SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

11 JANVIER 2013. - Circulaire n° 623. - Information relative aux enveloppes de personnel 2013 et 2014 et aux plans de personnel 2013

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui en dépendent Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Les SPF et SPP sont invités à élaborer, pour leur enveloppe(s) de personnel, un plan de personnel 2013 et à esquisser les lignes directrices d'un plan de personnel 2014.

Cet exercice majeur doit s'inscrire dans la stratégie générale d'efficience permettant de conserver et chaque fois que c'est possible de hausser la qualité des services rendus tout en mettant en oeuvre le plan ambitieux d'économie du gouvernement.

Outre les mesures décidées en 2012 et intégrées dans la préfiguration 2013 mentionnée dans le tableau repris en annexe 1, le gouvernement a décidé au conclave budgétaire les mesures suivantes : « Les services peuvent demander de convertir en économies supplémentaires sur les crédits de personnel, les économies prévues sur les crédits de fonctionnement et d'investissement. » (CM 30/11/2012) 1. Enveloppe de personnel Les enveloppes de personnel sont normées dans la circulaire n° 602 - Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, actualisée par la circulaire n° 602ter. Pour ces enveloppes de personnel, le tableau en annexe 1 comporte les informations suivantes (en keur) : A. LIMITE D'ENGAGEMENT 2013 - enveloppe 2012 après contrôle budgétaire 2012 (cfr. annexe circulaire n° 613bis, colonne 7) (colonne 1) - corrections techniques (colonne 2) - le montant de base des crédits de personnel 2013 ainsi obtenu (colonne 3); - l'indexation 2013, conformément à la circulaire relative au budget initial 2013, approuvée par le Conseil des Ministres du 11 mai 2012 (colonne 4); - volume (colonne 5) - l'économie 2013 décidé par le Conseil des Ministres le 1er décembre 2011 (pro rata € 90 million) (colonne 6); - décisions postbilatérales (colonne 7) - décisions conclave budgétaire (colonne 8) - enveloppe 2013 après conclave budgétaire (colonne 9) - droit de tirage maximum sur la provision interdépartementale pour couvrir le coût réel des premiers emplois (les 'Rosetta') (colonne 10); - la limite d'engagement 2013 (colonne 11) B. PREFIGURATION ENVELOPPE 2014 - enveloppe 2013 après conclave budgétaire (colonne 12) - l'économie 2014 décidée par le Conseil des Ministres le 30/11/2012 (pro rata € 90 million) (colonne 13); - la préfiguration de l'enveloppe 2014 (colonne 14).

C'est sur la base des enveloppes reprises dans les colonnes 11 et 14 que sera évaluée la faisabilité budgétaire du plan de personnel 2013.

La provision interdépartementale couvrira, si nécessaire : - le paiement des arriérés de primes de développement des compétences; - les dépenses découlant de l'exécution du plan concernant les premiers emplois dans les SPF Justice, Santé publique, Emploi et Economie, dans les limites définies dans la colonne 10.

Ces montants ne sont pas intégrés pour fixer la base des enveloppes 2014. 2. Plan de personnel Un monitoring strict des moyens humains et budgétaires permettant de suivre et d'évaluer avec précision l'évolution des ETP et de la marge budgétaire réelle et structurelle, constitue une activité clé que chaque SPF/SPP doit prendre en considération tant lors de l'élaboration d'un plan de personnel que lors du suivi de son exécution. 2.1. Le plan de personnel 2013 Le plan de personnel 2013 doit démontrer que : 1. son coût réel estimé T (2013) reste dans les limites de l'enveloppe de personnel 2013;2. son coût T+1 estimé (2014) peut être supporté par la préfiguration 2014, telle qu'elle peut actuellement être estimée. Lors de l'estimation du coût du plan, les dépenses en 2013 qui sont remboursables par la provision interdépartementale seront considérés comme neutres. Ces dépenses ne doivent pas être estimées ni en coûts ni en crédits. 2.2. Elaboration du projet de plan de personnel 2013 Pour la finalisation de leur projet de plan de personnel en vue de le soumettre à l'accord des Ministres du Budget et de la Fonction publique, les services font appel au SPF P&O qui met en place une plateforme spécifique garantissant l'application uniforme et rapide de la méthodologie tel que définie dans la circulaire n° 622, remplaçant la circulaire n° 612, et dans les directives de la présente circulaire.

Un soin particulier sera mis pour limiter et faciliter l'échange des données utiles afin de permettre à chaque service de disposer rapidement d'une base de décision fiable.

L'élaboration d'un projet de plan de personnel se fait en 3 étapes : a) établir l'" AS IS " de référence L'AS IS de référence se base sur l'observation de l'ensemble des paiements effectués au mois de référence et se termine lorsque sont qualifiés, pour ce mois, l'ensemble des mouvements observés qui impactent la projection future.b) établir le " TO BE incompressible " Le TO BE incompressible est la projection, à l'horizon T et T+1, des charges irréversibles.Cette projection inclut, outre la projection de l'AS IS, l'identification de l'impact des mouvements irréversibles et assimilés ayant effet en T et T+1, des coûts globaux et des facteurs de risques liés à l'estimation.

Le TO BE incompressible validé permet d'identifier si une marge opérationnelle positive existe en T et T+1.

