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| Circulaire relative à la clôture des comptes communaux de l'exercice 2018 | Omzendbrief betreffende de afsluiting van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2018 |
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| SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES | GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL |
| 12 FEVRIER 2019. - Circulaire relative à la clôture des comptes | 12 FEBRUARI 2019. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de |
| communaux de l'exercice 2018 A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale Pour information : A Mesdames et Messieurs les Receveurs communaux Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2018 Aan de dames en heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Ter informatie: Aan de dames en heren Gemeenteontvangers Dames en heren Burgemeesters, Dames en heren Schepenen, Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de |
| comptes communaux pour l'exercice 2018. | gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2018. |
| L'article 240 de la Nouvelle Loi Communale prescrit que chaque année, | Artikel 240 van de Nieuwe Gemeentewet schrijft voor dat elk jaar de |
| le conseil communal approuve les comptes annuels de l'exercice | gemeenteraad de jaarrekeningen van het vorige dienstjaar goedkeurt en |
| précédent et les transmet à l'autorité de tutelle pour le 30 juin au | ze uiterlijk op 30 juni aan de toezichthoudende overheid dient te |
| plus tard. Dès lors, aucune modification budgétaire ne peut être | bezorgen. Bijgevolg kan geen enkele begrotingswijziging na 1 juni |
| approuvée par le conseil communal postérieurement au 1er juin si les | worden aangenomen door de gemeenteraad indien de rekeningen van het |
| comptes de l'exercice précédent n'ont pas encore été approuvés par le | vorige dienstjaar nog niet door de gemeenteraad zijn goedgekeurd. De |
| conseil communal. Les conseils communaux veilleront à respecter ces | gemeenteraden zullen er over waken deze termijnen te respecteren. |
| délais fixés par la loi. | |
| L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la | Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen |
| comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de | reglement op de gemeentelijke comptabiliteit (A.R.G.C.) bepaalt de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79). | regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot 79). |
| Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale | Sinds 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk |
| ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles | Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene |
| générales de l'arrêté royal déjà cité. | regels van het voornoemde koninklijk besluit. |
| De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : | Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens: |
| A. COMPTE BUDGETAIRE | A. BEGROTINGSREKENING |
| A. 1. Droits constatés, engagements et imputations : | A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen: |
| La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février | De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari |
| 2019 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en | 2019 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt |
| bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2018. | document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2018. Dit geldt |
| Cette règle s'applique également aux additionnels à l'impôt des | eveneens voor de opcentiemen op de personenbelasting en op de |
| personnes physiques et à la taxe de circulation perçus par le Service | opcentiemen op de verkeersbelasting geïnd door de Federale |
| Public Fédéral des Finances : les montants des droits constatés seront | Overheidsdienst Financiën; de bedragen van de vastgestelde rechten |
| identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la | dienen overeen te stemmen met deze vermeld op regel 6 (opbrengst |
| commune) du document 173X. Pour les additionnels au précompte | toegekend aan de gemeente) van het document 173X. Voor de ontvangen |
| immobilier perçus par le Service Public Régional de Bruxelles | opcentiemen op de onroerende voorheffing van de Gewestelijke |
| Overheidsdienst Brussel Fiscaliteit, dienen de bedragen van de | |
| Fiscalité, les montants des recettes seront identiques au montant | ontvangsten identiek te zijn aan het totale bedrag zoals hernomen in |
| total repris dans le courrier du SPRBF reprenant la situation au | de briefwisseling van de GOBF die de situatie op 31/12/2018 weergeeft |
| 31/12/2018 pour votre commune (Point 5 « Résultat »). La différence | voor uw gemeente (punt 5 « Resultaat »). Het verschil met het bedrag |
| avec le montant des avances reçues en date du 31/12/2018 devra être | van de ontvangen voorschotten op 31/12/2018 dient ten aanzien van het |
| comptabilisée au bilan en créance ou en dette vis-à-vis de la Région. | Gewest, hetzij als vordering, hetzij als schuld worden geboekt. |
| Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de | De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen |
| l'article 46 du R.G.C.C. | van artikel 46 van het A.R.G.C. |
| Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C., tout sera | Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het |
| mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de | werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen |
