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Circulaire n° 622. - Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel Omzendbrief nr. 622. - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe
SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE
FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE
11 JANVIER 2013. - Circulaire n° 622. - Information relative à la 11 JANUARI 2013. - Omzendbrief nr. 622. - Informatie over de
méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een
de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe
Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale
programmation et aux services qui en dépendent. overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen.
Madame la Ministre, Mevrouw de Minister,
Monsieur le Ministre, Mijnheer de Minister,
Madame la Secrétaire d'Etat, Mevrouw de Staatssecretaris,
Monsieur le Secrétaire d'Etat, Mijnheer de Staatssecretaris,
Madame la Présidente, Mevrouw de Voorzitter,
Monsieur le Président, Mijnheer de Voorzitter,
Dans ses directives, la circulaire n° 612 du 13 février 2012 prêtait De omzendbrief nr. 612 van 13 februari 2012 besteedde in zijn
encore une attention étendue au caractère technique de la méthodologie richtlijnen nog uitgebreid aandacht aan het technisch karakter van de
du plan de personnel. methodologie van het personeelsplan.
Entretemps le SPF P&O a développé une plateforme qui garantit Ondertussen heeft de FOD P&O een platform ontwikkeld dat een uniforme
l'application uniforme et rapide de la méthodologie sepp, en ce en snelle toepassing van de methodologie sepp waarborgt, met inbegrip
compris les procédures d'estimation standardisées, pour soutenir la van de gestandaardiseerde evaluatieprocedures, om enerzijds de
planification de personnel et l'évaluation des plans de personnel personeelsplanning en de evaluatie van de personeelsplannen te
d'une part et assurer l'élaboration technique d'un projet de plan de ondersteunen en anderzijds de technische opmaak van een ontwerp van
personnel soumis à l'accord des Ministres de la Fonction publique et personeelsplan dat voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken
du Budget d'autre part. en van Begroting wordt voorgelegd, te verzekeren.
En 2012, en effet, la majorité des projets de plan de personnel ont Inderdaad, in 2012 werd de meerderheid van de ontwerpen van
été élaborés sur la plateforme sepp de support à la décision et personeelsplan opgemaakt op het sepp platform dat de beslissing
l'ensemble des plans des enveloppes de personnel, soumis à l'accord ondersteunt en werden alle plannen van de personeelsenveloppes die
des ministres de la Fonction publique et du Budget, ont été évalués à voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting
partir d'une application uniforme de cette méthodologie. waren voorgelegd, geëvalueerd op basis van een uniforme toepassing van
deze methodologie.
A la lumière de cette évolution, un volet technique détaillé dans la In het licht van deze evolutie is een uitgebreid technisch luik in de
description de la méthodologie ainsi que des formats de communication beschrijving van de methodologie evenals de formats voor mededeling
des décisions ne sont plus pertinents. van de beslissingen dan ook niet pertinent.
C'est en effet le rôle attribué à la plateforme sepp en question Het is inderdaad de rol van het betreffende sepp platform om, bovenop
d'assurer, outre que l'élaboration technique d'un projet de plan de de technische opmaak van een project van personeelsplan, een
personnel, un rapportage qui soit à la fois sûr, efficient et adapté rapportering te verzekeren die tegelijkertijd zeker, efficiënt en
aux processus de décision. aangepast is aan de beslissingsprocessen.
Les acteurs de ces processus de décision (président, service De acteurs van deze beslissings-processen (voorzitter, stafdienst P&O,
d'encadrement P&O, inspecteur des Finances, ministre concerné(e), inspecteur van Financiën, betrokken minister, ministers van
ministres de la Fonction publique et du Budget,...) ont chacun besoin Ambtenaren-zaken en van Begroting,...) hebben nood aan essentiële
de disposer des informations critiques qui leur permettent informatie die hen moet toelaten zonder ambiguïteit twee
d'identifier sans ambiguïté deux situations de références et de les referentiesituaties te identificeren en eenduidig te interpreteren:
interpréter de façon univoque :
- d'une part, quelle est la situation actuelle des ressources humaines - enerzijds, wat is de huidige situatie van de human resources en van
et budgétaires et quelle est la marge de décision opérationnelle de budgettaire lasten en wat is de beschikbare operationele
disponible (« AS IS » et « TO BE incompressible »); beslissingsmarge (« AS IS » en « niet-samendrukbare TO » BE )?;
- d'autre part, quelles sont les décisions opérationnelles qui - anderzijds, wat zijn de aangewezen operationele beslissingen
s'indiquent par rapport à la marge de décision opérationnelle rekening houdend met de beschikbare operationele beslissingsmarge («
disponible (« TO BE opérationnel »). operationele TO BE »)?
