5.2.1. Les enveloppes de personnel 5.2.1. De personeelsenveloppes
A. Les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données A. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige
de paie complètes loonkostgegevens beschikt
Les KPI 2 et 3 sont calculés via la plateforme Sepp sur la base des De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de
données communiquées par les enveloppes de personnel et les providers gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe
externes. providers.
Les enveloppes de personnel fournissent chaque mois, au plus tard le De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e
15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, les données suivantes : werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens :
- Les OUT définitifs actualisés - De geactualiseerde definitieve OUT
- Les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE. - De geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE.
Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau
qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O
le service. met de dienst afsluit.
Un service peut disposer dans l'enveloppe de personnel d'une marge De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een
décisionnelle pour : beslissingsmarge voor :
- des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont
l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12
maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele
marge structurelle T+1; marge T+1;
- et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de
dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash
être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen
flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende
en cours et l'exercice suivant. boekjaar en het volgende boekjaar.
Evaluation et utilisation de la marge décisionnelle Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge
Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende
étapes suivantes : stappen :
- il évalue les marges disponibles conformément au KPI 4 sur la base - hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een
d'un modèle de rapport standard fourni par la plateforme Sepp et dans model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd
lequel : en waarin hij :
o il peut adapter l'évaluation des paramètres standard `dépenses o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en
propres' et `évolution naturelle de la masse salariale' en fonction `natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van
des paramètres de gestion propres; de eigen beheersparameters;
o il peut prévoir des corrections des charges pour l'enveloppe spécifiquement; o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe;
o il intègre l'impact évalué des décisions qui sont formellement en o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde
cours d'exécution; beslissingen integreert;
- il évalue l'impact des décisions structurelles qu'il souhaite - hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij
prévoir, sur la base des indicateurs de coût fournis et publiés par le wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en
SPF P&O, et les intègre dans le rapport conformément au KPI 5; gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform
- il soumet le rapport à l'avis de l'inspecteur des Finances, du KPI 5; - hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van
commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget; Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister
- il exécute les décisions approuvées après les avoir communiquées au van begroting; - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te
ministre compétent et aux ministres du Budget et de la Fonction hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en
publique via la Task Force. Il utilise pour ce faire un formulaire van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een
standard publié par le SPF P&O dans lequel un ID unique est donné à standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke
chaque décision, faisant référence à l'avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget; - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget dans un rapport ad hoc dont le modèle a été convenu au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget; - Une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget; - A défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting; - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting voorafgaandelijk is overlegd; - Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting is voorgelegd; - Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van
et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich
recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na
du recours. ontvangst van het beroep;
- En 2016 un processus structuré sera mis en place avec les - In 2016 zal met de inspecteurs van Financiën, de
inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du regeringscommissarissen of de afgevaardigden van de minister van
ministre du budget, la Task Force et les services pour permettre un begroting, de Task Force en de diensten een gestructureerd proces op
suivi efficace et transparent des décisions structurelles approuvées. punt gesteld worden met het oog op een efficiënte en transparante
L'implémentation de ce processus implique que : o les services structurent soigneusement les décisions qu'ils soumettent pour accord à l'inspecteur des Finances, au commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du budget; o les inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du budget communiquent les décisions approuvées à la Task Force (tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be) en distinguant sans ambiguïté chacune de celles-ci pour faciliter ainsi l'attribution opvolging van de goedgekeurde structurele beslissingen. De implementatie van dit proces vereist dat : o de diensten de beslissingen die ze voor akkoord voorleggen aan de inspecteur van Financiën, regeringscommissaris of afgevaardigde van de minister van begroting zorgvuldig structureren; o de inspecteurs van Financiën, de regeringscommissarissen of de afgevaardigden van de minister van begroting de goedgekeurde beslissingen meedelen aan de Task Force (tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be). Ze zorgen voor een ondubbelzinnige identificatie van deze beslissingen zodat het toekennen van een unieke code eraan door de FOD P&O wordt
d'une ID unique par le SPF P&O. vergemakkelijkt.
