MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

13 SEPTEMBRE 2012. - Elections communales du 14 octobre 2012

Circulaire récapitulative relative à la préparation de ces élections Monsieur le Gouverneur, Mesdames et Messieurs les membres des collèges des bourgmestre et échevins, Monsieur le Président du Tribunal de Première Instance de Bruxelles, Mesdames et Messieurs les président(e)s des bureaux principaux, 1. Introduction Le travail préparatoire relatif aux prochaines élections communales avance à grands pas.C'est la raison pour laquelle je souhaite vous refaire le point à ce sujet au moyen de la présente circulaire.

Dans un premier temps, j'attire votre attention sur l'importance pour tous ceux qui sont concernés par ces élections, de consulter régulièrement le site web relatif à ces élections : http://bruxelleselections2012.irisnet.be.

Je saurai gré aux communes de renvoyer autant que possible à ce site dans leur communication afin que celui-ci soit consulté par un très large public.

Vous pouvez toujours poser des questions via le site élections en cliquant sur l'icône « nous contacter ». 2. Réglementation Par ordonnance du 12 juillet 2012Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 12/07/2012 pub. 16/07/2012 numac 2012031557 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant le Code électoral communal bruxellois et la loi du 11 avril 1994 organisant le vote automatisé fermer, le Code électoral communal bruxellois a été à nouveau adapté.Deux autres ordonnances ont été adoptées le 12 juillet 2012 : l'ordonnance organisant le vote électronique pour les élections communales et l'ordonnance relative au contrôle des communications et à la promotion des autorités publiques locales. Des circulaires spécifiques pour tous ces textes seront publiées. 3. Arrêtés d'exécution 3.1. Nombre de conseillers à élire Le chiffre de population des communes bruxelloises a été fixé par arrêté ministériel du 15 mars 2012 établissant par commune les chiffres de la population au 31 décembre 2011. Le chiffre de la population qui est pris en considération est le nombre de personnes qui sont inscrites au Registre national des personnes physiques et qui ont leur résidence principale dans la commune à la date du 31 décembre 2011.

Sur base de ce chiffre de population, le nombre de conseillers communaux et échevins par commune a été déterminé. C'est l'objet de l'arrêté ministériel du 15 mars 2012 établissant la classification des communes en exécution de l'article 5, alinéa 1er, de la Nouvelle Loi communale. 3.2. Jetons de présence et frais de déplacement des membres des bureaux L'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 30 mars 2006 fixant le montant du jeton de présence et l'indemnité de déplacement des membres des bureaux électoraux pour les élections communales n'a pas été modifié.

C'est le conseil communal qui est compétent pour fixer le montant des jetons de présence. Pour ce faire, il doit toutefois tenir compte des montants maxima qui ont été fixés par le Gouvernement.

Le montant maximum des jetons de présence des membres des bureaux électoraux pour les élections communales est fixé comme suit : a) pour président du bureau principal : 150 euros;b) pour le secrétaire du bureau principal : 120 euros;c) pour les assesseurs du bureau principal : 115 euros;d) pour le président du bureau de vote : 90 euros;e) pour les secrétaires, secrétaires-adjoints et assesseurs des bureaux de vote : 85 euros. Pour le paiement des jetons de présence des membres des bureaux électoraux, la commune a le choix : soit d'y procéder elle-même, soit de conclure une convention avec bpost. Le paiement des jetons de présence s'effectue par virement bancaire sur le compte en banque des membres des bureaux électoraux. Les formulaires R4 (pour les bureaux de vote) et R4bis (pour les bureaux principaux) doivent être complétés à cette fin.

Le conseil communal peut en outre octroyer un jeton de présence aux membres du bureau principal pour chaque réunion qui a lieu avant le jour des élections. Ne seront toutefois pris en considération qu'un maximum de huit séances préparatoires.