La méthodologie qui préside à l'évaluation de ces situations « AS IS De methodologie die aan de grondslag ligt voor de evaluatie van deze
», « TO BE Incompressible » et « TO BE opérationnel », est décrite situaties « AS IS », « niet-samendrukbare TOI BE » en « operationele
dans le point 3 de la présente circulaire. Elle se base sur des TO BE » wordt in punt 3 van deze omzendbrief beschreven. Zij steunt op
concepts strictement normés permettant à la fois une compréhension een strikte normering van de concepten hetgeen eenzelfde begrip van de
commune des résultats, une communication aisée entre tous les acteurs resultaten moet toelaten alsook een vlotte communicatie tussen alle
et une amélioration de l'efficacité des processus de décision liés à acteurs en een verbetering van de efficiëntie van de
la planification RH. beslissingsprocessen verbonden aan de HR-planning.
Le point 5 de la présente circulaire traite l'élaboration d'un projet In punt 5 wordt aandacht besteed aan de opmaak van een ontwerp van
de plan de personnel et l'échange d'informations entre les services et personeelsplan en de gegevensuitwisseling tussen de diensten en de FOD
le SPF P&O. P&O.
Les services sont invités à tenir compte des directives mentionnées De diensten worden verzocht voor de opmaak en opvolging van hun
ci-après lors de l'élaboration et du suivi de leur plan de personnel personeelsplan gebaseerd op de personeelsenveloppe rekening te houden
basé sur l'enveloppe de personnel. met de hierna vermelde richtlijnen.
Une enveloppe de personnel est constituée d'un ensemble d'entités Een personeelsenveloppe is samengesteld uit een geheel van entiteiten
définies par la circulaire n° 602 reprenant les informations relatives die door de omzendbrief nr. 602 met informatie inzake de monitoring
au monitoring du personnel et des crédits de personnel, comme étant van het personeel en de personeelskredieten gedefinieerd worden als
d'une catégorie « enveloppe de personnel ». zijnde een categorie « personeelsenveloppe ».
Cette circulaire remplace la circulaire n° 612 du 13 février 2012 - Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief nr. 612 van 13 februari 2012
Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de
de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe,
personnel, qui est abrogée. die wordt opgeheven.
1. Plan de personnel 1. Personeelsplan
Un plan de personnel est élaboré pour chaque enveloppe de personnel et Voor elke personeelsenveloppe en elk kalenderjaar wordt een
pour chaque année civile. personeelsplan opgemaakt.
Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection Het plan beschrijft, voor het jaar waarop het betrekking heeft, de
finale souhaitée des ETP payés et de leur charge budgétaire sur la gewenste eindprojectie van de betaalde vte's en hun budgettaire last
base de la projection initiale des ETP payés et de leur charge uitgaande van de initiële projectie van de betaalde vte's en hun
budgétaire. Il comprend une synthèse de l'évolution recherchée des ressources humaines, de leurs charges budgétaires ainsi qu'une estimation des marges budgétaires. Sur le plan budgétaire, le plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'année concernée. Un plan de personnel n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions... autorisés. En effet, avant de pouvoir être exécutée, chaque décision prévue doit être testée par rapport à la projection finale du plan de personnel approuvé. Le plan de personnel peut être ventilé en entités opérationnelles. Lorsque l'enveloppe de personnel est modifiée en raison d'une diminution ou d'une augmentation des crédits, une actualisation du plan de personnel approuvé est soumise pour accord à l'inspecteur des Finances. Elle sera élaborée sur la base des dernières données salariales connues. budgettaire last. Het omvat een synthese van de beoogde evolutie van de human resources, van hun budgettaire lasten alsook een raming van de budgettaire marges. Op budgettair vlak moet het plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken jaar. Een personeelsplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,.... Elke voorziene beslissing moet alvorens ze kan uitgevoerd worden, inderdaad afgetoetst worden aan de eindprojectie van het goedgekeurd personeelsplan. Het personeelsplan kan uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten. Wanneer de personeelsenveloppe gewijzigd wordt omwille van een vermindering of verhoging van de kredieten, wordt een actualisatie van het goedgekeurd personeelsplan voor akkoord voorgelegd aan de inspecteur van Financiën. Zij wordt opgemaakt op basis van de laatst gekende betaalgegevens.
2. Méthodologie 2. Methodologie
Le plan pour l'année considérée se base sur l'intégration de Het plan voor het beschouwde jaar steunt op de integratie van het
l'ensemble des paramètres et données connus concernant les ressources geheel van gekende parameters en gegevens inzake de human resources en
humaines et les moyens budgétaires associés à l'enveloppe. de budgettaire middelen verbonden aan de enveloppe.
Il combine une projection initiale des ressources humaines et de Het combineert een initiële projectie van de human resources en het
l'ensemble des coûts qui seront supportés par l'enveloppe. geheel van de kosten die door de enveloppe zullen gedragen worden.
Cette projection initiale intègre : Deze initiële projectie integreert :
- les données salariales réalisées de l'année au cours de laquelle le - de gerealiseerde betaalgegevens van het jaar waarin het plan wordt
plan est établie ou adapté; opgemaakt of aangepast;
- l'estimation des ressources humaines et des coûts prévus pour les - de raming van de human resources en de kosten voor de resterende
mois restants de l'année sur la base des derniers ETP payés et de maanden van het jaar op basis van de laatste betaalde VTE's en van de
l'analyse des dernières données salariales connues ; analyse van de laatst gekende betaalgegevens;
- l'estimation de l'impact des mouvements connus qui viennent corriger - de raming van de impact van de gekende bewegingen die voornoemde
les valeurs obtenues ci-dessus. waarden corrigeren.