B. Les institutions publiques de sécurité sociale B. De openbare instellingen van sociale zekerheid
Les institutions publiques de sécurité sociale fournissent chaque De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks,
mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand,
paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's in een formaat dat door de
publié par le SPF P&O. FOD P&O wordt gepubliceerd.
Compte tenu du fait que ces institutions disposent d'un système de Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen
données salariales propre, un groupe de travail, avec des systeem van loongegevens beschikken, zal een werkgroep met
représentants du collège des institutions publiques de sécurité vertegenwoordigers van het college van de openbare instellingen van
sociale et de la Task Force, évaluera la méthodologie proposée par les sociale zekerheid en de Task Force de door de instellingen
institutions sur base d'une documentation complète de la méthodologie, voorgestelde methodologie evalueren op basis van een volledig
qui s'inspire des principes de la méthodologie SEPP et qui doit être gedocumenteerde methodologie, die geïnspireerd is op de principes van
transparente et auditable. de SEPP methodologie en die transparant en auditeerbaar moet zijn.
A partir de 2016 et au plus tard le 30 juin 2016, un instrument de Vanaf 2016 en ten laatste op 30 juni 2016, zal door de OISZ een
monitoring des crédits de personnel sera appliqué par les IPSS, dont monitoringsinstrument van de personeelskredieten worden toegepast
les principes sont repris au contrat d'administration. La Task Force waarvan de principes in de bestuursovereenkomst worden opgenomen. De
approuve, ensemble avec les ministres de tutelle et le collège des Task Force keurt samen met de voogdijministers en het college van de
IPSS, la méthodologie. OISZ de methodologie goed.
Durant cette période transitoire, les IPSS ne peuvent prendre aucune Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing
décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de
l'accord du commissaire du gouvernement du budget sur la base d'une regeringscommissaris van budget op basis van een gemotiveerde
demande motivée. aanvraag.
5.2.2. Entités disposant de leur propre système d'évaluation 5.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem
Les entités concernées bénéficient d'une période transitoire pour De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te
pouvoir évoluer vers un système d'évaluation commun. kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem.
Défense Defensie
Les entités de la Défense reprises au point 2.1. du tableau en annexe De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in
fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand
suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's
format qui est publié par le SPF P&O. in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.
Vu le fait que la Défense mène sa politique RH dans le cadre d'une Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale
enveloppe globale Défense, un groupe de travail, sous la surveillance enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep, onder toezicht van de
de la Task Force, se chargera de : Task Force :
- définir le périmètre des entités à monitorer - de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen
- élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp. Durant cette période transitoire, la Défense ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. Police fédérale Les entités de la Police fédérale reprises au point 2.2. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. - de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie. Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. Federale Politie De entiteiten van de Federale Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde
Etant donné que la Police fédérale mène sa politique RH dans le cadre VTE's in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd.
d'une limite d'engagement globale en matière de dépenses de personnel, Gezien de Federale Politie zijn HR-beleid voert binnen een globale
un groupe de travail, constitué des représentants de la Police vastleggingslimiet inzake personeelsuitgaven, zal een werkgroep,
fédérale, de la Task Force et ensemble avec l'inspecteur des Finances, samengesteld uit vertegenwoordigers van de Federale Politie, van de
se chargera de : Task Force, samen met de inspecteur van Financiën :
- élaborer un planning permettant l'intégration complète au plus tard - een planning opmaken die de volledige integratie van de Federale
le 30 juin 2016 de la Police fédérale dans le processus de monitoring Politie in het proces van monitoring van het risico ten laatste op 30
de risque; juni 2016 voorziet;
- définir le périmètre des enveloppes à monitorer en tenant compte des - de perimeter van de te monitoren enveloppes definiëren rekening
réalités fonctionnelles de la police et des flux de personnels houdend met de functionele realiteit van de politie en de specifieke
spécifiques; personeelsstromen;
- élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI, - de basis van een methodologie voor de productie van de KPI's
reposant sur les principes de la méthodologie Sepp, en tenant compte uitwerken, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie, rekening
des spécificités de la Police fédérale (e. a. les risques suite au houdend met de specificiteiten van de Federale Politie (o.m. risico's
caractère intégré des services de police); ten gevolge van het geïntegreerd karakter van de politiediensten);
- si, le cas échéant, il est estimé nécessaire, la convergence de - in het voorkomende geval dat dit noodzakelijk wordt bevonden, de
cette méthodologie vers la méthodologie Sepp moyennant des évaluations convergentie van deze methodologie naar de Sepp-methodologie aan de
des résultats de test de plusieurs cycles de monitoring consécutifs. hand van evaluaties van de testresultaten van meerdere opeenvolgende
Sur base des résultats du groupe de travail, la Task Force approuvera, monitoringcycli. Op basis van de resultaten van de werkgroep zal de Task Force samen
ensemble avec le ministre de tutelle, le périmètre des enveloppes de met de voogdijminister de perimeter van de enveloppes van de politie
la Police fédérale ainsi que la méthodologie qui sera mise en oeuvre goedkeuren evenals de methodologie die zal toegepast worden voor de
pour calculer les KPI. berekening van de KPI's.