Le montant maximum du jeton de présence pour chaque séance préparatoire est fixé comme suit : a) pour le président : 80 euros;b) pour le secrétaire : 70 euros;c) pour les assesseurs : 65 euros. Les membres des bureaux de vote et du bureau principal reçoivent uniquement leur jeton de présence et une indemnité de déplacement. Le principe est que le jeton de présence couvre toutes les prestations des membres des bureaux. Aucune indemnité complémentaire ne peut être attribuée, à l'exception d'une éventuelle indemnité couvrant la séance de formation obligatoire pour les présidents et secrétaires des bureaux de vote (art. 11bis du CECB) si le conseil communal en a accepté le principe dans son règlement relatif aux jetons de présence. 3.3. Remboursement des frais de déplacement des électeurs Dans certaines circonstances, les électeurs ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement pour des trajets à l'intérieur du pays.

Plus précisément, il s'agit des électeurs qui : - le jour des élections ne résident plus dans la commune où ils doivent voter; - de salariés ou appointés qui exercent leur profession à l'étranger ou dans une autre commune que celle où ils doivent voter et les membres de leur famille qui vivent avec lui; - les étudiants qui, en raison de leurs études, résident dans une autre commune que celle où ils doivent voter; - les personnes en traitement dans un établissement hospitalier ou une maison de repos située dans une autre commune que celle où elles doivent voter.

Ces électeurs peuvent choisir : soit ils reçoivent un billet de train gratuit, aller et retour en deuxième classe; soit ils reçoivent le remboursement de leurs frais de déplacement, limité au tarif de la SNCB pour la distance parcourue. 3.4. Assurance Comme en 2006, la Région de Bruxelles-Capitale conclut une police d'assurance afin d'assurer les membres des bureaux électoraux pendant l'exercice de leur mission. Par la suite, la Région récupérera la quote part de chaque commune au prorata du nombre d'électeurs inscrits. 3.5. Campagnes électorales et caravanes motorisées Cette matière relève de la compétence des conseils communaux sur base de l'article 119 de la nouvelle loi communale et de leur compétence générale de police.

Le Gouverneur de l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale prend traditionnellement un arrêté de police antérieurement à chaque élection.

Pour ces prochaines élections, il s'agit de l'arrêté du 5 juillet 2012 que vous pouvez consulter sur le site http://bruxelleselections2012.irisnet.be dans la rubrique « Réglementation de campagne ».

Cet arrêté contient une série de mesures qui ont pour objectif d'assurer l'ordre public : - interdiction de placer des affiches électorales la nuit; - interdiction d'organiser des caravanes motorisées la nuit sur la voie publique dans le cadre des élections, sauf avec permission; - indication des heures d'ouverture des bureaux de vote; - rappel des interdictions mentionnées dans la loi du 7 juillet 1994 relative à la limitation et au contrôle des dépenses électorales engagées pour les élections des conseils provinciaux, communaux et de district et pour l'élection directe des conseils de l'aide sociale : interdiction de distribuer des gadgets, interdiction de campagne par téléphone, SMS, etc.

Par ailleurs, les communes adoptent les dispositions qui leur paraissent les plus appropriées afin d'encadrer de la meilleure manière possible la problématique de l'affichage électoral. 3.6. Formulaires Les modèles de formulaires seront disponibles progressivement sur le site des élections et seront publiés au Moniteur belge. 4. Composition des bureaux électoraux 4.1. Aperçu En Région de Bruxelles-Capitale, il n'existe que deux types de bureaux électoraux : le bureau de vote et le bureau principal.

Les bureaux de vote sont composés d'un président, d'un secrétaire, d'un secrétaire-adjoint qui justifie d'une expérience en informatique et de cinq assesseurs (et cinq assesseurs suppléants).

Les bureaux principaux sont composés d'un président, d'un président suppléant, s'il échet, un secrétaire, quatre assesseurs et quatre assesseurs suppléants. 4.2. Désignation des membres des bureaux de vote Il relève de la mission du président du bureau principal de désigner les membres des bureaux de vote (sauf le secrétaire et le secrétaire-adjoint).

Il choisit le président sur base de la liste que le collège des bourgmestre et échevins établit en août parmi les catégories d'électeurs mentionnées à l'article 10, § 2, du Code électoral communal bruxellois.

Les candidats ne peuvent être membres des bureaux de vote.