La projection initiale, complétée de l'estimation de l'impact de De initiële projectie, aangevuld met de raming van de impact van het
l'ensemble des décisions opérationnelles prévues mais non mises en geheel van de voorziene operationele beslissingen die niet in
exécution, constitue la projection finale et l'objectif assigné au uitvoering zijn gesteld, geeft de eindprojectie en het objectief
plan. toegekend aan het plan.
Le plan de personnel s'exprime en ETP payés conformément à la Het personeelsplan wordt uitgedrukt in betaalde VTE's overeenkomstig
définition de la circulaire n° 602 et en charges budgétaires pour de definitie van de omzendbrief nr. 602 en in budgettaire lasten voor
l'année du plan (T) en charges budgétaires projetées pour l'année het jaar van het plan (T) en in budgettaire lasten geprojecteerd naar
suivante (T+1). het volgende jaar (T+1).
Le plan de personnel soutient le management dans les trois activités Het personeelsplan ondersteunt het management in de drie volgende
principales, à savoir : kernactiviteiten nl.
2.1. La planification 2.1. Planning
La planification vise, sur la base de la projection initiale pour Planning beoogt, op basis van de initiële projectie voor het jaar en
l'année et des moyens budgétaires connus et prévus de l'enveloppe, à van de gekende en voorziene budgettaire middelen van de enveloppe, de
élaborer la projection finale des ressources humaines optimales, opmaak van de eindprojectie van de optimale human resources rekening
compte tenu des tâches et des priorités confiées au service. houdend met de opdrachten en prioriteiten toevertrouwd aan de dienst.
2.2. Le monitoring 2.2. Monitoring
Le monitoring vise à : Monitoring beoogt de :
- actualiser, à des dates ponctuelles de l'exercice, le plan sur la - actualisatie, op punctuele data van het boekjaar, van het plan op
base des dernières données salariales connues et de l'évolution en ce basis van de laatst gekende betaalgegevens en de evolutie inzake
qui concerne les mouvements connus et les décisions prévues; gekende bewegingen en voorziene beslissingen;
- confronter ces résultats à la projection finale globale; - de confrontatie van deze resultaten met de globale eindprojectie;
- évaluer la marge budgétaire disponible. - de evaluatie van de beschikbare budgettaire marge.
L'actualisation de la projection initiale indiquera : De actualisatie van de initiële projectie zal aangeven :
- s'il y a encore, en matière de ressources humaines, un écart avec la - of er inzake human resources, nog een kloof is met de eindprojectie
projection finale et, en,
- s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge - of er inzake budgettaire resources, een operationele marge
opérationnelle pour prendre des décisions. beschikbaar is om beslissingen te nemen.
Elle assure également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor
risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige
correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de
autres, que les priorités doivent être ajustées. prioriteiten worden bijgesteld.
Il est recommandé d'effectuer ce processus tous les mois. Il le sera Er wordt aangeraden dit proces maandelijks te verrichten. Het zal
au moins tous les trois mois. minstens om de drie maanden gebeuren.
2.3. Le pilotage 2.3. Sturing
Le pilotage vise, compte tenu des résultats du monitoring, à fixer les Sturing beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring,
priorités en matière de décisions à prendre : - exécuter les décisions opérationnelles prévues dont l'impact sur le coût estimé ainsi que sur les ressources humaines prévues doit concorder avec le plan approuvé ; - mettre en exécution les nouvelles décisions opérationnelles qui visent à résorber l'écart constaté durant le monitoring. Si des marges nouvelles se libèrent, par exemple suite à des départs non prévus, des décisions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, sont indiquées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser l'objectif global final du plan; - retarder, suspendre ou supprimer les décisions opérationnelles prévues qui soit dépassent la projection finale prévue en ETP, soit de prioriteiten vast te leggen inzake te nemen beslissingen: - de uitvoering van voorziene operationele beslissingen waarvan de impact op de geraamde kost en op de voorziene human resources in overeenstemming moet zijn met het goedgekeurd plan; - nieuwe operationele beslissingen in uitvoering brengen die de tijdens de monitoring vastgestelde kloof beogen te dichten. Indien er nieuwe marges vrijkomen, bijvoorbeeld als gevolg van niet voorziene vertrekken, zijn aanvullende beslissingen die conform moeten zijn met de globale RH-strategie, aangewezen. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het globaal eindobjectief van het plan; - vertragen, schorsen of schrappen van voorziene operationele beslissingen die ofwel de voorziene eindprojectie in VTE overschrijden
compromettent la marge opérationnelle prévue. ofwel de voorziene operationele marge in gevaar brengen.
