SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES

12 FEVRIER 2019. - Circulaire relative à la clôture des comptes communaux de l'exercice 2018

A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale Pour information : A Mesdames et Messieurs les Receveurs communaux Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes communaux pour l'exercice 2018.

L'article 240 de la Nouvelle Loi Communale prescrit que chaque année, le conseil communal approuve les comptes annuels de l'exercice précédent et les transmet à l'autorité de tutelle pour le 30 juin au plus tard. Dès lors, aucune modification budgétaire ne peut être approuvée par le conseil communal postérieurement au 1er juin si les comptes de l'exercice précédent n'ont pas encore été approuvés par le conseil communal. Les conseils communaux veilleront à respecter ces délais fixés par la loi.

L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79).

Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles générales de l'arrêté royal déjà cité.

De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : A. COMPTE BUDGETAIRE A. 1. Droits constatés, engagements et imputations : La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février 2019 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2018.

Cette règle s'applique également aux additionnels à l'impôt des personnes physiques et à la taxe de circulation perçus par le Service Public Fédéral des Finances : les montants des droits constatés seront identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la commune) du document 173X. Pour les additionnels au précompte immobilier perçus par le Service Public Régional de Bruxelles Fiscalité, les montants des recettes seront identiques au montant total repris dans le courrier du SPRBF reprenant la situation au 31/12/2018 pour votre commune (Point 5 « Résultat »). La différence avec le montant des avances reçues en date du 31/12/2018 devra être comptabilisée au bilan en créance ou en dette vis-à-vis de la Région.

Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de l'article 46 du R.G.C.C. Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C., tout sera mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de tous les décomptes afférents à l'exercice 2018.

Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices.

Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.

Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une sorte de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

Je vous encourage à poursuivre l'effort de « nettoyage » des créances non recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs et réductions de valeur adéquates. Bien qu'un effort notable ait été constaté lors des contrôles, dans certaines communes des créances fort anciennes apparaissent parfois encore dans les bilans.

Je vous rappelle, en outre, les articles 45 et 46 du RGCC. Ainsi, les droits à recette doivent être enregistrés directement dans la comptabilité et non lors de la perception. Un mauvais suivi des recettes a été remarqué lors des contrôles sur place, en particulier pour les subsides. Outre le fait de grever le résultat du compte, la non- inscription d'un droit à recette risque d'entraîner son oubli.

J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent favorablement mais de manière fictive les résultats de la comptabilité budgétaire (résultat budgétaire et résultat comptable) mais également ceux de la comptabilité générale : résultat courant, résultat d'exploitation, résultat d'exercice au compte de résultats et créances à l'actif du bilan.

En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annualité de cette dépense.

Pour rappel, depuis 2014, l'ONSS a modifié la procédure concernant la réduction de cotisations patronales appliquée aux ACS. Il ne s'agit plus d'une exonération mais d'une réduction applicable trimestriellement. Il en résulte que les avances mensuelles ne tiennent plus compte de la réduction, une régularisation ayant lieu au moment de la déclaration trimestrielle. Dans ce cadre, il est rappelé que les montants Imputés au titre de cotisations patronales ACS devront être régularisés - au moyen d'imputations négatives - en cours d'année afin de prendre en compte les réductions opérées.

A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T : Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art 10 RGCC) ; elles prendront valeur au 31 décembre 2018 et emporteront dès lors leur intégration au compte budgétaire 2018 dès leur vote par le conseil communal.

Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et 73 du R.G.C.C. Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs.

Pour rappel, les adaptations de crédits dans les limites de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale, ne constituent pas des modifications budgétaires devant être transmises à l'autorité de Tutelle et ne feront dès lors pas partie du document de clôture.

J'insiste pour que cette instruction soit respectée. Ces adaptations internes ne concernent que le service ordinaire.

Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves.

Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. A. 3. Le résultat des exercices : Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera constaté en tant que droit ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du résultat comptable arrêté au 31 décembre 2018.

Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la Région de Bruxelles-Capitale.

La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les crédits tels que modifiés par les adaptations y compris les ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale.

B. BILAN, COMPTE DE RESULTATS ET ANNEXE B. 1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 789 du mois de mai 2018.

B. 2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 juillet 1994, leur réévaluation au compte 2018 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit une indexation de 2,13% obtenue par le rapport du coefficient 2018 (1,7863) sur le coefficient 2017 (1,7491) tels que publiés au Moniteur belge des 12 janvier 2018 et 23 janvier 2017.

Je vous rappelle également que conformément à l'article 76 du RGCC les communes doivent procéder à l'inventaire annuel de l'ensemble de leur patrimoine immobilier et mobilier.

J'attire également votre attention sur la problématique des participations. Dans le courant de 2018, les communes ont été invitées à rentrer un document reprenant l'ensemble de leurs participations enregistrées sous la rubrique V de l'actif de leur Bilan. Ce travail devait être réalisé à l'attention de l'Institut des Comptes Nationaux dans le cadre de la définition du périmètre du secteur local bruxellois. L'examen de ces documents montre que pour certaines communes, l'inventaire des participations n'a pas suivi l'évolution organisationnelle de certaines intercommunales en termes de dénomination, de nombre et de valeur. Afin que le bilan reflète l'exacte situation patrimoniale de votre commune il convient donc de procéder à un examen attentif de ces participations et d'apporter les corrections nécessaires à cet inventaire. (1) B. 3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi qu'un rapport synthétisant la gestion des finances communales durant l'exercice écoulé, tel que requis à l'article 96 de la Nouvelle Loi Communale. Ce rapport doit contenir en outre des informations sur la mesure dans laquelle sont pris en compte les aspects sociaux, éthiques et environnementaux dans la politique financière de la commune.

Il est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été mis à la disposition des communes. De plus, je vous demande de joindre les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (MB du 21 octobre 1991).

B. 4. Travaux en cours Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes « travaux en cours » et « achats en cours » relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas,actés dès la clôture du premier exercice et les réajustements ne sont pas effectués sur le patrimoine immobilier dès la clôture du deuxième exercice, ce qui fausse sensiblement la lecture de plusieurs bilans et des comptes de résultats successifs.

Vous trouverez en annexe 1 un tableau à compléter avec les travaux en cours au 31 décembre, regroupés par catégorie.

B. 5. Comptes de régularisation et d'attente A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49 du plan comptable et rubriques X et X' du bilan) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des états financiers. Leur solde doit être dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan.

B. 6. Situation de la dette communale Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les institutions financières, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes financiers.

Je vous rappelle, que conformément à la circulaire du 7 janvier 2013 relative aux emprunts communaux, le tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2018 doit être joint au compte et devra en plus être transmis électroniquement. A ce sujet, vous trouverez en annexe 2, un tableau à compléter. Les communes utilisant le logiciel « Insito » mis à la disposition par la Région sont dispensées de la fourniture de ce tableau.

Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires.

Conformément à l'article 1er du RGCC, un droit à recette doit être constaté pour chaque emprunt lorsque le collège passe commande de celui-ci. En outre, l'article 47 stipule que les comptes généraux doivent être tenus à jour simultanément et que la constatation du droit doit être accompagnée d'un débit du compte 41301 par le crédit du compte 17 pour le montant commandé.

Financement exceptionnel des bâtiments scolaires du réseau officielsubventionné - Prêts CRAC Les emprunts contractés via le CRAC dans le cadre du financement exceptionnel des bâtiments scolaires doivent être enregistrés sous le code économique 962-51 « Emprunts à charge de l'autorité supérieure ».

Les charges annuelles de ces prêts s'enregistrent sous les codes économiques 212-01 (intérêts) et 912-01 (capital).