Les assesseurs des bureaux de vote sont choisis sur base d'une seconde liste que le collège des bourgmestre et échevins a également établi en août. Cette liste ne peut contenir aucune des personnes reprises sur la première liste.

Le président du bureau de vote désigne son secrétaire et son secrétaire-adjoint parmi les électeurs de la commune. La présence d'un secrétaire-adjoint justifiant d'une expérience en informatique a été prévue dans l'ordonnance relative au vote électronique également, par analogie avec l'article 14, 2° de la loi du 11 avril 1994 organisant le vote automatisé. Les termes utilisés doivent être entendus dans un sens large. Il n'est nullement requis que cette personne dispose d'un quelconque diplôme en informatique. Il faut se reporter à l'époque de la rédaction de la loi susmentionnée où la population était nettement moins familiarisée qu'actuellement à l'usage d'un ordinateur.

L'objectif est seulement d'orienter le choix de président du bureau de vote vers une personne qui dispose de quelques aptitudes en informatique. 4.3. Désignation des membres des bureaux principaux L' article 10 du Code électoral communal bruxellois dispose que : § 1er Le bureau principal se compose du président, éventuellement d'un président suppléant, de quatre assesseurs, de quatre assesseurs suppléants et d'un secrétaire. Le président désigne les assesseurs et assesseurs suppléants parmi les électeurs de la commune sachant lire et écrire. Le président désigne le secrétaire parmi les électeurs de l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale. Les candidats ne peuvent faire partie du bureau principal.

Le bureau principal doit être constitué au moins vingt-sept jours avant l'élection et est chargé exclusivement de l'accomplissement des opérations préliminaires à l'élection et de celles relatives au recensement général des votes. § 2. En ce qui concerne la ville de Bruxelles, chef-lieu d'arrondissement judiciaire, le bureau principal est présidé par le président du tribunal de première instance ou, à son défaut, par le magistrat qui le remplace.

Dans les communes chefs-lieux d'un canton judiciaire, le bureau principal est présidé par le juge de paix ou, à son défaut, par l'un de ses suppléants, suivant l'ordre d'ancienneté.

Dans les autres communes, le président du bureau principal est désigné par le juge de paix du canton parmi les électeurs de la commune, dans l'ordre déterminé ci-après : 1° les magistrats de l'ordre judiciaire;2° les stagiaires judiciaires;3° les avocats et les avocats stagiaires dans l'ordre de leur inscription au tableau ou sur la liste des stagiaires;4° les notaires;5° les huissiers de justice;6° les titulaires de fonctions de niveau A ou B relevant de l'Etat, des Communautés et des Régions et les titulaires d'un grade équivalent relevant des provinces, des communes, des centres publics d'action sociale, de tout organisme d'intérêt public visé ou non par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public ou des entreprises autonomes visées par la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques.7° le personnel enseignant;8° les volontaires;9° les électeurs de la commune. Les autorités occupant des personnes visées à l'alinéa précédent sous 6° et 7°, communiquent les noms, prénoms, adresse et profession de ces personnes aux administrations communales où elles ont leur résidence principale. § 3. Dans les cas visés au paragraphe 2, alinéas 1er et 2, lorsque le président du bureau principal est tenu de se rendre dans une autre commune pour y voter, il désigne un suppléant pour le remplacer le jour du scrutin, durant son absence ».

J'attire votre attention sur le fait que dans les communes de grande importance, le bureau principal doit pouvoir disposer, outre les membres du bureau, de personnel en nombre suffisant. 5. Liste des conseillers sortants Les actes de présentation qui sont déposés doivent être signés, soit par deux conseillers sortants, soit par un nombre minimum d'électeurs. Afin de permettre aux bureaux principaux d'exercer un contrôle sur l'introduction valable d'un acte de présentation par des conseillers sortants, il est donc nécessaire que les bureaux principaux disposent des données utiles concernant les conseillers sortants. Je vous saurais gré de veiller fournir les données nécessaires à ce sujet aux bureaux principaux. 6. Procuration Pour les électeurs qui, le jour des élections, se trouvent en séjour à l'étranger pour des raisons privées et qui ont besoin d'un certificat du bourgmestre de leur domicile attestant qu'ils ne peuvent se présenter au bureau de vote, je vous rappelle que la législation a été modifiée par rapport à 2006. Pour obtenir ce certificat du bourgmestre, dans le cas où l'électeur ne peut produire aucun élément de preuve, il suffit dorénavant de faire une déclaration sur l'honneur. La demande doit être introduite auprès du bourgmestre du domicile au plus tard le 13 octobre 2012.