| tous les décomptes afférents à l'exercice 2018. | en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2018. |
| Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits | Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en |
| engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices. | overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - |
| Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une sorte de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. Je vous encourage à poursuivre l'effort de « nettoyage » des créances non recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs et réductions de valeur adéquates. Bien qu'un effort notable ait été | gegrond is. Ik herinner eraan dat in artikel 57 van het A.R.G.C gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook altijd voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. Ik moedig u aan om de inspanning van de "schoonmaak" in de niet-geïnde schuldvorderingen voort te zetten, vooreerst door deze als dubieuze vorderingen in de boeken op te nemen en vervolgens door de juiste onwaarden en waardeverminderingen te boeken. Hoewel er al een grote |
| constaté lors des contrôles, dans certaines communes des créances fort | inspanning werd vastgesteld, komen er bij controles in de balansen nog |
| anciennes apparaissent parfois encore dans les bilans. | steeds erg oude schuldvorderingen aan het licht. |
| Je vous rappelle, en outre, les articles 45 et 46 du RGCC. Ainsi, les droits à recette doivent être enregistrés directement dans la comptabilité et non lors de la perception. Un mauvais suivi des recettes a été remarqué lors des contrôles sur place, en particulier pour les subsides. Outre le fait de grever le résultat du compte, la non- inscription d'un droit à recette risque d'entraîner son oubli. J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence | Ik herinner u daarnaast aan de artikelen 45 en 46 van het A.R.G.C. Zo moeten de invorderingsrechten onmiddellijk in de boekhouding worden geboekt en niet pas bij de invordering. Bij de controles ter plaatse werd een slechte opvolging van de ontvangsten opgemerkt, in het bijzonder wat de subsidies betreft. Naast het feit dat het resultaat van de rekening bezwaard wordt, dreigt het niet boeken van een invorderingsrecht ertoe te leiden dat het vergeten wordt. Ik wens het belang van deze verrichtingen te beklemtonen, aangezien het begrotingsresultaat van de rekening gebaseerd is op de netto vastgestelde rechten en de vastleggingen. Onnodig overgedragen vastleggingen beïnvloeden het resultaat immers negatief, terwijl |
| négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour | vastgestelde rechten die naar alle verwachtingen niet meer geïnd |
| lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent | kunnen worden, een fictieve positieve invloed hebben, en dit niet |
| favorablement mais de manière fictive les résultats de la comptabilité | enkel op de resultaten van de begrotingsboekhouding |
| budgétaire (résultat budgétaire et résultat comptable) mais également | (begrotingsresultaat en boekhoudkundig resultaat) maar ook op de |
| ceux de la comptabilité générale : résultat courant, résultat | resultaten van de algemene boekhouding: lopend resultaat, |
| d'exploitation, résultat d'exercice au compte de résultats et créances | bedrijfsresultaat en resultaat van het dienstjaar in de |
| à l'actif du bilan. En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annualité de cette dépense. Pour rappel, depuis 2014, l'ONSS a modifié la procédure concernant la réduction de cotisations patronales appliquée aux ACS. Il ne s'agit plus d'une exonération mais d'une réduction applicable trimestriellement. Il en résulte que les avances mensuelles ne tiennent plus compte de la réduction, une régularisation ayant lieu au moment de la déclaration trimestrielle. Dans ce cadre, il est rappelé que les montants Imputés au titre de cotisations patronales ACS | resultatenrekening en vorderingen op het actief van de balans. Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze uitgave stipt nageleefd wordt. Ik herinner u eraan dat sinds 2014 de RSZ de procedure aangaande de vermindering van de werkgeversbijdragen toegepast ten aanzien van Geco's, gewijzigd heeft. Het betreft geen vrijstelling meer, maar een vermindering die trimestrieel van toepassing is. Hieruit volgt dat de maandelijkse voorschotten geen rekening meer houden met de vermindering, omdat een regularisatie plaatsvindt op het ogenblik van de trimestriële aangifte. In dit kader wordt eraan herinnerd dat de bedragen aangerekend als werkgeversbijdragen Geco in de loop van het |
| devront être régularisés - au moyen d'imputations négatives - en cours | jaar moeten worden geregulariseerd - door middel van negatieve |
| d'année afin de prendre en compte les réductions opérées. | aanrekeningen - om de verminderingen in rekening te brengen. |
| A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T | A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T: |
| : Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du | Krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het formulier |
| formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par | T3 moeten het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen goedgekeurd |
| le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les | door de gemeenteraad. Interne overboekingen die tijdens het dienstjaar |
| glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles | verricht werden tussen begrotingsartikelen die tot dezelfde functie en |
| budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art 10 | economische groep behoren (art. 10 ARGC), moeten niet langer in deze |
| RGCC) ; elles prendront valeur au 31 décembre 2018 et emporteront dès | wijzigingen opgenomen worden. Deze wijzigingen worden van kracht op 31 |
| lors leur intégration au compte budgétaire 2018 dès leur vote par le | december 2018 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de |
| conseil communal. | begrotingsrekening 2018 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad. |
| Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses | Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de |
| du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et | gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 16 en 73 van |
| 73 du R.G.C.C. | het A.R.G.C. |
| Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera | Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt |
| toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la | |
| comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves | echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking |
| via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs. | van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via |
| Pour rappel, les adaptations de crédits dans les limites de l'article | overboekingen en de inschrijving van de onwaarden. |
| 10 du Règlement général de la Comptabilité communale, ne constituent pas des modifications budgétaires devant être transmises à l'autorité de Tutelle et ne feront dès lors pas partie du document de clôture. J'insiste pour que cette instruction soit respectée. Ces adaptations internes ne concernent que le service ordinaire. Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves. Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi | Ter herinnering: kredietaanpassingen binnen de perken van artikel 10 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit zijn geen begrotingswijzigingen die voorgelegd dienen te worden aan de toezichthoudende overheid en worden bijgevolg niet opgenomen in het afsluitingsdocument. Ik dring erop aan dat deze instructie nageleefd zou worden. Deze interne aanpassingen hebben enkel betrekking op de gewone dienst. Overboekingen van het overschot naar de reservefondsen die tijdens het jaar aangelegd worden, dienen eveneens aangerekend te worden. De overboeking als uitgave leidt immers tot een daling van het gecumuleerde resultaat; het is dan ook logisch dat het reservefonds voor het overeenstemmende bedrag gecrediteerd wordt. Het is echter zo dat enkel een aanrekening in de algemene boekhouding tot uiting komt. Daarom is het van essentieel belang dat de overboeking volledig aangerekend wordt, zodat de balans de werkelijke reserves weergeeft. Eventuele begrotingswijzigingen in de buitengewone dienst gelden steeds als uitzonderingen en moeten behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerd verslag opgesteld door de commissie |
| par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. | opgericht op grond van artikel 12 van het A.R.G.C. |
| A. 3. Le résultat des exercices : | A. 3. Resultaat van de dienstjaren: |
| Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera | Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig |
| batig saldo vastgesteld als recht of wordt het boekhoudkundig tekort | |
| constaté en tant que droit ou le mali comptable sera engagé et imputé | vastgelegd en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op |
| à concurrence du résultat comptable arrêté au 31 décembre 2018. | 31 december 2018. |
| Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite | De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is |
| par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 | voorgeschreven door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke |
| octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la | Regering van 20 oktober 2005 waarbij de voorstelling van de begroting |
| Région de Bruxelles-Capitale. | van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt |
| La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les | vastgelegd. In de kolom met betrekking tot de begrotingskredieten moeten de |
| crédits tels que modifiés par les adaptations y compris les | kredieten vermeld worden zoals aangepast door de wijzigingen, met |
| ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement | inbegrip van de aanpassingen verricht in het kader van artikel 10 van |
| général de la Comptabilité communale. | het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit. |
| B. BILAN, COMPTE DE RESULTATS ET ANNEXE | B. BALANS, RESULTATENREKENING EN BIJLAGE |
| B. 1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur | B. 1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de |
| les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 789 du mois de | herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX-index 789 van de maand mei |
| mai 2018. | 2018. |
| B. 2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire | |
| et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 | B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 |
| juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans | |
| juillet 1994, leur réévaluation au compte 2018 devrait se baser sur le | gewaardeerd werden, zou voor hun herwaardering op de rekening 2018 |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | uitgegaan moeten worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische |
| soit une indexation de 2,13% obtenue par le rapport du coefficient | indexering van de kadastrale inkomens, zijnde een indexering van |