Le remboursement des charges annuelles de ces emprunts par le CRAC s'enregistre sous le code économique 664-01 « Récupération sur l'autorité supérieure des remboursements périodiques d'emprunts », pour le capital et sous le code économique 464-01 « Remboursement par l'autorité supérieure des charges financières des emprunts », pour les intérêts.

Les communes qui auraient enregistré ce « subside » de la FWB sous un code économique de subside en capital doivent évidemment enregistrer une non-valeur afin de ne pas maintenir un double financement dans leur comptabilité.

Emprunts garantis Les emprunts garantis par le Fonds de Garantie (FWB) sont enregistrés sous le code économique 961-51 « emprunts à charge de la commune ». La subvention en intérêts accordée par le Fonds de Garantie doit être enregistrée sous le code économique 464-01 « remboursement par l'autorité supérieure des charges financières des emprunts ».

B. 7. Subsides aux asbl Vous trouverez en annexe 3, un modèle de tableau à compléter reprenant pour chaque subside à une asbl le montant prévu et réellement octroyé, ainsi que l'article budgétaire auquel est imputée cette dépense.

B. 8. Fonds de pensions L'annexe 4 sera complétée en fonction du mode de gestion de ces pensions pour lequel votre commune a opté.

B. 9. Créances à recouvrer A ce sujet, un modèle de tableau vous est présenté en annexe 5.

B. 10. Autres informations : mise à jour du tableau « article 60 » Dans la circulaire concernant l'élaboration des budgets, je vous ai demandé de me fournir la note du CPAS détaillant de manière précise les budgets alloués aux dépenses de fonctionnement, d'encadrement et de mise en oeuvre des articles 60, de négocier le contenu du canevas ci-joint lors du comité de concertation avec votre CPAS, et de bien vouloir le faire remplir par votre CPAS (voir annexe 6). Je vous demande de bien vouloir me fournir une version actualisée de ce même canevas, tenant compte de la situation à fin 2018 et d'une éventuelle mise à jour (ou confirmation) des prévisions pour 2019, 2020 et 2021.

B. 11. Comptes bancaires communaux non repris dans la comptabilité communale Au cours de certains contrôles des comptes communaux, Il a été observé la présence de comptes bancaires au nom d'écoles communales (mais aussi de crèches et d'autres services administratifs) et gérées par elles, sans que le receveur ait accès à ces comptes. Il est aussi apparu que ces comptes n'étaient pas repris au bilan comptable. Or selon l'article 4 du RGCC, « les comptes financiers sont ouverts au nom de la commune par le receveur communal après accord du collège.

Ils sont gérés par lui et la correspondance lui est directement adressée. Dans tous les cas, les invitations à payer font mention du numéro de compte de la commune sur lequel la somme doit être versée. ». Je vous invite dès lors à ramener ces comptes bancaires dans le périmètre de la comptabilité communale. Afin qu'il soit considéré comme complet, vous joindrez au compte communal de l'exercice 2018 un récapitulatif, idéalement en format informatique, reprenant les mouvements opérés sur chacun de ces comptes. Pour les comptes bancaires déjà fermés, je vous invite à communiquer à mes services les mouvements opérés lors de la dernière année d'existence de ces comptes.

C. VERIFICATION DES COMPTES Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel d'élaboration des comptes annuels « Publicount » à disposition des communes.

D. TRANSMISSION ET SUPPORT La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en deux exemplaires bilingues et signés par les autorités communales compétentes, reste toujours obligatoire.

L'annexe légale, et les documents repris aux points B3 à B11 seront joints en un exemplaire.

Les annexes 1 à 6 seront transmises de manière électronique et sous format Excel via l'adresse mail générique financeslocales@sprb.brussels et ce préalablement au dépôt de la version papier et/ou de la version « TXchange ». Pour votre facilité, vous trouverez en annexe un tableau récapitulatif des documents requis sous forme papier et/ou électronique.