Une fois ce certificat obtenu, l'électeur peut donner procuration.

Un modèle du certificat à délivrer par le bourgmestre et de la déclaration sur l'honneur figurent sur le site des élections. 7. Organisation des bureaux de vote Je désire attirer particulièrement l'attention des collèges des bourgmestre et échevins sur les électeurs dont la mobilité est réduite. L'électeur dont la mobilité est réduite et qui n'est pas en état de se rendre seul dans l'isoloir pour y émettre lui-même son vote peut, avec l'autorisation du président, se faire accompagner ou assister par quelqu'un de son choix.

Les collèges doivent tout mettre en oeuvre afin d'organiser un accès aussi aisé que possible vers les opérations électorales.

Je vous saurais gré de veiller lors du montage des bureaux de vote à accorder un attention toute particulière à l'accessibilité de ceux-ci de manière à ce que ces électeurs aient la possibilité d'émettre leur vote avec le plus d'indépendance possible.

Pour ce faire, outre l'agencement du local de vote et des isoloirs, il est important de veiller au choix judicieux du bâtiment dans lequel les opérations de vote auront lieu, aux facilités de parking pour les personnes handicapées, aux chemins d'accès au bâtiment; à l'entrée du bâtiment lui-même, à la facilité de mouvement à l'intérieur du bâtiment, à l'éclairage, à la signalisation.

Les membres des bureaux doivent être à même d'accompagner les personnes à mobilité réduite lors du processus de vote. Les utilisateurs de chaises roulantes doivent être informés de la possibilité d'utiliser un isoloir adapté.

Une personne aveugle ou malvoyante peut se faire assister par une personne de son choix. Ceci vaut également pour l'électeur qui souffre d'un autre type de handicap et qui ne peut voter de manière autonome.

Un électeur sourd ou malentendant a également besoin d'un accompagnement spécial pour voter.

Je me saisi de cette occasion pour demander aux membres du Collège des bourgmestre et échevins de bien vouloir mettre à disposition des électeurs à mobilité réduite du personnel communal supplémentaire, le jour même du scrutin, afin de les informer de l'ensemble des aspects de la procédure de vote.

Une formation sur l'accompagnement des personnes à mobilité réduite sera organisée par l'ASBL « Passe Muraille » les 5, 6 et 13 septembre 2012 au BIP (Rue de la loi 2-4, 1000 Bruxelles). 8. Législation relative aux dépenses électorales Le tableau officiel des montants maxima qui peuvent être dépensés par les listes et les candidats sera publié au plus tard le 4 septembre 2012 au Moniteur belge (40 jours avant les élections).En attendant cette communication officielle, un tableau a déjà été placé sur les sites des élections communales de 2012. Il s'agit d'une approximation basée sur le nombre d'électeurs arrêté à la date du 1er août 2012. 9. Rappel des dates importantes 9.1. Liste des électeurs La liste des électeurs est arrêtée le 1er août 2012. 9.2. Interdiction des sigles et logos L'arrêté ministériel interdisant l'utilisation de certains sigles et logos pour les élections communales sera publié au Moniteur belge avant le 31 août 2012 (43e jour précédant les élections). 9.3. Protection des sigles et logos et attribution d'un numéro d'ordre commun Les partis politiques qui sont représentés au sein du Parlement bruxellois peuvent déposer un acte de protection de leur sigle ou logo. Cette demande de protection doit être remise au Gouvernement ou à son délégué le 4 septembre 2012 (40e jour avant les élections) entre 10 et 12 heures. L'acte demandant la protection doit être signé par au moins cinq parlementaires au sein du Parlement régional appartenant au parti politique qui utilisera ce sigle ou logo. Lorsqu'un parti politique compte moins de cinq parlementaires au sein du Parlement régional, l'acte est signé par tous les parlementaires.