3. Méthodologie commune aux processus de décision liés à la 3. Methodologie die gemeenschappelijk is aan de beslissingsprocessen
planification des ressources humaines verbonden aan de planning van de human resources
3.1. Etablir l'« AS IS » de référence 3.1. De referentie « AS IS » opmaken
Objectif Objectief
L'« AS IS » de référence donne la situation des ressources humaines au De referentie « AS IS » geeft de situatie weer van de human resources
mois de référence. van de referentiemaand.
Il sert de base à la projection des ressources humaines et des charges Zij geldt als basis voor de projectie van de human resources en de
budgétaires pour les années T et T+1. budgettaire lasten voor de jaren T en T+1.
Etapes Stappen
1. identifier les ETP payés observés dans les données de paiement du 1. de betaalde VTE's geobserveerd in de betaalgegevens van de
mois de référence, les charges individuelles et les charges totales referentiemaand identificeren evenals de gerealiseerde individuele en
réalisées. totale lasten.
Les notions d'ETP payés, de charges individuelles et de charges De noties van betaalde VTE's, individuele lasten en totale lasten zijn
totales sont à comprendre au sens de la circulaire n° 602 susmentionnée. te begrijpen in de zin van hogergenoemde omzendbrief nr. 602.
2. analyser les mouvements observés dans les données de paiement du 2. de bewegingen geobserveerd in de betaalgegevens van de
mois de référence. referentiemaand analyseren.
A partir de l'analyse des différences observées dans les données de Na analyse van de verschillen die in de betaalgegevens en de
paiements et les données administratives jointes 4 types de mouvements bijgevoegde administratieve gegevens worden geobserveerd, kunnen 4
peuvent être observés : types van bewegingen geobserveerd worden :
- les IN : création d'un nouveau lien juridique; - de IN : een nieuwe juridische band wordt gecreëerd;
- les OUT : cessation définitive d'un lien juridique; - de OUT : een juridische band wordt definitief beëindigd;
- les PROMOTIONS : modification d'un lien juridique suite à une - de BEVORDERINGEN : een juridische band wordt gewijzigd ingevolge een
nomination dans une classe/un grade supérieur(e) liée à une vacance benoeming in een hogere klasse/graad verbonden aan een vacante
d'emploi; betrekking;
- les autres MODIFICATIONS aux liens juridiques (en budget et/ou en - de andere WIJZIGINGEN aan de juridische banden (in budget en/of in
ETP) (ex. retour/départ de congé, augmentations dans la même échelle, VTE) (vb. in verlof/uit verlof, verhogingen in dezelfde weddenschaal,
les accessions à un niveau supérieur, les promotions d'office, les overgangen naar een hoger niveau, ambtshalve bevorderingen,
changements de grade,...). veranderingen van graad,...).
Les mouvements IN et OUT peuvent en outre avoir la qualification De bewegingen IN en OUT kunnen bovendien gekwalificeerd worden als
définitive (ex. entrée en service d'un statutaire, départ à la zijnde definitief (vb. indiensttreding van een statutair, een
retraite) ou temporaire (ex. entrée en service d'un contractuel pour pensionering) of tijdelijk (vb. indiensttreding van een contractueel
une durée déterminée). voor een bepaalde duur).
L'analyse demandée implique que : De gevraagde analyse impliceert dat :
- les mouvements IN et OUT observés qui ont été anticipés, sont - de geobserveerde bewegingen IN en OUT die werden geanticipeerd,
qualifiés à partir des mouvements anticipés concernés; gekwalificeerd worden aan de hand van de betrokken geanticipeerde
- les mouvements IN et OUT observés qui n'ont pas été anticipés sont bewegingen; - de geobserveerde bewegingen IN en OUT die niet werden geanticipeerd,
qualifiés; gekwalificeerd worden;
- les mouvements IN, OUT et PROMOTION prévus pour le mois de référence - de voor de referentiemaand voorziene bewegingen IN, OUT en
qui ne s'observent pas dans les données de paiement de ce mois, sont BEVORDERING die niet werden geobserveerd in de betaalgegevens van deze
postposés ou annulés. maand, verdaagd of geannuleerd worden.
3. Comparer l'impact des mouvements observés du mois de référence avec 3. De impact van de geobserveerde bewegingen van de referentiemaand
l'impact des mouvements prévus pour ce mois. vergelijken met de impact van de voor deze maand voorziene bewegingen.
