SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

11 JANVIER 2013. - Circulaire n° 622. - Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui en dépendent.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Dans ses directives, la circulaire n° 612 du 13 février 2012 prêtait encore une attention étendue au caractère technique de la méthodologie du plan de personnel.

Entretemps le SPF P&O a développé une plateforme qui garantit l'application uniforme et rapide de la méthodologie sepp, en ce compris les procédures d'estimation standardisées, pour soutenir la planification de personnel et l'évaluation des plans de personnel d'une part et assurer l'élaboration technique d'un projet de plan de personnel soumis à l'accord des Ministres de la Fonction publique et du Budget d'autre part.

En 2012, en effet, la majorité des projets de plan de personnel ont été élaborés sur la plateforme sepp de support à la décision et l'ensemble des plans des enveloppes de personnel, soumis à l'accord des ministres de la Fonction publique et du Budget, ont été évalués à partir d'une application uniforme de cette méthodologie.

A la lumière de cette évolution, un volet technique détaillé dans la description de la méthodologie ainsi que des formats de communication des décisions ne sont plus pertinents.

C'est en effet le rôle attribué à la plateforme sepp en question d'assurer, outre que l'élaboration technique d'un projet de plan de personnel, un rapportage qui soit à la fois sûr, efficient et adapté aux processus de décision.

Les acteurs de ces processus de décision (président, service d'encadrement P&O, inspecteur des Finances, ministre concerné(e), ministres de la Fonction publique et du Budget,...) ont chacun besoin de disposer des informations critiques qui leur permettent d'identifier sans ambiguïté deux situations de références et de les interpréter de façon univoque : - d'une part, quelle est la situation actuelle des ressources humaines et budgétaires et quelle est la marge de décision opérationnelle disponible (« AS IS » et « TO BE incompressible »); - d'autre part, quelles sont les décisions opérationnelles qui s'indiquent par rapport à la marge de décision opérationnelle disponible (« TO BE opérationnel »).

La méthodologie qui préside à l'évaluation de ces situations « AS IS », « TO BE Incompressible » et « TO BE opérationnel », est décrite dans le point 3 de la présente circulaire. Elle se base sur des concepts strictement normés permettant à la fois une compréhension commune des résultats, une communication aisée entre tous les acteurs et une amélioration de l'efficacité des processus de décision liés à la planification RH. Le point 5 de la présente circulaire traite l'élaboration d'un projet de plan de personnel et l'échange d'informations entre les services et le SPF P&O. Les services sont invités à tenir compte des directives mentionnées ci-après lors de l'élaboration et du suivi de leur plan de personnel basé sur l'enveloppe de personnel.

Une enveloppe de personnel est constituée d'un ensemble d'entités définies par la circulaire n° 602 reprenant les informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, comme étant d'une catégorie « enveloppe de personnel ».

Cette circulaire remplace la circulaire n° 612 du 13 février 2012 - Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel, qui est abrogée. 1. Plan de personnel Un plan de personnel est élaboré pour chaque enveloppe de personnel et pour chaque année civile. Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection finale souhaitée des ETP payés et de leur charge budgétaire sur la base de la projection initiale des ETP payés et de leur charge budgétaire. Il comprend une synthèse de l'évolution recherchée des ressources humaines, de leurs charges budgétaires ainsi qu'une estimation des marges budgétaires.

Sur le plan budgétaire, le plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'année concernée.

Un plan de personnel n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions... autorisés. En effet, avant de pouvoir être exécutée, chaque décision prévue doit être testée par rapport à la projection finale du plan de personnel approuvé.

Le plan de personnel peut être ventilé en entités opérationnelles.

Lorsque l'enveloppe de personnel est modifiée en raison d'une diminution ou d'une augmentation des crédits, une actualisation du plan de personnel approuvé est soumise pour accord à l'inspecteur des Finances. Elle sera élaborée sur la base des dernières données salariales connues. 2. Méthodologie Le plan pour l'année considérée se base sur l'intégration de l'ensemble des paramètres et données connus concernant les ressources humaines et les moyens budgétaires associés à l'enveloppe. Il combine une projection initiale des ressources humaines et de l'ensemble des coûts qui seront supportés par l'enveloppe.

Cette projection initiale intègre : - les données salariales réalisées de l'année au cours de laquelle le plan est établie ou adapté; - l'estimation des ressources humaines et des coûts prévus pour les mois restants de l'année sur la base des derniers ETP payés et de l'analyse des dernières données salariales connues ; - l'estimation de l'impact des mouvements connus qui viennent corriger les valeurs obtenues ci-dessus.