Le tirage au sort des numéros qui sont octroyés aux partis politiques qui ont reçu un sigle ou logo protégés aura lieu le même jour à 12 heures.

Le tableau des sigles et logos protégés et des numéros d'ordre commun qui ont été attribués sera publié au Moniteur belge au plus tard le le 8 septembre 2012 (36e jour précédant les élections) en vertu de l'article 22bis, § 3, deuxième alinéa, du Code électoral communal bruxellois. Etant donné qu'il s'agit d'un samedi, le tableau sera publié au plus tard le vendredi 7 septembre 2012. 9.4. Composition des bureaux de vote - préparation et envoi des listes Les listes qui doivent être utilisées pour désigner les présidents des bureaux de vote sont établies en août. Elles doivent être envoyées aux présidents des bureaux principaux au plus tard le 11 septembre (33e jour avant les élections). 9.5. Introduction des actes de présentations et arrêt des listes des candidats Les listes des candidats doivent être déposées le samedi 15 septembre 2012 ou le dimanche 16 septembre 2012 (29e et 28e jours avant les élections) entre 13 et 16 heures.

Les listes sont introduites au moyen des formulaires d'acte de présentation prévus à cet effet. Ceux-ci sont disponibles sur le site internet des élections.

J'attire l'attention sur le fait que le Ministère mettra à disposition une application internet pour l'introduction des listes des candidats.

Je demande à toutes les personnes concernées de promouvoir l'usage de cette application. De cette manière, le travail dans les bureaux principaux sera considérablement simplifié.

Les actes de présentation pour les élections communales doivent être introduits auprès du président du bureau principal.

Les candidats peuvent remettre leur acte de présentation au président du bureau principal soit le samedi, soit le dimanche. Le président doit par conséquent être disponible ces deux jours afin d'accuser la réception de ces actes.

L'acte de présentation doit être remis au président du bureau principal par une des trois personnes désignées parmi les électeurs signataires par les candidats dans leur déclaration d'acceptation, ou par un des deux candidats désignés à cet effet par les conseillers communaux sortants.

Les règles de parité suivantes doivent être prises en compte : - sur chacune des listes, l'écart entre le nombre de candidats de chaque sexe ne peut pas être supérieur à un; - les deux premiers candidats de chacune des listes doivent être de sexe différent. 9.6. Candidature multiple Un candidat ne peut figurer sur plus d'une liste pour la même élection. Le candidat qui enfreint cette interdiction est passible d'une peine de prison de huit à quinze jours et d'une amende de 130 à 1.000 euros. Son nom est rayé de toutes les listes sur lesquelles il figure. 9.7. Arrêt provisoire des listes des candidats et introduction d'actes rectificatifs L'arrêt provisoire des listes des candidats a lieu le lundi 17 septembre 2012 à 16 heures (27e jour avant les élections).

Si la liste, dans son entièreté ou pour un ou plusieurs candidats, ne répond pas aux exigences prévues par la loi, les déposants des listes admises ou écartées ou l'un des candidats qui y figurent, peuvent après l'arrêt provisoire, introduire un acte rectificatif ou complémentaire jusqu'au jeudi 20 septembre à 16 heures au plus tard. 9.8. Arrêt définitif des listes des candidats L'arrêt définitif des listes des candidats a lieu le jeudi 20 septembre 2012 à 16 heures (24e jour avant les élections). En cas d'appel, le bureau principal se réunit le lundi 24 septembre 2012 (20e jour avant les élections) à 18 heures. Ensuite, les listes des candidats sont définitivement arrêtées. 9.9. Désignation des témoins Le mardi 9 octobre 2012 (5e jour avant les élections) entre 14 et 16 heures, le président du bureau principal reçoit la désignation des témoins pour les bureaux de vote.

Veillez agréer, l'assurance de ma considération la plus distinguée.

Le Ministre-Président, Ch. PICQUE