Les mouvements prévus IN, OUT et PROMOTION doivent avoir été anticipés De voorziene bewegingen IN, OUT en BEVORDERING moeten ten laatste op
au plus tard lors de la mise en paiement du mois concerné auprès du SCDF. Les autres MODIFICATIONS ne doivent pas être analytiquement anticipées. Leur impact peut être anticipé de façon globale et mesuré à chaque nouveau mois de paiement. Une attention particulière est attirée sur les mouvements observés IN et OUT dont le caractère permanent ou temporaire n'a pas pu être établi. Pour ces cas des mesures correctrices doivent être prises pour limiter l'économie supposée de départs qui ne seraient pas définitifs ou le surcoût supposé d'entrées en service qui ne seraient pas structurelles. Rapportage het ogenblik van de inbetalingstelling van de betrokken maand bij de CDVU geanticipeerd geweest zijn. De andere WIJZIGINGEN moeten niet op analytische wijze geanticipeerd worden. Hun impact kan globaal geanticipeerd worden en bij elke nieuwe betalingsmaand gemeten worden. De aandacht wordt gevestigd op de geobserveerde bewegingen IN en OUT waarvan het definitief of tijdelijk karakter niet kon worden vastgesteld. Voor deze gevallen dienen corrigerende maatregelen genomen te worden ten einde de veronderstelde besparing van vertrekken die niet definitief zouden zijn of de veronderstelde meerkost van indiensttredingen die niet structureel zouden zijn, te beperken. Rapportering
L'« AS IS » de référence comprend : De referentie « AS IS » bevat :
- l'identification des ETP payés observés au mois de référence; - de identificatie van de in de referentiemaand geobserveerde betaalde VTE's;
- l'identification des charges réalisées concernant : - de identificatie van de gerealiseerde lasten betreffende :
- les charges individuelles (coût récurrent, pécule de vacances, prime - de individuele lasten (recurrente kost, vakantiegeld,
de fin d'année) eindejaarspremie)
- les primes de développement des compétences - de premies voor competentieontwikkeling
- les arriérés - de achterstallen
- les autres périodiques ; - de andere periodieke;
- l'identification des mouvements observés IN, OUT et PROMOTION au - de identificatie van de geobserveerde bewegingen IN, OUT en
mois de référence avec leur impact; BEVORDERING met hun impact;
- l'identification de la différence en impact entre les mouvements - de identificatie van het verschil in impact tussen de geobserveerde
observés au mois de référence et ceux prévus pour ce mois. bewegingen van de referentiemaand en deze voorzien voor die maand.
3.2 Le « TO BE incompressible » 3.2. De « niet-samendrukbare TO BE »
Objectif Objectief
La projection, à l'horizon T et T+1, des charges irréversibles donne De projectie van de onomkeerbare lasten op de horizon T en T+1 geeft
le « TO BE incompressible ». de « niet-samendrukbare TO BE ».
Il permet d'identifier si une marge opérationnelle positive existe. Il Hij laat toe na te gaan of er een positieve operationele marge
constitue dès lors la base de décision pour le service. bestaat. Hij vormt derhalve de beslissingsbasis voor de dienst.
Etapes Stappen
1. Projeter les charges salariales individuelles des ETP payés 1. De individuele loonlasten opgenomen in de AS IS projecteren op een
établies dans l'AS IS, à l'horizon T et T+1. horizon T en T+1.
2. Vérifier et actualiser l'impact T et T+1 des mouvements 2. De impact T en T+1 van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen
irréversibles et assimilés prévus pour le futur. voorzien voor de toekomst, verifiëren en actualiseren.
Les mouvements de personnel irréversibles sont des mouvements De onomkeerbare personeels-bewegingen zijn over het algemeen
généralement nominatifs, dont la procédure ne peut être interrompue nominatieve bewegingen waarvan de procedure niet kan onderbroken
sans porter préjudice à des droits individuels. worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten.
Seuls les mouvements suivants sont considérés comme étant des Enkel de volgende bewegingen worden beschouwd als zijnde onomkeerbare
mouvements irréversibles : bewegingen:
- un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail - een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de
au candidat sélectionné; geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld;
- un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné - een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat
pour occuper un emploi vacant; geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten;
- un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été - een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter
communiquée par le membre du personnel à son service (pension kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen
demandée, préavis donné,...) ou par le service à son membre de aangevraagd, opzeg gegeven,...) of door de dienst aan zijn
personnel; personeelslid;
- toute autre MODIFICATION de l'état du membre de personnel (en budget - elke andere WIJZIGING van de staat van het personeelslid (in budget
et/ou en ETP) quand la modification est connue de façon formelle et en/of VTE) wanneer de wijziging formeel en eenduidig gekend is door de
univoque par le service. dienst.
Une PROMOTION est assimilée à un mouvement irréversible à partir du Een BEVORDERING wordt geassimileerd met een onomkeerbare beweging
moment où le service a formellement communiqué la vacance d'emploi aux vanaf het moment dat de dienst de vacante betrekking formeel ter
candidats potentiels. kennis heeft gebracht aan de potentiële kandidaten.
3. Vérifier et actualiser la projection T et T+1 des coûts estimés 3. De projectie T en T+1 van de globaal geraamde kosten verifiëren en
globalement, notamment : actualiseren, inzonderheid :
- les primes de développement des compétences - de premies voor competentieontwikkeling
- les arriérés - de achterstallen
- les autres périodiques - de andere periodieke
- les allocations familiales - de kinderbijslag
- les charges globales, hors dépenses SCDF, telles que communiquées - de globale lasten, zonder de CDVU-uitgaven, zoals meegedeeld door de
par le comptable fédéral (abonnements, assurances,...). federale accountant (abonnementen, verzekeringen,...).