Transmission électronique L'arrêté du 20 mars 2008 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale fixant le format informatique des budgets et des comptes des communes de la Région de Bruxelles-Capitale est d'application pour les comptes 2018.

A cet égard, je vous renvoie à la circulaire du 4 décembre 2008 relative à la Base de données des finances communales - Transfert des données. Les informaticiens du CIRB, Koen De Pauw (02/204.27.47) ou Antoine Marc (02/204.28.45) pourront répondre à vos questions techniques.

Ce transfert de données, via "combud", doit se faire impérativement avant le dépôt de la version papier du compte et de la transmission via la plateforme « TXchange », sans quoi le compte sera refusé.

Il est primordial que vous respectiez le plan comptable. Je vous invite dès lors à tenir compte des remarques qui vous ont été adressées concernant l'utilisation de codes fonctionnels et économiques erronés et de procéder aux corrections qui s'imposent. De même, les crédits négatifs (droits constatés, engagements ou imputations) ne sont pas admissibles. Veuillez également en tenir compte.

Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable.

Finalement, je vous rappelle les dispositions de l'article 112 de la nouvelle loi communale qui prescrivent que, dès leur approbation par le conseil communal, les documents suivants sont publiés sur le site internet de la commune: les plans communaux de développement et les plans communaux d'affectation du sol, le budget annuel et les comptes.

Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT ______ Note (1) Pour les communes concernées, la comptabilisation des parts dans la société EthiasCo fera l'objet d'une note technique de la Commission Régionale Unique de Nouvelle Comptabilité qui sera communiquée ultérieurement et publiée sur le site www.pouvoirs-locaux.brussels .

Vos interlocuteurs à la Direction des Finances Locales :

Caccia Dominioni Leopoldina

02 800 3496

lcacciadominioni@sprb.brussels

Collée Pierre

02 800 3273

pcollée@sprb.brussels

de Launois Quentin

02 800 3032

qdelaunois@sprb.brussels

Doumali Loubna

02 800 3873

ldoumali@sprb.brussels

Marcoen Wouter

02 800 3282

wmarcoen@gob.brussels

Oblin Caroline

02 800 3362

coblin@sprb.brussels

Polizzi Caroline

02 800 3479

cpolizzi@sprb.brussels

Reyskens Rosalie

02 800 3475

rreyskens@gob.brussels

Willems Anne

02 800 3301

awillems@gob.brussels

Willocx Anne

02 800 3325

awillocx@sprb.brussels

Direction des Finances Locales

financeslocales@sprb.brussels

Directie Lokale Financiën

lokalefinancien@gob.brussels

Annexe : liste des documents et annexes obligatoires :

Version papier Papieren versie

Version électronique Elektronische versie

Compte budgétaire :

V (Combud)

- Présentation fonctionnelle ordinaire

V

- Présentation économique ordinaire

V

- Présentation par article extraordinaire

V

- Tableaux récapitulatifs

V

Bilan

V

Compte de résultats

V

Balance des comptes généraux

V

V (Combud)

Balance des comptes particuliers

V

Détail des comptes de régularisation et d'attente

V

Rapport d'analyse budgétaire et comptable

V

Délibérations signées

V

T3 (Liste des crédits budgétaires et engagements à reporter)

V

Liste des droits à recouvrer

V

Liste par service et par articles des non-valeurs et irrécouvrables

V

Droits et engagements hors bilan

V

Statistiques (pop., ...)

V

Règles d'évaluation

V

Annexe 1 - Travaux en cours

V (Excel)

Annexe 2 - Etat des lieux des emprunts

V (Excel)

Annexe 3 - Subsides aux asbl

V (Excel)

Annexe 4 - Fonds de pension

V (Excel)

Annexe 5 - Créances à recouvrer

V (Excel)

Annexe 6 - Art. 60 § 7

V (Excel)

Pour la consultation du tableau, voir image