| 2018 (1,7863) sur le coefficient 2017 (1,7491) tels que publiés au | 2,13%, berekend als de verhouding tussen de coëfficiënt 2018 (1,7863) |
| en de coëfficiënt 2017 (1,7491), zoals gepubliceerd in het Belgisch | |
| Moniteur belge des 12 janvier 2018 et 23 janvier 2017. | Staatsblad van 12 januari 2018 en 23 januari 2017. |
| Je vous rappelle également que conformément à l'article 76 du RGCC les | Ik herinner er u tevens aan dat in toepassing van artikel 76 van het |
| communes doivent procéder à l'inventaire annuel de l'ensemble de leur | A.R.G.C. de gemeenten de jaarlijkse inventaris van het geheel van het |
| patrimoine immobilier et mobilier. | onroerend en het roerend patrimonium dienen op te maken. |
| J'attire également votre attention sur la problématique des | Ik vestig eveneens de aandacht op de problematiek van de |
| participations. Dans le courant de 2018, les communes ont été invitées | participaties. In de loop van het dienstjaar 2018 werden de gemeenten |
| à rentrer un document reprenant l'ensemble de leurs participations | uitgenodigd een document in te dienen die het geheel van hun |
| enregistrées sous la rubrique V de l'actif de leur Bilan. Ce travail | participaties bevat die geregistreerd zijn in rubriek V van het actief |
| devait être réalisé à l'attention de l'Institut des Comptes Nationaux | van hun Balans. Dit werk werd gerealiseerd in opdracht van het |
| dans le cadre de la définition du périmètre du secteur local | Instituut voor de Nationale Rekeningen in het kader van het definiëren |
| bruxellois. L'examen de ces documents montre que pour certaines | van de perimeter van de Brusselse sociale sector. Uit onderzoek van |
| communes, l'inventaire des participations n'a pas suivi l'évolution | deze documenten is gebleken dat voor sommige gemeenten de inventaris |
| organisationnelle de certaines intercommunales en termes de | van deze participaties de organisatorische evolutie niet gevolgd werd |
| dénomination, de nombre et de valeur. Afin que le bilan reflète | van sommige intercommunales inzake benaming, aantal en waarde. Het is |
| l'exacte situation patrimoniale de votre commune il convient donc de | daarom aangewezen om deze participaties grondig te onderzoeken en de |
| procéder à un examen attentif de ces participations et d'apporter les | nodige verbeteringen aan te brengen in deze inventaris opdat de balans |
| corrections nécessaires à cet inventaire. (1) | een precies beeld zou weergeven van het patrimonium. (1) |
| B. 3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de | B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, |
| resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de | |
| résultats), il convient de communiquer les balances des comptes | bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke |
| généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre | bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling |
| 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des | en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) alsook een verslag |
| communes), ainsi qu'un rapport synthétisant la gestion des finances | waarin een overzicht van het beheer van de gemeentefinanciën gedurende |
| communales durant l'exercice écoulé, tel que requis à l'article 96 de | afgelopen dienstjaar wordt samengevat zoals vereist in artikel 96 van |
| la Nouvelle Loi Communale. Ce rapport doit contenir en outre des | de Nieuwe Gemeentewet. Dit verslag bevat bovendien informatie over de |
| informations sur la mesure dans laquelle sont pris en compte les | mate waarin rekening wordt gehouden met de sociale, ethische en |
| aspects sociaux, éthiques et environnementaux dans la politique | milieuaspecten in het financieel beleid van de gemeente. |
| financière de la commune. | De gemeenten worden eraan herinnerd dat hen een instrument voor de |
| Il est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a | controle en de opmaak van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. |
| été mis à la disposition des communes. De plus, je vous demande de | Bovendien verzoek ik u de boekhoudkundige documenten bedoeld in |
| joindre les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 | artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit |
| du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (MB | van 23 september 1991 (BS van 21 oktober 1991) bij te voegen. |
| du 21 octobre 1991). | |
| B. 4. Travaux en cours | B. 4. Werken in uitvoering |
| Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes « | Er moet op toegezien worden dat de rekeningen "werken in uitvoering" |
| travaux en cours » et « achats en cours » relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas,actés dès la clôture du premier exercice et les réajustements ne sont pas effectués sur le patrimoine immobilier dès la clôture du deuxième exercice, ce qui fausse sensiblement la lecture de plusieurs bilans et des comptes de résultats successifs. Vous trouverez en annexe 1 un tableau à compléter avec les travaux en cours au 31 décembre, regroupés par catégorie. | en "aankopen in uitvoering" met betrekking tot voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen "werken in uitvoering" elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen geacteerd worden vanaf de afsluiting van het eerste dienstjaar en de aanpassingen niet werden verricht op het roerende patrimonium vanaf de afsluiting van het tweede dienstjaar en geeft dit een aanzienlijk vertekend beeld weer van meerdere opeenvolgende balansen en resultatenrekeningen. In bijlage 1 vindt u een tabel waarin de op 31 december in uitvoering zijnde werken moeten ingevuld worden, gerangschikt per categorie. |