Pour chaque coût un estimateur spécifique est établi. Voor elke kost wordt een specifieke ramer vastgelegd.
4. Vérifier et actualiser la projection T et T+1 des paramètres de 4. De projectie T en T+1 van de correctieparameters verifiëren en
correction, notamment : actualiseren, inzonderheid :
- le paramètre de précaution à prendre par rapport à l'estimation des - de parameter van behoedzaamheid die in acht moet genomen worden ten
aanzien van de raming van toekomstige individuele lasten. Deze
charges individuelles futures. Ce paramètre établit une réserve parameter creëert een reserve die moet toelaten het hoofd te bieden
permettant de faire face à une augmentation globale des charges aan een globale verhoging van de geprojecteerde individuele
salariales individuelles projetées. Sa valeur diminue à mesure que les loonlasten. Zijn waarde neemt af naarmate de loonlasten zich
charges se réalisent; realiseren;
- les réserves éventuelles à prendre par rapport à des charges - de eventuele reserves die in acht moeten genomen worden ten aanzien
exceptionnelles; van uitzonderlijke lasten;
- le paramètre de correction de la projection globale à prendre par - de parameter van correctie van de globale projectie die in acht moet
rapport aux risques de sur- ou sous-estimation identifiés lors des worden genomen ten aanzien van de risico's op over- of onderschatting
étapes ci-dessus. die in voorgaande stappen werden geïdentificeerd.
5. Vérifier et actualiser le périmètre des moyens budgétaires. 5. De perimeter van de budgettaire middelen verifiëren en actualiseren.
Le périmètre des moyens budgétaires est déterminé par : De perimeter van de budgettaire middelen wordt bepaald door :
- les limites d'engagement telles que déterminées par la circulaire - de vastleggingslimieten zoals bepaald in de jaarlijkse omzendbrief
annuelle sur le plan et l'enveloppe de personnel; inzake personeelsplan en -enveloppe;
- le cas échéant, les décisions ultérieures des Ministres communiquées - in voorkomend geval, de latere correcties van de Ministers
par le SPF B&B à tous les acteurs concernés par la planification des meegedeeld door de FOD B&B aan alle actoren betrokken bij de planning
ressources humaines; van de human resources;
- les coûts de personnel observés qui peuvent être couverts par la - de geobserveerde personeelskosten die door de interdepartementale
provision interdépartementale conformément à la circulaire annuelle provisie kunnen gedekt worden overeenkomstig de jaarlijkse omzendbrief
sur le plan et l'enveloppe de personnel; inzake personeelsplan en -enveloppe;
- les éventuels montants réservés par décision des Ministres sur les - de eventuele gereserveerde bedragen op voornoemde waarden bij
valeurs ci-dessus. beslissing van de Ministers.
6. Calculer la différence entre le périmètre des moyens budgétaires et 6. Het verschil berekenen tussen de perimeter van de budgettaire
le total des charges projetées à l'horizon T et T+1. middelen en het totaal van de geprojecteerde lasten op de horizon T en
7. Le cas échéant, vérifier l'objectif global final du plan de T+1. 7. In voorkomend geval, het globaal eindobjectief van het
personnel sur lequel les Ministres du Budget et de la Fonction personeelsplan verifiëren waarover de Ministers van Begroting en van
publique ont donné leur accord lors de l'approbation du plan de Ambtenarenzaken hun akkoord gegeven hebben naar aanleiding van de
personnel et calculer la différence entre cet objectif et le nombre goedkeuring van het personeelsplan en het verschil berekenen tussen
d'ETP payés projetés à l'horizon T et T+1. dit objectief en het aantal betaalde VTE's geprojecteerd op de horizon T en T+1.
Rapportage Rapportering
Le « TO BE incompressible » comprend : De « niet-samendrukbare TO BE » bevat :
- la projection à l'horizon T et T+1 des charges salariales - de projectie van de individuele loonlasten op de horizon T en T+1
individuelles des ETP payés établies dans l'AS IS; van de betaalde VTE's opgenomen in de « AS IS »;
- l'identification des mouvements irréversibles et assimilés prévus - de identificatie van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen
pour le futur, avec leur impact projeté à l'horizon T et T+1; voorzien voor de toekomst, met hun impact geprojecteerd op de horizon
- l'identification des coûts estimés globalement, avec leurs valeurs T en T+1; - de identificatie van de globaal geraamde kosten, met hun waarden
projetées à l'horizon T et T+1; geprojecteerd op de horizon T en T+1;
- l'identification des paramètres de correction, avec leurs valeurs - de identificatie van de correctieparameters, met hun waarden
projetées à l'horizon T et T+1; geprojecteerd op de horizon T en T+1;
- l'identification du périmètre des moyens budgétaires; - de identificatie van de perimeter van de budgettaire middelen;
- l'identification de la marge opérationnelle budgétaire; - de identificatie van operationele budgettaire marge;
- la projection des ETP payés à l'horizon de T et T+1, incluant les - de projectie van de betaalde VTE's op de horizon T en T+1 met
mouvements irréversibles et assimilés; inbegrip van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen;
- l'identification de l'objectif global final du plan de personnel - de identificatie van het globaal eindobjectief van het goedgekeurd
approuvé; personeelsplan;
- l'identification de la marge opérationnelle en ETP payés. - de identificatie van operationele marge in budget en betaalde VTE's.