La projection initiale, complétée de l'estimation de l'impact de l'ensemble des décisions opérationnelles prévues mais non mises en exécution, constitue la projection finale et l'objectif assigné au plan.

Le plan de personnel s'exprime en ETP payés conformément à la définition de la circulaire n° 602 et en charges budgétaires pour l'année du plan (T) en charges budgétaires projetées pour l'année suivante (T+1).

Le plan de personnel soutient le management dans les trois activités principales, à savoir : 2.1. La planification La planification vise, sur la base de la projection initiale pour l'année et des moyens budgétaires connus et prévus de l'enveloppe, à élaborer la projection finale des ressources humaines optimales, compte tenu des tâches et des priorités confiées au service. 2.2. Le monitoring Le monitoring vise à : - actualiser, à des dates ponctuelles de l'exercice, le plan sur la base des dernières données salariales connues et de l'évolution en ce qui concerne les mouvements connus et les décisions prévues; - confronter ces résultats à la projection finale globale; - évaluer la marge budgétaire disponible.

L'actualisation de la projection initiale indiquera : - s'il y a encore, en matière de ressources humaines, un écart avec la projection finale et, - s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge opérationnelle pour prendre des décisions.

Elle assure également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre autres, que les priorités doivent être ajustées.

Il est recommandé d'effectuer ce processus tous les mois. Il le sera au moins tous les trois mois. 2.3. Le pilotage Le pilotage vise, compte tenu des résultats du monitoring, à fixer les priorités en matière de décisions à prendre : - exécuter les décisions opérationnelles prévues dont l'impact sur le coût estimé ainsi que sur les ressources humaines prévues doit concorder avec le plan approuvé ; - mettre en exécution les nouvelles décisions opérationnelles qui visent à résorber l'écart constaté durant le monitoring.

Si des marges nouvelles se libèrent, par exemple suite à des départs non prévus, des décisions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, sont indiquées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser l'objectif global final du plan; - retarder, suspendre ou supprimer les décisions opérationnelles prévues qui soit dépassent la projection finale prévue en ETP, soit compromettent la marge opérationnelle prévue. 3. Méthodologie commune aux processus de décision liés à la planification des ressources humaines 3.1. Etablir l'« AS IS » de référence Objectif L'« AS IS » de référence donne la situation des ressources humaines au mois de référence.

Il sert de base à la projection des ressources humaines et des charges budgétaires pour les années T et T+1.

Etapes 1. identifier les ETP payés observés dans les données de paiement du mois de référence, les charges individuelles et les charges totales réalisées. Les notions d'ETP payés, de charges individuelles et de charges totales sont à comprendre au sens de la circulaire n° 602 susmentionnée. 2. analyser les mouvements observés dans les données de paiement du mois de référence. A partir de l'analyse des différences observées dans les données de paiements et les données administratives jointes 4 types de mouvements peuvent être observés : - les IN : création d'un nouveau lien juridique; - les OUT : cessation définitive d'un lien juridique; - les PROMOTIONS : modification d'un lien juridique suite à une nomination dans une classe/un grade supérieur(e) liée à une vacance d'emploi; - les autres MODIFICATIONS aux liens juridiques (en budget et/ou en ETP) (ex. retour/départ de congé, augmentations dans la même échelle, les accessions à un niveau supérieur, les promotions d'office, les changements de grade,...).

Les mouvements IN et OUT peuvent en outre avoir la qualification définitive (ex. entrée en service d'un statutaire, départ à la retraite) ou temporaire (ex. entrée en service d'un contractuel pour une durée déterminée).

L'analyse demandée implique que : - les mouvements IN et OUT observés qui ont été anticipés, sont qualifiés à partir des mouvements anticipés concernés; - les mouvements IN et OUT observés qui n'ont pas été anticipés sont qualifiés; - les mouvements IN, OUT et PROMOTION prévus pour le mois de référence qui ne s'observent pas dans les données de paiement de ce mois, sont postposés ou annulés. 3. Comparer l'impact des mouvements observés du mois de référence avec l'impact des mouvements prévus pour ce mois. Les mouvements prévus IN, OUT et PROMOTION doivent avoir été anticipés au plus tard lors de la mise en paiement du mois concerné auprès du SCDF. Les autres MODIFICATIONS ne doivent pas être analytiquement anticipées. Leur impact peut être anticipé de façon globale et mesuré à chaque nouveau mois de paiement.