| B. 5. Comptes de régularisation et d'attente | B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen |
| A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation | Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de |
| et d'attente du bilan (comptes 49 du plan comptable et rubriques X et | regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49 van |
| X' du bilan) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur | het boekhoudkundig plan en rubrieken X en X' van de balans) slechts |
| melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere woorden, | |
| place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant | deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer de jaarrekeningen |
| l'arrêt des états financiers. Leur solde doit être dûment justifié au | worden afgesloten. Hun saldo dient behoorlijk verantwoord te worden |
| moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui | aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene |
| composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan. | rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans. |
| B. 6. Situation de la dette communale | B. 6. Situatie van de gemeenteschuld |
| Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale | Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze |
| telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le | in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de |
| reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que | werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er |
| des différences peuvent exister au regard des documents transmis par | verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de |
| les institutions financières, ces différences doivent obligatoirement | financiële instellingen bezorgen, moeten deze verschillen toegelicht |
| être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance | worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming moet |
| entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les | verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die |
| organismes financiers. | de bankinstelling heeft bezorgd. |
| Je vous rappelle, que conformément à la circulaire du 7 janvier 2013 | Ik herinner u eraan dat overeenkomstig de omzendbrief van 7 januari |
| relative aux emprunts communaux, le tableau concernant l'état des | 2013 betreffende de gemeentelijke leningen, de tabel over de stand van |
| lieux de vos emprunts au 31 décembre 2018 doit être joint au compte et | uw leningen op 31 december 2018 bij de rekening moet worden gevoegd en |
| devra en plus être transmis électroniquement. A ce sujet, vous | tevens elektronisch doorgestuurd moet worden. In dit verband vindt u |
| trouverez en annexe 2, un tableau à compléter. Les communes utilisant | in bijlage 2 een aan te vullen tabel. De gemeenten die echter gebruik |
| le logiciel « Insito » mis à la disposition par la Région sont | maken van de software "Insito" die ter beschikking wordt gesteld van |
| dispensées de la fourniture de ce tableau. | het Gewest, zijn vrijgesteld om deze bijlage in te dienen. |
| Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires. | De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen. |
| Conformément à l'article 1er du RGCC, un droit à recette doit être | Ik herinner u eraan dat overeenkomstig artikel 1 van het A.R.G.C. een |
| constaté pour chaque emprunt lorsque le collège passe commande de | invorderingsrecht vastgesteld moet worden voor elke lening wanneer het |
| celui-ci. En outre, l'article 47 stipule que les comptes généraux | college deze bestelt. Bovendien bepaalt artikel 47 dat de algemene |
| doivent être tenus à jour simultanément et que la constatation du | rekeningen tegelijkertijd bijgehouden worden en dat de vaststelling |
| droit doit être accompagnée d'un débit du compte 41301 par le crédit | van het recht gepaard moet gaan met een debitering van de rekening |
| du compte 17 pour le montant commandé. | 41301 door een creditering van de rekening 17 voor het bestelde |
| Financement exceptionnel des bâtiments scolaires du réseau | bedrag. Uitzonderlijke financiering van de schoolgebouwen van het officieel |
| officielsubventionné - Prêts CRAC | gesubsidieerd onderwijs - Leningen CRAC |
| Les emprunts contractés via le CRAC dans le cadre du financement | De leningen die via het CRAC werden aangegaan in het kader van de |
| exceptionnel des bâtiments scolaires doivent être enregistrés sous le | uitzonderlijke financiering van de schoolgebouwen moeten worden |
| code économique 962-51 « Emprunts à charge de l'autorité supérieure ». | geregistreerd onder de economische code 962-51 "Leningen ten laste van |
| de hogere overheid". | |
| Les charges annuelles de ces prêts s'enregistrent sous les codes | De jaarlijkse kosten voor deze leningen worden geregistreerd onder de |
| économiques 212-01 (intérêts) et 912-01 (capital). | economische codes 212-01 (rente) en 912-01 (kapitaal). |
| Le remboursement des charges annuelles de ces emprunts par le CRAC | De terugbetaling van de jaarlijkse kosten voor deze leningen door het |
| s'enregistre sous le code économique 664-01 « Récupération sur | CRAC wordt geregistreerd onder de economische code 664-01 |
| l'autorité supérieure des remboursements périodiques d'emprunts », | "Terugvordering van de hogere overheden van aflossingen van leningen" |