3.3. Le « TO BE opérationnel » 3.3. De « operationele TO BE »
Objectif Objectief
Le « TO BE incompressible » incluant l'impact des décisions De « niet-samendrukbare TO BE » die de impact T en T+1 van de
opérationnelles donne le « TO BE opérationnel ». operationele beslissingen insluit, geeft de « operationele TO BE ».
Il permet de mesurer, quel que soit le processus décisionnel impliqué, Hij laat toe de kloof te meten tussen de budgettaire middelen en de
l'écart entre les moyens budgétaires et les décisions envisagées. beoogde beslissingen, wat ook het betrokken beslissingsproces is.
Pour l'élaboration d'un projet de plan de personnel seuls sont prises Voor de opmaak van een ontwerp van personeelsplan wordt enkel rekening
en compte, les décisions ayant effet dans l'année du plan. gehouden met de beslissingen die uitwerking hebben in het jaar van het plan.
Etapes Stappen
Etablir la liste des décisions opérationnelles avec leur impact. De lijst opmaken van de operationele beslissingen met hun impact.
Rapportage Rapportering
Le « TO BE opérationnel » comprend : De « operationele TO BE » bevat :
- le « TO BE incompressible » - de « niet-samendrukbare TO BE »
- l'identification des décisions opérationnelles avec leur impact; - de identificatie van de operationele beslissingen met hun impact;
- la projection des ETP payés, incluant les décisions opérationnelles; - de projectie van de betaalde VTE's met inbegrip van de operationele beslissingen;
- l'identification de la marge opérationnelle. - de identificatie van de operationele marge.
4. Le remplacement du personnel temporairement absent 4. De vervanging van tijdelijk afwezig personeel
La nécessité de remplacer des membres du personnel temporairement absents par des contractuels est une problématique spécifique qui par nature échappe au mécanisme d'un plan de personnel structuré. D'autre part, il est important que les services puissent, de façon fiable, identifier les contractuels qui remplacent des membres de personnel, complètement ou partiellement absents, et de les mettre en relation avec ces absences pour pouvoir gérer cette problématique de façon efficace et efficiente. Afin d'y remédier un rapportage souple mais rigoureux est prévu pour que l'inspecteur des Finances puisse suivre cette problématique régulièrement. De noodzaak om tijdelijk afwezige personeelsleden te kunnen vervangen door contractuelen is een specifieke problematiek die van nature buiten het mechanisme van een gestructureerd personeelsplan valt. Anderzijds is het van belang dat de diensten de contractuelen ter vervanging van personeelsleden die geheel of gedeeltelijk afwezig zijn, op een betrouwbare manier kunnen identificeren en in relatie kunnen brengen met deze afwezigheden opdat ze deze problematiek op een efficiënte en doeltreffende manier zouden kunnen beheren. Ten einde dit te ondervangen wordt een soepele maar strikte rapportering voorzien die de inspecteur van Financiën moet toelaten de problematiek regelmatig op te volgen.
Il est demandé aux services : Aan de diensten wordt gevraagd :
- de définir le contingent de contractuels destiné à remplacer des - het contingent contractuelen te bepalen dat bestemd is om tijdelijk
membres de personnel temporairement absents; afwezige personeelsleden te vervangen;
- de vérifier régulièrement si ce contingent correspond aux besoins - er regelmatig over te waken dat dit contingent correspondeert met de
pour lequel il est prévu; behoeften waarvoor het is voorzien;
- d'actualiser le contingent en fonction des mouvements à l'intérieur - het contingent te actualiseren in functie van de bewegingen binnen
de ce contingent et/ou à l'intérieur des absences qu'il couvre et, en het contingent en/of binnen de afwezigheden die het dekt en alleszins
tout cas, quand il y a un besoin de réaliser un nouveau remplacement. wanneer er een behoefte is om een nieuwe vervanging te realiseren.
A cet effet les services utiliseront le modèle de rapport repris en Om hieraan tegemoet te komen zullen de diensten gebruik maken van het
annexe qui reprend les informations suivantes : modelrapport opgenomen in bijlage dat volgende informatie omvat :
- le contingent actuel de contractuels qui remplacent des absences - het actueel contingent contractuelen ter vervanging van tijdelijk
temporaires et leur coût de personnel estimé ; afwezige personeelsleden en hun geraamde personeelskost;
- la situation actuelle concernant les absences temporaires couvertes - de actuele situatie inzake tijdelijke afwezigheden die gedekt zijn
par des contractuels de remplacement ainsi que les nouvelles absences door vervangingscontractuelen alsook de voorziene nieuwe afwezigheden
prévues pour lesquelles il y a un besoin de remplacement, avec une waarvoor er een behoefte aan vervanging is, met een raming van de
estimation des moyens budgétaires qu'elles libèrent; budgettaire middelen die ze vrijmaken;
- les nouveaux contractuels destinés à couvrir des absences - de nieuwe contractuelen om tijdelijke afwezigheden op te vangen, met
temporaires avec leur impact budgétaire estimé. hun geraamde budgettaire impact.