Une fois les situations normées " AS IS " et " TO BE incompressible " sont validées par le service, un rapportage direct, à l'initiative de la Task Force Fonction publique-Budget, sera disponible pour les parties concernées dans le but d'améliorer l'efficacité et le délai du processus de décision. c) établir le projet de plan de personnel opérationnel final Sur base de la marge opérationnelle identifiée, les services établissent la liste des décisions opérationnelles à prendre dans le strict respect de l'objectif T et T+1 assigné à l'enveloppe. Lorsque leur impact répond à cet objectif le projet de plan est validé par le service.

Le projet validé, complété par les documents mentionnés au point 3, accompagné de l'avis de l'inspecteur des Finances et de l'accord du ministre concerné, constitue le dossier de plan de personnel à soumettre pour accord aux Ministres du Budget et de la Fonction publique.

Le cas échéant et si besoin, chacune des étapes si dessus, peut être reprise durant le processus de décision. Dans ce cas le statut du projet peut à tout moment être consulté auprès de la task force. 3. Procédure d'introduction de la demande d'accord Une demande d'accord complète est introduite simultanément auprès du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la fonction publique par voie électronique (TF593@p-o.belgium.be).

Seules les demandes d'accord complètes seront traitées.

Une demande d'accord complète comprend : 1. le plan de personnel opérationnel final du service, établi conformément aux dispositions reprises au point 2.2.; 2. un " management summary ", reprenant les informations suivantes : a.une justification fonctionnelle des décisions opérationnelles envisagées pour atteindre l'objectif global du plan; b. un inventaire de l'ensemble du personnel E-gov/Smals qui a été à charge du SPF/SPP durant l'année 2012 et permettant de ventiler la totalité de la charge conformément au modèle repris en annexe 2 de la présente circulaire et la projection des besoins prévus pour 2013 et 2014;c. un rapportage concernant la mise au travail des personnes handicapées à charges de l'enveloppe;d. une feuille de route pour implémenter les cercles de développement sur base annuelle;3. l'avis de l'inspecteur des Finances, ainsi que la note qui lui a été adressée et, le cas échéant, la réponse du service aux remarques ou observations formulées par l'inspecteur des Finances;4. l'accord du ou des ministre(s) compétent(s). Mesures transitoires A compter d'un mois après publication de la présente circulaire au Moniteur belge, les services disposent d'un mois pour introduire un dossier de plan de personnel complet.

Un calendrier strict est suivi afin que le Ministre du Budget et le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique communiquent dans le délai d'un mois après réception du dossier complet leur décision aux services.

Si un dossier pose problème le SPF P&O prendra contact avec le service concerné.

A compter de deux mois après publication de la présente circulaire au Moniteur belge, plus aucun recrutement ni aucune promotion ne peuvent s'effectuer tant que le plan de personnel 2013 n'a pas été approuvé par les Ministres du Budget et de la Fonction publique.

En cas de nécessité absolue, une demande de dérogation motivée sera soumise parallèlement au Ministre du Budget et au Secrétaire d'Etat à la Fonction publique. Ceux-ci accorderont éventuellement une dérogation. 4. Contrôle sur l'exécution du plan de personnel Le contrôle sur l'exécution du plan de personnel doit se faire conformément à l'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'inspection des Finances. L'exécution du plan de personnel est de la responsabilité du président du comité de direction. Il veille à ce que : - les décisions opérationnelles soient compatibles avec la justification fonctionnelle reprise dans le " management summary " et - que leur impact respecte les limites d'engagement et l'objectif global ETP T+1 du plan de personnel approuvé.

En vue d'une mise en oeuvre accélérée du plan de personnel, chaque service mettra à profit au maximum les possibilités et opportunités offertes par la mobilité interne avant de recruter du personnel via des canaux externes. 5. Abrogation circulaires Sont abrogés : - la circulaire n° 613 du 13 février 2012, " Information relative aux enveloppes de personnel 2012 et 2013 et aux plans de personnel 2012 " - la circulaire n° 613bis du 14 mai 2012, " Information relative aux enveloppes de personnel 2012 et 2013 et aux plans de personnel 2012 : update de l'annexe de la circulaire 613." et l'erratum publié au Moniteur belge du 7 juin 2012.

Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image

Annexe 2 : Inventaire de l'ensemble du personnel E-gov/Smals à charge du SPF/SPP durant la période janvier-décembre 2012 : situation au 1 janvier 2013

SPF/SPP

Article budgétaire (ab 12.xx)

ETP payés en 2012 par type de fonction

Total des engagements 2012 (k€ )

Total des liquidations 2012 (k€ )

Dépenses prévues 2013 (k€ )

Dépenses prévues 2014 (k€ )

Management

ICT

Autre

02

022101121101

022110121123

023111121127

023211121122

..........

03

032101121104

033101121120

..........

04

043110121152

043120121151

043150121120

..........

05

052101121120

053110121154

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12

122101121104

124002121104

125102121104

125202121104

125602121104

125631121104

..........

13

134003121129

135473121101

135610121150

135902121104

136303121101

136401121101

136401121104

..........

14

142101121101

142101121104

..........

18

184002121104

184002121108

..........

23

234002121104

234043121104

..........

24

242152121104

245302121104

..........

25

252102121101

252112121111

252122121104

252122121110

255102121104

255102121111

255133121101

255142121112

255202121104

255202121112

255212121101

255212121104

255221121112

255402121104

255502121104

255522121104

255522121110

255632121101

255632121110

255802121104

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32

322130121104

322131121104

324451121104

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33

332101121101

332102121104

332120121101

335160121104

335251121104

335306121124

335307121124

335602121101

335622121104

335640121154

335642121101

335642121124

335645121124

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44

445508121104

445509121104

445612121104

..........

46

462101121104

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