| pour le capital et sous le code économique 464-01 « Remboursement par | voor het kapitaal en onder de economische code 464-01 "Terugvordering |
| l'autorité supérieure des charges financières des emprunts », pour les | van de hogere overheden van de financiële kosten van leningen" voor de |
| intérêts. | rente. |
| Les communes qui auraient enregistré ce « subside » de la FWB sous un | De gemeenten die deze "subsidie" van de Franse Gemeenschap onder een |
| code économique de subside en capital doivent évidemment enregistrer | economische code voor subsidie in kapitaal zouden hebben ondergebracht |
| une non-valeur afin de ne pas maintenir un double financement dans | moeten vanzelfsprekend deze als onverhaalbaar registreren om geen |
| leur comptabilité. | dubbele financiering in hun boekhouding te behouden. |
| Emprunts garantis | Gewaarborgde leningen |
| Les emprunts garantis par le Fonds de Garantie (FWB) sont enregistrés | De gewaarborgde leningen van het Fonds de Garantie (Franse |
| sous le code économique 961-51 « emprunts à charge de la commune ». La | Gemeenschap) worden geregistreerd onder de economische code 961-51 |
| "Leningen ten laste van de gemeente". De rentesubsidie die het Fonds | |
| subvention en intérêts accordée par le Fonds de Garantie doit être | de Garantie heeft toegekend moet worden geregistreerd onder de |
| enregistrée sous le code économique 464-01 « remboursement par | economische code 464-01 "Terugvordering van de hogere overheden van de |
| l'autorité supérieure des charges financières des emprunts ». | financiële kosten van leningen". |
| B. 7. Subsides aux asbl | B. 7. Subsidies aan vzw's |
| Vous trouverez en annexe 3, un modèle de tableau à compléter reprenant | In bijlage 3 vindt u een model van tabel, waarin alle subsidies aan |
| pour chaque subside à une asbl le montant prévu et réellement octroyé, | vzw's vermeld moeten worden. Vermeld voor elke subsidie het begrote en |
| ainsi que l'article budgétaire auquel est imputée cette dépense. | het werkelijk toegekende bedrag, alsook het begrotingsartikel waarop |
| de uitgave is aangerekend. | |
| B. 8. Fonds de pensions | B. 8. Pensioenfondsen |
| L'annexe 4 sera complétée en fonction du mode de gestion de ces | Bijlage 4 moet ingevuld worden naargelang de beheerswijze van de |
| pensions pour lequel votre commune a opté. | pensioenen waarvoor uw gemeente heeft gekozen. |
| B. 9. Créances à recouvrer | B. 9. Nog te innen schuldvorderingen |
| A ce sujet, un modèle de tableau vous est présenté en annexe 5. | In dit verband vindt u een modeltabel als bijlage 5. |
| B. 10. Autres informations : mise à jour du tableau « article 60 » | B. 10. Andere informatie: bijwerken van de tabel "artikel 60" |
| Dans la circulaire concernant l'élaboration des budgets, je vous ai | In de omzendbrief houdende opmaak van de gemeentelijke begrotingen |
| demandé de me fournir la note du CPAS détaillant de manière précise | werd u gevraagd om mij de nota van het OCMW die op nauwkeurige wijze |
| les budgets alloués aux dépenses de fonctionnement, d'encadrement et | aangeeft welke begrotingsmiddelen bestemd zijn voor werkingsuitgaven, |
| de mise en oeuvre des articles 60, de négocier le contenu du canevas | begeleiding en uitvoering in het kader van de maatregelen "artikel 60" |
| ci-joint lors du comité de concertation avec votre CPAS, et de bien | over te maken, de inhoud van de hier bijgevoegde tabel te |
| onderhandelen tijdens het overlegcomité, met uw OCMW en deze door uw | |
| vouloir le faire remplir par votre CPAS (voir annexe 6). Je vous | OCMW te laten invullen (bijlage 6). Ik verzoek u mij een |
| demande de bien vouloir me fournir une version actualisée de ce même | geactualiseerde versie van dit zelfde canvas over te maken, rekening |
| canevas, tenant compte de la situation à fin 2018 et d'une éventuelle | houdende met de situatie eind 2018 en van een eventuele bijwerking (of |
| mise à jour (ou confirmation) des prévisions pour 2019, 2020 et 2021. | bevestiging) van de voorzieningen voor 2019, 2020 en 2021. |
| B. 11. Comptes bancaires communaux non repris dans la comptabilité | B. 11. Gemeentelijke bankrekeningen niet opgenomen in de boekhouding |
| communale | van de gemeente |
| Au cours de certains contrôles des comptes communaux, Il a été observé | Tijdens de controle van de gemeentelijke rekeningen werd het bestaan |
| la présence de comptes bancaires au nom d'écoles communales (mais | vastgesteld van bankrekeningen op naam van gemeentelijke scholen (maar |
| aussi de crèches et d'autres services administratifs) et gérées par | ook van kinderdagverblijven en andere administratieve diensten) die |
| elles, sans que le receveur ait accès à ces comptes. Il est aussi | door hen worden beheerd en dit zonder enige toegang van de ontvanger. |
| apparu que ces comptes n'étaient pas repris au bilan comptable. Or | Er werd eveneens vastgesteld dat deze rekeningen niet werden opgenomen |
| selon l'article 4 du RGCC, « les comptes financiers sont ouverts au | in de balansrekening. Volgens artikel 4 van het ARGC is het echter zo |
| nom de la commune par le receveur communal après accord du collège. | dat "De rekeningen worden, nadat het schepencollege zijn instemming |
| Ils sont gérés par lui et la correspondance lui est directement | heeft betuigd, door de gemeenteontvanger op naam van de gemeente |