Durant cette période transitoire, la Police fédérale ne peut prendre Tijdens deze overgangsperiode kan de Federale Politie geen enkele
aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord
obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde
motivée. aanvraag.
5.2.3. Autres entités 5.2.3. Andere entiteiten
Les entités reprises au point 3 du tableau en annexe fournissent De entiteiten opgenomen in punt 3 van de tabel in bijlage, leveren
chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de
de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat
publié par le SPF P&O : door de FOD P&O wordt gepubliceerd :
- le nombre d'ETP - het aantal VTE's
- les charges totales pour autant que ces entités ne communiquent pas - de totale lasten voor zover deze entiteiten hun totale lasten niet
leurs charges totales au SPF B&Cg via le processus eOIP. meedelen aan de FOD B&B via het proces eOIP.
Elles calculent elles-mêmes leurs KPI 2 et KPI 3 sur la base d'une Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie
méthodologie qui repose sur les principes de la méthodologie Sepp et die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die
qui a été validée par l'inspecteur des Finances, le commissaire du voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de
gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. Elles communiquent regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van
au SPF P&O les KPI validés par l'inspecteur des Finances, le begroting. Zij delen de door de inspecteur van Financiën, de
commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting
gevalideerde KPI's mee aan de FOD P&O.
Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren
potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B
entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige
complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc
l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de
délégué du ministre du Budget. regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting
Cependant, elles ne rapportent à l'inspecteur des Finances, au Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de
commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du Budget regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting
qu'après avoir communiqué au SPF P&O le nombre d'ETP payés et les nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari
charges totales depuis janvier 2014. 2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld.
5.3. Obligations des providers externes 5.3. Verplichtingen van de externe providers
Les providers mentionnés ci-après fournissent les données demandées en De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde
respectant le timing précisé : gegevens binnen de gestelde termijn :
Le SPF B&Cg, service Assistance à l'élaboration du Budget, fournit et De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de
valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar
et après chaque adaptation budgétaire. en na elke aanpassing van de begroting.
Le SPF B&Cg, Federal Accoutant, fournit deux fois par mois, au plus De FOD B&B, Federal Accoutant, levert tweemaal per maand, ten laatste
tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag
jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA
12.XX.48, AB 12.XX.99 : 12.XX.99 :
o La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL o Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL
o Le crédit de liquidation par AB, année o Het vereffeningskrediet per BA, jaar
o Le crédit d'engagement par AB, année o Het vastleggingskrediet per BA, jaar
o La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. o Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL
Le SPF B&Cg fournit les moyens budgétaires du personnel des organismes De FOD B&B levert de door de inspecteurs van Financiën,
d'intérêt public et autres organismes à dotation et des institutions regeringscommissarissen of afgevaardigden van de minister van
publiques de sécurité sociale, validés par les inspecteurs des begroting gevalideerde budgettaire personeelsmiddelen van de
Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du instellingen van openbaar nut en andere instellingen met dotatie en
Budget, au début de l'exercice et après chaque adaptation budgétaire. van de openbare instellingen van sociale zekerheid, bij de aanvang van
Le SPF B&Cg fournit les réalisations de personnel mensuelles des het boekjaar en na elke aanpassing van de begroting.