Ce processus se distingue du processus d'établissement du plan de Dit proces verloopt los van het proces van opmaak van het
personnel. personeelsplan.
Dans le courant de l'année et lors de chaque décision prévoyant un Tijdens het jaar en bij elke beslissing die een nieuwe, niet voorziene
nouveau remplacement, non prévu, le rapport en annexe sera mise à jour vervanging beoogt, zal het rapport in bijlage worden geactualiseerd en
et soumise pour suivi à l'inspecteur des Finances. voor opvolging aan de inspecteur van Financiën worden voorgelegd.
Le cas échéant, les services doivent être en mesure de fournir les De diensten moeten, in voorkomend geval, in staat zijn de analytische
données analytiques qui ont servi de base à l'établissement du gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van
rapport. dit rapport.
5. Elaboration d'un projet de plan de personnel 5. Opmaak van het dossier van personeelsplan
Le SPF P&O assure pour chaque projet de plan de personnel soumis à De FOD P&O verzekert voor elk ontwerp van personeelsplan dat voor
l'accord des ministres de la Fonction publique et du Budget, le akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting wordt
support à l'élaboration technique de ce projet et au rapportage. voorgelegd, de ondersteuning voor de technische opmaak van dit project
L'élaboration du projet se fait en trois étapes, telles que décrites en voor de rapportering.
au point 3 susmentionné, le résultat de chaque étape devant être De opmaak van het ontwerp verloopt in 3 stappen zoals beschreven in
voormeld punt 3, waarbij het resultaat van elke stap door de dienst
validé par le service. moet gevalideerd worden.
Sur base d'un processus structuré de communication électronique, Op basis van een met elke dienst overlegd gestructureerd proces van
établi en concertation avec chaque service, le SPF P&O intègre les elektronische communicatie, integreert de FOD P&O de gegevens inherent
informations inhérentes à chaque étape, notamment : aan elke stap, inzonderheid:
1. pour l'élaboration de l' « AS IS » de référence : 1. voor de opmaak van de referentie « AS IS » :
- les mouvements connus pour le mois de référence du plan de - de gekende bewegingen voor de referentiemaand van het
personnel; personeelsplan;
2. pour l'élaboration du « TO BE incompressible » : 2. voor de opmaak van de « niet-samendrukbare TO BE » :
- les mouvements irréversibles et assimilés connus pour le futur; - de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen voorzien voor de toekomst;
- les paramètres de correction de la projection ; - de parameters voor de correctie van de projectie;
3. pour l'élaboration du « TO BE opérationnel », si le « TO BE 3. voor de opmaak van de « operationele TO BE », indien de «
incompressible » a identifié une marge budgétaire positive T et T+1 : niet-samendrukbare TO BE » een positieve budgettaire marge T en T+1
- les décisions opérationnelles, ayant effet dans de l'année T, à heeft aangetoond : - de binnen de grenzen van deze marge te nemen operationele
prendre dans les limites de cette marge. beslissingen die uitwerking hebben in het jaar T.
Chacun des mouvements irréversibles et assimilés est muni d'une Elke onomkeerbare beweging en geassimileerd moet voorzien zijn van een
identification univoque qui permet de le rattacher à des points de eenduidige identificatie die het mogelijk moet maken ze te verbinden
décisions tels que définis plus haut. met beslissingspunten zoals hoger gedefinieerd.
Le cas échéant et si besoin, chacune des trois étapes, peut être In voorkomend geval en indien nodig, kan elk van de hierboven vermelde
reprise à chaque nouveau mois de paiement. stappen hernomen worden bij elke nieuwe betalingsmaand.
Le « TO BE incompressible », une fois validé, est soumis au visa de De « niet-samendrukbare TO BE » wordt, eens gevalideerd, voor visum
l'inspecteur des Finances. voorgelegd aan de inspecteur van Financiën.
Het ontwerp van personeelsplan is gefinaliseerd van zodra de «
Le projet de plan est finalisé dès que le « TO BE opérationnel » est operationele TO BE » gevalideerd is. Hij zal voor evaluatie aan de
validé. Il sera communiqué pour évaluation à la Task Force Fonction Task Force Ambtenarenzaken-Begroting worden voorgelegd eens het
publique-Budget une fois que le dossier du plan de personnel est dossier van personeelsplan in de voorgeschreven vorm is ingediend.
introduit selon les formes prescrites.
Le Ministre du Budget, De Minister van Begroting,
O. CHASTEL O. CHASTEL
Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken,
H. BOGAERT H. BOGAERT
Pour la consultation du tableau, voir image Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
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