| adressée. Dans tous les cas, les invitations à payer font mention du numéro de compte de la commune sur lequel la somme doit être versée. ». Je vous invite dès lors à ramener ces comptes bancaires dans le périmètre de la comptabilité communale. Afin qu'il soit considéré comme complet, vous joindrez au compte communal de l'exercice 2018 un récapitulatif, idéalement en format informatique, reprenant les mouvements opérés sur chacun de ces comptes. Pour les comptes bancaires déjà fermés, je vous invite à communiquer à mes services les mouvements opérés lors de la dernière année d'existence de ces comptes. | geopend. Ze worden door hem beheerd en de post wordt rechtstreeks aan hem geadresseerd. Op de verzoeken tot betaling wordt steeds het nummer van de rekening vermeld waarop het bedrag moet worden gestort.". Ik nodig u dan ook uit deze bankrekeningen op te nemen in de gemeentelijke boekhouding. Teneinde deze als compleet kan worden beschouwd, dient u een samenvatting te voegen bij de gemeenterekening 2018, idealiter in computer-formaat, die de bewegingen herneemt op elk van deze rekeningen. Voor de bankrekeningen die reeds werden afgesloten, nodig ik u uit om aan mijn diensten de bewegingen mee te delen van het laatste jaar van hun bestaan. |
| C. VERIFICATION DES COMPTES | C. NAZICHT VAN DE REKENINGEN |
| Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la | Bij de afsluiting van de rekeningen is het onontbeerlijk de juistheid |
| clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel | van de boekhouding te controleren. Het Gewest stelt daarvoor een |
| d'élaboration des comptes annuels « Publicount » à disposition des | programma voor het opstellen van de jaarrekeningen, "Publicount", ter |
| communes. | beschikking van de gemeenten. |
| D. TRANSMISSION ET SUPPORT | D. OVERZENDING EN INFORMATIEDRAGER |
| La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de | De overzending van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, |
| résultats) dans sa forme authentique, en deux exemplaires bilingues et | resultatenrekening) in haar authentieke vorm, in twee tweetalige |
| signés par les autorités communales compétentes, reste toujours | exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden, |
| obligatoire. | blijft altijd verplicht. |
| L'annexe légale, et les documents repris aux points B3 à B11 seront | De wettelijke bijlage en de in punten B3 tot B11 vermelde documenten |
| joints en un exemplaire. | moeten bijgevoegd worden in één exemplaar. |
| Les annexes 1 à 6 seront transmises de manière électronique et sous | De bijlagen 1 tot 6 dienen elektronisch én in Excel-formaat, via het |
| format Excel via l'adresse mail générique | generiek emailadres lokalefinancien@gob.brussels te worden |
| financeslocales@sprb.brussels et ce préalablement au dépôt de la | overgezonden en dit voorafgaand aan de indiening van de papieren en/of |
| version papier et/ou de la version « TXchange ». Pour votre facilité, | "TXchange"-versie. Om het u te vergemakkelijken vindt u in bijlage een |
| vous trouverez en annexe un tableau récapitulatif des documents requis | overzicht van de documenten die elektronisch en/of in papieren vorm |
| sous forme papier et/ou électronique. | dienen overgemaakt te worden. |
| Transmission électronique | Elektronische overzending |
| L'arrêté du 20 mars 2008 du Gouvernement de la Région de | Het besluit van 20 maart 2008 van de Brusselse Hoofdstedelijke |
| Bruxelles-Capitale fixant le format informatique des budgets et des | Regering tot bepaling van het informaticaformaat van de begrotingen en |
| comptes des communes de la Région de Bruxelles-Capitale est | rekeningen van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is |
| d'application pour les comptes 2018. | van toepassing op de rekeningen 2018. |
| A cet égard, je vous renvoie à la circulaire du 4 décembre 2008 | Daarom verwijs ik u naar de omzendbrief van 4 december 2008 met |
| relative à la Base de données des finances communales - Transfert des | betrekking tot de Gegevensbank van de gemeentelijke financiën - |
| données. Les informaticiens du CIRB, Koen De Pauw (02/204.27.47) ou | Gegevensoverdracht. De informaticus van het CIBG, Koen De Pauw |
| Antoine Marc (02/204.28.45) pourront répondre à vos questions | (02/204.27.47) of Antoine Marc (02/204.28.45), zal een antwoord kunnen |
| techniques. | geven op uw technische vragen. |
| Ce transfert de données, via "combud", doit se faire impérativement | Deze overdracht van gegevens, via « combud », dient absoluut vooraf te |
| avant le dépôt de la version papier du compte et de la transmission | gaan aan de indiening van de papieren versie van de rekening en de |
| via la plateforme « TXchange », sans quoi le compte sera refusé. Il est primordial que vous respectiez le plan comptable. Je vous invite dès lors à tenir compte des remarques qui vous ont été adressées concernant l'utilisation de codes fonctionnels et économiques erronés et de procéder aux corrections qui s'imposent. De même, les crédits négatifs (droits constatés, engagements ou imputations) ne sont pas admissibles. Veuillez également en tenir compte. Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable. | verzending ervan via het elektronische platform « TXchange, zo niet zal de rekening geweigerd worden. U dient tevens absoluut het boekhoudplan na te leven. Ik verzoek u daarom rekening te houden met de opmerkingen die u werden bezorgd over het gebruik van foutieve functionele en economische codes en de nodige verbeteringen aan te brengen. Tevens zijn negatieve kredieten (vastgestelde rechten, vastleggingen of aanrekeningen) niet toegelaten. Gelieve ook daar rekening mee te houden. Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding. |