Une attention particulière est attirée sur les mouvements observés IN et OUT dont le caractère permanent ou temporaire n'a pas pu être établi. Pour ces cas des mesures correctrices doivent être prises pour limiter l'économie supposée de départs qui ne seraient pas définitifs ou le surcoût supposé d'entrées en service qui ne seraient pas structurelles.

Rapportage L'« AS IS » de référence comprend : - l'identification des ETP payés observés au mois de référence; - l'identification des charges réalisées concernant : - les charges individuelles (coût récurrent, pécule de vacances, prime de fin d'année) - les primes de développement des compétences - les arriérés - les autres périodiques ; - l'identification des mouvements observés IN, OUT et PROMOTION au mois de référence avec leur impact; - l'identification de la différence en impact entre les mouvements observés au mois de référence et ceux prévus pour ce mois. 3.2 Le « TO BE incompressible » Objectif La projection, à l'horizon T et T+1, des charges irréversibles donne le « TO BE incompressible ».

Il permet d'identifier si une marge opérationnelle positive existe. Il constitue dès lors la base de décision pour le service.

Etapes 1. Projeter les charges salariales individuelles des ETP payés établies dans l'AS IS, à l'horizon T et T+1.2. Vérifier et actualiser l'impact T et T+1 des mouvements irréversibles et assimilés prévus pour le futur. Les mouvements de personnel irréversibles sont des mouvements généralement nominatifs, dont la procédure ne peut être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels.

Seuls les mouvements suivants sont considérés comme étant des mouvements irréversibles : - un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail au candidat sélectionné; - un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné pour occuper un emploi vacant; - un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été communiquée par le membre du personnel à son service (pension demandée, préavis donné,...) ou par le service à son membre de personnel; - toute autre MODIFICATION de l'état du membre de personnel (en budget et/ou en ETP) quand la modification est connue de façon formelle et univoque par le service.

Une PROMOTION est assimilée à un mouvement irréversible à partir du moment où le service a formellement communiqué la vacance d'emploi aux candidats potentiels. 3. Vérifier et actualiser la projection T et T+1 des coûts estimés globalement, notamment : - les primes de développement des compétences - les arriérés - les autres périodiques - les allocations familiales - les charges globales, hors dépenses SCDF, telles que communiquées par le comptable fédéral (abonnements, assurances,...).

Pour chaque coût un estimateur spécifique est établi. 4. Vérifier et actualiser la projection T et T+1 des paramètres de correction, notamment : - le paramètre de précaution à prendre par rapport à l'estimation des charges individuelles futures.Ce paramètre établit une réserve permettant de faire face à une augmentation globale des charges salariales individuelles projetées. Sa valeur diminue à mesure que les charges se réalisent; - les réserves éventuelles à prendre par rapport à des charges exceptionnelles; - le paramètre de correction de la projection globale à prendre par rapport aux risques de sur- ou sous-estimation identifiés lors des étapes ci-dessus. 5. Vérifier et actualiser le périmètre des moyens budgétaires. Le périmètre des moyens budgétaires est déterminé par : - les limites d'engagement telles que déterminées par la circulaire annuelle sur le plan et l'enveloppe de personnel; - le cas échéant, les décisions ultérieures des Ministres communiquées par le SPF B&B à tous les acteurs concernés par la planification des ressources humaines; - les coûts de personnel observés qui peuvent être couverts par la provision interdépartementale conformément à la circulaire annuelle sur le plan et l'enveloppe de personnel; - les éventuels montants réservés par décision des Ministres sur les valeurs ci-dessus. 6. Calculer la différence entre le périmètre des moyens budgétaires et le total des charges projetées à l'horizon T et T+1.7. Le cas échéant, vérifier l'objectif global final du plan de personnel sur lequel les Ministres du Budget et de la Fonction publique ont donné leur accord lors de l'approbation du plan de personnel et calculer la différence entre cet objectif et le nombre d'ETP payés projetés à l'horizon T et T+1. Rapportage Le « TO BE incompressible » comprend : - la projection à l'horizon T et T+1 des charges salariales individuelles des ETP payés établies dans l'AS IS; - l'identification des mouvements irréversibles et assimilés prévus pour le futur, avec leur impact projeté à l'horizon T et T+1; - l'identification des coûts estimés globalement, avec leurs valeurs projetées à l'horizon T et T+1; - l'identification des paramètres de correction, avec leurs valeurs projetées à l'horizon T et T+1; - l'identification du périmètre des moyens budgétaires; - l'identification de la marge opérationnelle budgétaire; - la projection des ETP payés à l'horizon de T et T+1, incluant les mouvements irréversibles et assimilés; - l'identification de l'objectif global final du plan de personnel approuvé; - l'identification de la marge opérationnelle en ETP payés. 3.3. Le « TO BE opérationnel » Objectif Le « TO BE incompressible » incluant l'impact des décisions opérationnelles donne le « TO BE opérationnel ».