De FOD B&B levert de door de inspecteurs van Financiën,
organismes d'intérêt public et autres organismes à dotation et des regeringscommissarissen of afgevaardigden van de minister van
institutions publiques de sécurité sociale, validés par les begroting gevalideerde maandelijkse realisaties van de instellingen
inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du van openbaar nut en andere instellingen met dotatie en van de openbare
ministre du Budget au plus tard le 5ième jour ouvrable du deuxième instellingen van sociale zekerheid, ten laatste de 5e werkdag van de
mois suivant le mois de paiement. tweede maand volgend op de maand van betaling.
Le SPF B&Cg fournit la liste des entités qui peuvent faire valoir des De FOD B&B levert de lijst van de entiteiten die trekkingsrechten op
droits de tirage sur une provision interdépartementale. een interdepartementale provisie kunnen laten gelden.
Le SCDF fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de
données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP. analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP.
Le SPF P&O, service IFA, fournit, par service public et pour chaque De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon
personne inscrite à au moins une formation certifiée, la ou les dates ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken
spoc concernées via la source ITMA. spocdatum/data via de bron ITMA.
Le SPF Affaires étrangères fournit, au plus tard le 15e jour ouvrable De FOD Buitenlandse Zaken levert ten laatste de 15e werkdag van de
du mois suivant le mois de paiement, pour l'entité 14.02_Personnel maand volgend op de maand van betaling, voor de entiteit
expatrié : 14.02_Uitgezonden personeel :
o les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par o de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald
le SCDF en identifiant la part revenant au personnel des postes; zijn door de CDVU en identificeert hierin het deel dat betrekking
heeft op het personeel van de posten;
o la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois. o de lijst van het personeel Expert van crisisbeheer per RRN en per maand.
Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau
qualité attendu sont définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O
chaque provider concerné. afsluit met elke betrokken provider.
6. Rapport de monitoring du risque 6. Rapport van monitoring van het risico
Les données consolidées concernant les indicateurs de base et les KPI De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1,
1, 2 et 3 sont communiquées par le SPF P&O à chaque service et aux 2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar
inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of
ministre du Budget concernés et intégrées dans un rapport qu'il afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een
transmet à la Task Force. rapport dat hij overmaakt aan de Task Force.
Après validation par la Task Force, le rapport est communiqué aux Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan :
instances suivantes : - le ministre de la Fonction publique et le Ministre du Budget qui le - de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het
soumettent au Conseil des ministres; voorleggen aan de Ministerraad;
- le collège des présidents des services publics fédéraux et de - het college van voorzitters van de federale en programmatorische
programmation; overheidsdiensten;
- le collège des institutions publiques de sécurité sociale et leurs - het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en
Ministres compétents; hun bevoegde Ministers;
- les fonctionnaires dirigeants des organismes d'intérêt public; - de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut;
- le chef de corps de l'inspection des Finances. - de korpschef van de inspectie van Financiën.
En fin d'exercice et au plus tard préalablement au monitoring de Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de
janvier de l'exercice suivant, une analyse du rapport monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force
réalisations/moyens budgétaires (KPI 1bis) est effectuée pour toutes een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire (KPI 1bis)
les entités par la Task Force. Les entités pour lesquelles un middelen voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een
dépassement a été observé devront en tous cas le documenter. La Task overschrijding is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren.
Force fera rapport au Conseil des ministres des cas de dépassement. De Task Force zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de
Ministerraad.
7. Nouvelle mesure de gel 7. Nieuwe maatregel van bevriezing
Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies
avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of
du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de
ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit
auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het
d'une gestion insuffisante du risque par le service. geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst.
8. Abrogation de circulaire 8. Opheffing van omzendbrief
La circulaire nr. 645 du 12 mai 2015. Information relative au De omzendbrief nr. 645 van 12 mei 2015. Informatie inzake de federale
monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten
en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016 est in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 wordt
abrogée. opgeheven.
La Ministre du Budget, De Minister van Begroting,
Mme S. WILMES Mevr. S. WILMES
Le Ministre de la Défense, De Minister van Defensie,
chargé de la Fonction publique, belast met Ambtenarenzaken,
S. VANDEPUT S. VANDEPUT
Pour la consultation du tableau, voir image Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
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