| Finalement, je vous rappelle les dispositions de l'article 112 de la | Tenslotte herinner ik u nog aan de bepalingen van artikel 112 van de |
| nouvelle loi communale qui prescrivent que, dès leur approbation par | Nieuwe Gemeentewet dat voorschrijft dat vanaf hun goedkeuring door de |
| le conseil communal, les documents suivants sont publiés sur le site | gemeenteraad, volgende documenten worden bekendgemaakt op de website |
| internet de la commune: les plans communaux de développement et les | van de gemeente: de gemeentelijke ontwikkelingsplannen, de |
| plans communaux d'affectation du sol, le budget annuel et les comptes. | gemeentelijke bestemmingsplannen, de jaarlijkse begroting en de |
| Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, | rekeningen. |
| l'assurance de ma considération distinguée. | Met de meeste hoogachting, |
| Le Ministre-Président, | De Minister-President, |
| R. VERVOORT | R. VERVOORT |
| ______ | ______ |
| Note | Nota |
| (1) Pour les communes concernées, la comptabilisation des parts dans | (1) "Voor de betrokken gemeenten zal de boeking van de deelbewijzen in |
| la société EthiasCo fera l'objet d'une note technique de la Commission | de vennootschap EthiasCo het onderwerp zijn van een technische nota |
| Régionale Unique de Nouvelle Comptabilité qui sera communiquée | van de Unieke Gewestelijke Commissie voor de Nieuwe Boekhouding, die |
| ultérieurement et publiée sur le site www.pouvoirs-locaux.brussels . | later zal worden meegedeeld en tevens zal worden gepubliceerd op de |
| website www.plaatselijke-besturen.brussels | |
| Vos interlocuteurs à la Direction des Finances Locales : | Uw contactpersonen bij de Directie Lokale Financiën: - |
| Caccia Dominioni Leopoldina | Caccia Dominioni Leopoldina |
| 02 800 3496 | 02 800 3496 |
| lcacciadominioni@sprb.brussels | lcacciadominioni@sprb.brussels |
| Collée Pierre | Collée Pierre |
| 02 800 3273 | 02 800 3273 |
| pcollée@sprb.brussels | pcollée@sprb.brussels |
| de Launois Quentin | de Launois Quentin |
| 02 800 3032 | 02 800 3032 |
| qdelaunois@sprb.brussels | qdelaunois@sprb.brussels |
| Doumali Loubna | Doumali Loubna |
| 02 800 3873 | 02 800 3873 |
| ldoumali@sprb.brussels | ldoumali@sprb.brussels |
| Marcoen Wouter | Marcoen Wouter |
| 02 800 3282 | 02 800 3282 |
| wmarcoen@gob.brussels | wmarcoen@gob.brussels |
| Oblin Caroline | Oblin Caroline |
| 02 800 3362 | 02 800 3362 |
| coblin@sprb.brussels | coblin@sprb.brussels |
| Polizzi Caroline | Polizzi Caroline |
| 02 800 3479 | 02 800 3479 |
| cpolizzi@sprb.brussels | cpolizzi@sprb.brussels |
| Reyskens Rosalie | Reyskens Rosalie |
| 02 800 3475 | 02 800 3475 |
| rreyskens@gob.brussels | rreyskens@gob.brussels |
| Willems Anne | Willems Anne |
| 02 800 3301 | 02 800 3301 |
| awillems@gob.brussels | awillems@gob.brussels |
| Willocx Anne | Willocx Anne |
| 02 800 3325 | 02 800 3325 |
| awillocx@sprb.brussels | awillocx@sprb.brussels |
| Direction des Finances Locales | Direction des Finances Locales |
| financeslocales@sprb.brussels | financeslocales@sprb.brussels |
| Directie Lokale Financiën | Directie Lokale Financiën |
| lokalefinancien@gob.brussels | lokalefinancien@gob.brussels |
| Annexe : liste des documents et annexes obligatoires : | Bijlage: lijst van de verplichte documenten en bijlagen: |
| Version papier Papieren versie | Version papier Papieren versie |
| Version électronique Elektronische versie | Version électronique Elektronische versie |
| Compte budgétaire : | Begrotingsrekening: |
| V (Combud) | V (Combud) |
| - Présentation fonctionnelle ordinaire | - Gewone functionele voorstelling |
| V | V |
| - Présentation économique ordinaire | - Gewone economische voorstelling |
| V | V |
| - Présentation par article extraordinaire | - Voorstelling per buitengwoon artikel |
| V | V |
| - Tableaux récapitulatifs | - Samenvatiingstabellen |
| V | V |
| Bilan | Balans |
| V | V |
| Compte de résultats | Resultatenrekening |
| V | V |
| Balance des comptes généraux | Balans van de algemene rekeningen |
| V | V |
| V (Combud) | V (Combud) |
| Balance des comptes particuliers | Balans van de bijzondere rekeningen |
| V | V |
| Détail des comptes de régularisation et d'attente | Detail van de overlopende en wachtrekeningen |
| V | V |
| Rapport d'analyse budgétaire et comptable | Begrotings- en boekhoudkundig analyseverslag |
| V | V |
| Délibérations signées | Getekende beraadslagingen |
| V | V |
| T3 (Liste des crédits budgétaires et engagements à reporter) | T3 (Lijst van de begrotingskredieten en nog over te dragen vastleggingen) |
| V | V |
| Liste des droits à recouvrer | Lijst van de nog te innen rechten |
| V | V |
| Liste par service et par articles des non-valeurs et irrécouvrables | Lijst per dienst en per artikel van de onwaarden en de oninvorderbare rechten |
| V | V |
| Droits et engagements hors bilan | Rechten en vastleggingen buiten balans |
| V | V |
| Statistiques (pop., ...) | Statistieken (bevolking, ...) |
| V | V |
| Règles d'évaluation | Waarderingsregels |
| V | V |
| Annexe 1 - Travaux en cours | Bijlage 1 - Werken in uitvoering |
| V (Excel) | V (Excel) |
| Annexe 2 - Etat des lieux des emprunts | Bijlage 2 - Stand van leningen |
| V (Excel) | V (Excel) |
| Annexe 3 - Subsides aux asbl | Bijlage 3 - Subsidies aan de VZW's |
| V (Excel) | V (Excel) |
| Annexe 4 - Fonds de pension | Bijlage 4 - Pensioenfondsen |
| V (Excel) | V (Excel) |
| Annexe 5 - Créances à recouvrer | Bijlage 5 - Nog te innen schuldvorderingen |
| V (Excel) | V (Excel) |
| Annexe 6 - Art. 60 § 7 | Bijlage 6 - Art. 60 § 7 |
| V (Excel) | V (Excel) |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |