SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

14 AVRIL 2010. - Circulaire n° 602 Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui dépendent de l'Etat fédéral (entre autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux, ...) Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Monsieur le Secrétaire d'Etat, 1. Décision Conseil des Ministres 16 octobre 2009 Le 16 octobre 2009, le Conseil des Ministres a décidé, dans le cadre de la confection du budget initial 2010, que les économies réalisées sur les crédits de personnel doivent faire l'objet d'un suivi sur la base d'un monitoring sur deux plans, en concertation entre le SPF B&CG et le SPF P&O : un monitoring des crédits de personnel et un monitoring du nombre d'ETP de sorte que le lien entre les deux soit clairement visible. Il convient dès lors de procéder à un monitoring en ce qui concerne tant l'utilisation des crédits que le nombre d'ETP, d'où il devrait s'avérer : -que les effets des mesures budgétaires se retrouve dans l'évolution du nombre de membres du personnel dans la fonction publique fédérale. - qu'en 2010 et 2011, les crédits de personnel ne seront pas dépassés. 2. Champ d'application Le monitoring s'applique à quatre groupes différents : - Groupe 1 : Le personnel des SPF et des SPP auquel s'appliquent les circulaires 574 et 600.Il s'agit du personnel payé par le biais de l'enveloppe de personnel. - Groupe 2 : Le personnel qui est payé par le SCDF et qui n'appartient pas au groupe 1. - Groupe 3 : Le personnel qui n'est pas payé par le SCDF et pour lequel les crédits sont prévus sur une allocation de base reprenant uniquement des crédits de personnel. - Groupe 4 : Le personnel qui n'est pas payé par le SCDF et pour lequel les crédits ne sont pas prévus sur une allocation de base reprenant uniquement des crédits de personnel. Ce personnel est payé par une dotation tant pour les frais de personnel que pour les frais de fonctionnement, ou il n'est pas financé directement par le biais des dépenses primaires.

Une liste des entités soumises à ce monitoring fait l'objet de l'annexe 1. On y indique également le groupe dont relève l'entité en question.

Les différents services et organismes sont soumis à ce monitoring pour autant que leur personnel ne soit pas repris dans le personnel du SPF/SPP/... dont ils relèvent.

Le personnel payé sur des comptes d'ordre ou de trésorerie doit aussi être repris dans le monitoring, pour autant qu'il ne soit pas repris dans le personnel du SPF/SPP/... dont il relève.

Cette liste n'est pas exhaustive et sera régulièrement mise à jour en fonction des évolutions au sein de l'Etat fédéral. 3. Données demandées Tous les quatre mois, un rapportage est demandé, comportant, pour chaque mois, les données suivantes : 1.Le nombre d'ETP correspondant aux traitements payés effectivement dus pour le mois considéré. A cet égard, il y a lieu de distinguer entre le personnel statutaire et le personnel contractuel et entre les niveaux (mandataires et niveaux A, B, C et D). Les organisations qui ne suivent pas cette classification, présenteront un classement analogue. 2. Le nombre de départs (ventilés entre 2 catégories : mise à la retraite et autres motifs) et le nombre de recrutements (en ETP) par rapport au mois précédent.3. La charge budgétaire récurrente totale des ETP payés due pour le mois considéré. Celle-ci comprend : 1. les salaires et les traitements 2.les allocations récurrentes 2.1. allocation de foyer et de résidence 2.2. prime linguistique 2.3. prime pour fonction dirigeante 2.4. autres 3. les cotisations patronales concernant ces charges 4.Le montant total des allocations familiales payées. 5. La charge budgétaire totale du personnel pour le mois considéré. Outre la charge budgétaire visée aux points 3 et 4, cette charge totale comprend toutes les autres charges de personnel, telles que : 1. les salaires et les traitements et les allocations récurrentes payés à titre d'arriérés au cours du mois considéré mais dus pour un autre mois. 2. les allocations périodiques 2.1. pécule de vacances 2.2. prime de fin d'année 2.3. prime de développement des compétences 2.4. autres 3. les charges sociales et les charges indirectes 3.1. les cotisations patronales concernant ces charges 3.2. la part de l'employeur dans les assurances de groupe et d'hospitalisation 3.3. la part de l'employeur dans les abonnements sociaux 3.4. les préavis 3.5. autres Chaque année, un rapportage est demandé comportant les données suivantes relatives à l'année écoulée : 1. la charge budgétaire totale ventilée par catégorie de personnel et par niveau 2.les primes récurrentes payées en matière de développement des compétences 3. les allocations payées en matière de transports publics et les allocations vélo 4.les allocations familiales payées. 4. Le monitoring Les données demandées concernent le personnel qui, sur le plan budgétaire, est à charge de l'entité concernée et elles sont fournies globalement pour l'entité en question. Le SPF/SPP recueille les tableaux complétés des entités qui relèvent de sa compétence et transmet ceux-ci globalement. 5. Rapportage Le rapportage quadrimestriel (à chaque fois pour la période finissant au 30 avril, au 31 août ou au 31 décembre) doit être communiqué conformément au tableau de l'annexe 2.La première fois, il portera sur les mois de janvier, février, mars et avril 2010.

Le rapportage annuel (période du 1er décembre au 30 novembre) doit être communiqué conformément au tableau de l'annexe 3.

Le tableau complété doit être transmis avant la fin du mois suivant la période du monitoring au SPF B&CG, rue Royale 138/2, 1000 Bruxelles et au SPF P&O, rue de la Loi 51, 1040 Bruxelles ainsi que par voie électronique à personeelsmonitoring@budget.fed.be. Pour le premier monitoring quadrimestriel, il s'agit donc du 31 mai 2010 au plus tard et, pour le premier monitoring annuel, il s'agit du 31 décembre 2010 au plus tard.

Le tableau complété doit également être transmis pour information à l'Inspecteur des Finances ou au Commissaire du gouvernement accrédité auprès du SPF/SPP/entité/... concerné.

Chaque ministre ou secrétaire d'Etat est responsable de ce que les services et les organismes qui relèvent de sa compétence complètent correctement les données demandées par entité et transmettent celles-ci au SPF B&CG et SPF P&O dans les délais voulus.

Le Ministre du Budget, G. VANHENGEL La Ministre de la Fonction publique, Mme I. VERVOTTE Le Secrétaire d'Etat au Budget, M. WATHELET Pour la consultation du tableau, voir image