Il permet de mesurer, quel que soit le processus décisionnel impliqué, l'écart entre les moyens budgétaires et les décisions envisagées.

Pour l'élaboration d'un projet de plan de personnel seuls sont prises en compte, les décisions ayant effet dans l'année du plan.

Etapes Etablir la liste des décisions opérationnelles avec leur impact.

Rapportage Le « TO BE opérationnel » comprend : - le « TO BE incompressible » - l'identification des décisions opérationnelles avec leur impact; - la projection des ETP payés, incluant les décisions opérationnelles; - l'identification de la marge opérationnelle. 4. Le remplacement du personnel temporairement absent La nécessité de remplacer des membres du personnel temporairement absents par des contractuels est une problématique spécifique qui par nature échappe au mécanisme d'un plan de personnel structuré. D'autre part, il est important que les services puissent, de façon fiable, identifier les contractuels qui remplacent des membres de personnel, complètement ou partiellement absents, et de les mettre en relation avec ces absences pour pouvoir gérer cette problématique de façon efficace et efficiente.

Afin d'y remédier un rapportage souple mais rigoureux est prévu pour que l'inspecteur des Finances puisse suivre cette problématique régulièrement.

Il est demandé aux services : - de définir le contingent de contractuels destiné à remplacer des membres de personnel temporairement absents; - de vérifier régulièrement si ce contingent correspond aux besoins pour lequel il est prévu; - d'actualiser le contingent en fonction des mouvements à l'intérieur de ce contingent et/ou à l'intérieur des absences qu'il couvre et, en tout cas, quand il y a un besoin de réaliser un nouveau remplacement.

A cet effet les services utiliseront le modèle de rapport repris en annexe qui reprend les informations suivantes : - le contingent actuel de contractuels qui remplacent des absences temporaires et leur coût de personnel estimé ; - la situation actuelle concernant les absences temporaires couvertes par des contractuels de remplacement ainsi que les nouvelles absences prévues pour lesquelles il y a un besoin de remplacement, avec une estimation des moyens budgétaires qu'elles libèrent; - les nouveaux contractuels destinés à couvrir des absences temporaires avec leur impact budgétaire estimé.

Ce processus se distingue du processus d'établissement du plan de personnel.

Dans le courant de l'année et lors de chaque décision prévoyant un nouveau remplacement, non prévu, le rapport en annexe sera mise à jour et soumise pour suivi à l'inspecteur des Finances.

Le cas échéant, les services doivent être en mesure de fournir les données analytiques qui ont servi de base à l'établissement du rapport. 5. Elaboration d'un projet de plan de personnel Le SPF P&O assure pour chaque projet de plan de personnel soumis à l'accord des ministres de la Fonction publique et du Budget, le support à l'élaboration technique de ce projet et au rapportage. L'élaboration du projet se fait en trois étapes, telles que décrites au point 3 susmentionné, le résultat de chaque étape devant être validé par le service.

Sur base d'un processus structuré de communication électronique, établi en concertation avec chaque service, le SPF P&O intègre les informations inhérentes à chaque étape, notamment : 1. pour l'élaboration de l' « AS IS » de référence : - les mouvements connus pour le mois de référence du plan de personnel;2. pour l'élaboration du « TO BE incompressible » : - les mouvements irréversibles et assimilés connus pour le futur; - les paramètres de correction de la projection ; 3. pour l'élaboration du « TO BE opérationnel », si le « TO BE incompressible » a identifié une marge budgétaire positive T et T+1 : - les décisions opérationnelles, ayant effet dans de l'année T, à prendre dans les limites de cette marge. Chacun des mouvements irréversibles et assimilés est muni d'une identification univoque qui permet de le rattacher à des points de décisions tels que définis plus haut.

Le cas échéant et si besoin, chacune des trois étapes, peut être reprise à chaque nouveau mois de paiement.

Le « TO BE incompressible », une fois validé, est soumis au visa de l'inspecteur des Finances.

Le projet de plan est finalisé dès que le « TO BE opérationnel » est validé. Il sera communiqué pour évaluation à la Task Force Fonction publique-Budget une fois que le dossier du plan de personnel est introduit selon les formes prescrites.

Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image